1.1 An wen richtet sich dieses Handbuch?

Dieses Handbuch richtet sich an Kundinnen und Kunden der Post, die folgende Dienstleistungen nutzen wollen:

• DataTransfer inkl. oder exkl. PickPost
• Briefe mit Barcode (BMB) via DataTransfer
• Letter ID
• Beleglose Nachnahme
• Gerichtsurkunde Online
• Betreibungsurkunden – Drucken und Verpacken
• «Aufgabeverzeichnis erstellen» via DataTransfer
• Verarbeitungsnachweis Paketversand easy via SFTP
• Adresspflege über DataTransfer

Entscheidgremien und direkte Anwendende der Dienstleistung finden hier wichtige Informationen und technische Hinweise für die elektronische Dateneinlieferung an die Post. Mit DataTransfer können Sendungen der folgenden Dienstleistungsgruppen über eine einzige Schnittstelle eingeliefert werden:

• Pakete
• Express
• Lösungen (VinoLog, Direkteinlieferung Pakete)
• Briefe mit Barcode
• Letter ID
• «Aufgabeverzeichnis erstellen» via DataTransfer
• Adresspflege über DataTransfer

1.2 Wie ist dieses Handbuch aufgebaut?

DataTransfer-Handbuch: Übersicht und funktionale Beschreibungen zu DataTransfer

Kurzbeschreibung der Dienstleistungen DataTransfer, Briefe mit Barcode (BMB) via DataTransfer, Letter ID, «Aufgabeverzeichnis erstellen» via DataTransfer und Paketversand easy via SFTP, Erläutern der Funktionsweise und Aufzeigen des Anmelde- und Testverfahrens. Es richtet sich primär an Entscheidungsträger für DataTransfer.

DataTransfer – Anhang 1: Beschreibung der Kundenschnittstelle DataTransfer: Pakete, Express, Lösungen, Briefe mit Barcode (BMB) und Letter ID

Beschreibung der Nachrichtenstruktur und Dateninhalte für die Dateneinlieferung für Pakete, Express, Lösungen, BMB und Letter ID und die technischen Spezifikationen wie z. B. die Einlieferungsformate und die Namenskonventionen.

DataTransfer – Anhang 2: Beschreibung der Kundenschnittstelle «Aufgabeverzeichnis erstellen»

Beschreibung der Dateninhalte für die Dateneinlieferung und Darstellung der Berichte von «Aufgabeverzeichnis erstellen».

DataTransfer – Anhang 3: Beschreibung der DataTransfer-Berichte

Beschreibung der Dateninhalte der Berichte für BMB, Pakete und Swiss-Express, jedoch ohne «Aufgabeverzeichnis erstellen».

DataTransfer – Anhang 4: Beschreibung der Kundenschnittstelle «Adresspflege»

Beschreibung der Nachrichtenstruktur und Dateninhalte bzw. die technischen Spezifikationen für die Adresspflege wie z. B. die Einlieferungs- und Rücklieferungsformate und die Namenskonventionen.

DataTransfer – Anhang 5: Beschreibung der Kundenschnittstelle DataTransfer: Einlieferung EAD

Beschreibung der technischen Informationen für die elektronische Dateneinlieferung von EAD (Electronic Advance Data) für internationale Briefsendungen mit Wareninhalt.

1.3 Gültigkeit

Das Handbuch wird online aktualisiert. Änderungen werden in den ReleaseNotes im Kapitel 6 festgehalten. 

Mit Erscheinen der neuen Anleitungen verlieren die alten PDFs ihre Gültigkeit. Diese Seite stellt jeweils die aktuelle Version dar.

1.4 Verwendete Abkürzungen oder Begriffe

2.1 DataTransfer

DataTransfer ist ein System für den Austausch von Sendungsdaten und -berichten zwischen Ihrem Unternehmen und der Post. Der Datentransfer erfolgt über geschützte Verbindungen.

Mit DataTransfer verlieren Sie Ihre Sendungen nach der Postaufgabe nicht mehr aus den Augen. Sie sind stets über den aktuellen Status des Versandprozesses im Bild. Neben den Sendungsdaten können auch Verrechnungsdaten für Briefsendungen und Daten zu weiteren Lösungen ausgetauscht werden.

Briefe mit Barcode (BMB)

Bei den Briefsendungen und dem Aufgabeverzeichnis erhalten Sie von DataTransfer die Aufgabedokumente (Lieferschein LSO und Lieferschein/Aufgabeverzeichnis), sodass Sie diese nicht mehr selbst erstellen müssen. Zudem werden die Annahmeprozesse bei der Post dadurch vereinfacht. Die täglich erstellten Berichtsdaten zu den Briefsendungen mit Barcode können Sie automatisch beziehen und in Ihre Fachapplikationen integrieren.

Briefe mit Letter ID

Mit dem Letter-ID-Datamatrix-Code für Massen-Briefsendungen der Post unterstützen wir Sie bei der gezielten Entwicklung Ihrer Versandprozesse, von der Adressprüfung, über die Deklaration und Aufgabe, bis hin zu Versand und Abrechnung. Die Kundenbedürfnisse und Anforderungen stehen dabei stets im Mittelpunkt. Die Erfüllung beginnt mit der elektronischen Übermittlung der Auftragsdaten via DataTransfer. Die täglich erstellten Berichtsdaten zu Briefen mit Letter ID können Sie automatisch beziehen und in Ihre Fachapplikationen integrieren.

Paketsendungen

Die Adressdaten werden mit den Verarbeitungs- und Zustelldaten ergänzt. Verschiedene Standardberichte stehen Ihnen für eigene Auswertungen zur Verfügung. So wissen Sie beispielsweise, wann eine Sendung zugestellt wurde oder Unregelmässigkeiten in der Paketverarbeitung aufgetreten sind. Dies sind wichtige Informationen für den Kundendienst und die Debitorenbuchhaltung.

2.1.1 Systemübersicht

2.1.2 Datenübermittlung

Die Daten können Sie auf drei Arten übermitteln:

• Als Anhang in einem E-Mail
• Via ein SFTP-Konto bei der Post
• Über die sedex-Plattform des Bundes

Um die reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten, übermitteln Sie die Daten mindestens 45 Minuten vor der Aufgabe der Sendungen.

Während des täglichen technischen Wartungsfensters von 00.00–06.00 Uhr können die DataTransfer Services nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Die technischen Angaben sind im Dokument «DataTransfer – Anhang 1, Beschreibung der Kundenschnittstelle DataTransfer (Pakete, Express, Lösungen, Briefe mit Barcode BMB und Letter ID)» beschrieben.

2.2 PickPost

PickPost ist ein alternativer Zustellservice der Post für Privatkunden. Ihre Empfängerkundschaft kann wählen, bei welcher PickPost-Stelle sie ihre Sendungen abholen möchte. PickPost-Stellen sind SBB-Bahnhöfe, Tankstellenshops, Parkings, Distributionsbasen und Poststellen. Sie können diesen Service Ihren Kunden anbieten, indem Sie PickPost in Ihren Bestellprozess integrieren.

Mit der Integration von PickPost in Ihren Bestellprozess können Sie neue PickPost-Kunden und die Auswahl der zur Verfügung stehenden PickPost-Stellen inkl. Öffnungszeiten eigenständig auf Ihrem eigenen Server erfassen. Die erforderlichen Daten zu PickPost-Kundin bzw. -Kunden und PickPost-Sendung können Sie auf verschiedene Arten übermitteln, u. a. auch via DataTransfer. Für die Beratung zu PickPost und die Integrationsmöglichkeiten wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin bzw. Ihren Kundenberater der Post.

2.3 Beleglose Nachnahme

Mit der Zusatzleistung Beleglose Nachnahme entfällt das Ausfüllen der Nachnahmebelege. Den Nachnahmebetrag und evtl. QR-Referenz (ehemals ESR-Referenznummer) übermitteln Sie vor der Sendungsaufgabe elektronisch via DataTransfer. Die Überweisung des Nachnahmebetrags erfolgt auf ein Post- oder Bankkonto gemäss den hinterlegten Kontoinformationen bei der Post. Für die Nutzung dieser Zusatzleistung müssen die BLN-spezifischen Anpassungen durch die Post genehmigt werden (Adressetikette mit Barcode, Dateneinlieferung via DataTransfer). Beleglose Nachnahme kann für die Dienstleistungen Pakete, VinoLog, Swiss-Express «Mond» und Briefe mit Barcode genutzt werden. Weitere Informationen und Beratung erhalten Sie von Ihrer Kundenberaterin bzw. Ihrem Kundenberater.

2.4 Adresspflege

Bei «Adresspflege über DataTransfer» werden Adressen vor dem Versandauf ihre Zustellbarkeit geprüft. Sie erhalten Rückmeldungen zur Qualität der Adressen sowie Adressnormierungen und Adresskorrekturen.

Mit der Übernahme/Umsetzung der Rückmeldungen aktualisieren Sie den Adressstamm laufend. Auf Wunsch können Sie Umzugsadressen kostenpflichtig beziehen. So halten Sie Ihre Adressstämme aktuell und reduzieren die Anzahl unzustellbarer Sendungen.

2.5 Berichte

DataTransfer stellt Ihnen verschiedene Berichte zur Verfügung. Sie können bereits bei der Anmeldung zu DataTransfer wählen, welche Berichte Sie wünschen. Nachträgliche An- oder Abmeldungen von Berichten können Sie jederzeit per E-Mail an den Support DataTransfer oder via Ihre Kundenberaterin bzw. Ihren Kundenberater der Post vornehmen.

Die Berichte und Dateninhalte finden Sie in den DataTransfer-Anhängen 2 und 3 oder unter Technische Unterstützung DataTransfer. Mit den Berichten bieten wir Ihnen unterschiedliche Verarbeitungsstatus, die in Ihr Kundensystem eingelesen und entsprechend ausgewertet oder im Excel-Format weiter bearbeitet werden können. So stehen Ihnen die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen «Track & Trace»-Informationen zur Verfügung. Die Berichte können Sendungen aufzeigen, die in einer Bearbeitungsphase nicht nachgewiesen werden können. Dies kann bei Nachforschungen sehr hilfreich sein.

Die Berichte stehen Ihnen jeweils ab dem Tag nach der Sendungsaufgabe zur Verfügung. Die Datenaufbereitung der Berichte 1 bis 8, 14 und 17 und Paketversand easy findet einmal täglich statt. Berichte 151 und 161 werden zwei Mal täglich aufbereitet. Diese Berichte sind eine Ist-Aufnahme des letzten Verarbeitungstags und werden im Laufe des Vormittags übermittelt. Der Bericht 11 kann bis viermal täglich mit den aktuellsten Sortier- und Zustellereignissen abonniert werden. Der Bericht 12 «Unregelmässigkeiten» bieten wir Ihnen ebenfalls bis zu viermal täglich aktualisiert an. Der Bericht 12 wird unabhängig von Feiertagen von Montag bis Freitag erstellt und versendet. Sind keine Unregelmässigkeiten vorhanden, wird der Bericht ohne Daten verschickt.

¹ ↑ nur für PostPac Priority und Swiss-Express «Mond» erhältlich.

2.5.1 «Verarbeitungsereignisse BMB» (Bericht 1)

Dieser Bericht listet alle Verarbeitungsereignisse zu den von Ihnen eingelieferten Briefsendungen mit Barcode auf. Er erscheint einmal pro Tag und wird bis spätestens um 9.00 Uhr bereitgestellt. Die Berichte für Briefe mit Barcode sind im Kapitel 2.6.3 und folgende beschrieben.

2.5.2 BMB und Gerichtsurkunden Online (Bericht 2)

Dieser Bericht listet alle Verarbeitungsereignisse zu den von Ihnen eingelieferten Briefsendungen mit Barcode auf. Zusätzlich enthält er die direkten Links auf die Empfangsbestätigungen der Gerichtsurkunden. Er erscheint einmal pro Tag und wird bis spätestens um 9.00 Uhr bereitgestellt. Die Berichte für Briefe mit Barcode sind im Kapitel 2.6.3 und folgende beschrieben.

2.5.3 «Pakete ohne Verarbeitungsereignis» (Bericht 3)

(zur Kontrolle der DataTransfer-Qualität geeignet)

Dieser Bericht listet alle mit DataTransfer angemeldeten Sendungen auf, für die noch kein Verarbeitungsereignis (Sortierung und/oder Zustellung) in den Kernsystemen vorhanden ist. Da die Verarbeitung von PostPac Economy in der Regel am Tag nach der Paketübergabe beginnt und erst in der darauf folgenden Nacht endet, wird dieser Bericht für PostPac Economy und PostPac Priority erst am dritten Tag nach der Datenübermittlung generiert.

2.5.4 «Pakete ohne elektronische Voranmeldung» (Bericht 7)

(zur Kontrolle der DataTransfer-Qualität geeignet)

Dieser Bericht führt sämtliche Sendungen auf, für die keine elektronischen Daten übermittelt wurden. So erfahren Sie, ob Sendungen ausserhalb des DataTransfer-Prozesses aufgegeben wurden.

Wenn mehrere Sender die gleiche Frankierlizenz oder denselben Debitor benutzen, wird der Bericht an alle Sender geschickt.

Hinweis: Dieser Bericht richtet sich primär an Kundinnen und Kunden mit synchroner Daten- und Sendungsverarbeitung (alle Sendungen werden am Ende des Tages aufgegeben bzw. abgeholt).

2.5.5 «Retoursendungen» (Bericht 8)

Dieser Bericht führt sämtliche Paketsendungen auf, für die im Laufe des Tages ein Aufgabeereignis übermittelt wurde. Damit können Sie die Planung für die Retourenverarbeitung vornehmen. Der Bericht wird im Verlaufe des Abends verschickt.

Um von diesem Bericht profitieren zu können, benötigen Sie eine eigene Frankierlizenznummer für Retoursendungen (Versandhandelsretouren) oder für Geschäftsantwortsendungen (GAS), die nur für den Rückweg (von der Kundschaft zu Ihnen) eingesetzt werden dürfen.

2.5.6 «Verarbeitungsereignis» (Bericht 11)

Dieser Bericht beinhaltet alle Sortier- und Zustellereignisse für Provider Pakete und Express und die Zustellereignisse für Provider Lösungen (nur VinoLog).

• Initialbericht 11 deckt alle Verarbeitungsereignisse seit der Erstellung des letzten Initialberichtes des Vortags ab
• Der Bericht 11 wird viermal täglich anhand der aktuellsten Scanningereignisse erstellt: Versand ab 07.45 Uhr, 10.00 Uhr, 13.00 Uhr und 15.30 Uhr
• Sie können alle oder nur gewisse Updates zusätzlich abonnieren
• Die Updates können anhand unterschiedlicher Berichtsnamen identifiziert und auch maschinell verarbeitet werden
• Alle Ereignisse, die in den Aktualisierungen während des Tages erscheinen, werden alle erneut am Folgetag im Basis-Bericht aufgeführt
• Sendung, die eine Lesestation in einem Sortierzentrum passiert hat. Bericht gilt somit als Aufgabebestätigung
• Sendung, die endgültig zugestellt worden ist. Wo vorhanden, wird bei Sendungen mit Barcode auch der Name der Person ausgewiesen, die die Sendung entgegengenommen hat
• Sendung, die avisiert wurde und von der Empfängerin auf der Poststelle abgeholt werden soll
• Sendung, die zurückbehalten wird (z. B. Empfängerin ist in den Ferien) oder
• Sendung, die umgeleitet werden musste
• Sendung, die von der Post neu verpackt werden musste

2.5.7 «Unregelmässigkeiten» (Bericht 12)

Dieser Bericht wird für PostPac Priority und Swiss-Express «Mond» angeboten. Er zeigt auf, ob Unregelmässigkeiten in der Sortierung in den Paketzentren aufgetreten sind und die Sendung dadurch verspätet zugestellt werden könnte.

Fehlende Sortierereignisse in den Paketzentren und/oder noch ausstehende Zustellereignisse bilden die Basis für die Erstellung dieses Berichts. Eine Unregelmässigkeit bedeutet nicht automatisch eine Verzögerung in der Zustellung.

Eine Sendung kann also im Bericht aufgeführt sein und die Zustellung erfolgt dennoch im Rahmen des erforderlichen Leistungsangebotes. 

• Bericht 12 wird viermal täglich anhand der aktuellsten Scanningereignisse erstellt: Versand ab 07.45 Uhr, 10.45 Uhr, 13.00 Uhr, 15.30 Uhr Bedingung für den Erhalt dieses
• Berichts ist die Dateneinlieferung des entsprechenden Attributs für PostPac Priority oder Swiss Express Mond) durch den Sender
• Bericht ist kostenlos von ein- bis viermaliger Zusendung täglich abonnierbar

2.5.8 «Adressqualität und Kennzahlen» (Bericht 14)

(zur Kontrolle der DataTransfer-Qualität geeignet)

Der Bericht 14 ersetzt den bisherigen Bericht 9 (Fehlerhafte Adressen). Er beinhaltet Informationen in verschiedenen Excel-Tabellenblättern.

• Im Tabellenblatt «Kennzahlen» erhalten Sie täglich Informationen pro Frankierlizenz zu Ihren aktuellen Qualitätswerten, wie viele Ihrer physisch vorhandenen Pakete effektiv mit Ihren übermittelten Daten in der Paketverarbeitung sortiert werden konnten. Und Sie erhalten Ihre tägliche Quote zur Daten-Qualität, womit Sie bei ungenügender Qualität rasch reagieren und Ihre Dateneinlieferung überprüfen oder anpassen können.
• In den Tabellenblättern «Pakete», «Express» und «VinoLog» erhalten Sie alle Informationen zu fehlerhaften Adressen. Die von Ihnen eingelieferten Empfängeradressen werden auf ihre postalische Korrektheit geprüft. Fehlerhafte Adressen werden im Bericht aufgeführt, es werden jedoch keine Korrekturen vorgenommen oder vorgeschlagen. So kann der Versender seine Adressqualität verbessern, kostspielige Nach- und Rücksendungen vermeiden und Versandverzögerungen reduzieren. Vollständige und korrekte Angaben der Lieferadresse sind für die einwandfreie Datenverarbeitung sehr wichtig.
• Möglichkeiten zur Aktualisierung und Prüfung von Schweizer Adressdaten erhalten Sie mit kostenlosen oder -pflichtigen Angeboten, den Adresspflege-Dienstleistungen der Post. Weitere Informationen und kostenlose Downloads sind auf www.post.ch/adresspflege erhältlich.

2.5.9 «Briefsendungen mit Barcode (BMB), alle Ereignisse zur Frankierlizenz» (Bericht 15/151)

Dieser Bericht listet alle Verarbeitungsereignisse zu allen Briefsendungen mit Barcode auf, die mit Ihren Frankierlizenzen verschickt wurden. Er erscheint wahlweise einmal oder zweimal pro Tag und wird bis spätestens um 9.00 Uhr bzw. 14.00 Uhr bereitgestellt.

2.5.10 «BMB und Gerichtsurkunden mit elektronischer  Empfangsbestätigung, alle Ereignisse zur  Frankierlizenz» (Bericht 16/161) 

Dieser Bericht listet alle Verarbeitungsereignisse zu Ihren Briefsendungen mit Barcode auf, die mit Ihren Frankierlizenzen verschickt wurden. Zusätzlich enthält er die direkten Links auf die Empfangsbestätigungen der Gerichtsurkunden. Er erscheint wahlweise einmal oder zweimal pro Tag und wird bis spätestens um 9.00 Uhr bzw. 14.00 Uhr bereitgestellt. 

2.5.11 Archivdaten zu Gerichtsurkunden und zu Einschreiben mit elektronischem Rückschein  (Bericht 17 und 18)

Diese Berichte enthalten alle Empfangsbestätigungen zu den Gerichtsurkunden (Bericht 17) und elektronischen Rückscheinen (Bericht 18) im Archivformat PDF/A mit digitaler Signatur. Pro Empfangsbestätigung wird ein File verschickt. Die Archivdaten erhalten Sie nach Ablauf von 90 Tagen nach der Sendungsaufgabe. 

2.5.12 «Verarbeitungsnachweis Paketversand easy»

Der Verarbeitungsnachweis listet sämtliche Paketversand-easy-Sendungen mit Detaildaten auf, die durch die Post verar-beitet wurden. Die Daten sind in der Regel vier Arbeitstage nach Sendungsaufgabe im Verarbeitungsnachweis aufgelistet. Ein Verarbeitungsnachweis kann auch Daten von verschiedenen Tagen enthalten. 

2.5.13 Retourendaten Briefe (Bericht 19)

Sie haben im dynamischen Datamatrix-Code (Letter ID) eine Vorverfügung Rücksendungen «... mit Daten» hinterlegt und wollen die Retourendaten täglich beziehen. 

Mit dem Bericht 19 werden die Retourendaten täglich auf dem Server der Post zum Download bereitgestellt. Der Bericht enthält die verarbeiteten Retouren vom Vorvortag, d.h. aktuelles Datum minus 2 Tage. Es werden täglich ein Daten-(CSV) und ein Bildfile (PDF) erstellt. 

2.5.14 «Letter-ID-Sendungen» (Bericht 20)

Dieser Bericht wird täglich versendet und enthält das erste Sortierereignis von Letter-ID-Sendungen (mit dynamischer Letter-ID). Details dazu sind im Kapitel 2.5.1 beschrieben.

2.6 Briefe mit Barcode (BMB) via DataTransfer

BMB via DataTransfer ermöglicht die elektronische Einlieferung der Sendungsdaten von Briefen mit Barcode (BMB) sowie weiteren Briefsendungen mit Sendungsverfolgung. Dies beinhaltet folgende Produkte:

• Einschreiben (R) Inland
• Einschreiben (R) Ausland
• Gerichtsurkunden (GU) Online
• Betreibungsurkunden (BU)
• A-Post Plus
• Dispomail und Dispomail Easy
• Beleglose Nachnahmen
• Briefe mit Vertragsunterzeichnung und Briefe mit ID-Check

Die Sendungsdaten werden direkt an die Sendungsverfolgungssysteme (Track & Trace) der Post übermittelt.

2.6.1 Nutzen von BMB via DataTransfer

Die elektronische Einlieferung Ihrer Sendungsdaten gewährleistet eine korrekte, zeitgerechte Sendungsverfolgung. Fehlerfassungen durch Medienbrüche werden so vermieden. Sie können die Sendungsdaten in beliebiger Reihenfolge einliefern. Dies ist ein grosser Vorteil für Firmen, die nicht in der Lage sind, einen abgegrenzten Von-Bis-Bereich der Sendungsnummern anzugeben. Den Lieferschein für die Sendungsauflieferung erhalten Sie nach der Dateneinlieferung als PDF auf den SFTP bereitgestellt oder per E-Mail zurückgesandt bzw. auf den sedex-Adapter gestellt. Die optional bestellbare tägliche Rücklieferung der Sendungsereignisse (Berichte BMB) aus Track & Trace ermöglicht Ihnen, den gesamten Sendungsverlauf lückenlos zu verfolgen.

2.6.2 Datenübermittlung

Die Daten können Sie auf folgende Arten übermitteln:

• Als Anhang in einem E-Mail
• Via ein SFTP-Konto bei der Post
• Über die sedex-Plattform des Bundes

Technische Details sind im Dokument «DataTransfer – Anhang 1, Beschreibung der Kundenschnittstelle DataTransfer (Pakete, Express, Lösungen, Briefe mit Barcode (BMB) und Letter ID)» beschrieben.

2.6.3 Berichte für Briefe mit Barcode (BMB)

Mit BMB via DataTransfer können Sie täglich Statusinformationen in unterschiedlicher Berichtform erhalten. Der entsprechende Status wird durch einen zweistelligen numerischen Code im Bericht ausgewiesen. Für die unterschiedlichen Status wird täglich ein Bericht erstellt, der Ihnen bis spätestens 09.00 Uhr zur Verfügung gestellt wird. Die Berichte 15 + 16 können wahlweise auch zweimal pro Tag bezogen werden, der zweite Bericht ist spätestens um 14.00 Uhr verfügbar.

Die BMB-Berichte 1, 2, 15, 151, 16, 161 und 17 sind nur für Inlandsendungen verfügbar.

2.6.4 Inhalt des Berichts Nr. 1 «Verarbeitungsereignisse BMB»

Detailinformationen zu den Zustellereignissen finden Sie in der hier verlinkten Eventtabelle.

2.6.5 Inhalt des Bericht Nr. 2 «BMB mit elektronischer Empfangsbestätigung» für Gerichtsurkunde Online

Detailinformationen zu den Zustellereignissen finden Sie in der hier verlinkten Eventtabelle.

2.6.6 Inhalt der Berichte Nr. 15/151 «Verarbeitungsereignisse Briefe mit Barcode, alle Daten zur Frankierlizenz»

Der Bericht 15 enthält alle Verarbeitungsereignisse zu den Sendungen Ihrer Frankierlizenz, auch wenn keine Dateneinlieferung stattgefunden hat (z. B. wegen Systemausfällen, Fehlern im Prozess usw).

2.6.7 Inhalt der Berichte Nr. 16/161 «Elektronische Empfangsbestätigungen Briefe mit Barcode, alle Daten zur Frankierlizenz»

In Bericht 16 sind alle Daten zu den BMB-Sendungen Ihrer Frankierlizenz vorhanden, auch wenn keine Dateneinlieferung stattgefunden hat.

2.6.8 Inhalt der Berichte 17 + 18 Archivdaten für Gerichtsurkunden

Im PDF sind alle Adressdaten, kundenspezifischen Angaben (Vermerk) und die vollständige Empfangsbestätigung aufgeführt.

2.6.9 Mögliche Formate und Periodizität

• XML/CSV
• Einmal täglich bis 9.00 Uhr
• Berichte 15 und 16: nur XML
• Bericht 17: nur PDF/A

2.6.10 Sendungsauflieferung

BMB-Sendungen können Sie an einem Postschalter und Geschäftskundenschalter aufgeben oder abholen lassen. Legen Sie den Sendungen den von uns erstellten Lieferschein im Doppel bei, auf dem die Sendungsaufgabe aufgeführt ist. Nehmen Sie nach der Datenübermittlung noch Änderungen vor (z. B. wenn sie eine Sendung nicht aufliefern), kennzeichnen Sie dies auf dem Lieferschein. Die Aufgabebestätigung erfolgt auf dem Lieferscheindoppel. Bitte bewahren Sie das Doppel auf, Sie benötigen die Aufgabebestätigung bei Schadenersatzforderungen im Haftpflichtfall.

Steht der Lieferschein nicht rechtzeitig zur Verfügung (z. B. wegen Systemunterbruch), kann den Sendungen ein Ersatzbeleg (PDF, 73.1 KB)Datei nicht barrierefrei beigelegt werden.

2.6.11 Frankierung

Briefe mit Barcode können mit Briefversand easy, dem intelligenten Frankiersystem IFS, WebStamp oder mit Frankieren Post aufgegeben werden: www.post.ch/frankieren.

2.7 Briefe mit Letter ID via DataTransfer

Mit Letter ID werden Ihre geschäftlichen Massensendungen zu intelligenten Datenträgern. Ein zweidimensionaler Datamatrix-Code sorgt dafür, dass Sie auch bei Massensendungen jederzeit wissen, wo sich jede einzelne Sendung befindet und wann sie zugestellt wird. Letter ID ist ein ideales Instrument, um Kundenmailings besser zu kontrollieren, die Retouren gezielt zu steuern und das Responsemanagement zu vereinfachen. Nachgelagerte Aktionen wie z. B. die Besetzung Ihres Kundendienstes lassen sich dadurch detailliert planen.

Basisvorteile

• Eindeutige Identifizierung von Briefsendungen
• Verfolgung des Verarbeitungsprozesses
• Verlässliche Statusmeldungen zu Auftrag und Sendungen
• Elektronische Steuerung des Retourenhandlingsa
• Generierung stückgenauer Statistiken (in Vorbereitung)
• Platz für kundenspezifische Informationen steht bereit
  Elektronische Anbindung eliminiert Medienbrüche

Vorteil Produktion und Logistik

• Elektronische Steuerung der Beilagen
• Professionelle Outputkontrolle erhöht DL-Qualität
• Entlastung dank elektronisch vordefiniertem Retourenhandling
• Generierung wichtiger Erkenntnisse (z. B. Maschinenlesbarkeit) für die gezielte Prozessoptimierung
• Erhöhte Kostentransparenz dank verarbeitungsgerechter Fakturierung (z. B. Kostenstellenverrechnung)
• Retouren vermeiden

Vorteil Marketing und Verkauf

• Erhöhte Planungssicherheit für die Steuerung nachgelagerter Aktionen (Call Center, Kundendienst, Vertrieb, Mailings, usw.)
• Steuerung von Werbebeilagen, Coupons, Gutscheine usw. für Sendungsebene
• Nutzen der Datenauslesung für crossmedialen Einsatz z. B. mittels Kassensystem oder Apps. (Wettbewerbe, Aktionen usw.)
• Streuverlust reduzieren und Adressstammdaten aktuell halten

2.7.1 Berichte

2.7.1.1 Bericht «Letter-ID-Sendungen»

Der Bericht wird täglich versendet und enthält das erste Sortierereignis von Letter-ID-Sendungen.

Ausgelöst wird der Bericht dadurch, dass die ersten Sortierereignisse von der Post zur Verfügung stehen und aufbereitet sind (in der Regel bis 9.00 Uhr, spätestens bis 10.00 Uhr wochentags).

Folgende Ereignisse sind möglich:

• Sendung in der Zustellung, inkl. voraussichtlichem Zustelldatum
• Retourensendung

Mögliche Formate

CSV und XLS

2.8 Avisierungsservices per E-Mail

Sie können Ihre Empfängerkunden über den Verarbeitungsstatus einer Sendung via E-Mail vorinformieren lassen oder für sich selber eine Zustellbestätigung pro Sendung bestellen und sind so sofort über den Zustellstatus informiert. Der Avisierungsservice ist bei Sendungen der Dienstleistungsgruppen Pakete, Express und Lösungen (nur VinoLog ohne «Zustellinformation») sowie bei Briefen mit Vertragsunterzeichnung oder Briefen mit ID-Check möglich. Dabei stehen Ihnen verschiedene Services zur Auswahl. Die Mitteilungsservices sind kostenlos, Ihre Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater berät Sie gerne. Informationen zu den Inhalten der E-Mails und die Vorgaben zu den Freitexten finden Sie unter post.ch/avisierungsservices. Bitte beachten Sie, dass in den Avisierungsservices der Name des Absenders aufgeführt wird. Diese Angaben werden automatisch aus Ihrem jeweiligen Data-Transfer-Kundenfile aus dem Absenderelement «Customer» → «Name1» übernommen.

Einfache Avisierung

Bei der einfachen Avisierung informiert die Post in Ihrem Auftrag die Empfängerin per E-Mail über den Sendestatus einer Sendung. Mögliche Statusmeldungen sind:

• Aufgabebestätigung
• Zustellinformation
• Samstagzustellung
• Abholinformation
• Erinnerung an Empfängerin
• Übergabestatus an Versender
• Austausch/Rücknahme

Avisierung mit Steuerungsoption

Zusätzlich zur Information über die Sendung erhält der Empfänger die Möglichkeit, die Sendung zu steuern. In Ihrem Auftrag versendet die Post beim Sendestatus Aufgabebestätigung oder Zustellinformation in einer unverschlüsselten E-Mail eine URL, über die die Empfängerin die Befugnis erhält, die Zustellung der Sendung zu steuern. Mögliche Zustelloptionen sind:

• Sendung deponieren
• Sendung am Wunschtag zustellen
• Sendung an Wunschnachbarn zustellen
• Sendung an andere Adresse weiterleiten

Avisierungsmitteilung «Aufgabebestätigung»

Mit diesem Service lassen Sie Ihrer Empfängerkundschaft mitteilen, dass Sie die Sendung der Post übergeben werden. Bei diesem Avisierungsservice übernimmt die Post keine Garantie, dass die Sendung auch tatsächlich aufgegeben wird (d. h. die Post kann zum Zeitpunkt der Meldung nicht prüfen, ob die Sendung aufgegeben wurde). Die Avisierungsmitteilung wird nach erfolgter Datenübermittlung ausgelöst. Sie können zwischen dem Standardtext oder einem individuellen Freitext wählen.

Mitteilung «Zustellinformation»

Mit diesem Service wird die Empfängerin einer Sendung über die bevorstehende Zustellung informiert. Als Basis für die Auslösung der Avisierung werden die Sortierinformationen aus den Sortierzentren verwendet. Anhand dieser Daten kann das Zustelldatum berechnet und der Empfängerin mitgeteilt werden. Sie können zwischen dem Standardtext oder einem individuellen Freitext wählen.

Mitteilung «Abholinformation»

Dieser Service ist für diejenigen Empfängerinnen gedacht, die ihre Sendungen bei einer Poststelle (Postfach oder postlagernd) abholen. Mit der Avisierung entfällt die Unsicherheit, ob die Sendung schon abholbereit ist oder noch nicht. Als Basis für die Auslösung der Avisierung werden die Zustellereignisse verwendet.

Mitteilung «Erinnerung an den Empfänger»

Mit diesem Service erhält die Empfängerin bzw. der Empfänger die Mitteilung, dass eine Sendung abzuholen ist. Diese Erinnerungsmitteilung wird ausgelöst, wenn die Sendung bei der Erstzustellung die Empfängerin nicht zugestellt werden kann, mittels einer Abholeinladung gemeldet wird und die Kundin die Sendung nicht innert drei Tagen bei der entsprechenden Filiale abgeholt hat. Dieser Service wird durch Sie mit der Dateneinlieferung bereits beauftragt, jedoch erfolgt die Auslösung erst, wenn die beschriebene Konstellation eintritt.

Mitteilung «Übergabestatus an Versender»

Sobald die Sendung zugestellt worden oder ein Zustellversuch erfolgt ist, erhalten Sie oder der im DataTransfer Datenfile übermittelte E-Mail-Empfängerin eine E-Mail. Somit sind Sie sofort und proaktiv über die erfolgte oder versuchte Zustellung informiert. Bei einer versuchten Zustellung erhalten Sie eine zweite Mitteilung, sobald ein weiteres Zustellereignis innert zehn Tagen eintritt.

Mitteilung «Austausch/Rücknahme» (Zustellanweisung «ZAW3233»)

Mit der Zustellanweisung «Austausch/Rücknahme» können wir Ihnen eine einfache standardisierte Dienstleistung für den Austausch oder die Rücknahme von Geräten bei Ihrer Kundschaft anbieten. Dabei wird Ihre Kundschaft vorgängig mittels einer von der Post standardisierten E-Mail über diesen Austausch oder die Rücknahme informiert. Damit kann dieser Vorgang bei der Kundin oder dem Kunden in guter Qualität erfolgen.

Mitteilung «Samstagszustellung» (Zusatzleistung «SA»)

Bei der Zusatzleistung «Samstagszustellung» können Sie Ihrer Empfängerkundschaft mit einer standardisierten Mitteilung die bevorstehende Zustellung am kommenden Samstag (exkl. Feiertage) bequem und einfach per E-Mail ankündigen. Somit erreichen Sie, dass die Empfängerin bzw. der Empfänger zum Zeitpunkt der Zustellung anwesend ist und die Sendung in Empfang nehmen kann. Diesen Avisierungsservice können Sie kostenlos nutzen. Die Avisierungsmitteilung wird nach erfolgter Datenübermittlung ausgelöst.

Für weitere Informationen zu den Zustellanweisungen wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin bzw. Ihren Kundenberater.

2.9 «Aufgabeverzeichnis erstellen» via DataTransfer

(für adressierte Briefpost)

Die Schweizerische Post bietet mit «Aufgabeverzeichnis erstellen» eine gemeinsame Lösung zur Erstellung von Aufgabeverzeichnissen für adressierte Briefpost ins In- und Ausland (PP-Sendungen) an. Sie liefern uns die Verrechnungsdaten via DataTransfer ein und erhalten kurz danach das Aufgabeverzeichnis für die Postauflieferung zurück. Briefe mit Letter ID (Kapitel 2.7) werden immer mit einem Aufgabeverzeichnis deklariert. Briefe mit Barcode (Kapitel 2.6) werden mit Briefversand easy direkt durch die Post fakturiert.

2.9.1 Lösungsbeschreibung

1. Aufgrund einer Post-Produktliste generieren Sie die Verrechnungsdaten in einem Drittsystem und erstellen eine XML-Datei. Diese Daten im XML-Format übermitteln Sie der Post via DataTransfer.
2. Innert Minuten erhalten Sie die Statusdatei, das Aufgabeverzeichnis und die Rollwagenbeschriftung via DataTransfer zurück.
3. Sie übergeben das physische Aufgabeverzeichnis zusammen mit den Sendungen der Post.
4. Die via DataTransfer generierten Aufgabeverzeichnisse werden im Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Briefe» zusätzlich abgespeichert (dort ist eine Stornierung gleichentags möglich).

2.9.2 Datenübermittlung

Die Daten können Sie auf folgende Arten übermitteln:

• Als Anhang in einem E-Mail
• Via ein SFTP-Konto bei der Post
• Über die sedex-Plattform des Bundes

2.9.2.1 Mögliche Durchlaufzeiten

Je nach Kanal für die Dateneinlieferung ist die Durchlaufzeit zur Erstellung des Aufgabeverzeichnisses oder des Lieferscheins für BMB länger oder kürzer. Systembedingt nimmt die Datenübermittlung immer einige Minuten in Anspruch. Beim E-Mail-Kanal bestehen Abhängigkeiten zu den jeweiligen Providern des SMTP-Gateways, und beim SFTP-Kanal gibt es Abhängigkeiten zu den Abholrhythmen des Gateway-Betreibers.

2.9.2.2 Technische Spezifikationen zu «Aufgabeverzeichnis erstellen»

Die technische Beschreibung zur Datenübermittlung von «Aufgabeverzeichnis erstellen» finden Sie auf der Seite «DataTransfer – Anhang 2, Beschreibung der Kundenschnittstelle ‹Aufgabeverzeichnis erstellen›».

3.1 Anmeldung

Für die Anmeldung und Aufschaltung von DataTransfer gibt es vordefinierte Anmeldeprozesse. Vor der produktiven Aufschaltung ist immer eine Testphase nötig. So kann die Qualität der eingelieferten Daten geprüft werden. Ausgenommen davon ist die Kundschaft, die nur den Bericht «Verarbeitungsnachweis Paketversand easy» via SFTP nutzen will.

Benötigte Stammdaten für Anmeldung

• KDP-Nummer
• Name Auftraggeber/-in
• Frankierlizenznummer
• Debitorennummer
• Rechnungsreferenznummer (nur für Aufgabeverzeichnis)

Diese Angaben sind Teil der Anmeldung. Ihre Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater hilft Ihnen gerne beim Ausfüllen. Anhand dieser Daten teilt Ihnen der Support DataTransfer eine Senderidentifikation zu.

Falls Sie ein von der Post für DataTransfer freigegebenes PVS einsetzen, wird die Aufschaltung direkt über die verantwortliche Stelle des PVS-Anbieters ausgelöst.

Folgende PVS und Software-Lösungen sind von der Post für DataTransfer freigegeben:

• Kundenportal «Meine Post» → Versenden und transportieren der Post
• WebStamp → Ihre persönliche Briefmarke erstellen
• ICS Identcode Systeme AG (ohne BMB/Aufgabeverzeichnis)
• Mettler Toledo (Schweiz) AG (Mailware)
• Pitney Bowes (Schweiz) AG (Arrival)
• Printcom (Schweiz) AG (OMR-Marker und Postmodul)
• CodX Software AG (PostOffice)
• Neopost AG (PrintMachine)
• DeltaLogic AG (Tribuna)
• Abraxas Juris AG (Juris)
• Compador Technologies GmbH
• iDPARC
• SET (Posy)
• BK Solution AG (eXpert)
• eServe (BEAM und KOAM)
• SITel (Themis)

3.1.1 Anmeldeprozess bei Verwendung eines freigegebenen PVS

3.1.2 Anmeldeverfahren für übrige PVS, Software-lieferanten sowie für BMB, Letter ID, Berichte,«Aufgabeverzeichnis erstellen» und «Adresspflege über DataTransfer», via DataTransfer

Falls Sie ein nicht von der Post für DataTransfer freigegebenes PVS oder eine andere Software-Lösung einsetzen, erfolgt die Aufschaltung mit einer Testphase. Damit soll die Qualität der eingelieferten Daten gesichert werden.

3.1.3 Anmelde- und Integrationsverfahren für Gerichtsurkunde Online

Alle Informationen für die Inbetriebnahme von Gerichtsurkunde Online finden Sie unter Gerichtsurkunde Online (PDF, 196.4 KB).

3.1.4 Anmelde- und Integrationsverfahren für Betreibungsämter

Alle Informationen zur Implementierung der diversen Dienstleistungen für Betreibungsämter finden Sie in der Anleitung «Betreibungsurkunde mit DataTransfer (PDF, 1 MB)».

3.1.5 Anmeldeverfahren für den Bericht «Verarbeitungsnachweis Paketversand easy» via SFTP

Falls Sie nur den Bericht «Verarbeitungsnachweis Paketversand easy» via SFTP beziehen möchten, ohne Daten über DataTransfer einzuliefern, müssen Sie ein SFTP-Konto besitzen.

3.2 Mutationen

Mutationen für DataTransfer, z. B. neue Berichte abonnieren, melden Sie dem Support DataTransfer. Eine Mutation erfolgt nach folgendem Ablauf:

3.3 Support

Post CH AG
Support DataTransfer
Wankdorfallee 4
3030 Bern
Schweiz

Telefon 0848 789 789

E-Mail datatransfer@post.ch

3.4 Kündigung

Sie können die Teilnahme an DataTransfer jederzeit schriftlich kündigen. Die Kündigung wird durch den Support DataTransfer bestätigt. Am Tag nach dem Kündigungstermin können keine Daten mehr an die Post übermittelt werden.

Gemäss den Teilnahmebedingungen DataTransfer kann die Post den Zugang für die Übermittlung von Daten jederzeit sperren und die Teilnahme kündigen, wenn der Kunde wiederholt die Anweisungen der Post für die Dateneinlieferung missachtet.

4.1 Anmeldung

Das Anmeldeformular für DataTransfer erhalten Sie von Ihrer Ansprechperson bei der Post oder unter datatransfer@post.ch.

4.2 Nützliche Anleitungen

Unter Technische Unterstützung DataTransfer finden Sie:

• DataTransfer – Anhang 1

  Beschreibung der Kundenschnittstelle DataTransfer (Pakete, Express, Lösungen, Briefe mit Barcode BMB und Letter ID)

• DataTransfer – Anhang 2

  Beschreibung der Kundenschnittstelle «Aufgabeverzeichnis erstellen»

• DataTransfer – Anhang 3

  Beschreibung der DataTransfer-Berichte

• DataTransfer – Anhang 4

  Beschreibung der Kundenschnittstelle «Adresspflege»

• DataTransfer – Anhang 5 (PDF, 806.5 KB)

  Beschreibung der Kundenschnittstelle «Einlieferung EAD (Electronic Advance Data) für internationale Briefsendungen mit Wareninhalt»

• Handbuch Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen
• Handbuch Dateneinlieferung sedex
• Handbuch PickPost

Weitere Anleitungen:

• Anleitung «Barcode für Geschäftskunden (PDF, 1.9 MB)» (Pakete, Express, VinoLog)
• Anleitung Onlinedienst «Frankiermerkmale erstellen»
• Factsheet Letter ID (PDF, 116.7 KB)
• Anleitung Betreibungsurkunden mit DataTransfer (PDF, 1 MB)
• Gerichtsurkunden online (PDF, 196.4 KB) – Anleitung für Installation und Betrieb

4.3 Weitere nützliche Adressen (PVS- und Software-Anbieter)

Homologationsstelle für Briefsendungen:

Post CH AG
Logistik-Services,Operations
Gut zum Druck Mitte
Lischmatt 40
4621 Härkingen

E-Mail: gzd.mitte.ls@post.ch
Telefon: 058 667 71 20

Homologationsstelle für Paketsendungen:

Post CH AG
Kompetenzzentrum Verpackungs- und Adressqualität
Postfach
4620 Härkingen

E-Mail: qualitaet-verpackung-adresse@post.ch
Telefon: 058 386 15 53

Weitere Informationen und Publikationen zu DataTransfer, BMB, PickPost, «Aufgabeverzeichnis erstellen», Adresspflege und EAD finden Sie – nebst den DataTransfer-Anhängen 1 bis 5 als eigenständige Anleitungen – auf folgenden Links der Post:

5.1 Publikationen zu DataTransfer Pakete, Express, VinoLog

Seite und Factsheet zu DataTransfer (PDF, 963.2 KB)

5.2 Publikationen zu BMB

• Seite und Broschüre zu DataTransfer (PDF, 398 KB)
• Anleitung für Gerichtsurkunde Online (PDF, 196.4 KB)
• Anleitung für Betreibungsurkunden (PDF, 1 MB)

5.3 Publikationen zu PickPost

Seite zu PickPost

5.4 Publikationen zu «Aufgabeverzeichnis erstellen»

Seite zu Frankieren

5.5 Publikationen zu Adresspflege

Seite zu Adresspflege

5.6 Publikationen zu EAD (Electronic Advance Data)

Seite zu Begleitpapiere für den internationalen Versand

5.7 Publikationen zu Digital Commerce API und Plugins

Seite zu EAD

6.1 Neuerungen

• Diverse Anpassungen per 1.1.2023
• Implementierung auf Microsite

Anhang 1 Anhang 2 Anhang 3