1.1 Login al centro clienti di posta.ch

Registratevi nel centro clienti della Posta con il SwissID all’indirizzo www.posta.ch/centro-clienti e ordinate il servizio online «PromoPost Manager». Se avete già un account utente nel centro clienti della Posta potete semplicemente accedere con il vostro indirizzo e-mail e la password. Potete salvare il servizio online «PromoPost Manager» anche tra i preferiti per accedervi in qualsiasi momento e utilizzare tutte le offerte PromoPost.

Se avete già un login al centro clienti, ma «PromoPost Manager» non è ancora a vostra disposizione, cliccate su «ordinare» per richiedere il servizio.

La pagina iniziale di PromoPost Manager può essere richiamata da ogni modulo attraverso il breadcrumb «PromoPost Manager» o la voce «Avvia il servizio online» nel menu flyout.

Breadcrumb:

Flyout:

2.1 Piastrelle e link sulla dashboard

La pagina iniziale è una dashboard che consente di accedere direttamente a tutte le voci di menu e di visualizzare gli ultimi ordini elaborati.

A seconda delle autorizzazioni dei ruoli sono selezionabili moduli diversi.

1. Pianificare, calcolare e registrare l’ordine
   - Pianificare e conferire l’ordine: qui potete preparare il vostro invio, impartire ordini e allestirne i relativi documenti. Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 3.1.
   - Importare gli ordini: questo modulo offre la possibilità di registrare diversi ordini con gli stessi dati di base tramite la funzione di importazione. Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 3.5.
2. Dati di base dell’ordine
   - Gestire le mie regioni di diffusione: Se utilizzate spesso le stesse regioni di diffusione, avete la possibilità di registrarle e gestirle in «Gestire le mie regioni di diffusione». Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 6.
   - Gestire le mie ubicazioni: La gestione delle ubicazioni consente di registrare eventuali indirizzi di filiali che sono stati utilizzati nell’ordine fattura per calcolare la regione di diffusione di più indirizzi di partenza. Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 5.
3. Impostazioni del conto:
   - Nelle impostazioni dell’account è possibile definire determinati valori standard per la registrazione di ordini. Qui vengono gestiti anche gli indirizzi dei mittenti e dei pagatori. Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 7.
4. Ultimi ordini:
   - In questa sezione sono elencati gli ultimi ordini registrati. Potete copiarli direttamente oppure elaborarli.
   - Per cercare altri ordini specifici, aprite la gestione dell’ordine cliccando il pulsante «Andare alla gestione dell’ordine». Ulteriori informazioni sono disponibili nel capitolo 4.

Per creare un ordine fattura, selezionare la voce di menu «Pianificare e conferire l’ordine».

Nota bene: si possono registrare solo ordini a proprie spese conformemente alle licenze d’affrancatura registrate nel profilo utente. Per poter registrare ordini per clienti terzi è necessario che ogni cliente vi rilasci un’apposita autorizzazione mediante le impostazioni dell’account utente.

La registrazione degli ordini si suddivide in cinque fasi, che saranno descritte singolarmente nel dettaglio nei prossimi capitoli.

1. Dati dell’ordine: selezione del prodotto PromoPost desiderato e altre opzioni.
2. Regione di diffusione: definizione della regione di diffusione nell’ordine.
3. Dettagli della spedizione: informazioni sulla denominazione dell’ordine, sulla data di recapito e sul punto d’impostazione.
4. Dati del mittente: registrazione dei dati di contatto per l’ordine e selezione di un pagatore alternativo.
5. Riepilogo: panoramica in cui vengono visualizzati i dati relativi all’ordine (prezzi inclusi). Qui è possibile scegliere se si desidera preparare prima un’offerta oppure confermare subito l’ordine.

I dati del vostro ordine vengono salvati solo dopo aver definito la regione di diffusione nella seconda fase e aver cliccato su «Registrare i dettagli della spedizione». Passando alla fase successiva, all’ordine viene assegnato un numero d’ordine univoco che consente di ritrovarlo nella sezione di Gestione dell’ordine.

Cliccando sul pulsante informativo (ⓘ) nella fase Registrazione di un ordine riceverete altre indicazioni sotto forma di testi ausiliari.

3.1 Pianificare la spedizione

3.1.1 Selezionare il prodotto, il formato e la dimensione del mazzo

1. Nel primo menu a tendina selezionate il prodotto PromoPost desiderato e attivate la casella di controllo per la diffusione ufficiale in tutte le cassette delle lettere se il vostro invio soddisfa i criteri necessari. La descrizione dei singoli prodotti e delle prestazioni complementari è reperibile direttamente nei testi informativi nel tool oppure sul sito www.posta.ch/promopost.
2. Registrate il peso esatto in grammi del singolo invio. Questa informazione è rilevante per il calcolo del prezzo. Qui potete registrare invii fino a un peso di 500 grammi. Per invii più pesanti rivolgetevi alla vostra o al vostro consulente clienti o contattate il servizio clienti all’indirizzo pmi@posta.ch. Per il formato indicate se l’invio corrisponde a uno standard DIN o se è diverso (altro formato).
3. Se le indicazioni fornite relative al peso e al formato soddisfano i criteri per un invio speciale, la casella di controllo «Il mio invio non è conforme alla norma» si attiva automaticamente e viene di conseguenza applicato un supplemento al prezzo unitario dovuto all’onere maggiore richiesto per il trattamento di tale invio. Viene quindi visualizzato un testo informativo nel quale viene spiegata la ragione dell’addebito del supplemento per invii speciali.
4. Per visualizzare ulteriori supplementi e riduzioni occorre aprire la sezione corrispondente. L’attivazione di «Sampling» (per campioni di merce) dà diritto a uno sconto del 10% sull’importo dell’ordine in funzione della quantità. Tale opzione può essere selezionata solo se vengono soddisfatti i relativi criteri. Per applicare lo sconto del sampling, rivolgetevi alla vostra o al vostro consulente clienti o contattate il servizio clienti all’indirizzo pmi@posta.ch.
5. I dati sulla grandezza del mazzo aiutano a ottimizzare l’elaborazione negli uffici addetti all’handling e negli uffici di recapito. Nel menu a tendina sono elencate le dimensioni dei mazzi ammesse secondo quanto riportato nel factsheet «Specificazioni PromoPost» su www.post.ch/promopost.

3.1.2 Prescrizioni relative al budget o alla quantità e opzioni aggiuntive

1. Registrare prescrizioni relative al budget o alla quantità: registrate in questa sezione una prescrizione relativa al budget o alla quantità globale, se volete confrontare la quantità o il prezzo attuale riportato nell’ordine con questa prescrizione. In base al metodo di registrazione della regione di diffusione, questa prescrizione può essere utilizzata come valore massimo o come valore indicativo. Se la regione di diffusione viene creata calcolando un raggio che comprende diverse ubicazioni, è possibile indicare una prescrizione relativa al budget o alla quantità per ogni ubicazione.
2. Se nella vostra regione di diffusione sono presenti diverse varianti del vostro mezzo pubblicitario (cosiddette sorte), selezionate l’opzione aggiuntiva per più prospetti (tipi di prospetto). In questo modo, al momento della registrazione della regione di diffusione, avete la possibilità di indicare quali sorte devono essere recapitate in quali località.
3. Se per il calcolo del raggio nella regione di diffusione devono essere utilizzate come indirizzi di partenza le ubicazioni di più filiali, attivate questa casella di controllo. Per registrare la regione di diffusione è possibile registrare direttamente gli indirizzi di queste ubicazioni oppure acquisire nell’ordine quelli riportati nella Gestione delle ubicazioni.

3.2 Registrare e ottimizzare la regione di diffusione

3.2.1 Definire la regione di diffusione

Metodo di definizione della regione di diffusione: per selezionare le località nelle quali devono essere recapitati i vostri invii (= regione di diffusione), avete a disposizione quattro diverse possibilità:

1. Cercare e registrare località: inserite le località desiderate tramite il numero postale d’avviamento o il nome della località di destinazione. Potete anche inserire intere regioni in un’unica operazione, selezionando come tipo di zona l’unità desiderata (ad es. Cantone, lingua, REMP ecc.).
2. Registrare località rispetto al raggio: vengono selezionate automaticamente tutte le località presenti all’interno di un determinato raggio intorno a uno o più indirizzi di partenza. Vengono considerate sempre solo intere località, contrassegnate con numeri d’avviamento postali a quattro cifre. Affinché una località venga selezionata, la sua categoria di popolazione deve trovarsi all’interno del raggio definito. Se avete registrato una prescrizione relativa a budget e quantità, oltre al tempo di percorrenza o alla distanza percorsa potete far selezionare tutte le località circostanti a un indirizzo fino a soddisfare tale prescrizione.
3. Acquisire la regione di diffusione dalle liste salvate: se volete riutilizzare la stessa regione di diffusione che avete già impiegato in precedenza in un ordine o definito come modello nella Gestione liste di diffusione, selezionate qui l’ordine o la lista di diffusione corrispondente.

In «Importare località dal file» è possibile importare una lista di numeri postali d’avviamento da un file CSV.

3.2.1.1 Registrare località rispetto al raggio

Per calcolare il raggio e creare la regione di diffusione è sempre necessario fornire un luogo di partenza e una distanza. La distanza può essere indicata in minuti o in chilometri. Se è presente una prescrizione relativa a quantità o budget da rispettare, è possibile indicare come limite tale prescrizione invece della distanza.

Per calcolare il raggio potete indicare come punto di partenza un singolo «Indirizzo di preferenza» o una località. Se volete utilizzare più indirizzi di partenza nella stessa regione di diffusione, ricorrete alla lista delle ubicazioni. Potete registrare gli indirizzi di partenza delle vostre ubicazioni direttamente nell’ordine o acquisirli dalla Gestione delle ubicazioni. Maggiori informazioni sul tema sono disponibili nel capitolo 5.

3.2.1.2 Rilevare da liste salvate

Questa modalità di registrazione della regione di diffusione consente di acquisire liste di diffusione esistenti da ordini precedenti o dalla Gestione liste di diffusione. In questa scheda è possibile visualizzare le liste di diffusione passate o gli ultimi ordini utilizzati e selezionare quelli desiderati. Per cercare altre liste di diffusione, aprite da qui la Gestione dell’ordine o la Gestione liste di diffusione. Maggiori informazioni sulla Gestione liste di diffusione sono disponibili nel capitolo 6.

3.2.1.3 Importare la regione di diffusione da file

Anziché registrare la regione di diffusione manualmente avete la possibilità di importarla per mezzo di un file in formato csv. Per farlo, per prima cosa cliccate sull’opzione «Importare da file».

Con modello di importazione

Scaricate il modello cliccando sul link «Scaricare modello di documento». Si tratta di un elenco aggiornato di tutte le località svizzere disponibili. Selezionate le località desiderate indicando un «1» nella colonna «Selezione», dopodiché salvate il file in formato CSV.

Caricando la lista, le località selezionate al suo interno verranno importate nell’ordine e confermate. Eventuali numeri postali di avviamento non validi verranno visualizzati direttamente a video. Un NPA può non essere valido per i seguenti motivi:

1. Il numero postale di avviamento è stato soppresso (se è stata utilizzata una lista più vecchia)
2. Non esistono cifre di diffusione per il prodotto selezionato

Senza modello

Se conoscete già i numeri postali di avviamento della regione di diffusione desiderata, potete creare il file d’importazione autonomamente. L’importante è che i titoli vengano rappresentati esattamente come nella figura sottostante. Per importare una regione di diffusione, basta inserire gli NPA a quattro o sei cifre.

Assicuratevi che ogni voce compaia solo una volta nella lista e per precauzione eseguite sempre un allineamento dei doppioni in caso di liste lunghe per correggerle ed evitare messaggi di errore durante il caricamento. Salvate il file in formato CSV. Caricando il file, la lista viene importata nell’ordine e confermata.

Eventuali errori di importazione possono essere riconducibili alle seguenti ragioni:

1. Un numero postale d’avviamento compare più di una volta nella lista
2. Il file non è in formato CVS
3. Le denominazioni delle colonne non corrispondono a quelle indicate

In caso di errori di importazione del file, controllate che non si sia verificato nessuno di questi tre casi e tentate nuovamente.

Ordine con sorte d’invii

Se il vostro ordine è un ordine con sorte d’invii, avete la possibilità di importare contemporaneamente l’intera regione di diffusione di tutte le sorte e le loro designazioni. A tal fine utilizzate la seguente struttura d’importazione:

Per importare una regione di diffusione, basta inserire gli NPA a quattro o sei cifre.

Nota: affinché sia possibile proseguire con l’elaborazione dell’ordine, la designazione delle sorte d’invii può essere composta da un massimo di 16 caratteri.

3.2.1.4 Ottimizzare la regione di diffusione sulla base dei criteri socio-demografici

Per ottimizzare la regione di diffusione in base ai gruppi target, occorre prima definire i criteri socio-demografici desiderati. È possibile combinare insieme un numero illimitato di criteri. Cliccando su «Ottimizzare regione di diffusione», dalla regione di diffusione selezionata vengono rimosse le località (numeri postali d’avviamento) che non corrispondono ai criteri definiti. Pertanto, si consiglia di definire come punto di partenza una regione di diffusione quanto più ampia possibile.

È possibile scegliere fra criteri quali reddito netto, dimensioni del nucleo familiare e fascia di età. Per ogni criterio selezionate la categoria desiderata (gruppo target) e la percentuale che deve avere il gruppo target scelto all’interno di una località. La percentuale è suddivisa in cinque livelli (da «molto bassa» a «molto elevata»). Le percentuali tra parentesi indicano la quota percentuale delle economie domestiche in una località.

Nota: è possibile scegliere più opzioni per ogni criterio. Più criteri definite, più località saranno mantenute all’interno della regione di diffusione.

Una volta ottimizzata la regione di diffusione, è possibile acquisirla definitivamente oppure eliminarla e tornare alla versione originaria.

Se la regione di diffusione per l’ordine in questione è definita in maniera corretta, cliccate su «Avanti» per accedere ai dettagli della spedizione.

3.2.2 Panoramica della regione di diffusione come cartina e tabella

La regione di diffusione viene visualizzata sia in forma di cartina che di tabella. La visualizzazione in forma di tabella consente di effettuare ricerche mirate e di rimuovere singoli numeri postali d’avviamento. Nella cartina sono disponibili più funzioni per l’elaborazione della regione di diffusione.

3.2.2.1 Tool delle mappe

In basso a sinistra, nella vista cartina, è possibile scegliere tra tre diverse carte di base. La scelta è importante soprattutto se poi si desidera stampare la cartina.

Per lavorare direttamente sulla cartina e selezionare singole località o un’intera regione, si consiglia di utilizzare la modalità schermo intero poiché altrimenti i tool delle mappe coprono una parte della cartina.

Cliccando sulla cartina comparirà un pop-up su cui sarà possibile aggiungere o rimuovere singole località dalla zona di diffusione. Il pop-up contiene informazioni sul raggio d’azione corrispondente al prodotto selezionato. Cliccando sul simbolo del più di fianco al nome della località è possibile aggiungere o rimuovere direttamente l’NPA desiderato.

È inoltre possibile visualizzare direttamente nel pop-up i dati sulle caratteristiche socio-demografiche della località in questione.

3.2.2.2 Strumenti

1. Aumentare lo zoom sulla cartina
2. Diminuire lo zoom sulla cartina
3. Attivare/abbandonare la modalità schermo intero
4. Centrare la cartina
5. Selezionare la vista della carta di base tra tre visualizzazioni possibili:
   1. Carta classica (standard)
   2. Carta scura
   3. Carta topografica
6. Modalità di elaborazione della regione di diffusione non attiva:
   è possibile muovere la cartina con il mouse e visualizzare le statistiche della regione di diffusione per ogni località.
7. Modalità di elaborazione della regione di diffusione attiva:
   a ogni click sulla cartina viene aggiunta o rimossa una località alla zona di diffusione.
8. Azioni disponibili nella cartina e nella tabella:
   - Scaricare la lista di diffusione o il file d’importazione
   - Scaricare il dettaglio della cartina in formato JPG o PDF

Indicazioni importanti per l’elaborazione della cartina:

1. Per elaborare la regione di diffusione visualizzando l’intera cartina, attivate la modalità schermo intero.
2. Per aggiungere o rimuovere una località, dovete prima cliccare sul simbolo della matita e attivare la modalità di elaborazione.
3. Per muovere la cartina con il mouse durante l’elaborazione, occorre prima disattivare nuovamente la modalità di elaborazione.

Sul lato destro della cartina si trovano i widget per l’elaborazione della regione di diffusione all’interno della cartina stessa:

1. Ricerca per località o indirizzi: qui potete inserire il nome delle località, gli indirizzi o i numeri postali d’avviamento per trovare sulla cartina la regione che state cercando.
2. Elaborare la regione di diffusione: qui potete impostare la trasparenza dei colori e avviare o abbandonare la modalità di elaborazione.
   Nota: quando la modalità di elaborazione è attiva, ogni volta che si clicca sulla cartina si modifica la regione di distribuzione.
3. Criteri sociodemografici: qui è possibile selezionare i tre criteri sociodemografici e visualizzarli direttamente sulla cartina in modo da facilitare la selezione delle località desiderate. La distinzione in base a fasce di età, dimensioni del nucleo familiare e reddito netto avviene a livello di numeri postali d’avviamento.
4. Stampare: con questa funzione potete preparare per la stampa un dettaglio a scelta della cartina nel formato che desiderate.

Stampare la cartina

Se necessario, attivate prima la modalità schermo intero all’interno della cartina. Per preparare il documento da stampare, selezionate la dimensione desiderata (A3 o A4), il formato e l’orientamento. Per preparare la cartina alla stampa è possibile scegliere tra i formati JPG, PDF o PNG. L’aggiunta di un titolo per il documento da stampare e della legenda della regione di diffusione è facoltativa. La stampa della legenda è particolarmente indicata per gli ordini con sorte d’invii.

Per definire il dettaglio della cartina che si desidera stampare, stabilite la dimensione dell’area di stampa con il cursore e posizionate correttamente la cartina con il mouse.

Dopodiché cliccate su «Stampare la cartina» e attendete fino a che il documento non è pronto in «Stampe».

Il collegamento vi rimanda a una finestra del browser dove potrete salvare il documento.

3.2.2.3 Tabella

Passate dalla cartina alla vista tabella per visualizzare la regione di diffusione nella lista. Cliccate sui tre punti in alto a destra nell’intestazione della tabella per visualizzare le azioni disponibili. Nel campo di immissione «Ricercare per NPA» è possibile cercare l’NPA di una determinata località all’interno della regione di diffusione che si sta elaborando.

Se la località ricercata si trova nella regione di diffusione, verrà visualizzata in alto ed evidenziata in grassetto. Cliccando sul pulsante «Rimuovere selezione» vengono rimossi dalla regione di diffusione tutti gli NPA evidenziati. Per visualizzare più di 10 set di dati nella lista è possibile impostare le dimensioni della pagina nel menu a tendina.

3.2.2.4 Contenuto dell’offerta

A destra nella maschera della registrazione dell’ordine si trova una panoramica con il contenuto dell’offerta relativa alla selezione effettuata. Qui è possibile vedere in qualsiasi momento quanti invii sono necessari per la regione di diffusione selezionata e a quanto ammonta il prezzo. Il prezzo indicativo viene calcolato in base ai dati dell’ordine (prodotto e peso), alla regione di diffusione selezionata (categoria di località e numero di nuclei familiari), nonché in base ai supplementi selezionati. Il prezzo è da intendersi IVA esclusa. Se alla voce «Dati del cliente» è stato selezionato un mittente che ha stipulato con la Posta condizioni contrattuali vincolanti, lo sconto sul fatturato è già detratto dal prezzo visualizzato.

3.2.3 Creare un ordine con sorte d’invii

Se all’interno del vostro ordine volete spedire sorte diverse di mezzi pubblicitari ma con peso e formato uguale, nella prima fase della registrazione selezionate l’opzione «Nella campagna vengono utilizzati contemporaneamente diversi prospetti (tipi di prospetto)».

Potete registrare manualmente le singole sorte d’invii, acquisirle dalla Gestione liste di diffusione, crearle a partire dalle ubicazioni registrate in precedenza o importarle da un file CSV comprensivo di lista di diffusione.

3.2.3.1 Registrare le sorte d’invii singolarmente:

Per ogni sorta d’invii che volete aggiungere registrate una denominazione individuale (massimo 16 caratteri) cliccando sul pulsante «Aggiungi sorta d’invii» e selezionando l’opzione «Registrare individualmente». Una volta aggiunta una registrazione per tutte le sorte d’invii, aggiungete per ognuna di esse la regione in cui deve essere consegnata quella determinata variante di prospetto selezionando «Selezionare e modificare le sorte d’invii». Ripetete questi due passaggi fino a registrare l’intera regione di diffusione per tutte le sorte.

Regola generale: le località vengono sempre aggiunte alla sorta selezionata nel menu a tendina.

3.2.3.2 Acquisire sorte d’invii dalla Gestione liste di diffusione

Se nella Gestione liste di diffusione avete già creato modelli per gli ordini con sorte d’invii, potete acquisirli nell’ordine direttamente come sorte d’invii selezionando l’opzione «Aggiungere da lista di diffusione».

Sono disponibili solo i modelli che sono stati definiti come sorta d’invio nella Gestione regione di diffusione del mittente selezionato. Per ogni lista acquisita viene creata una singola sorta d’invio e insieme alla relativa regione di diffusione definita nella Gestione liste di diffusione.

3.2.3.3 Creare sorte d’invii a partire dalle ubicazioni

Le sorte possono essere anche definite utilizzando le ubicazioni. L’opzione «Creare da ubicazioni» è particolarmente adatta per la creazione di ordini con diversi mezzi pubblicitari nella zona di attribuzione di varie filiali.

Per prima cosa, definite le ubicazioni con l’indirizzo di partenza e assegnate loro un colore a piacere per poi calcolare la regione di diffusione. Ogni ubicazione viene acquisita automaticamente come sorta.

Se avete già registrato gli indirizzi delle vostre ubicazioni nella Gestione delle ubicazioni, potete acquisire le voci desiderate direttamente nell’ordine. In alternativa potete registrare le singole ubicazioni manualmente. Per farlo, seguite la procedura illustrata nel capitolo 3.6.1.

Nota: poiché in questo caso le denominazioni delle ubicazioni vengono acquisite automaticamente come designazioni di sorte d’invii, ognuna di esse deve essere composta da un massimo di 16 caratteri.

Nel calcolo del raggio con ubicazioni, in linea di massima le regioni di diffusione non si sovrappongono. Se si desidera consentire esplicitamente le sovrapposizioni delle sorte, occorre attivare l’opzione corrispondente.

3.2.3.4 Importare sorte d’invii da file

Le sorte possono anche essere preparate in un modello in formato CSV e importate direttamente nell’ordine. A tal fine, create un file d’importazione come illustrato nel capitolo 3.1.3.3. Inserite tutti i numeri postali d’avviamento che desiderate nella regione di diffusione e indicate una designazione di sorta d’invii per ogni voce.

Con l’importazione da file, per ogni designazione di sorta d’invii viene creata automaticamente una singola sorta con la regione di diffusione definita nel file.

Nota: affinché sia possibile proseguire con l’elaborazione dell’ordine, la designazione delle sorte d’invii può essere composta da un massimo di 16 caratteri.

Azioni generali per le sorte d’invii

Se sono state create più sorte d’invii, sono possibili le seguenti azioni:

• «Cancellare tipo»: cancella dall’ordine l’intera sorta d’invii inclusa la regione di diffusione registrata per questa sorta.
• «Unisci sorte d’invii»: le regioni di diffusione vengono raggruppate sotto un’unica designazione di sorta d’invii.
• «Scaricare le liste di diffusione selezionate»: genera un file Excel con la regione di diffusione delle sorte d’invii selezionate.
• «Salvare le liste di diffusione selezionate in gestione»: salva le sorte selezionate nella gestione delle liste di diffusione. Se desiderate salvare le regioni di diffusione di tutte le sorte nella Gestione delle liste di diffusione, selezionare prima tutte le sorte mettendo un segno di spunta in corrispondenza delle stesse.
• «Scaricare le sovrapposizioni delle sorte»: crea un tabulato contenente una lista con tutte le località presenti nell’ordine in cui una o più sorte d’invii si sovrappongono. «Panoramica dei prezzi e dei volumi per ogni sorta d’invii»: questa panoramica mostra il totale dei volumi di invii e dell’importo delle fatture per ogni sorta.

3.2.4 Calcolo della regione di diffusione con le ubicazioni

Se volete calcolare la vostra regione di diffusione nel raggio di più indirizzi di partenza, selezionate nella prima fase della registrazione l’opzione aggiuntiva «Per il calcolo relativo alla campagna vengono utilizzati gli indirizzi di partenza delle ubicazioni».

Nella scheda «Registrare località rispetto al raggio» nella seconda fase della registrazione, vengono definite le ubicazioni che devono essere tenute in considerazione nell’ordine che si sta elaborando.

Nuove ubicazioni possono essere assegnate direttamente all’ordine cliccando su «Registrare una nuova ubicazione». Gli indirizzi vengono inseriti in automatico nella Gestione delle ubicazioni.

Registrate una denominazione univoca per l’ubicazione e selezionate il colore che desiderate. Ogni ubicazione registrata viene visualizzata sulla cartina con un punto del colore che le avete assegnato. Come indirizzo è possibile utilizzare sia il nome di una via sia una località. Salvando, l’ubicazione viene acquisita nell’ordine.

Se tra i dati di base dell’ordine all’interno della Gestione delle ubicazioni sono già presenti indirizzi di partenza, è possibile riprenderli dall’elenco delle ubicazioni disponibili e inserirli nell’ordine. Nota: la lista contiene solo gli indirizzi registrati del mittente standard definito nell’Amministrazione utenti. Per registrare un ordine con un indirizzo diverso si dovrebbe modificare dapprima il mittente standard.

Gli indirizzi considerati nell’ordine vengono poi visualizzati nella cartina e possono essere utilizzati per il calcolo automatico del raggio.

Prescrizioni relative al budget o alla quantità per il calcolo dell’ubicazione

È possibile inserire una prescrizione relativa a budget o quantità per l’intero ordine o per le singole ubicazioni. Per farlo, attivate l’opzione «Considerare le prescrizioni relative al budget o alla quantità globale» e indicate se si tratta di una disposizione generale da applicare per tutto l’ordine o di una disposizione individuale specifica per l’ubicazione. Nel caso di disposizioni generali, la cifra o la quantità totale indicata viene distribuita equamente tra tutte le ubicazioni presenti nell’ordine.

Nel caso di disposizioni individuali, per il budget o la quantità può essere poi indicato un valore individuale specifico per ogni ubicazione.

Cliccando su «Calcolare la regione di diffusione» verrà poi creata la zona di attribuzione in base ai criteri definiti. Ogni regione di diffusione viene visualizzata nel colore dell’ubicazione a cui è associata.

Nota: se desiderate distribuire un mezzo pubblicitario (sorta) diverso per ogni zona d’attribuzione attorno a un’ubicazione, potete registrare una sorta per ogni ubicazione. Per farlo, seguite la procedura illustrata nel capitolo 3.1.5.4.

3.3 Registrare i dettagli della spedizione

Conclusa la registrazione della regione di diffusione, è necessario fornire i dati relativi al luogo d’impostazione degli invii, nonché la data di impostazione e recapito. Per poter identificare l’ordine nel recapito in maniera univoca, inserite nel campo corrispondente una denominazione per l’ordine che sia il più esplicativa possibile e di massimo di 40 caratteri. La denominazione dell’ordine viene stampata sui documenti dell’ordine stesso e riportata sulla fattura mensile.

Scelta del punto d’impostazione

Selezionate il punto d’impostazione desiderato digitando l’NPA oppure le prime due lettere del luogo di impostazione nel campo «Punto d’impostazione». A seconda del peso complessivo dell’ordine (numero di invii x peso) avrete a disposizione solo un’offerta limitata di possibili punti di accettazione.

Ne esistono di tre tipi:

• Per piccoli volumi: Fino a max due contenitori collettivi (fino a max 920 kg)
  Accettazione presso tutti i punti di accettazione PromoPost (filiali in partenariato escluse)
• Per volumi medi: Fino a max 20 contenitori collettivi o 14 pallet (fino a max 9200 kg)
  Accettazione presso i punti di accettazione per clienti commerciali
• Per grandi volumi: Più di 20 contenitori collettivi o 14 pallet (più di 9200 kg)
  Accettazione presso i tre centri lettere (Zurigo-Mülligen, Eclépens, Härkingen)

Scelta della data d’impostazione o recapito

Selezionate la data d’impostazione desiderata o cliccate sul pulsante «Data di recapito» per inserire la data che preferite. Così facendo, l’offerta di servizi viene calcolata automaticamente e visualizzata per iscritto in un riquadro azzurro sotto il campo della data.

Per maggiori informazioni sull’offerta di prestazioni consultare i factsheet oppure il sito internet www.posta.ch/promopost.

Giorni festivi

Nei giorni festivi non vengono recapitati né accettati invii. Il PromoPost Manager verifica automaticamente se le date di recapito e d’impostazione prescelte coincidono con una festività nazionale. In tal caso, come data di recapito o d’impostazione viene proposto il giorno lavorativo successivo. Il periodo intercorrente tra impostazione e recapito si allunga di conseguenza.

Se la data di recapito cade in un giorno che è festivo solo in singole località della vostra regione di diffusione, gli invii destinati alla regione interessata vengono recapitati nella prima data di recapito indicata o il giorno successivo.

Etichetta pallet / contenitori collettivi:

Soprattutto in caso di volumi di invii considerevoli, è più semplice impostare gli invii se i singoli contenitori sono contrassegnati. Nel campo «Etichetta pallet / contenitori collettivi» indicate il numero di invii per contenitore che devono essere impostati presso la Posta per l’ordine in questione. Una volta conferito l’ordine, il PromoPost Manager crea automaticamente i documenti necessari per le etichette, che possono poi essere applicate sui pallet o sui contenitori.

3.3.1 Rilevare il mittente

Nella quarta fase della registrazione vengono indicati i dati del mittente per eventuali chiarimenti relativi all’ordine. Il cognome e il numero di telefono della persona di contatto sono campi obbligatori, mentre il nome e l’indirizzo e-mail sono facoltativi.

Di default, come mittente e pagatore vengono acquisiti gli indirizzi registrati nelle impostazioni. Qualora fossero presenti più indirizzi alternativi nell’account della o del cliente, è possibile modificarli qui.

Se sono stati registrati uno o più centri di costo per il numero di licenza di affrancatura PromoPost selezionato, è obbligatorio selezionare il centro di costo desiderato per poter concludere l’ordine.

3.3.2 Impostazione degli invii

L’impostazione dell’invio può essere effettuata a scelta dal mittente stesso o tramite un operatore, come ad esempio una tipografia. Per default è attiva l’opzione «Da parte del mittente».

Se è invece un’altra ditta a portare la merce al punto di accettazione, si deve selezionare l’opzione «Tramite operatore». Non occorre che l’indirizzo dell’operatore disponga di una modalità di pagamento valida e può essere registrato direttamente in questa schermata. Se il cosiddetto indirizzo d’impostazione di un operatore è registrato nelle impostazioni, è possibile cercarlo e aggiungerlo anche tramite la maschera di ricerca.

3.4 Riepilogo

3.4.1 Indicazioni generali

Nel riepilogo vengono riportati tutti i dati rilevanti dell’ordine al fine di verificarne la correttezza. Per poter conferire un ordine, la data di impostazione non deve essere fissata oltre i tre mesi successivi. In alternativa, inizialmente è possibile creare solo un calcolo del prezzo e salvarlo nella panoramica dell’ordine.

A ogni modifica dell’offerta o del calcolo del prezzo vengono automaticamente ricalcolate le cifre di diffusione in modo da garantire che il volume degli invii sia aggiornato quando viene conferito l’ordine. Una volta conferito l’ordine non è più possibile apportare modifiche e la Posta si aspetta che l’ordine venga impostato il giorno prestabilito.

Se fosse necessario correggere l’ordine a posteriori, rivolgetevi alla vostra o al vostro consulente clienti oppure contattate il servizio clienti all’indirizzo pmi@posta.ch.

3.4.2 Sconti

Nell’ultima fase della registrazione dell’ordine è possibile inserire eventuali codici sconto. Ogni codice sconto è valido per un periodo di tempo definito per un determinato prodotto ed eventualmente è applicabile solo fino a un certo volume di invii. I criteri di validità vengono definiti nel dettaglio nella campagna.

Gli sconti applicati devono essere verificati nella panoramica dei prezzi prima che venga conferito definitivamente l’ordine. Per impartire l’ordine, è necessario accettare le CG attualmente in vigore.

3.4.3 Download di documenti

Con la creazione di un’offerta o il conferimento dell’ordine vengono creati anche tutti i documenti dell’ordine rilevanti, che saranno poi disponibili per essere scaricati. Stampate il bollettino di consegna e consegnatelo alla Posta insieme agli invii. Il bollettino di consegna deve essere in formato cartaceo affinché sia possibile scansionare il codice a barre al momento dell’impostazione.

Contrassegnate l’ordine come preferito se desiderate rintracciarlo facilmente nella panoramica dell’ordine tramite questo criterio di ricerca.

3.5 Importare gli ordini

La funzione «Importare gli ordini» può essere utilizzata per creare contemporaneamente più ordini con alcune caratteristiche di base in comune. Se si tratta dello stesso prodotto e dello stesso formato d’invio, è possibile importare ordini con regioni di diffusione diverse tramite un file CSV.

Per poter registrare gli ordini, occorre prima compilare tutti i campi della pagina. Questi dati sono comuni a tutti gli ordini e se necessario possono essere modificati singolarmente a posteriori.

Modello di importazione

Scaricate il modello di importazione che si trova in fondo alla pagina e compilatelo indicando il peso dell’invio, la data di recapito e la regione di diffusione desiderata per ogni singolo ordine che volete registrare. La regione di diffusione deve essere indicata nella riga corrispondente come lista di codici postali a 4 o 6 cifre separati da barre. Per ogni ordine è inoltre necessaria una denominazione individuale.

Caricando il file tramite l’azione «Importare gli ordini», i set di dati vengono impostati tutti sullo stato «Aperto» e compariranno nella Gestione dell’ordine.

Nota: per completare il conferimento di un ordine, occorre elaborarlo e confermarlo nell’ultima fase del processo. A seguito del conferimento verranno generati i documenti degli ordini, che saranno poi disponibili per il download.

Sulla pagina iniziale vengono mostrati direttamente gli ultimi ordini che avete creato o modificato. Per cercare altri ordini, cliccate sul pulsante «Andare alla gestione dell’ordine».

4.1 Panoramica dell’ordine

Nella Gestione dell’ordine, utilizzando la funzione di ricerca potete richiamare tutti gli ordini registrati negli ultimi tre anni. Le voci più vecchie vengono eliminate periodicamente dalla banca dati.

Per nascondere temporaneamente alcune delle colonne visualizzate o per escluderle dall’esportazione, cliccate su «Modificare la rappresentazione delle colonne» e selezionate tutte le colonne che desiderate rimuovere dalla panoramica. Si tratta di una modifica solo temporanea che non verrà conservata all’accesso successivo.

Le azioni possibili per ogni ordine sono disponibili a destra nella tabella di panoramica. A seconda dello stato, l’ordine può essere ulteriormente elaborato o copiato. Per eseguire un’azione, cliccate sul simbolo corrispondente.

• Copiare l’ordine: quando viene copiato il set di dati, tutte le definizioni dell’ordine vengono acquisite in un nuovo ordine, ad eccezione dei dati concernenti il recapito e dello stato.
• Elaborare l’ordine: gli ordini con stato «Aperto» oppure «Offerta allestita» possono essere mutati e impartiti. In tal caso, le cifre di diffusione vengono ricalcolate e potrebbero quindi differire qualora siano state aggiornate dall’ultima elaborazione. Gli ordini impartiti (ovvero gli ordini che avete confermato) non possono invece essere più modificati in alcun modo.

È possibile trovare tutte le altre azioni nell’elenco che compare cliccando i tre puntini in corrispondenza di ogni riga dell’ordine.

Con un ordine è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• Contrassegnare come preferito: potete contrassegnare un ordine come preferito per trovarlo più facilmente nella Gestione dell’ordine utilizzando questo criterio di ricerca.
• Scaricare documenti: se disponibili, con questa opzione vengono creati e visualizzati i documenti relativi all’ordine nella loro versione aggiornata.
• Visualizzare l’ordine: questa azione apre la registrazione dell’ordine ma non dà la possibilità di apportare modifiche. Tuttavia, in questa modalità è possibile esportare la regione di diffusione.
• Aprire visualizzazione dettagliata: la visualizzazione dettagliata dell’ordine fornisce agli utenti una visione ampliata con tutte le informazioni relative all’ordine. Per una descrizione specifica della visualizzazione dettagliata dell’ordine si rimanda al capitolo 4.3.

4.2 Cercare un ordine

4.2.1 Ricerca semplice

Nel campo di ricerca generica è possibile utilizzare come chiave di ricerca la denominazione o il numero dell’ordine. La ricerca viene effettuata in tutta la banca dati senza limitazioni di categoria. Se si vuole fare una ricerca con concetti a scelta non va utilizzato il carattere segnaposto. I dati numerici (ad es. numero d’ordine) devono essere inseriti con precisione.

Di default la ricerca viene effettuata tra tutti i tipi di ordine, incluse le bozze (offerte) o tutti i calcoli del prezzo effettuati con il Quick Calculator. Per restringere la ricerca, è possibile indicare già qui i tipi di ordine da escludere.

4.2.2 Campi di ricerca opzionali

Nella ricerca complessa è possibile combinare più criteri di ricerca opzionali. Se si vuole fare una ricerca con concetti a scelta (mittente, denominazione ordine ecc.) non va utilizzato il carattere segnaposto. I dati numerici devono essere inseriti con precisione.

Alcuni criteri di ricerca, come lo stato dell’ordine o il prodotto, sono già predefiniti e possono essere utilizzati direttamente. Se necessario, aggiungete tutti gli altri criteri utili per la ricerca.

La casella di controllo «Preferiti» consente di restringere ulteriormente la ricerca e quindi non è attiva di default. Se avete ordini contrassegnati come preferiti, potete utilizzare questa casella di controllo anche come criterio di ricerca.

A seconda dei criteri di ricerca e dei filtri impostati verranno elencati vari ordini. Potete visualizzare le voci di una colonna in ordine crescente o decrescente cliccando sul titolo della stessa.

Per esportare i risultati di ricerca in un file, cliccate sui tre puntini a destra nell’intestazione della tabella. L’azione «Scaricare i dati dell’ordine (XLS)» vi permette di esportare l’attuale schermata (tutti gli ordini elencati in base ai criteri di ricerca e di filtro e le colonne visualizzate) in un file Excel.

4.3 Visualizzazione dettagliata

Aprite la «visualizzazione dettagliata» dell’ordine desiderato dal menu che compare cliccando i tre puntini nella riga corrispondente. La visualizzazione dettagliata mostra tutte le informazioni relative all’ordine in questione.

• Date d’impostazione e recapito
• Dati di fatturazione
• Panoramica dei prezzi
• Documenti d’ordine

Passate dalla scheda «Panoramica dell’ordine» a «Fatturazione» per avere una panoramica di tutti i dati dell’ordine.

Viene designato come ubicazione l’indirizzo specifico di un’azienda o una filiale. La Gestione delle ubicazioni consente di registrare più indirizzi per ogni mittente, che possono essere utilizzati nell’ordine fattura come indirizzo di partenza per il calcolo del raggio.

La Gestione delle ubicazioni può essere richiamata dalla sezione Dati di base dell’ordine nella pagina iniziale:

5.1 Elaborare ubicazioni

Se avete registrato più indirizzi di mittenti nelle impostazioni dell’account, modificate il mittente per il quale desiderate registrare ubicazioni se necessario.

Ogni ubicazione viene registrata con una denominazione, l’indirizzo e un colore a scelta. L’elaborazione di un indirizzo già registrato e l’importazione di un elenco di indirizzi possono essere effettuate solamente nella Gestione delle ubicazioni.

5.2 Importare ubicazioni

Per importare un intero elenco di indirizzi nella Gestione delle ubicazioni, scaricate dapprima il modello di importazione e, se desiderate segnare un punto specifico sulla cartina, compilatelo poi secondo il seguente schema:

Poiché il calcolo del raggio si riferisce sempre a una categoria di popolazione, potete importare anche la solo località interessata senza indicare l’indirizzo come ubicazione:

Dopo aver importato gli indirizzi, è possibile assegnare a ogni ubicazione un colore, che viene altresì acquisito nella regione di diffusione.

Gli indirizzi importati correttamente hanno un flag verde nella colonna «Stato». Se l’indirizzo è risultato non leggibile, compare un flag rosso e l’indirizzo deve essere inserito manualmente mediante l’azione «Elaborare», affinché compaia nell’ordine come ubicazione.

Per modificare l’ubicazione, cliccate sul simbolo della matita e inserite l’indirizzo manualmente.

Per avere una panoramica di tutte le ubicazioni registrate, è possibile esportare le voci in una lista Excel. Mediante l’azione «Scaricare le ubicazioni», viene generato un documento con tutti gli indirizzi salvati nella Gestione delle ubicazioni. Tale documento può essere utilizzato per effettuare un controllo delle voci oppure può essere importato successivamente per un altro mittente.

6.1 Creare regione di diffusione

Se utilizzate sempre le stesse regioni di diffusione nei vostri ordini, create e gestite le vostre liste di diffusione personali per poterle acquisire nella registrazione dell’ordine con facilità. Dalla pagina iniziale è possibile richiamare la sezione «Gestire le mie regioni di diffusione» cliccando sul link corrispondente.

Se avete registrato più indirizzi di mittenti nelle impostazioni dell’account, modificate il mittente per il quale desiderate registrare liste di diffusione se necessario.

Le liste di diffusione possono essere registrate sia manualmente, sia importando i dati. Per importare una regione di diffusione, scaricate prima il modello di importazione.
In alternativa a un modello di importazione, è possibile importare anche un file CSV con una lista di numeri postali d’avviamento da 4 o 6 cifre secondo il seguente schema:

Compilate la colonna con NPA solo da 4 o solo da 6 cifre, ma mai con entrambi. I numeri postali d’avviamento a 4 cifre comprendono quelli a 6 cifre. Importando gli NPA da 4 cifre, anche tutte le località corrispondenti ai numeri postali d’avviamento a 6 cifre inclusi al loro interno vengono acquisite nella regione di diffusione.

6.2 Registrazione modelli di liste di diffusione per ordine con sorte d’invii

Nella Gestione liste di diffusione è possibile registrare come modello anche liste di diffusione per singole sorte. Tali modelli di sorte possono essere acquisiti nella registrazione dell’ordine come sorte intere e consentono quindi di semplificare il processo di registrazione.

Poiché la designazione delle sorte d’invii può essere composta al massimo da 16 caratteri, quando si registra un modello di sorta occorre selezionare l’opzione «Lista di diffusione per tipi di prospetto». Quando il modello viene acquisito in un ordine, la designazione della lista di diffusione viene automaticamente acquisita come designazione di sorte d’invii.

6.3 Panoramica delle liste di diffusione

Selezionando una o un cliente mittente, vengono visualizzate automaticamente le sue liste di diffusione disposte in ordine crescente in base all’ID. Le liste di diffusione più recenti si trovano quindi sempre in cima all’elenco.

Per cercare una lista di diffusione specifica, è possibile inserire nel campo di ricerca il suo ID o la sua denominazione. Se non doveste essere in possesso di questi due dati, sono disponibili campi di ricerca opzionali che possono essere combinati tra loro.

Qui è possibile elaborare, copiare o rimuovere le liste di diffusione presenti nell’elenco.

Nel menu «Impostazioni del conto» avete la possibilità di definire le vostre impostazioni standard per lavorare al meglio con il PromoPost Manager.

7.1 Scheda «Dettagli del conto»

Nei dettagli dell’account vengono mostrate sulle le informazioni relative all’utente e gli indirizzi della ditta che possono essere selezionati come possibili mittenti nella registrazione dell’ordine.

Gli indirizzi che qui sono definiti come mittenti, speditori o pagatori standard vengono acquisiti automaticamente nell’ordine fattura tra i dati del mittente.

7.2 Scheda «Valori standard»

Nella scheda «Valori standard» inserite i valori standard desiderati (valori di default) per l’elaborazione degli ordini:

• Numero di voci nelle tabelle: qui stabilite il numero di righe visualizzate su una pagina. Questa impostazione viene applicata a tutti gli elenchi, come ad esempio la Gestione dell’ordine o la tabella relativa alla regione di diffusione.
• Posto MRQ per default: questa impostazione viene applicata per l’accettazione nei centri lettere. Qui è possibile definire un posto MRQ per default. Tale impostazione verrà ripresa nel menu «MRQ».
• Dimensione predefinita del mazzo per unità: se gli invii del vostro ordine vengono prodotti e consegnati per lo più in mazzi della stessa dimensione, potete definire qui il vostro valore standard.
• Formato predefinito degli invii: se gli invii del vostro ordine presentano prevalentemente lo stesso formato, potete indicarlo qui.

8.2 Calcolo del prezzo senza registrazione

È possibile creare un calcolo del prezzo con le informazioni relative al numero di invii necessario nella regione di diffusione desiderata anche senza essersi prima registrati. Per farlo, potete utilizzare il servizio online «PromoPost Quick Calculator» che si trova su www.posta.ch nella sezione «Tutti i servizi online» oppure al seguente URL: promopost.post.ch/PPM/ppm-client-qcpublic/qc/kampagneneckdaten?lang=it. Per utilizzare il Quick Calculator non è necessario effettuare il login al centro clienti della Posta. Il sistema conserva i calcoli dei prezzi effettuati per tre mesi e durante questo periodo è possibile acquisirli in un ordine presso una filiale della Posta fornendo il numero del calcolo del prezzo che inizia per «QC».

8.1 Generare calcolo del prezzo

Per pianificare un invio futuro di cui non si conosce ancora la data di recapito, è possibile creare un calcolo del prezzo come documento in formato PDF. Potete farlo dalla registrazione dell’ordine, nella sezione «Pianificare e conferire l’ordine», dove dovrete compilare la fase 1 e 2 come descritto nel capitolo 3.1. Cliccate su «Scaricare il calcolo del prezzo» in fondo alla schermata della fase 2 per creare il documento. Al suo interno è riportato il numero d’ordine univoco, che rimarrà a disposizione nella gestione dell’ordine per consentire di elaborarlo ulteriormente.