1.1 Connexion dans le Centre clientèle de poste.ch

Inscrivez-vous dans le Centre clientèle de la Poste avec votre SwissID sur www.poste.ch/centreclientele et commandez le service en ligne «PromoPost Manager». Si vous avez déjà un account au Centre clientèle de la Poste, connectez-vous simplement à l’aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe. Vous pouvez aussi enregistrer le service en ligne «PromoPost Manager» en tant que favori afin de pouvoir y accéder en toute simplicité ultérieurement et de profiter de toutes les offres PromoPost.

Si vous avez déjà un login pour accéder au Centre clientèle mais ne disposez pas encore du «PromoPost Manager», cliquez sur «Commander» pour demander à bénéficier de ce service.

La page d’accueil du PromoPost Manager peut être lancée à partir de chaque module, depuis le chemin d’accès «PromoPost Manager» ou le point de menu «Démarrer le service en ligne» de la navigation.

Chemin d’accès:

Navigation:

2.1 Volets et liens dans le dashboard

La page d’accueil est composée d’un dashboard offrant un accès direct à tous les points de menu. De plus, les derniers ordres traités sont affichés directement sur la page d’accueil.

Différents modules peuvent être sélectionnés en fonction de l’autorisation de rôle.

La page d’accueil permet d’accéder à tous les modules importants pour créer des ordres.

1. Planifier, calculer et saisir un ordre
   - Planifier et transmettre un ordre: c’est ici que vous préparez tout pour votre envoi, que vous transmettez les ordres et que vous créez tous les documents d’ordre. Pour plus d’informations, voir le chapitre 3.1.
   - Importer des ordres: ce module permet de créer plusieurs ordres ayant des données de base identiques via une fonction d’importation. Pour plus d’informations, voir le chapitre 3.5.
2. Données de base de l’ordre:
   - Gérer mes zones de diffusion: Si vous utilisez fréquemment les mêmes zones de diffusion, vous pouvez les saisir et les traiter sous «Gérer mes zones de diffusion». Pour plus d’informations, voir le chapitre 6.
   - Gérer mes sites: La gestion des sites permet de saisir les adresses de filiales pouvant être utilisées dans l’ordre facture pour calculer la zone de diffusion avec plusieurs adresses de départ. Pour plus d’informations, voir le chapitre 5.
3. Paramètres du compte:
   - Les paramètres du compte permettent de définir certaines valeurs par défaut pour la saisie d’un ordre. C’est ici que se fait aussi la gestion de vos adresses d’expéditeur et de payeur. Pour plus d’informations, voir le chapitre 7.
4. Derniers ordres:
   - Cette rubrique vous montre les ordres récemment saisis que vous pouvez directement copier ou traiter.
   - Pour la recherche ciblée d’autres ordres, lancez la gestion des ordres au moyen du bouton «vers la gestion des ordres». Pour plus d’informations, voir le chapitre 4.

Pour établir un ordre facture, sélectionnez le point de menu «Planifier et transmettre un ordre».

Veuillez noter que vous ne pouvez saisir des ordres que pour votre propre compte, sur la base des licences d’affranchissement enregistrées dans votre profil d’utilisateur. Si vous voulez saisir des ordres pour un client tiers, celui-ci doit explicitement vous accorder l’autorisation d’accès nécessaire via les paramètres du compte utilisateur.

La procédure de saisie des ordres est divisée en cinq étapes qui seront décrites plus en détail dans les chapitres suivants:

1. Données de l’ordre: sélection du produit PromoPost voulu et autres options.
2. Zone de diffusion: définition de la zone de diffusion dans l’ordre.
3. Détails de l’expédition: indication de la désignation de l’ordre, de la date de distribution et du point de dépôt.
4. Détails de l’expéditeur: saisie des coordonnées pour l’ordre et sélection d’un autre payeur.
5. Récapitulatif: les données de l’ordre, y compris les prix, sont affichées dans un aperçu. Ici, vous pouvez décider d’établir une offre ou de confirmer l’ordre.

Les données de l’ordre sont enregistrées uniquement lorsque vous cliquez sur «Saisir les détails de l’expédition» à l’étape 2 après avoir défini la zone de distribution. Pour la correspondance, l’ordre se voit alors attribuer un numéro d’ordre univoque permettant de le retrouver dans la gestion des ordres.

En cliquant dans la saisie de l’ordre sur les boutons Info (ⓘ), vous obtenez des informations complémentaires sous la forme de textes d’aide.

3.1 Planifier l’expédition

3.1.1 Choisir le produit, le format et la taille de liasse

1. Sur la première liste déroulante, sélectionnez le produit PromoPost voulu et activez la case à cocher pour la diffusion officielle dans toutes les boîtes aux lettres si votre envoi remplit les critères. Vous pouvez consulter la description des différents produits et prestations complémentaires directement dans les textes d’information de l’outil ou sur le site www.poste.ch/promopost.
2. Saisissez le poids précis en grammes de chaque envoi. Cette indication est déterminante pour le prix et a donc un impact sur le calcul du prix. Vous pouvez saisir ici un poids d’envoi allant jusqu’à 500 grammes. Pour les envois lourds, veuillez vous adresser à votre conseil à la clientèle ou au service à la clientèle à l’adresse pme@poste.ch.
   Sous le format, indiquez si l’envoi prévu est conforme à la norme DIN ou non (Autre format).
3. Si les indications de poids et de format remplissent les critères pour un envoi spécial, la case à cocher «Mon envoi ne correspond pas à la norme (+CHF 0.03 par envoi)» est automatiquement activée, ce qui donne lieu à un supplément au prix unitaire du fait d’un traitement plus compliqué des envois. La raison pour laquelle le supplément pour envois spéciaux doit être appliqué est indiquée dans un texte d’information.
4. D’autres suppléments et réductions doivent être affichés pour consultation et utilisation. La réduction «Rabais spécial Sampling» (pour les échantillons de marchandises) permet d’obtenir un rabais de 10% sur le montant de l’ordre, en fonction de la quantité. Cette option ne peut être sélectionnée que si les critères correspondants sont remplis. Afin d’utiliser le rabais Sampling, veuillez contacter votre conseil à la clientèle ou le service à la clientèle à l’adresse pme@poste.ch.
5. Les indications relatives à la taille de la liasse aident à optimiser le traitement dans les services de handling et les offices de distribution. La liste déroulante propose les tailles de liasse autorisées conformément au factsheet «Spécifications PromoPost», voir www.poste.ch/promopost.

3.1.2 Indications de budget ou de quantité et options supplémentaires

1. Saisir une indication de budget ou de quantité: saisissez ici une quantité ou un budget global si vous voulez comparer le prix de l’ordre actuel ou la quantité commandée actuelle avec cette indication. Selon la méthode de saisie de la zone de diffusion, cette indication peut être utilisée en tant que montant maximal ou en tant que valeur indicative.
   Si la zone de diffusion est créée avec un calcul du rayon de plusieurs sites, il est possible de saisir un indication de budget ou de quantité par site.
2. Si votre zone de diffusion comprend différentes variantes de votre moyen publicitaire («sortes»), sélectionnez l’option supplémentaire pour plusieurs prospectus (sortes de prospectus). De cette manière, lors de la saisie de votre zone de diffusion, vous aurez la possibilité d’indiquer quelles sortes d’envois doivent être distribuées dans quelles localités.
3. Si les sites de plusieurs filiales doivent être utilisés comme adresses de départ pour le calcul du rayon dans la zone de diffusion, cochez cette case. Lors de la saisie de la zone de diffusion, ces adresses de sites peuvent être saisies directement ou être reprises dans l’ordre à partir de la gestion des sites.

3.2 Saisir et optimiser une zone de diffusion

3.2.1 Définir la zone de diffusion

Méthode de définition de la zone de diffusion: pour sélectionner les localités dans lesquelles vos envois doivent être distribués (= zone de diffusion), vous disposez de quatre possibilités différentes:

1. Rechercher et saisir des localités: saisissez les NPA ou les noms des localités pour ajouter les localités voulues. Vous pouvez également ajouter des zones entières en une seule étape en sélectionnant l’unité souhaitée (p. ex. canton, langue, REMP, etc.) dans le type de zone.
2. Saisir les localités dans le périmètre: toutes les localités situées dans un périmètre défini autour d’une ou plusieurs adresse(s) de départ sont sélectionnées automatiquement. Toutes les localités au niveau du NPA à 4 chiffres sont prises en compte. Pour qu’une localité soit sélectionnée, la concentration démographique doit se trouver à l’intérieur du périmètre défini. Si vous avez saisi une indication de budget ou de quantité, vous pouvez, outre le temps de trajet ou la distance parcourue, faire sélectionner toutes les localités autour d’une adresse, jusqu’à ce que l’objectif budgétaire ou quantitatif soit atteint.
3. Reprendre la zone de diffusion à partir des listes enregistrées: si vous souhaitez utiliser la même zone de diffusion que celle que vous avez déjà utilisée dans un ordre ou définie comme modèle dans la gestion des listes de diffusion, sélectionnez ici l’ordre souhaité ou la liste correspondante.
4. Il est possible d’importer une liste de NPA à partir d’un fichier CSV sous «Importer à partir d’un fichier».

3.2.1.1 Saisir les localités dans le périmètre

Pour un calcul du périmètre, il faut toujours un lieu de départ et une distance pour définir la zone de diffusion. La distance peut être indiquée en temps (en minutes) ou en kilomètres. Si un objectif budgétaire ou quantitatif doit être respecté, celui-ci peut être utilisé comme limite à la place de la distance.

Pour le calcul du périmètre, vous pouvez saisir comme point de départ une «Adresse au choix» ou une localité. Si vous voulez utiliser plusieurs adresses de départ dans la même zone de diffusion, utilisez la liste des sites. Vous pouvez saisir directement dans l’ordre les adresses de départ de vos sites ou les récupérer dans la gestion des sites. Pour plus d’informations, voir le chapitre 5.

3.2.1.2 Reprendre à partir des listes enregistrées

Ce type de saisie de la zone de diffusion permet de reprendre les données des listes de diffusion existantes provenant d’anciens ordres ou de la gestion des listes de diffusion. Les derniers ordres ou les dernières listes de diffusion utilisés sont affichés pour sélection directe. Pour rechercher d’autres listes de diffusion, ouvrez la gestion des ordres ou des listes de diffusion. Pour plus d’informations sur la gestion des listes de diffusion, voir le chapitre 6.

3.2.1.3 Importer une zone de diffusion à partir d’un fichier

Au lieu de saisir manuellement une zone de diffusion, vous pouvez l’importer à l’aide d’un fichier CSV. Pour cela, sélectionnez l’option «Importer à partir d’un fichier».

Avec modèle d’importation

Téléchargez le modèle au moyen du lien «Télécharger un modèle de document». Il s’agit de la liste à jour de toutes les localités suisses disponibles. Attribuez un «1» aux localités souhaitées dans la colonne «Sélection», puis enregistrez le fichier au format CSV.

Lors du chargement de la liste, les localités qui y sont sélectionnées sont importées dans l’ordre et validées. Les numéros postaux d’acheminement non valables sont directement affichés à l’écran. Les raisons pour un NPA non valable peuvent être les suivantes:

1. le NPA a été supprimé (en cas d’utilisation d’une liste ancienne);
2. il n’existe pas de chiffres de diffusion pour le produit sélectionné.

Sans modèle

Si vous connaissez déjà les numéros postaux d’acheminement de la zone de diffusion souhaitée, vous pouvez créer vous-même le fichier d’importation. Il est toutefois important que la ligne de titre corresponde à l’illustration ci-dessous. Pour importer une zone de diffusion, il suffit d’indiquer le NPA à quatre ou six chiffres.

Assurez-vous que chaque entrée apparaît une fois seulement et pour plus de sécurité, nettoyez les listes volumineuses en effectuant une recherche de doublons, afin d’éviter les messages d’erreur au moment du chargement. Enregistrez le fichier au format CSV. Lors du chargement du fichier, la liste est importée dans l’ordre et validée.

Les erreurs d’importation peuvent avoir les causes suivantes:

1. un NPA apparait plus d’une fois sur la liste;
2. le fichier n’est pas au format CSV;
3. les titres de colonnes ne correspondent pas aux indications.

En cas d’erreur d’importation, vérifiez ces trois critères et renouvelez l’opération.

Ordre avec sortes d’envois

Si votre ordre est un ordre avec sortes d’envois, vous avez la possibilité d’importer simultanément l’ensemble de la zone de diffusion pour toutes les sortes et les désignations des sortes d’envois. Utilisez pour cela la structure d’importation suivante:

Pour importer une zone de diffusion, il suffit d’indiquer le NPA à quatre ou six chiffres.

Remarque: la désignation des sortes d’envois ne peut dépasser 16 caractères pour permettre le traitement ultérieur de l’ordre.

3.2.1.4 Optimiser la zone de diffusion en fonction de critères socio-démographiques

Pour optimiser la zone de diffusion selon des groupes cibles, il convient de définir en premier lieu les critères socio-démographiques voulus. De nombreux critères peuvent être combinés entre eux à volonté. Un clic sur «Optimiser la zone de diffusion» permet de supprimer de la zone de diffusion sélectionnée toutes les localités (NPA) qui ne répondent pas aux critères définis. Il est de ce fait préférable de définir au départ une zone de diffusion aussi large de possible.

Vous avez le choix entre les critères Revenu net, Taille du ménage et Tranche d’âge . Pour chaque critère, vous sélectionnez la catégorie souhaitée (groupe cible) et la part que le groupe cible doit représenter dans une localité. Cette part est divisée en 5 niveaux («très peu» à «très élevé»). Les pourcentages entre parenthèses indiquent la part relative des ménages dans une localité.

Remarque: il est possible de choisir plusieurs catégories dans un même critère. Plus vous définissez de critères, plus vous conservez de localités dans la zone de diffusion.

Une fois la zone de diffusion optimisée, celle-ci peut être validée définitivement ou rejetée pour revenir à la version précédente.

Lorsque la zone de diffusion est correctement définie pour l’ordre concerné, cliquez sur «Continuer» pour passer aux détails de l’expédition.

3.2.2 Aperçu de la zone de diffusion sous forme de carte et de tableau

La zone de diffusion est affichée sur la carte et sous forme de tableau. La vue sous forme de tableau favorise la recherche ciblée et la suppression de certains NPA. La carte propose une plus large gamme de fonctions pour le traitement de la zone de diffusion.

3.2.2.1 Outils de cartographie

En bas à gauche de la vue de la carte, trois cartes de bases différentes sont proposées à la sélection. Cette option est principalement intéressante si vous souhaitez imprimer la carte par la suite.

Pour travailler directement dans la carte et sélectionner des localités ou une région complète, il est recommandé d’utiliser le mode Plein écran, pour éviter que les outils de cartographie ne recouvrent une partie de la carte.

Un clic sur la carte permet d’ajouter ou de supprimer des localités de la zone de diffusion à partir d’un pop-up. Le pop-up reprend des informations sur le rayon d’action du produit sélectionné. Vous pouvez ajouter ou supprimer directement le NPA souhaité au moyen de l’icône + placée près du nom de la localité.

De plus, les indications concernant les caractéristiques socio-démographiques de la localité en question peuvent être directement affichées dans le pop-up.

3.2.2.2 Outils

1. Zoom agrandir
2. Zoom réduire
3. Activer / Désactiver le mode Plein écran
4. Centrer la carte
5. Sélectionner l’affichage de la carte de base; 3 vues sont proposées:
   1. Carte discrète (par défaut)
   2. Carte sombre
   3. Carte topographique
6. Traitement de la zone de diffusion inactif:
   Il est possible de déplacer la carte à l’aide de la souris et les statistiques de la zone de diffusion s’affichent par localité.
7. Traitement de la zone de diffusion actif:
   Chaque clic sur la carte ajoute ou supprime une localité de la zone de diffusion.
8. Actions disponibles pour les cartes et les tableaux:
   - Télécharger la liste de diffusion ou le fichier d’importation
   - Télécharger la vue de la carte au format JPG ou dans un document PDF

Remarques importantes sur le traitement de la carte:

1. Pour modifier la zone de diffusion, utilisez le mode Plein écran pour voir l’intégralité de la carte.
2. Pour ajouter ou supprimer des localités, vous devez d’abord activer le mode Traitement en cliquant sur l’icône représentant un crayon.
3. Si vous voulez déplacer la carte avec la souris alors que vous êtes en mode Traitement, vous devez auparavant désactiver ce mode.

Sur la partie droite se trouvent les widgets de traitement de la zone de diffusion sur la carte.

1. Rechercher par localités ou par adresses: vous pouvez ici saisir le nom des localités, les adresses ou les NPA pour retrouver la zone recherchée sur la carte.
2. Zone de propagation: vous pouvez personnaliser la transparence des couleurs, activer ou désactiver le mode Traitement pour la carte.
   Remarque: dès que le mode Traitement est activé, chaque clic sur la carte induit une modification de la zone de diffusion.
3. Critères socio-démographiques: les 3 critères socio-démographiques peuvent être sélectionnés ici et affichés directement sur la carte afin de faciliter la sélection des localités souhaitées. La distinction par tranche d’âge, taille du ménage et revenu est définie au niveau du NPA.
4. Imprimer: cette fonction permet de préparer une partie quelconque de la carte au format voulu en vue de son impression.

Imprimer la carte

Si nécessaire, passez d’abord en mode Plein écran. Choisissez la taille A4 ou A3, le format et le sens, afin de préparer le document. Les formats d’impression disponibles sont: JPG, PDF ou PNG. La saisie d’un titre pour le document à imprimer et le légendage de la zone de diffusion sont facultatifs. L’impression des légendes est adaptée principalement pour les ordres avec sortes d’envois.

Pour définir la partie de la carte à imprimer, définissez la taille de la zone d’impression à l’aide du curseur et déplacez la carte à la position voulue avec la souris.

Cliquez ensuite sur «IMPRIMER» et attendez que le document apparaisse sous «Results».

Le lien conduit ensuite vers une nouvelle fenêtre de navigation qui permettra d’enregistrer le document.

3.2.2.3 Tableau

Passez de l’affichage sur carte à l’affichage sous forme de tableau pour voir la zone de diffusion dans la liste. Cliquez sur les trois points situés dans la partie supérieure droite de l’entête du tableau pour afficher les actions disponibles. Le champ de saisie «Rechercher par NPA» vous permet de rechercher le NPA d’une localité précise dans la zone de diffusion existante.

Si la localité recherchée se trouve dans la zone de diffusion, elle est affichée en première position et en gras. Un clic sur le bouton «Supprimer la sélection» permet de supprimer tous les NPA cochés de la zone de diffusion. Pour étendre la liste à plus de 10 entrées dans l’affichage, il est possible de personnaliser la taille de la page via la liste déroulante.

3.2.2.4 Étendue de l’offre

Sur le côté droit du masque de saisie d’ordre se trouve l’aperçu avec l’étendue de l’offre de la sélection actuelle. On peut ici consulter à tout moment combien d’envois sont nécessaires pour la zone de diffusion sélectionnée et à combien s’élève le prix. Le prix indicatif est basé sur les données de l’ordre (produit et poids), la zone de diffusion choisie (catégorie de localité et nombre de ménages) ainsi que les suppléments choisis. Le prix s’entend hors TVA. Si sous «Données clients», un expéditeur ayant conclu des conditions liées à un contrat à la Poste est sélectionné, le rabais sur le chiffre d’affaires est déjà déduit du prix affiché.

3.2.3 Créer un ordre avec sortes d’envois

Si dans votre ordre, vous voulez envoyer différents supports publicitaires de poids et de format identiques, choisissez lors de la saisie l’option supplémentaire «Plusieurs prospectus (sortes de prospectus) sont utilisés simultanément pour la campagne».

Vous pouvez saisir les sortes une à une manuellement, les reprendre de la gestion des listes de diffusion, les créer à partir des sites préalablement saisis ou les importer au moyen d’un fichier CSV avec liste de diffusion.

3.2.3.1 Saisir les sortes individuellement:

À l’aide du bouton «Ajouter une sorte», option «Saisie individuelle», saisissez une description (16 caractères au plus) pour chaque sorte voulue. Une fois la saisie terminée, sous «Sélectionner et éditer les sortes», ajoutez pour chaque sorte les zones dans lesquelles cette variante doit être distribuée. Répétez ces deux étapes jusqu’à ce que votre zone de diffusion soit intégralement saisie pour toutes les sortes.

En principe: les localités sont toujours ajoutées pour la sorte actuellement sélectionnée dans la liste déroulante.

3.2.3.2 Reprendre les sortes de la gestion des listes de diffusion

Si vous avez déjà créé des modèles d’ordres avec sortes d’envois dans la gestion des listes de diffusion, vous pouvez les reprendre directement dans l’ordre. Choisissez pour cela l’option «Ajouter à partir d’une liste de sortes».

Seuls les modèles définis comme sortes dans la gestion des zones de diffusion de l’expéditeur sélectionné sont disponibles. Pour chaque liste que vous reprenez, une seule sorte est créée et enregistrée avec la zone de diffusion définie dans la gestion des listes de diffusion.

3.2.3.3 Créer des sortes à partir des sites:

Il est également possible de créer des sortes à partir de sites. L’option «Créer à partir de sites» est particulièrement intéressante si vous voulez créer un ordre avec différents moyens publicitaires dans la région de desserte de plusieurs filiales.

Définissez d’abord les sites avec l’adresse de départ et la couleur voulue, afin de calculer ensuite la zone de diffusion. Chaque site est repris automatiquement comme sorte.

Si vous avez déjà saisi les adresses de vos sites dans la gestion des sites, vous pouvez valider les entrées voulues directement dans l’ordre. Vous pouvez également saisir manuellement les sites. Procédez pour cela comme décrit au chapitre 3.6.1.

Remarque: comme les désignations de site sont reprises automatiquement pour désigner les sortes, elles ne doivent pas excéder 16 caractères.

Pour le calcul de périmètre avec sites, les zones de diffusion ne se recoupent en principe pas. Pour autoriser explicitement le recoupement des sortes, cette option doit être activée.

3.2.3.4 Importer les sortes à partir d’un fichier

Il est également possible de préparer les sortes dans un modèle CSV et de les importer directement dans l’ordre. Saisissez pour cela un fichier d’importation comme décrit au chapitre 3.1.3.3. Renseignez les NPA voulus dans la zone de diffusion et inscrivez une désignation de sorte pour chaque entrée.

À l’importation du fichier, une sorte avec la zone de diffusion définie dans le fichier sera créée pour chaque désignation de sorte.

Remarque: la désignation des sortes d’envois ne peut dépasser 16 caractères pour permettre le traitement ultérieur de l’ordre.

Actions générales pour les sortes

Dès que plusieurs sortes ont été créées, les actions suivantes sont possibles:

• «Éliminer sorte»: supprime de l’ordre la sorte complète, y c. la zone de diffusion saisie pour cette sorte.
• «Jumeler les sortes d’envois»: les zones de diffusion sont regroupées sous une désignation de sorte.
• «Téléchargement des listes de diffusion sélectionnées»: génère un fichier Excel avec la zone de diffusion des sortes sélectionnées.
• «Enregistrer les listes de diffusion sélectionnées dans la gestion»: enregistre les sortes sélectionnées dans la gestion des listes de diffusion. Si vous voulez sauvegarder les zones de diffusion de toutes les sortes dans la gestion des listes de diffusion, sélectionnez préalablement toutes les sortes en cochant les cases correspondantes.
• «Téléchargement des recoupements de sorte»: permet de créer une liste de toutes les localités de l’ordre dans lesquelles une ou plusieurs sortes se recoupent.
• «Aperçu du prix et du volume pour chaque sorte»: cet aperçu affiche le volume total des envois et le montant facturé par sorte.

3.2.4 Calcul de la zone de diffusion avec sites

Si vous voulez facturer votre zone de diffusion dans le périmètre de plusieurs adresses de départ, choisissez dans la première étape de saisie l’option supplémentaire «Les adresses de départ des sites sont utilisées pour les calculs de la campagne».

Dans la deuxième étape de saisie, sous l’onglet «Saisir les localités dans le périmètre», vous définissez les sites à prendre en compte dans l’ordre en cours.

De nouveaux sites peuvent être attribués directement à l’ordre via le bouton «Créer un nouveau site». Ces adresses sont automatiquement enregistrées dans la gestion des sites.

Saisissez une désignation univoque pour le site et sélectionnez la couleur voulue. Chaque site saisi apparait sur la carte sous la forme d’un point de la couleur attribuée. L’adresse peut être un nom de rue ou une localité. Une fois enregistré, le site est repris dans l’ordre en cours.

Si des adresses de départ sont déjà enregistrées dans les données de base de la gestion des sites, celles figurant sur la liste des sites existants peuvent être reprises dans l’ordre. Remarque: la liste contient uniquement les adresses enregistrées sous l’expéditeur par défaut défini dans la gestion des utilisateurs. Pour saisir un ordre avec une adresse différente, il faudrait préalablement modifier l’expéditeur par défaut.

Les adresses prises en compte dans l’ordre sont ensuite affichées sur la carte et peuvent être utilisées pour le calcul automatique du rayon.

Indications de budget ou de quantité pour le calcul des sites

Il est possible d’indiquer le budget ou la quantité pour tout l’ordre ou individuellement par site. Pour cela, activez dans la première étape de saisie l’option «Prendre en compte les indications de budget et de quantité» et précisez s’il s’agit d’une indication globale pour tout l’ordre ou d’indications individuelles par site. Si les indications sont globales, elles sont réparties à parts égales sur tous les sites présents dans l’ordre.

Pour les indications individuelles, il est possible de saisir ensuite un budget ou une quantité pour chaque site.

Un clic sur «Calculer la zone de distribution» permet alors de créer la région de desserte conformément aux critères fournis. La zone de diffusion de chaque site prend la couleur du site en question.

Remarque: si vous voulez distribuer un moyen publicitaire différent (sortes) pour chaque région de desserte autour d’un site, vous pouvez saisir une sorte par site. Procédez pour cela comme décrit au chapitre 3.1.5.4.

3.3 Saisir les détails de l’expédition

Une fois la zone de diffusion saisie, il convient de renseigner le lieu de dépôt des envois, ainsi que la date de dépôt et la date de distribution. Afin d’identifier précisément l’ordre dans la distribution, saisissez une désignation d’ordre parlante de 40 caractères maximum dans le champ prévu à cet effet. La désignation de l’ordre est imprimée sur les documents d’ordre et sur la facture mensuelle.

Sélection du point de dépôt

Sélectionnez le point de dépôt souhaité en indiquant le NPA ou les deux premières lettres du point de dépôt dans le champ «Point de dépôt». En fonction du poids global de l’ordre (nombre d’envois × poids unitaire), le choix des offices de dépôt possibles est limité.

Trois échelons d’offices de dépôt ont été définis:

1. Petit volume: Jusqu’à deux conteneurs collectifs (max. 920 kg)
   Prise en charge dans tous les points de dépôt PromoPost (hors filiales en partenariat)
2. Volume moyen: Jusqu’à 20 conteneurs collectifs ou 14 palettes (max. 9200 kg)
   Prise en charge dans les points de dépôt réservés à la clientèle commerciale
3. Grand volume: Plus de 20 conteneurs collectifs ou de 14 palettes (plus de 9200 kg)
   Prise en charge dans les trois centres courrier (Zurich-Mülligen, Éclépens, Härkingen)

Sélection de la date de dépôt ou de distribution

Sélectionnez la date de dépôt souhaitée ou cliquez sur le bouton «Date de distribution» pour saisir la date souhaitée. L’offre de prestations est alors calculée automatiquement et elle s’affiche sous forme de texte dans un encadré bleu, sous le champ de la date.

Vous trouverez plus d’informations sur l’offre de prestations dans les factsheets ou sur Internet à l’adresse www.poste.ch/promopost.

Jours fériés

Les envois ne peuvent pas être déposés ni distribués les jours fériés. PromoPost Manager vérifie automatiquement si le dépôt ou la distribution tombent un jour férié national. Le cas échéant, le système propose de les reporter le jour de travail suivant. Le délai ordinaire entre le dépôt et la distribution est ainsi prolongé en conséquence.

Si dans la zone de diffusion, la date de distribution est un jour férié dans certaines localités seulement, les envois sont distribués dans les zones concernées le premier ou le deuxième jour des deux dates de distribution.

Étiquettes pour palettes / conteneurs collectifs:

Si le volume des envois est important, il est utile de libeller chaque contenant pour le dépôt des envois. Dans le champ «Étiquettes pour palettes / conteneurs collectifs», indiquez le nombre d’envois par contenant qui seront déposés à la Poste pour l’ordre en cours. Après attribution de l’ordre, PromoPost Manager crée automatiquement les documents requis pour les adresses et qui peuvent ensuite être apposés sur les palettes ou sur les conteneurs.

3.3.1 Saisir l’expéditeur

Dans une quatrième étape, vous saisissez les données relatives à l’expéditeur en cas de questions concernant l’ordre. Les champs contenant le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter sont obligatoires, la saisie du prénom et de l’adresse e-mail est facultative.

Par défaut, les adresses enregistrées dans les paramètres sont reprises pour l’expéditeur et pour le payeur. Si le compte client contient plusieurs adresses, elles peuvent être modifiées ici.

Si plusieurs centres de coûts sont enregistrés sur la licence d’affranchissement PromoPost sélectionnée, le centre de coûts souhaité doit impérativement être sélectionné pour pouvoir clôturer l’ordre.

3.3.2 Dépôt des envois

Le dépôt des envois peut être choisi par l’expéditeur ou par un prestataire, par exemple une imprimerie. Par défaut l’option «Expéditeur» est activée.

Si une autre entreprise apporte la marchandise au point de dépôt, l’option «Prestataire» est activée. L’adresse du prestataire n’a pas besoin de mode de paiement valide et peut être directement saisie dans cette fenêtre. Si un prestataire a été saisi dans les paramètres avec une adresse du déposant, cette adresse peut être recherchée et ajoutée via le masque de recherche.

3.4 Récapitulatif

3.4.1 Informations générales

Le récapitulatif reprend toutes les indications pertinentes de l’ordre et permet de contrôler les données saisies. Pour qu’un ordre puisse être attribué, la date de dépôt ne peut pas se situer plus de trois mois dans le futur. Sinon, seul un calcul de prix peut être créé et enregistré dans l’aperçu des ordres.

À chaque traitement d’une offre ou d’un calcul de prix, les chiffres de diffusion sont automatiquement recalculés afin que le volume des envois soit à jour au moment de l’attribution. Une fois que l’ordre est attribué, plus aucune mutation n’est possible et la Poste attend vos envois le jour de dépôt sélectionné.

Si des corrections d’ordre ultérieures sont nécessaires, veuillez vous adresser à votre conseil à la clientèle ou au service à la clientèle à l’adresse pme@poste.ch.

3.4.2 Rabais

Dans la dernière étape de saisie de l’ordre, il est possible d’entrer des codes de rabais. Un code de rabais s’applique sur une période donnée pour un produit donné et, le cas échéant, uniquement pour un certain volume d’envois. Les critères de validité sont définis avec précision dans la campagne.

Il convient de vérifier sur l’aperçu des prix les rabais pratiqués avant de transmettre l’ordre définitivement. Afin de transmettre l’ordre, il est nécessaire d’accepter les CG respectives actuelles.

3.4.3 Télécharger des documents

La création d’une offre ou l’attribution d’un ordre entraîne la création de tous les documents d’ordre qui s’y rattachent pour téléchargement. Imprimez le bulletin de livraison pour le remettre à la Poste avec les envois. Le bulletin de livraison physique est nécessaire, car le code à barres doit pouvoir être scanné lors du dépôt des envois.

Marquez l’ordre comme favori afin de le retrouver plus facilement dans l’aperçu des ordres à l’aide de ce critère de recherche.

3.5 Importer des ordres

La fonction «Importer des ordres» peut être utilisée pour créer simultanément plusieurs ordres dont certaines données de base sont communes. Des ordres ayant des zones de diffusion différentes peuvent être importés via un fichier CSV s’ils concernent le même produit et sont au même format.

Pour créer les ordres, tous les champs doivent être renseignés. Ces indications sont communes à tous les ordres et peuvent au besoin être personnalisées ultérieurement.

Modèle d’importation

Téléchargez le modèle d’importation au bas de la page et renseignez le poids de l’envoi, la date de distribution et la zone de diffusion voulue pour chaque ordre que vous voulez créer. La zone de diffusion doit être saisie sur la ligne correspondante sous la forme d’une liste de NPA à 4 ou 6 chiffres séparés par une barre oblique. Chaque ordre doit par ailleurs posséder sa propre désignation.

Le chargement du fichier via l’action «Importer des ordres» crée les enregistrements avec le statut «offre en préparation». Ils sont affichés dans la gestion des ordres.

Remarque: pour attribuer définitivement les ordres, ceux-ci doivent être traités et attribués durant la dernière étape. Les documents d’ordre sont alors générés et peuvent être téléchargés.

La page d’accueil affiche directement les derniers ordres créés ou traités. Pour rechercher d’autres ordres, cliquez sur le bouton «Vers la gestion des ordres».

4.1 Aperçu des ordres

Dans la gestion des ordres vous pouvez, à l’aide de la fonction de recherche, afficher tous les ordres qui ont été saisis au cours des trois dernières années. Les ordres plus anciens sont régulièrement supprimés de la base de données.

Pour masquer momentanément certaines colonnes affichées ou pour les exclure de l’exportation, cliquez sur «Modifier l’affichage des colonnes» et décochez toutes les colonnes que vous voulez supprimer de l’aperçu. Cette adaptation est temporaire, elle disparait lors de l’accès suivant. Vous pouvez personnaliser la sélection et l’ordre des colonnes à partir de la page d’accueil sous le menu «Paramètres – Gestion des ordres» (voir chapitre 7.2).

Les actions possibles pour un ordre se trouvent à l’extrémité droite du tableau. Selon son statut, l’ordre peut être édité ou copié. Cliquez sur l’icône correspondante pour exécuter l’action voulue.

• Copier l’ordre: lorsque l’enregistrement est copié, toutes les définitions sont reprises dans un nouvel ordre à l’exception des données de distribution et du statut.
• Modifier l’ordre: les ordres portant le statut «offre en préparation» ou «offre établie» peuvent être mutés et attribués. Les chiffres de diffusion sont recalculés et peuvent changer si une mise à jour des chiffres de diffusion a eu lieu depuis le traitement précédent. Les ordres attribués (= confirmés) ne peuvent plus être modifiés.

Toutes les autres actions peuvent être sélectionnées sous les trois points, dans chaque ligne d’ordre.

Vous pouvez alors effectuer les actions suivantes:

• Définir comme favori: vous pouvez définir un ordre comme favori pour le retrouver plus facilement dans la gestion des ordres à l’aide de ce critère de recherche.
• Télécharger des documents: dès que des documents d’ordre sont générés, la version actuelle est affichée ici.
• Afficher l’ordre: cette action ouvre la saisie de l’ordre sans permettre la modification. Cependant, il est possible d’exporter la zone de diffusion dans ce mode.
• Aperçu des détails: la vue détaillée permet aux utilisateurs de consulter un récapitulatif étendu des différentes informations relatives à l’ordre. Vous trouverez une description complète de la vue détaillée de l’ordre au chapitre 4.3.

4.2 Rechercher un ordre

4.2.1 Recherche simple

Il est possible d’effectuer une recherche dans le champ de recherche général par désignation ou numéro d’ordre. La recherche couvre toute la base de données sans restriction de catégorie. Aucun astérisque * n’est nécessaire pour les recherches imprécises. Les indications numériques (p. ex. numéro d’ordre) doivent être saisies exactement.

Par défaut, la recherche s’étend sur tous les types d’ordre, y compris les projets (offres) ou les calculs de prix à partir de Quick Calculator. Pour limiter la recherche, il est possible d’exclure en amont les types d’ordre non voulus.

4.2.2 Champs de recherche facultatifs

La recherche complexe permet de combiner plusieurs critères de recherche facultatifs. Aucun astérisque * n’est nécessaire pour les recherches imprécises (expéditeur, nom de l’ordre, etc.). Les indications numériques doivent être saisies exactement.

Certains critères de recherche, comme le statut de l’ordre ou le produit, sont déjà prédéfinis en sont utilisables directement. Le cas échéant, ajoutez tous les critères dont vous avez besoin pour la recherche.

La case à cocher «Favoris» limite encore davantage la recherche et n’est, de ce fait, pas activée par défaut. Si vous avez défini des ordres comme favoris, vous pouvez utiliser cette case également comme critère de recherche.

En fonction des critères de recherche et de filtrage sélectionnés, plusieurs ordres sont affichés. Vous pouvez trier les entrées par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le titre d’une colonne.

Pour exporter les résultats de la recherche dans un fichier, cliquez sur les trois points situés à l’extrémité droite de l’entête du tableau. L’action «Télécharger les données de l’ordre (xls)» vous permet d’exporter l’affichage actuel (tous les ordres et les colonnes résultant de la recherche) dans un fichier Excel.

4.3 Vue détaillée

Ouvrez la «Vue détaillée» de l’ordre voulu à l’aide du menu dans les trois points de la ligne concernée. La vue détaillée affiche toutes les informations concernant l’ordre.

• Données de distribution et de dépôt
• Données de facturation
• Aperçu des prix
• Documents d’ordre

Alternez entre les onglets «Aperçu des ordres» et «Facturation» pour obtenir un aperçu de l’ensemble des données de l’ordre.

On entend par site l’adresse spécifique d’une société ou d’une filiale. La gestion des sites permet d’enregistrer plusieurs adresses par expéditeur. Elles peuvent ensuite être utilisées comme adresses de départ pour le calcul du rayon dans l’ordre de facturation.

La gestion des sites est accessible à partir de la page d’accueil sous Données de base de l’ordre:

5.1 Traiter les sites

Si vous avez enregistré plusieurs adresses d’expéditeur dans les paramètres du compte, modifiez au besoin l’expéditeur pour lequel vous souhaitez saisir des sites.

Un site est enregistré avec une désignation, l’adresse et la couleur de votre choix. Le traitement d’une adresse déjà saisie ainsi que l’importation d’une liste d’adresses n’est possible que dans la gestion des sites.

5.2 Importer des sites

Pour importer une liste d’adresses complète dans la gestion des sites, commencez par télécharger le modèle et complétez-le selon le schéma suivant si vous souhaitez marquez un point donné sur la carte:

Comme le calcul de rayon se réfère toujours à la concentration démographique, vous ne pouvez importer comme site que les localités concernées, sans indication d’adresse:

Une fois l’importation des adresses réussie, une couleur personnalisée peut être attribuée à chaque site et reprise dans la zone de diffusion.

Les adresses correctement importées sont cochées en vert sous la colonne «Statut». Si l’adresse n’a pas pu être lue, elle est cochée en rouge. Elle doit être saisie manuellement via l’action «Modifier» pour être disponible en tant que site dans l’ordre.

Pour modifier le site, cliquez sur l’icône de crayon et saisissez l’adresse manuellement.

Les enregistrements peuvent être exportés dans une liste Excel afin d’obtenir un aperçu de tous les sites saisis. L’action «Télécharger des sites (CSV)» permet de générer un document contenant toutes les adresses enregistrées dans la gestion des sites. Il peut ensuite servir à vérifier les entrées ou être importé pour un autre expéditeur.

6.1 Créer une zone de diffusion

Si vous utilisez régulièrement des zones de diffusion comparables dans vos ordres, créez et gérez vos listes de diffusion personnalisées pour pouvoir les reprendre simplement dans la saisie de l’ordre. La gestion des listes de diffusion est accessible à partir de la page d’accueil sous «Gérer mes zones de diffusion».

Si vous avez enregistré plusieurs adresses d’expéditeur dans les paramètres du compte, modifiez au besoin l’expéditeur pour lequel vous souhaitez saisir des listes de diffusion.

Des listes de diffusion peuvent être soit saisies manuellement, soit créées par importation de fichiers. Pour importer une zone de diffusion, téléchargez en premier lieu le modèle d’importation.

Il est également possible d’importer à la place un fichier CSV contenant une liste de NPA à 4 ou 6 chiffres selon le schéma suivant:

Renseignez la colonne avec des NPA à 4 ou de 6 chiffres, sans jamais les mélanger. Le NPA à 4 chiffres est de rang supérieur à celui à 6 chiffres. Lors de l’importation des NPA à 4 chiffres, toutes les localités des NPA à 6 chiffres qui y sont intégrés sont également repris dans la zone de diffusion.

6.2 Saisir des modèles de listes de diffusion pour l’ordre avec sortes d’envois

Dans la gestion des listes de diffusion, il est également possible de saisir des modèles de liste de diffusion pour chaque sorte. Ces modèles de sortes d’envois peuvent être repris comme sortes complètes dans la création de l’ordre, facilitant ainsi le processus de saisie.

La désignation dans l’ordre étant limitée à 16 caractères, il convient de sélectionner l’option «Liste de diffusion pour les sortes d’envois de prospectus» lors de la création. Lorsque le modèle est repris dans un ordre, la désignation des listes de diffusion est automatiquement reprise comme désignation de sorte d’envoi.

6.3 Aperçu des listes de diffusion

Dès qu’un client expéditeur est sélectionné, ses listes de diffusion s’affichent automatiquement; elles sont classées par ID dans l’ordre décroissant. La liste de diffusion créée en dernier se trouve toujours en tête de liste.

Pour rechercher une liste de diffusion donnée, vous pouvez saisir l’ID ou la désignation de la liste. Si vous ne connaissez pas ces données, utilisez les champs de recherche facultatifs, combinables entre eux.

Les listes de diffusion figurant dans la liste peuvent être éditées, copiées ou supprimées.

Le menu «Paramètres du compte» vous permet de définir vos paramètres par défaut pour l’utilisation de PromoPost Manager.

7.1 Onglet Détails du compte

Dans les détails du compte, vous trouverez toutes les informations relatives aux utilisateurs et les adresses d’entreprise disponibles en tant qu’expéditeur possible lors de la saisie de l’ordre.

Les adresses qui sont définies ici comme expéditeur, déposant ou payeur par défaut sont automatiquement reprises dans les mentions de l’expéditeur dans l’ordre facture.

7.2 Onglet Valeurs par défaut

Sous l’onglet «Valeurs par défaut», vous enregistrez les valeurs standard (= par défaut) voulues pour le traitement des ordres:

• Office de dépôt par défaut: si vous attribuez fréquemment le même point de dépôt à vos ordres, vous pouvez définir celuici comme standard.
• Nombre d’entrées dans les tableaux: définissez le nombre de lignes à afficher par page. Ce paramètre est appliqué à tous les affichages sous forme de listes, comme p. ex. la gestion des ordres ou le tableau des zones de diffusion.
• Taille de liasse par défaut en unités: si les envois pour vos ordres sont produits et livrés généralement dans la même taille de liasse, définissez ici leur valeur par défaut.
• Format d’envoi par défaut: dans la mesure où les envois pour vos ordres ont majoritairement un format identique, vous pouvez définir ce dernier ici.

8.2 Calculs du prix sans enregistrement

Un calcul du prix avec l’information sur le nombre nécessaire d’envois dans la zone de diffusion souhaitée peut aussi être créé sans enregistrement préalable. Utilisez le service en ligne «PromoPost Quick Calculator» sur www.poste.ch sous «Tous les services en ligne» ou accédez à l’URL suivant: promopost.post.ch/PPM/ppm-client-qcpublic/qc/. Il n’est nécessaire de se connecter au Centre clientèle de la Poste pour utiliser le Quick Calculator. Les calculs de prix sont conservés pendant 3 mois dans le système et peuvent être repris dans un ordre pendant cette période auprès d’une filiale de la Poste en indiquant le numéro de calcul de prix commençant par «QC».

8.1 Établir le calcul des prix

Pour planifier un envoi ultérieur dont aucune date de distribution concrète n’est connue, il est possible de créer un calcul du prix pur sous la forme d’un document PDF. Utilisez pour ce faire la création de l’ordre sous «Planifier et transmettre un ordre» et remplissez les étapes 1 et 2, comme décrit dans le chapitre 3.1. À l’étape 2, cliquez en bas de la page sur «Télécharger le calcul du prix» afin de créer le document. Sur le document, vous trouverez un numéro d’ordre univoque qui reste disponible dans la gestion des ordres en cas de traitement ultérieur.