1.1 Login im Kundencenter von post.ch

Registrieren Sie sich im Kundencenter der Post unter www.post.ch/kundencenter mit der SwissID und bestellen Sie den Onlinedienst «PromoPost Manager». Falls Sie bereits ein Benutzerkonto im Kundencenter der Post besitzen, melden Sie sich einfach mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Sie können den Onlinedienst «PromoPost Manager» auch als Favoriten abspeichern und später immer wieder einfach darauf zugreifen, um sämtliche PromoPost-Angebote zu nutzen.

Wenn Sie bereits eine Login für das Kundencenter haben und Ihnen der «PromoPost Manager» noch nicht zur Verfügung steht, klicken Sie auf «bestellen», um den Dienst anzufordern.

Die Startseite des PromoPost Managers kann von jedem Modul aus entweder über den Breadcrumb "PromoPost Manager" oder den Menüpunkt "Onlinedienst starten" im Flyout-Menu aufgerufen werden.

Breadcrumb:

Flyout:

2.1 Kacheln und Links im Dashboard

Die Startseite besteht aus einem Dashboard, das den direkten Zugriff auf alle Menüpunkte erlaubt. Zudem werden die zuletzt bearbeiteten Aufträge direkt auf der Startseite angezeigt.

Je nach Rollenberechtigung sind unterschiedliche Module auswählbar.

Die Startseite bietet den Einstieg in alle wichtigen Module zur Auftragserstellung.

1. Auftrag planen, berechnen und erfassen
   - Auftrag planen und erteilen: Hier bereiten Sie alles vor für Ihren Versand, erteilen die Aufträge und erstellen alle Auftragsdokumente. Weitere Infos befinden sich in Kapitel 3.1.
   - Aufträge importieren: Dieses Modul bietet die Möglichkeit, mehrere Aufträge mit denselben Grunddaten über eine Importfunktion anzulegen. Weitere Infos befinden sich in Kapitel 3.5.
2. Auftragsgrunddaten:
   - Meine Streugebiete verwalten: Wenn Sie dieselben Streugebiete häufig verwenden, können Sie diese hier erfassen und verwalten. Weitere Infos befinden sich in Kapitel 6.
   - Meine Standorte verwalten: Die Standortverwaltung dient zur Erfassung von allfälligen Filialadressen, die im Rechnungsauftrag zur Berechnung des Streugebiets mit mehreren Ausgangsadressen verwendet werden. Weitere Infos befinden sich im Kapitel 5.
3. Kontoeinstellungen:
   - Die Kontoeinstellungen bieten die Möglichkeit, gewisse Standardwerte für die Auftragserfassung zu setzen. Hier werden auch Ihre Absender- und Zahleradressen verwaltet. Weitere Infos befinden sich in Kapitel 7.
4. Letzte Aufträge:
   - In diesem Bereich werden Ihnen die zuletzt erfassten Aufträge angezeigt, die Sie direkt kopieren oder bearbeiten können.
   - Für die gezielte Suche nach weiteren Aufträgen, öffnen Sie die Auftragsverwaltung über den Button «zur Auftragsverwaltung». Weitere Infos befinden sich in Kapitel 4.

Zum Erstellen eines Rechnungsauftrags wählen Sie den Menüpunkt «Auftrag planen und erteilen».

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Aufträge auf eigene Rechnung gemäss den im Benutzerprofil hinterlegten Frankierlizenzen erfassen können. Wenn Sie für einen Drittkunden Aufträge erfassen möchten, muss dieser Ihnen über die Einstellungen im Benutzerkonto explizit die nötige Berechtigung erteilen.

Die Auftragserfassung ist in fünf Erfassungsschritte unterteilt, die in den folgenden Kapiteln genauer erläutert werden:

1. Auftragsdaten: Auswahl des gewünschten PromoPost-Produkts und weiterer Optionen
2. Streugebiet: Definition des Streugebiets im Auftrag
3. Versanddetails: Eingaben zu Auftragsbezeichnung, Zustelldatum und Aufgabestelle
4. Absenderdaten: Erfassung der Kontaktdaten für den Auftrag sowie Auswahl eines alternativen Zahlers
5. Zusammenfassung: Die Auftragsdaten inklusive der Preise werden in einer Übersicht dargestellt. Hier hat man die Wahl, ob man zuerst eine Offerte erstellen möchte oder den Auftrag so bestätigen will.

Die Angaben zu Ihrem Auftrag werden erst gespeichert, wenn Sie nach der Definition des Streugebiets in Schritt 2 auf «Versanddetails erfassen» klicken. Beim Schriftwechsel erhält der Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer, durch die er in der Auftragsverwaltung wiedergefunden werden kann.

Wenn Sie in der Auftragserfassung auf die Infobuttons (ⓘ) klicken, erhalten Sie weiterführende Angaben in Form von Hilfetexten.

3.1 Versand planen

3.1.1 Produkt, Format und Bundgrösse wählen

1. Wählen Sie im ersten Dropdown-Feld das gewünschte PromoPost-Produkt und aktivieren Sie die Checkbox für die offizielle Streuung in alle Briefkästen, sofern Ihre Sendung die Kriterien dafür erfüllt. Die Beschreibung zu den einzelnen Produkten und Zusatzleistungen können Sie direkt den Infotexten im Tool oder der Webseite www.post.ch/promopost entnehmen.
2. Erfassen Sie das genaue Gewicht in Gramm der einzelnen Sendung. Dieses ist preisrelevant und hat daher Einfluss auf die Preisberechnung. Sie können hier ein Sendungsgewicht bis zu 500 Gramm erfassen. Für schwerere Sendungen wenden Sie sich bitte an Ihre Kundenberatung oder an den Kundendienst unter kmu@post.ch.
   Geben Sie beim Format an, ob die geplante Sendung einem DIN-Standard entspricht oder davon abweicht (anderes Format).
3. Wenn aufgrund der gemachten Angaben zum Gewicht und Format die Kriterien für eine Spezialsendung gegeben sind, wird die Checkbox «Meine Sendung entspricht nicht der Norm» automatisch aktiviert, was aufgrund der erschwerten Sendungsverarbeitung einen Zuschlag zum Stückpreis zur Folge hat. In einem Infotext wird der Grund angegeben, warum der Zuschlag für Spezialsendungen berechnet werden muss. Text gelöscht.
4. Weitere Zuschläge und Ermässigungen müssen zur Anzeige und Verwendung eingeblendet werden. Die Ermässigung «Sampling» (für Warenmuster) gewährt einen mengenabhängigen Rabatt von 10 Prozent auf den Auftragsbetrag. Sampling darf nur angewählt werden, wenn die Kriterien dafür erfüllt sind. Um den Samplingsrabatt anzuwenden, kontaktieren Sie bitte Ihre Kundenberatung oder den Kundendienst unter kmu@post.ch.
5. Die Angaben zur Bundgrösse helfen, die Verarbeitung in den Handlings- und Zustellstellen zu optimieren. Im Dropdown-Feld stehen diejenigen Bundgrössen zur Verfügung, die gemäss Factsheet «Spezifikationen PromoPost» siehe www.post.ch/promopost zulässig sind.

3.1.2 Budget- oder Mengenvorgaben und Zusatzoptionen

1. Budget- oder Mengenvorgabe erfassen: Erfassen Sie hier eine globale Budget- oder Mengenvorgabe, wenn Sie den aktuellen Auftragspreis oder die aktuelle Auftragsmenge mit dieser Vorgabe vergleichen wollen. Je nach Methode der Streugebietserfassung kann diese Vorgabe als Maximalbetrag oder als Richtwert verwendet werden.
   Wird das Streugebiet mit einer Umkreisberechnung um mehrere Standorte erstellt, ist es möglich, pro Standort eine individuelle Budget- oder Mengenvorgabe einzugeben.
2. Falls in Ihrem Streugebiet unterschiedliche Varianten Ihres Werbemittels (sogenannte Sorten) vorliegen, wählen Sie die Zusatzoption für mehrere Prospekte (Prospektsorten) aus. So können Sie anschliessend bei der Erfassung Ihres Streugebietes angeben, welche Sorten in welcher Ortschaft zugestellt werden sollen.
3. Sofern im Streugebiet die Standorte von mehreren Filialen als Ausgangsadressen für die Umkreisberechnung verwendet werden sollen, aktivieren Sie diese Checkbox. Bei der Erfassung des Streugebiets können diese Standortadressen direkt erfasst oder aus der Standortverwaltung in den Auftrag übernommen werden.

3.2 Streugebiet erfassen und optimieren

3.2.1 Streugebiet definieren

Methode der Streugebietsdefinition: Um die Ortschaften auszuwählen, in denen ihre Sendungen zugestellt werden sollen (= Streugebiet), stehen Ihnen vier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Orte suchen und erfassen: Fügen Sie über die Eingabe von Postleitzahlen oder Ortsbezeichnungen die gewünschten Ortschaften hinzu. Sie können auch ganze Gebiete in einem Schritt hinzufügen, indem Sie im Gebietstyp die gewünschte Einheit (z. B. Kanton, Sprache, WEMF usw.) auswählen.
2. Orte aus Umkreis erfassen: Rund um eine oder mehrere Ausgangsadressen werden alle Ortschaften in einem bestimmten Umkreis automatisch selektiert. Es werden immer nur ganze Ortschaften auf Ebene der 4-stelligen Postleitzahl berücksichtigt. Damit eine Ortschaft selektiert wird, muss sich deren Bevölkerungsschwerpunkt innerhalb des definierten Umkreises befinden. Falls Sie eine Budget- oder Mengenvorgabe erfasst haben, können Sie neben der Fahrzeit oder der Fahrdistanz auch so lange alle Ortschaften rund um eine Adresse selektieren lassen, bis die Budget- oder Mengenvorgabe erreicht ist.
3. Streugebiet aus gespeicherten Listen übernehmen: Wenn Sie dasselbe Streugebiet verwenden möchten, das Sie bereits einmal in einem Auftrag verwendet oder in der Streulistenverwaltung als Vorlage definiert haben, wählen Sie hier den gewünschten Auftrag oder die passende Streuliste aus.
4. Unter «Orte aus Datei importieren» ist es möglich, eine Liste von Postleitzahlen aus einer CSV-Datei zu importieren.

3.2.1.1 Orte aus Umkreis erfassen

Für eine Umkreisberechnung werden immer ein Ausgangsort sowie eine Distanzangabe benötigt, um das Streugebiet zu erstellen. Die Distanzangabe kann als Zeit in Minuten oder als Distanz in Kilometern angegeben werden. Soll eine Mengen- oder Budget-Vorgabe eingehalten werden, kann anstelle der Distanzangabe diese Vorgabe als Limite verwendet werden.

Zur Umkreisberechnung können Sie eine einzelne «beliebige Adresse» oder eine Ortschaft als Ausgangspunkt angeben. Haben Sie mehrere Ausgangsadressen, die Sie im gleichen Streugebiet verwenden möchten, so verwenden Sie die Standortliste. Die Ausgangsadressen Ihrer Standorte können Sie entweder direkt im Auftrag erfassen oder aus der Standortverwaltung übernehmen. Mehr Informationen dazu befinden sich in Kapitel 5.

3.2.1.2 Aus gespeicherten Listen übernehmen

Diese Art der Streugebietserfassung ermöglicht das Übernehmen von bestehenden Streulisten aus alten Aufträgen oder aus der Streulistenverwaltung. Es werden die jeweils zuletzt verwendeten Aufträge, respektive Streulisten zur direkten Auswahl angezeigt. Um nach weiteren Streulisten zu suchen, öffnen Sie von hier aus die Auftrags- oder die Streulistenverwaltung. Mehr Informationen zur Streulistenverwaltung befinden sich in Kapitel 6.

3.2.1.3 Streugebiet aus Datei importieren

Anstelle der manuellen Erfassung des Streugebiets haben Sie die Möglichkeit, ein Streugebiet mittels einer CSV-Datei zu importieren. Wählen Sie dazu zuerst die Option «Aus Datei importieren».

Mit Importvorlage

Laden Sie unter dem Link «Dokumentenvorlage herunterladen » die Vorlage herunter. Es handelt sich dabei um eine aktuelle Auflistung von allen verfügbaren Ortschaften der Schweiz. Markieren Sie die gewünschten Ortschaften mit einer «1» in der Spalte «Selektion» und speichern Sie danach die Datei im CSV-Format ab.

Beim Hochladen der Liste werden die darin selektierten Ortschaften in den Auftrag importiert und validiert. Ungültige Postleitzahlen werden direkt am Bildschirm ausgegeben. Eine Postleitzahl kann aus folgenden Gründen ungültig sein:

1. Postleitzahl wurde aufgehoben (wenn eine ältere Liste verwendet wurde)
2. Es bestehen keine Streuzahlen für das selektierte Produkt

Ohne Vorlage

Wenn Sie die Postleitzahlen Ihres gewünschten Streugebiets bereits kennen, können Sie das Importfile selbst zusammenstellen. Wichtig ist, dass die Titelzeile wie in der untenstehenden Abbildung dargestellt wird. Um ein Streugebiet zu importieren, genügt die Angabe der vierstelligen oder sechsstelligen PLZ.

Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag in der Liste nur einmal vorkommt und bereinigen Sie grosse Listen vorsichtshalber durch einen Dublettenabgleich, damit es beim Hochladen keine Fehlermeldung gibt. Speichern Sie die Datei im CSV-Format ab. Beim Hochladen der Datei wird die Liste in den Auftrag importiert und validiert.

Folgende Gründe können zu einem Importfehler führen:

1. Eine Postleitzahl kommt mehr als einmal in der Liste vor
2. Es handelt sich beim Dateiformat nicht um eine CSV-Datei
3. Die Spaltenbeschriftungen entsprechen nicht den Vorgaben

Prüfen Sie im Fall eines Importfehlers Ihre Datei auf diese drei Kriterien und versuchen Sie es erneut.

Sortenauftrag

Falls es sich bei Ihrem Auftrag um einen Sortenauftrag handelt, haben Sie die Möglichkeit, das gesamte Streugebiet aller Sorten sowie die Sortenbezeichnungen gleichzeitig zu importieren. Verwenden Sie dazu die folgende Importstruktur:

Um ein Streugebiet zu importieren, genügt die Angabe der vierstelligen oder sechsstelligen PLZ.

Hinweis: die Sortenbezeichnung darf maximal 16 Zeichen betragen, damit der Auftrag weiterverarbeitet werden kann.

3.2.1.4 Streugebiet nach soziodemographischen Kriterien optimieren

Um das Streugebiet nach Zielgruppen zu optimieren, müssen zuerst die gewünschten soziodemographischen Kriterien definiert werden. Es können beliebig viele Kriterien miteinander kombiniert werden. Bei Klick auf «Streugebiet optimieren» werden diejenigen Ortschaften (Postleitzahlen) aus dem selektierten Streugebiet entfernt, die nicht den definierten Kriterien entsprechen. Es ist daher sinnvoll, als Ausgangslage ein möglichst grosses Streugebiet zu definieren.

Sie können zwischen den Kriterien Nettoeinkommen, Haushaltsgrösse und Altersgruppe wählen. Zu jedem Kriterium wählen Sie die gewünschte Ausprägung (Zielgruppe) und wie hoch der Anteil der gewünschten Zielgruppe innerhalb einer Ortschaft sein soll. Der Anteil ist in fünf Stufen («sehr wenig» bis «sehr viel») eingeteilt. Die Prozente in den Klammern geben an, wie hoch der prozentuale Anteil der Haushaltungen in einer Ortschaft ist.

Hinweis: Vom gleichen Kriterium können mehrere Ausprägungen angewählt werden. Je mehr Kriterien Sie definieren, desto mehr Ortschaften bleiben im Streugebiet erhalten.

Nach der Optimierung des Streugebiets kann dieses entweder definitiv übernommen oder wieder verworfen werden, um zur ursprünglichen Version zurückzukehren.

Ist das Streugebiet für den vorliegenden Auftrag korrekt definiert, klicken Sie auf „Weiter“, um zu den Versanddetails zu navigieren.

3.2.2 Streugebietsübersicht in Karte und Tabelle

Das Streugebiet wird sowohl auf der Karte als auch in der Tabellenansicht angezeigt. Die Tabellenansicht erlaubt das gezielte Suchen und Entfernen von einzelnen Postleitzahlen. In der Karte stehen mehr Funktionen zur Bearbeitung des Streugebiets zur Verfügung.

3.2.2.1 Kartentools

Zur Ansicht der Karte stehen Ihnen drei verschiedene Grundkarten zur Verfügung, die Sie unten links auswählen können. Dies ist vor allem relevant, wenn Sie die Karte anschliessend ausdrucken möchten.

Um direkt in der Karte zu arbeiten und einzelne Ortschaften oder eine ganze Region auszuwählen, empfiehlt sich der Vollbild-Modus, da die Kartentools sonst einen Teil der Karte überdecken.

Durch Klick in die Karte können einzelne Ortschaften über ein Pop-up zum Streugebiet hinzugefügt oder entfernt werden. Das Pop-up enthält Informationen zur entsprechenden Reichweite für das ausgewählte Produkt. Über das Plus-Symbol neben dem Ortschaftsnamen kann die gewünschte PLZ direkt hinzugefügt oder entfernt werden.

Zudem können die Angaben zu den soziodemografischen Merkmalen der jeweiligen Ortschaft direkt im Pop-up eingeblendet werden.

3.2.2.2 Werkzeuge

1. Kartenzoom vergrössern
2. Kartenzoom verkleinern
3. Vollbildmodus aktivieren / beenden
4. Karte zentrieren
5. Anzeige der Grundkarte selektieren: es gibt 3 Kartenansichten:
   1. Dezente Karte (Standard)
   2. Dunkle Karte
   3. Topografische Karte
6. Streugebietsbearbeitung ist inaktiv:
   Die Karte kann mit der Maus verschoben werden und die Streugebietsstatistik wird pro Ortschaft angezeigt.
7. Streugebietsbearbeitung ist aktiv:
   Jeder Klick in der Karte fügt eine Ortschaft zum Streugebiet hinzu oder entfernt sie daraus
8. Verfügbare Karten- oder Tabellenaktionen:
   - Streuliste oder Importdatei herunterladen
   - Kartenausschnitt als JPG oder im PDF-Dokument herunterladen

Wichtige Hinweise zur Bearbeitung der Karte:

1. Aktivieren Sie zur Bearbeitung des Streugebiets den Vollbildmodus, um die ganze Karte zu sehen.
2. Um Ortschaften hinzuzufügen oder zu entfernen, müssen Sie zuerst durch Klick auf das Stiftsymbol den Bearbeitungsmodus aktivieren.
3. Wollen Sie während der Bearbeitung die Karte mit der Maus verschieben, muss der Bearbeitungsmodus zuerst wieder deaktiviert werden.

Auf der rechten Seite der Karte befinden sich die Widgets zur Bearbeitung des Streugebiets in der Karte:

1. Nach Ortschaften oder Adressen suchen: Hier können Sie den Ortschaftsnamen, Adressen oder Postleitzahlen eingeben, um das gesuchte Gebiet in der Karte zu finden.
2. Streugebiet bearbeiten: Hier können Sie die Transparenz der Farben individuell einstellen sowie den Bearbeitungs-Modus für die Karte starten oder beenden.
   Hinweis: sobald der Bearbeitungsmodus aktiviert ist, führt jeder Klick in der Karte zur Veränderung des Streugebiets.
3. Soziodemographische Kriterien: die 3 soziodemographischen Kriterien können hier ausgewählt und in der Karte direkt angezeigt werden, um bei der Selektion der gewünschten Ortschaften zu unterstützen. Die Unterscheidung nach Altersgruppen, Haushaltsgrösse und Einkommensgrösse ist auf der Ebene der Postleitzahl definiert.
4. Drucken: mit dieser Funktion können Sie einen beliebigen Kartenausschnitt im gewünschten Format zum Drucken aufbereiten.

Karte drucken:

Aktivieren sie bei Bedarf zuerst den Vollbildmodus in der Karte. Wählen Sie zum Drucken die gewünschte Grösse A4 oder A3, das Format sowie die Ausrichtung zur Aufbereitung des Dokuments. Die Karte kann in den Formaten JPG, PDF oder PNG zum Druck aufbereitet werden. Die Eingabe eines Titels für das zu druckende Dokument sowie die Legende zum Streugebiet sind optional. Der Druck der Legende eignet sich vorwiegend für Sortenaufträge.

Um den gewünschten Kartenausschnitt zu definieren, legen Sie mit dem Schieberegler die Grösse des Druckbereichs fest und schieben Sie die Karte mit der Maus an die richtige Position.

Klicken Sie anschliessend auf «Karte drucken» und warten Sie, bis das Dokument unter «Ausdrucke» aufbereitet worden ist.

Der Link führt Sie anschliessend auf ein neues Browserfenster, von wo aus Sie Ihr Dokument speichern können.

3.2.2.3 Tabelle

Wechseln Sie von der Karte zur Tabellenansicht, um das Streugebiet in der Liste anzusehen. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Kopfzeile der Tabelle, um die verfügbaren Aktionen einzublenden. Mit dem Eingabefeld «PLZ suchen» können Sie im vorhandenen Streugebiet nach der PLZ einer bestimmten Ortschaft suchen.

Befindet sich die gesuchte Ortschaft im Streugebiet, wird sie zuoberst angezeigt und fett markiert. Durch Klick auf den Button «Ausgewählte entfernen» werden alle markierten PLZ aus dem Streugebiet entfernt. Um die Liste in der Anzeige von 10 auf mehr Datensätze zu erweitern, kann die Seitengrösse über das Dropdown-Feld beliebig eingestellt werden.

3.2.2.4 Angebotsumfang

Auf der rechten Seite der Auftragserfassungsmaske befindet sich die Übersicht mit dem Angebotsumfang der aktuellen Selektion. Hier ist jederzeit ersichtlich, wie viele Sendungen für das ausgewählte Streugebiet benötigt werden und wie hoch der Preis ist. Der Richtpreis setzt sich aus den Auftragsdaten (Produkt und Gewicht), dem gewählten Streugebiet (Ortskategorie und Anzahl Haushalte) sowie den gewählten Zuschlägen zusammen. Der Preis versteht sich exklusive der Mehrwertsteuer. Falls unter «Kundendaten» ein Absender ausgewählt ist, der vertraglich gebundene Konditionen bei der Post abgeschlossen hat, ist der Umsatzrabatt beim angezeigten Preis bereits abgezogen.

3.2.3 Sortenauftrag erstellen

Falls Sie in Ihrem Auftrag unterschiedliche Werbemittelsorten versenden möchten, die dasselbe Gewicht und Format aufweisen, wählen Sie im ersten Erfassungsschritt die Zusatzoption «In der Kampagne kommen mehrere Prospekte (Prospektsorten) gleichzeitig zum Einsatz».

Die Sorten können Sie manuell einzeln erfassen, aus der Streulistenverwaltung übernehmen, aus Ihren vorerfassten Standorten erstellen oder mittels einer CSV-Datei inklusive Streuliste importieren.

3.2.3.1 Sorte einzeln erfassen

Erfassen Sie über den Button «Sorten hinzufügen» mit der Option «Einzeln erfassen» für jede gewünschte Sorte eine individuelle Bezeichnung (bis maximal 16 Zeichen). Sobald alle Sortengefässe erfasst sind, fügen Sie über «Sorten auswählen und bearbeiten» für jede Sorte die Gebiete hinzu, in denen diese Prospektvariante zugestellt werden soll. Wiederholen Sie diese beiden Schritte, bis Sie Ihr gesamtes Streugebiet für alle Sorten erfasst haben.

Grundsätzlich gilt: Die Ortschaften werden immer bei derjenigen Sorte hinzugefügt, die im Dropdown-Feld aktuell ausgewählt ist.

3.2.3.2 Sorten aus der Streulistenverwaltung übernehmen

Falls Sie in der Streulistenverwaltung bereits Vorlagen für Sortenaufträge erstellt haben, können Sie diese im Auftrag direkt als Sorten übernehmen. Wählen Sie dazu die Option «aus Sortenliste hinzufügen».

Es stehen nur Vorlagen zur Verfügung, die in der Streugebietsverwaltung des ausgewählten Absenders als Sorte definiert wurden. Für jede Liste, die Sie übernehmen, wird eine einzelne Sorte erstellt und mitsamt dem in der Streulistenverwaltung definierten Streugebiet angelegt.

3.2.3.3 Sorten aus Standorten erstellen

Sorten können ebenfalls mithilfe von Standorten definiert werden. Die Option «aus Standorten erstellen» eignet sich insbesondere dann, wenn Sie einen Auftrag mit unterschiedlichen Werbemitteln im Einzugsgebiet von mehreren Filialen erstellen möchten.

Definieren Sie zuerst die Standorte mit Ausgangsadresse und der gewünschten Farbe, um danach das Streugebiet zu berechnen. Jeder Standort wird automatisch als Sorte übernommen.

Sofern Sie in der Standortverwaltung bereits die Adressen Ihrer Standorte hinterlegt haben, können Sie die gewünschten Einträge direkt in den Auftrag übernehmen. Alternativ können einzelnen Standorte manuell erfasst werden. Gehen Sie dazu vor wie in Kapitel 3.6.1 beschrieben.

Hinweis: da die Standortbezeichnungen in diesem Fall automatisch als Sortenbezeichnungen übernommen werden, darf die Bezeichnung des Standorts maximal 16 Zeichen betragen.

Bei Umkreisberechnungen mit Standorten überschneiden sich die Streugebiete grundsätzlich nicht. Sollen Sortenüberschneidungen explizit zugelassen werden, muss diese Option aktiviert werden.

3.2.3.4 Sorten aus einer Datei importieren

Sorten können ebenfalls in einer CSV-Vorlage vorbereitet und direkt im Auftrag importiert werden. Erfassen Sie zu diesem Zweck eine Importdatei wie in Kapitel 3.1.3.3. beschrieben. Füllen Sie die gewünschten Postleitzahlen im Streugebiet ab und schreiben Sie zu jedem Eintrag eine Sortenbezeichnung.

Durch den Dateiimport wird automatisch für jede Sortenbezeichnung eine einzelne Sorte mit dem in der Datei definierten Streugebiet angelegt.

Hinweis: die Sortenbezeichnung darf maximal 16 Zeichen betragen, damit der Auftrag weiterverarbeitet werden kann.

Generelle Aktionen für Sorten

Sobald mehrere Sorten angelegt wurden, sind folgende Aktionen möglich:

• «Sorte entfernen»: Löscht die gesamte Sorte inkl. des für diese Sorte erfassten Streugebiets aus dem Auftrag.
• «Sorten zusammenlegen»: Die Streugebiete werden unter einer Sortenbezeichnung zusammengelegt.
• «Ausgewählte Streulisten herunterladen»: Generiert eine Excel-Datei mit dem Streugebiet der ausgewählten Sorten.
• «Ausgewählte Streulisten in Verwaltung speichern»: Speichert die ausgewählten Sorten in die Streulistenverwaltung. Falls Sie die Streugebiete aller Sorten in die Streulistenverwaltung speichern möchten, markieren Sie vorher alle Sorten, indem Sie entsprechenden Häkchen setzen.
• «Sortenüberschneidungen herunterladen»: diese Auswertung erstellt eine Liste aller im Auftrag vorhandenen Ortschaften, in denen sich eine oder mehrere Sorten überschneiden.
• «Preis- und Mengenübersicht pro Sorte»: diese Übersicht weist das Total der Sendungsmenge sowie des Rechnungsbetrags pro Sorte aus.

3.2.4 Streugebietsberechnung mit Standorten

Falls Sie Ihr Streugebiet im Umkreis von mehreren Ausgangsadressen berechnen wollen, wählen Sie im ersten Erfassungsschritt die Zusatzoption «zur Berechnung der Kampagne werden die Ausgangsadressen von Standorten verwendet».

Im Tab «Orte aus Umkreis erfassen» auf dem zweiten Erfassungsschritt werden die Standorte definiert, die im vorliegenden Auftrag berücksichtigt werden sollen.

Neue Standorte können über den Button «neuen Standort erfassen» direkt dem Auftrag zugeordnet werden. Diese Adressen werden automatisch in der Standortverwaltung hinterlegt.

Erfassen Sie eine eindeutige Bezeichnung für den Standort und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Jeder erfasste Standort erscheint in der Karte als Punkt in der entsprechenden Farbe, die Sie dem Standort zugewiesen haben. Als Adresse kann sowohl eine Strassenangabe als auch eine Ortschaft verwendet werden. Durch Speichern wird der Standort in den aktuellen Auftrag übernommen.

Falls in der Standortverwaltung unter den Auftragsgrunddaten bereits Ausgangsadressen vorhanden sind, können diese aus der Liste der vorhandenen Standorte in den Auftrag übernommen werden. Hinweis: Die Liste enthält nur die hinterlegten Adressen des in der Benutzerverwaltung definierten Standard-Absenders. Um einen Auftrag mit einer abweichenden Adresse zu erfassen, müsste zuerst der Standard-Absender geändert werden.

Die im Auftrag berücksichtigten Adressen werden anschliessend in der Karte angezeigt und können zur automatischen Umkreisberechnung eingesetzt werden.

Budget- oder Mengenvorgaben für Standortberechnungen

Es ist möglich, eine Budget- oder Mengenvorgabe für den gesamten Auftrag oder individuell pro Standort einzugeben. Zu diesem Zweck aktivieren Sie im ersten Erfassungsschritt die Option «Budget- oder Mengenvorgaben berücksichtigen» und wählen aus, ob es sich um eine globale Vorgabe über den Auftrag hinweg oder um individuelle Vorgaben pro Standort handelt. Bei globalen Vorgaben wird die Gesamtangabe über alle im Auftrag vorhandenen Standorte gleichmässig verteilt.

Bei individuellen Vorgaben kann im Anschluss für jeden Standort eine individuelle Eingabe für das Budget oder die Menge gemacht werden.

Durch Klick auf «Streugebiet berechnen» wird nun das Einzugsgebiet gemäss den eingegebenen Kriterien erstellt. Das zu jedem Standort gehörige Streugebiet ist entsprechend der Farbe des Standorts eingefärbt.

Hinweis: Falls Sie pro Einzugsgebiet um einen Standort herum ein unterschiedliches Werbemittel verteilen möchten (Sorten), können Sie pro Standort eine Sorte erfassen. Gehen Sie dabei vor wie in Kapitel 3.1.5.4 beschrieben.

3.3 Versanddetails erfassen

Nach der Erfassung des Streugebiets werden die Angaben zum Aufgabeort der Sendungen sowie zum Aufgabe- und Zustelldatum benötigt. Um den Auftrag in der Zustellung eindeutig identifizieren zu können, geben Sie im entsprechenden Feld eine möglichst sprechende Auftragsbezeichnung von maximal 40 Zeichen ein. Die Auftragsbezeichnung wird auf den Auftragsdokumenten aufgedruckt sowie auf der Monatsrechnung aufgeführt.

Auswahl der Aufgabestelle

Wählen Sie den gewünschten Aufgabeort aus, indem Sie die PLZ oder die ersten zwei Buchstaben des Aufgabeortes im Feld «Aufgabestelle» eingeben. Je nach Gesamtgewicht des Auftrags (Anzahl Sendungen × Gewicht) steht Ihnen nur ein eingeschränktes Angebot an möglichen Annahmestellen zur Verfügung.

Es sind drei Stufen von Annahmestellen definiert:

1. Kleines Volumen: Bis max. zwei Sammelbehälter (bis maximal 920 kg)
   Annahme bei sämtlichen PromoPost-Annahmestellen (ohne Partnerfilialen)
2. Mittleres Volumen: Bis max. 20 Sammelbehälter oder bis max. 14 Paletten (bis max. 9200 kg)
   Annahme bei den Annahmepunkten für Geschäftskunden
3. Grosses Volumen: Mehr als 20 Sammelbehälter oder mehr als 14 Paletten (mehr als 9200 kg)
   Annahme bei den drei Briefzentren (Zürich-Mülligen, Eclépens, Härkingen)

Auswahl des Aufgabe- oder Zustelldatums

Wählen Sie das gewünschte Aufgabedatum aus oder klicken Sie auf den Button «Zustelldatum», um das gewünschte Datum einzugeben. Das Leistungsangebot wird dadurch automatisch berechnet und unterhalb des Datumsfelds im blauen Kasten als Text ausgegeben.

Nähere Angaben zum Leistungsangebot entnehmen Sie bitte den Factsheets oder der Webseite www.post.ch/promopost.

Feiertage:

An Feiertagen werden keine Sendungen zugestellt oder angenommen. Der PromoPost Manager prüft automatisch, ob zum Zeitpunkt des gewählten Zustell- und Aufgabedatums ein nationaler Feiertag ansteht. Ist dies der Fall, wird Ihnen das Zustell- bzw. das Aufgabedatum am darauffolgenden Arbeitstag vorgeschlagen. Die Frist zwischen Aufgabe und Zustellung verlängert sich dadurch entsprechend.

Falls in Ihrem Streugebiet nur einzelne Ortschaften am Zustelldatum einen Feiertag haben, werden die Sendungen in den betroffenen Gebieten entweder am ersten oder am zweiten Tag der beiden Zustelldaten zugestellt.

Paletten- oder Sammelbehälter-Anschriften:

Insbesondere bei grossen Sendungsmengen ist es für die Postaufgabe der Sendungen von Vorteil, wenn die einzelnen Gebinde beschriftet sind. Geben Sie im Feld «Paletten- oder Sammelbehälter-Anschriften» die Anzahl Sendungen pro Gebinde ein, die für den vorliegenden Auftrag bei der Post aufgegeben werden. Der PromoPost Manager erstellt nach Erteilung des Auftrags automatisch die benötigten Dokumente für die Anschriften, die anschliessend an den Paletten oder Behältern angebracht werden können.

3.3.1 Absender erfassen

Im vierten Erfassungsschritt werden die Absenderangaben eingegeben für allfällige Rückfragen zum Auftrag. Der Name und die Telefonnummer einer Kontaktperson sind Pflichtfelder, der Vorname und die E-Mail-Adresse können optional erfasst werden.

Als Absender und Zahler werden standardmässig die hinterlegten Adressen aus den Einstellungen übernommen. Befinden sich mehrere alternative Adressen im Kundenkonto, können diese hier angepasst werden.

Sind mehrere Kostenstellen auf der ausgewählten PromoPost-Frankierlizenz hinterlegt, muss zwingend die gewünschte Kostenstelle ausgewählt werden, um den Auftrag abschliessen zu können.

3.3.2 Auflieferung der Sendungen

Die Sendungsaufgabe kann durch den Absender selbst oder durch einen Dienstleister, beispielsweise eine Druckerei, ausgewählt werden. Standardmässig ist die Option «durch Absender» aktiviert.

Bringt eine andere Firma die Ware zur Annahmestelle, wird hier die Option «Dienstleister» aktiviert. Die Adresse des Dienstleisters benötigt keinen gültigen Zahlweg und kann direkt in dieser Ansicht erfasst werden. Sofern die sogenannte Aufgeberadresse eines Dienstleisters in den Einstellungen erfasst ist, kann sie auch über die Suchmaske gesucht und hinzugefügt werden.

3.4 Zusammenfassung

3.4.1 Allgemeine Angaben

Die Zusammenfassung führt alle relevanten Angaben des Auftrags auf und dient der Kontrolle der eingegebenen Daten. Um einen Auftrag erteilen zu können, darf das Aufgabedatum nicht weiter als drei Monate in der Zukunft liegen. Ansonsten kann vorerst nur eine Preisberechnung erstellt werden, die in der Auftragsübersicht gespeichert wird.

Bei jeder Bearbeitung einer Offerte oder Preisberechnung werden die Streuzahlen automatisch neu berechnet, sodass die Sendungsmenge zum Zeitpunkt der Erteilung aktuell ist. Sobald der Auftrag erteilt ist, können Sie keine Mutationen mehr vornehmen und die Post erwartet Ihre Sendungen am ausgewählten Aufgabetag.

Sollten nachträgliche Auftragskorrekturen notwendig sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Kundenberatung oder den Kundendienst unter kmu@post.ch.

3.4.2 Rabatte

Im letzten Auftragserfassungsschritt können allfällige Rabattcodes eingegeben werden. Ein Rabattcode gilt jeweils in einem definierten Zeitraum für ein bestimmtes Produkt und allenfalls nur bis zu einer gewissen Sendungsmenge. Die Gültigkeitskriterien werden in der Kampagne exakt definiert.

Die verwendeten Rabatte sind auf der Preisübersicht zu überprüfen, bevor der Auftrag definitiv erteilt wird. Um den Auftrag zu erteilen, müssen jeweils die aktuellen AGBs akzeptiert werden.

3.4.3 Dokumente herunterladen

Durch die Erstellung einer Offerte oder die Erteilung des Auftrags werden alle relevanten Auftragsdokumente zum Herunterladen erstellt. Bitte drucken Sie den Lieferschein aus, um ihn zusammen mit den Sendungen bei der Post abzugeben. Der Lieferschein wird in physischer Form benötigt, damit bei der Sendungsaufgabe der Barcode gescannt werden kann.

Markieren Sie den Auftrag als Favorit, sofern sie ihn in der Auftragsübersicht mithilfe dieses Suchkriteriums einfacher wiederfinden möchten.

3.5 Aufträge importieren

Die Funktion «Aufträge importieren» kann genutzt werden, um mehrere Aufträge gleichzeitig anzulegen, die über ein paar gemeinsame Grundangaben verfügen. Sofern es sich um dasselbe Produkt sowie dasselbe Sendungsformat handelt, können Aufträge mit unterschiedlichem Streugebiet mithilfe einer CSV-Datei importiert werden.

Um die Aufträge anzulegen, müssen zuerst alle Felder auf der Seite befüllt werden. Diese Angaben sind allen Aufträgen gemeinsam und können bei Bedarf im Nachhinein noch individuell bearbeitet werden.

Importvorlage

Laden Sie am Fuss der Seite die Importvorlage herunter und befüllen Sie diese mit dem Sendungsgewicht, dem Zustelldatum sowie dem gewünschten Streugebiet für jeden einzelnen Auftrag, den Sie anlegen wollen. Das Streugebiet muss in der entsprechenden Zeile entweder als 4- oder 6-stellige Liste von Postleitzahlen Zeile durch Schrägstriche getrennt eingetragen werden. Jeder Auftrag benötigt zudem eine individuelle Auftragsbezeichnung.

Durch das Hochladen der Datei über die Aktion «Aufträge importieren» werden die Datensätze alle im Status «eröffnet» angelegt und erscheinen in der Auftragsverwaltung.

Hinweis: Um die Aufträge definitiv zu erteilen, müssen sie bearbeitet und im letzten Schritt erteilt werden. Dadurch werden die Auftragsdokumente generiert und stehen zum Download zur Verfügung.

Auf der Startseite werden direkt die letzten 5 Aufträge angezeigt, die Sie erstellt oder bearbeitet haben. Um nach weiteren Aufträge zu suchen, klicken Sie auf den Button «zur Auftragsverwaltung».

4.1 Auftragsübersicht

In der Auftragsverwaltung können Sie über die Suchfunktion alle Aufträge abrufen, die in den letzten drei Jahren erfasst wurden. Ältere Einträge werden regelmässig aus der Datenbank gelöscht.

Um einige angezeigte Spalten kurzfristig auszublenden oder vom Export auszuschliessen, klicken Sie auf «Spaltendarstellung anpassen» und wählen Sie alle Spalten ab, die Sie aus der Übersicht entfernen wollen. Dies ist nur eine temporäre Anpassung, die beim nächsten Einstieg wieder verworfen wird.

Die möglichen Aktionen für einen Auftrag befinden sich jeweils rechts aussen in der Tabellenübersicht. Je nach Status kann der Auftrag zur weiterbearbeitet oder kopiert werden. Klicken Sie auf das entsprechende Icon, um die gewünschte Aktion auszuführen.

• Auftrag Kopieren: Bei der Kopie des Datensatzes werden alle Auftragsdefinitionen in einen neuen Auftrag übernommen, mit Ausnahme der Zustelldaten und des Status.
• Auftrag Bearbeiten: Aufträge mit Status «eröffnet» oder «Offerte erstellt» können mutiert und erteilt werden. Dabei werden die Streuzahlen neu berechnet und können sich verändern, sofern seit der letzten Bearbeitung eine Streuzahlenaktualisierung stattgefunden hat. Aufträge, die erteilt (= bestätigt) sind, können nicht mehr verändert werden.

Alle weiteren Aktionen befinden sich in der Auswahl hinter den drei Punkten in jeder Auftragszeile.

Folgende Aktionen können mit einem Auftrag durchgeführt werden:

• Als Favorit markieren: Sie können einen Auftrag als Favorit markieren, um ihn über dieses Suchkriterium in der Auftragsverwaltung einfacher zu finden
• Dokumente herunterladen: Sofern Auftragsdokumente generiert worden sind, wird hier die aktuelle Version der Dokumente zur Ansicht erstellt.
• Auftrag anzeigen: diese Aktion öffnet die Auftragserfassung, ohne dass Änderungen möglich sind. Jedoch kann das Streugebiet in diesem Modus exportiert werden.
• Detailansicht öffnen: Die Detailansicht des Auftrags ermöglicht den Benutzern eine erweiterte Sicht der Auftragsdetailangaben. Die ausführliche Beschreibung zur Detailansicht des Auftrags entnehmen Sie bitte dem Kapitel 4.3.

4.2 Auftrag suchen

4.2.1 Einfache Suche

Im generellen Suchfeld kann nach der Auftragsbezeichnung oder der Auftragsnummer gesucht werden. Diese Suchabfrage erfolgt über die gesamte Datenbank ohne Einschränkung nach Kategorie. Für die Suche nach beliebigen Begriffen muss kein Platzhalter eingesetzt werden. Numerische Eingaben (z. B. Auftragsnummer) müssen exakt eingetippt werden.

Standardmässig wird nach allen Auftragsarten gesucht, inklusive Entwürfe (Offerten) oder Preisberechnungen aus dem Quick Calculator. Um die Suche einzuschränken, können bereits hier die unerwünschten Auftragsarten ausgeschlossen werden.

4.2.2 Optionale Suchfelder

In der komplexen Suche können mehrere optionale Suchkriterien kombiniert werden.

Für die Suche nach beliebigen Begriffen (Absender, Auftragsbezeichnung usw.) muss kein Platzhalter eingesetzt werden. Numerische Eingaben müssen exakt eingetippt werden.

Einige Suchfilterkriterien, wie der Auftragsstatus oder das Produkt, sind bereits vordefiniert und können direkt verwendet werden. Fügen Sie bei Bedarf alle weiteren Kriterien hinzu, die Sie für die Suche benötigen.

Die Checkbox «Favoriten» schränkt die Suche zusätzlich ein und ist deshalb standardmässig nicht aktiviert. Sofern Sie Aufträge als Favoriten definiert haben, können Sie diese Checkbox ebenfalls als Suchkriterium verwenden.

Je nach gewählten Such- und Filterkriterien werden mehrere Aufträge aufgelistet. Sie können die Einträge durch Klick auf einen Spaltentitel aufsteigend oder absteigend sortieren.

Um die Suchresultate in eine Datei zu exportieren, klicken Sie auf die drei Punkte im Tabellenkopf rechts aussen. Die Aktion «Auftragsdaten herunterladen (XLS)» exportiert die aktuelle Ansicht (alle gemäss den Such- und Filterkriterien aufgelisteten Aufträge und die angezeigten Spalten) in eine Excel-Datei.

4.3 Detailansicht

Öffnen Sie beim gewünschten Auftrag die «Detailansicht» über das Menu in den drei Punkten der entsprechenden Zeile. Die Detailansicht zeigt sämtliche Informationen zum betreffenden Auftrag auf.

• Aufgabe- und Zustelldaten
• Rechnungsdaten
• Preisübersicht
• Auftragsdokumente

Wechseln Sie zwischen den Tabs «Auftragsübersicht» und «Verrechnung», um einen Überblick der gesamten Auftragsdaten zu erhalten.

Als Standort wird die spezifische Adresse einer Firma oder Filiale bezeichnet. Die Standortverwaltung bietet die Möglichkeit, pro Absender mehrere Adressen zu hinterlegen, die im Rechnungsauftrag als Ausgangsadresse für die Umkreisberechnung herangezogen werden können.

Die Standortverwaltung wird über die Startseite unter den Auftragsgrunddaten aufgerufen:

5.1 Standorte bearbeiten

Falls Sie mehrere Absenderadressen in den Kontoeinstellungen hinterlegt haben, passen Sie bei Bedarf den Absender an, für den Sie Standorte erfassen möchten.

Ein Standort wird mit einer Bezeichnung, der Adresse und einer Farbe Ihrer Wahl hinterlegt. Das Bearbeiten einer bereits erfassten Adresse sowie das Importieren einer Adressliste ist nur in der Standortverwaltung möglich.

5.2 Standorte importieren

Um eine ganze Adressliste in die Standortverwaltung zu importieren, laden Sie sich zuerst die Importvorlage herunter und füllen diese nach dem folgenden Schema aus, wenn Sie in der Karte einen bestimmten Punkt markieren möchten:

Da sich die Umkreisberechnung immer auf den Bevölkerungsschwerpunkt bezieht, können Sie auch nur die betreffende Ortschaft ohne Angabe der Adresse als Standort importieren:

Nach dem erfolgreichen Import der Adressen kann jedem Standort eine individuelle Farbe zugeordnet werden, die ebenfalls im Streugebiet übernommen wird.

Korrekt importierte Adressen erhalten in der Spalte «Status» eine grünes Flag. Falls die Adresse nicht eingelesen werden konnte, erhält die Adresse ein rotes Flag und muss über die Aktion «bearbeiten» manuell eingegeben werden, damit sie im Auftrag als Standort verfügbar ist.

Um den Standort zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol und geben Sie die Adresse manuell ein.

Um einen Überblick aller erfasster Standorte zur erhalten, können die Einträge in eine Excel-Liste exportiert werden. Mit der Aktion «Standorte herunterladen» wird ein Dokument mit allen in der Standortverwaltung gespeicherten Adressen generiert. Diese kann zur Kontrolle der Einträge genutzt oder anschliessend bei einem anderen Absender importiert werden.

Wenn Sie in Ihren Aufträgen immer wieder ähnliche Streugebiete verwenden, erstellen und verwalten Sie Ihre persönlichen Streulisten, um sie in der Auftragserfassung einfach übernehmen zu können. Von der Startseite aus wird die Streulistenverwaltung über den Link «Meine Streugebiete verwalten» aufgerufen.

Falls Sie mehrere Absenderadressen in den Kontoeinstellungen hinterlegt haben, passen Sie bei Bedarf den Absender an, für den Sie Streulisten erfassen möchten.

Streulisten können entweder manuell erfasst oder mithilfe eines Dateiimports angelegt werden. Um ein Streugebiet zu importieren, laden Sie zuerst die Importvorlage herunter.

Alternativ zur Importvorlage kann auch ein CSV-File mit einer Liste von 4- oder 6 stelligen Postleitzahlen importiert werden nach dem folgenden Schema:

Füllen Sie entweder die Spalte mit den 4-stelligen oder mit den 6-stelligen PLZ aus, jedoch niemals beide. Die 4-stellige Postleitzahl ist der 6-stelligen übergeordnet. Beim Import der 4-stelligen PLZ werden alle Ortschaften der darin integrierten 6-stelligen Postleitzahlen ebenfalls in das Streugebiet übernommen.

6.2 Streulistenvorlagen für Sortenauftrag erfassen

In der Streulistenverwaltung können auch Streulisten für einzelne Sorten als Vorlage erfasst werden. Diese Sortenvorlagen können in der Auftragserstellung als ganze Sorten übernommen werden und vereinfachen den Erfassungsprozess.

Da die Sortenbezeichnung im Auftrag auf 16 Zeichen beschränkt ist, muss bei der Erfassung einer Sortenvorlage die Option «Streuliste für Prospektsorten» angewählt werden. Wenn die Vorlage in einen Auftrag übernommen wird, wird die Streulistenbezeichnung automatisch als Sortenbezeichnung übernommen.

6.3 Übersicht der Streulisten

Sobald ein Absenderkunde ausgewählt ist, werden dessen Streulisten automatisch aufgelistet, nach der Streulisten-ID in absteigender Reihenfolge. Die zuletzt erstellte Streuliste finden Sie deshalb immer zuoberst in der Liste.

Um nach einer bestimmten Streuliste zu suchen, kann im Suchfeld entweder die Streulisten-ID oder -bezeichnung eingegeben werden. Falls diese nicht bekannt sind, stehen optionale Suchfelder zur Verfügung, die miteinander kombiniert werden können.

Die in der Liste vorhandenen Streulisten können hier bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden.

Im Menü «Kontoeinstellungen» haben Sie die Gelegenheit, Ihre eigenen Standardeinstellungen für die Arbeit mit dem PromoPost Manager zu definieren.

7.1 Tab Kontodetails

In den Kontodetails werden alle Benutzer-Informationen sowie die Firmenadressen dargestellt, die bei der Auftragserfassung als mögliche Absender zur Auswahl stehen. Adressen, die hier als Standardabsender, -aufgeber oder –zahler definiert sind, werden im Rechnungsauftrag automatisch in die Absenderangaben übernommen.

7.2 Tab Standardwerte

Im Register «Standardwerte» hinterlegen Sie die gewünschten Standardwerte (Defaultwerte) für die Auftragsbearbeitung:

• Default Annahmestelle: Wenn Sie Ihre Aufträge häufig bei derselben Annahmestelle aufgeben, können Sie diese Stelle hier als Standard festlegen.
• Anzahl Einträge in Tabellen: Hier legen Sie die Anzahl Zeilen fest, die auf einer Seite angezeigt werden. Diese Einstellung bezieht sich auf alle Darstellungen in Listensicht, wie beispielsweise die Auftragsverwaltung oder die Streugebietstabelle.
• Default Bundgrösse in Stück: falls die Sendungen für Ihre Aufträge meist in derselben Bundgrösse produziert und aufgeliefert werden, definieren Sie hier ihren Defaultwert.
• Default Sendungsformat: sofern die Sendungen für Ihre Aufträge überwiegend dasselbe Format aufweisen, können Sie dieses hier festlegen.

Eine Preisberechnung mit der Information zur benötigten Anzahl Sendungen im gewünschten Streugebiet kann auch ohne vorgängige Registration erstellt werden. Nutzen Sie den Onlinedienst «PromoPost Quick Calculator» auf www.post.ch unter «Alle Onlinedienste» oder rufen Sie die folgende URL auf: https://promopost.post.ch/PPM/ppm-client-qcpublic/qc/. Für die Nutzung des Quick Calculators ist kein Login im Kundencenter der Post notwendig. Die Preisberechnungen bleiben 3 Monate lang im System erhalten und können während dieser Zeit bei einer Post-Filiale unter Angabe der Preisberechnungsnummer beginnend mit «QC» in einen Auftrag übernommen werden.

8.1 Preisberechnung erstellen

Um einen zukünftigen Versand zu planen, für den noch kein konkretes Zustelldatum bekannt ist, kann eine reine Preisberechnung in Form eines PDF-Dokuments erstellt werden. Nutzen Sie dazu die Auftragserstellung unter «Auftrag planen und erteilen» und füllen Sie die Schritte 1 und 2 aus, wie in Kapitel 3.1 beschrieben. Klicken Sie in Schritt 2 am Fuss der Seite auf «Preisberechnung herunterladen» zum Erstellen des Dokuments. Auf dem Dokument befindet sich eine Auftrags-Nummer, die in der Auftragsverwaltung zur weiteren Bearbeitung verfügbar bleibt.