Manuale Manager di invii di grandi quantità

Menu lingue

Manuale Manager di invii di grandi quantità

[Sidebar | Close]

    Manuale Manager di invii di grandi quantità

    1. Login

    Avviate il «Manager di invii in grandi quantità (client)» dalla cartella «Post Massensendungsmanager» (Manager di invii in grandi quantità Posta) nel menu Start.

    Nella finestra di accesso, inserite nome utente e password. Al termine della prima installazione viene creato un utente denominato «admin», con password «admin». Questo utente possiede i diritti di amministratore. Per motivi di sicurezza, dopo l’installazione è opportuno creare una serie di account utente.

    Il pulsante «Server address» (Indirizzo server) consente di modificare le impostazioni di connessione al server del Manager di invii in grandi quantità. Questa operazione si rende necessaria solo in caso di modifica dell’indirizzo IP del server.

    I campi obbligatori sono in grassetto nel client del Manager di invii in grandi quantità.

    2. Pagina iniziale

    Una volta effettuato il login si apre la pagina iniziale del Manager di invii in grandi quantità, dalla quale è possibile navigare verso i vari moduli disponibili. Non appena si accede a un qualsiasi modulo, in basso a destra apparirà il pulsante «Homepage» (Pagina iniziale), con il quale è possibile tornare in qualsiasi momento alla pagina iniziale.

    Sezione delle attività

    • «Orders» (Ordini): registrazione e gestione degli ordini
    • «Customers» (Clienti): registrazione e gestione dei modelli di dati dei clienti
    • «Tools» (Strumenti):
      Allineamento dei doppioni: esecuzione di un allineamento dei doppioni di un file degli indirizzi
      Separatore di colonne: separazione della via e del numero civico e, contemporaneamente, anche del numero postale d’avviamento e della località nel caso in cui tali coppie di dati siano state registrate all’interno della stessa colonna nel file degli indirizzi
      Trattamento degli indirizzi: aggiornamento di un file degli indirizzi da parte del Centro di competenza Indirizzi
    • «Users» (Utenti) per l’amministrazione utenti (solo amministratore): registrazione e gestione degli utenti del Manager di invii in grandi quantità
    • «Configuration» (Impostazioni) (solo amministratore): registrazione e gestione di varie impostazioni per il Manager di invii in grandi quantità

    Sezione delle domande

    • Link al manuale utenti online e possibilità di scaricare le FAQ (domande frequenti)
    • Dati contatto dell’assistenza

    Sezione delle informazioni

    Versione utilizzata del Manager di invii in grandi quantità e dello stradario con dati di spartizione

    3. Gestione ordini

    La gestione ordini offre una panoramica di tutti gli ordini registrati. Gli elementi della tabella possono essere ordinati e filtrati come descritto al capitolo 8. Gli ordini più recenti vengono visualizzati di default in cima alla tabella.

    Pulsante Descrizione
    «New» (Nuovo) Creare un nuovo ordine
    «Edit» (Modifica) Facendo doppio clic su un ordine oppure cliccando su «Edit» (Modifica) dopo aver selezionato un ordine, è possibile aprire un ordine esistente per modificarlo.
    «Copy» (Copia) Copiare un ordine selezionato (solamente il file degli indirizzi dell’ordine originale).
    «Delete» (Elimina) Eliminare un ordine selezionato. Tenendo premuto il tasto Shift è possibile selezionare ed eliminare più ordini.
    «Variants» (Varianti) Aprire la panoramica delle varianti (cfr. anche capitolo 3.4)
    «Create template» (Crea modello) Creare un modello da un ordine selezionato. Questo viene salvato nella panoramica dei modelli e può essere rielaborato.
    «Template» (Modelli) Aprire la panoramica dei modelli.

    3.1 Processo di ordinazione prodotti della posta-lettere

    3.1.1 Selezione del prodotto

    Cliccando il pulsante «New» (Nuovo), è possibile selezionare il prodotto da ottimizzare nel Manager di invii in grandi quantità.

    Per alcuni prodotti l’utente viene reindirizzato sul portale della Posta. In questi casi non viene creato alcun ordine nel Manager di invii in grandi quantità.

    3.1.2 Dati di intestazione dell’ordine

    Il passo successivo consiste nella registrazione dei dati d’intestazione dell’ordine, che sono importanti ai fini del calcolo dei prezzi di listino. All’interno di questa maschera potete assegnare una «Personal order description» (una denominazione personale dell’ordine che verrà utilizzata sui cartellini per mazzi e per pallet nonché impostata come nome del file al momento del salvataggio) e registrare i necessari parametri dell’ordine (peso unitario dell’invio, formato).

    Data di cancellazione automatica Al termine di un tempo di conservazione stabilito dall’amministratore, pari al massimo a 150 giorni, gli ordini vengono cancellati dalla gestione ordini del Manager di invii in grandi quantità. Al momento della creazione dell’ordine qui è possibile selezionare una data di cancellazione divergente per il singolo ordine. Qualora vi sia necessità di accedere ai documenti d’ordine per un periodo di tempo più lungo, è consigliabile scaricarli alla fase «Summaries» (Pagina dei risultati).

    Numero di riferimento del cliente Qui è possibile indicare un’identificazione alfanumerica supplementare dell’ordine o del cliente che verrà stampata sul cartellino per pallet.

    Parametri relativi a mazzi e pallet Le informazioni vengono compilate con i valori standard della Posta. Se necessario, tuttavia, i dati possono essere modificati manualmente qui.

    Vengono poi registrati i dati del mittente e dello speditore. Questi ultimi possono essere immessi manualmente oppure inseriti a partire da un modello della gestione dei dati cliente (cfr. capitolo 4). Per caricare un modello dalla gestione dei dati cliente occorre cliccare sulla lente d’ingrandimento. I dati dei clienti vengono sempre copiati, il che significa che possono essere modificati nell’ordine in qualsiasi momento senza che ciò abbia alcun effetto su eventuali altri ordini per i quali erano stati importati gli stessi dati cliente.

    I dati dei clienti registrati possono anche essere salvati come modello di dati del cliente. A tal fine sarà necessario cliccare sul simbolo del dischetto in corrispondenza del cliente interessato (mittente o speditore). All’occorrenza all’utente verrà richiesto se desidera sovrascrivere un modello esistente oppure creare un nuovo modello.

    Trattamento degli invii di ritorno Attivando questa funzione è possibile registrare e importare dati supplementari per la compilazione di un Letter ID (codice a matrice) e per la definizione della procedura degli invii di ritorno o degli invii non recapitabili (solo prodotti delle posta-lettere). Ulteriori informazioni su Letter ID sono disponibili alla pagina www.posta.ch/letter-id.

    3.1.3 Importazione degli indirizzi

    In questa maschera si importano i dati degli indirizzi. I formati supportati sono CSV, TXT, XLS e XLSX.

    Facendo clic sul pulsante «Load» (Carica) è possibile caricare nel Manager di invii in grandi quantità un file degli indirizzi. Verrà quindi visualizzata un’anteprima dei primi cinque set di dati. Una volta importato, il file degli indirizzi caricato può anche essere aperto in Excel o in un altro editor di testo cliccando sull’apposito pulsante. Il programma con cui aprire il file viene scelto tramite la funzione di Windows «App predefinite».

    Per verificare in un secondo momento quale file è stato caricato, ci si può basare sulla denominazione del file già importato oppure visualizzare un’anteprima delle prime cinque righe.

    Se i file degli indirizzi sono in formato .csv o .txt, in fase di caricamento il programma cercherà di riconoscere il tipo di codifica. Quest’ultima viene visualizzata alla voce «Select file encoding» (Seleziona codifica file) e può essere modificata dall’utente. ASCII non è supportato in formato encoding. Occorre convertirlo prima dell’importazione, ad es. in UTF-8. Poiché tale riconoscimento non è possibile con i file Excel, se si utilizza questo formato è opportuno assicurarsi che i file siano codificati con il code page 1252.

    Esiste poi la possibilità di selezionare il carattere separatore utilizzato nel file. Sono consentiti il punto e virgola, il tabulatore e la virgola.

    Nella sezione «Column mapping» (Assegnazione colonne) l’utente segnala al Manager di invii in grandi quantità in quale colonna si trovano i vari dati. Se le colonne sono denominate in maniera sufficientemente univoca, qui il Manager di invii in grandi quantità proporrà eventualmente un’assegnazione (ad es. la colonna denominata «PLZ» (sigla tedesca per NPA) viene riconosciuta come contenente il numero postale d’avviamento).

    Se il file degli indirizzi contiene anche indirizzi esteri, questi devono essere contrassegnati con il codice del paese come da standard ISO 3166-1 Alpha-2. Gli indirizzi esteri vengono visualizzati sulla pagina dei risultati in un file di produzione separato. Gli invii verso l’estero devono essere dichiarati e spediti secondo le disposizioni in vigore.

    Affinché sia possibile utilizzare i dati degli indirizzi, la via e il numero civico devono essere indicati in colonne distinte. Nel caso in cui il vostro file degli indirizzi dovesse prevedere un’unica colonna condivisa per la via e il numero civico, potete separarli utilizzando lo strumento Separatore di colonne (capitolo 6.2). La separazione può avvenire anche al momento dell’assegnazione delle colonne. Se ad esempio il numero civico si trova nello stesso campo della via, alla voce relativa al numero civico selezionate l’apposita indicazione: essa specifica che il numero è contenuto nella via. Per avviare la separazione cliccate sull’apposito pulsante in basso a destra. Nel caso tale pulsante non fosse visibile scorrete verso la fine della schermata. Salvate il file generato per poterlo verificare o utilizzare in un secondo momento. Il processo di spartizione viene eseguito con il file separato.

    L’assegnazione della colonna «Post office box» (Casella postale) è facoltativa e può essere utilizzata nel caso in cui una colonna a sé stante sia riservata alle informazioni sulla casella postale. Se un indirizzo contiene del testo in questa colonna, sarà dunque trattato come indirizzo di casella postale.

    Cliccando su «Next» (Avanti) si dà il via all’importazione nel Manager di invii in grandi quantità. Questa operazione può richiedere un po’ di tempo a seconda delle dimensioni dei file degli indirizzi. Al termine vi verrà fornita una statistica sulla qualità dei dati degli indirizzi. Se la qualità risulta inferiore a un determinato valore soglia, l’utente riceve un avviso e deve confermare di voler procedere con l’elaborazione dei dati. Esiste la possibilità di esportare il file degli indirizzi con un contrassegno / un’etichettatura in merito alla qualità.

    3.1.4 Verifica degli indirizzi

    Esiste la possibilità di far eseguire un confronto degli indirizzi contenenti dati legati a persone con i dati di riferimento della Posta. A tale scopo il file degli indirizzi viene inviato alla Posta. Una volta conclusa la verifica, ricevete un’e-mail. Potete scaricare un’offerta e scegliere se avvalervi o meno dell’aggiornamento a pagamento.

    • Se non desiderate tale aggiornamento, non insorgono costi e per il processo successivo vengono utilizzati i dati importati inizialmente.
    • Se invece desiderate tale aggiornamento, per l’invio vengono utilizzati gli indirizzi aggiornati e potete scaricare un file per rettificare il vostro archivio base degli indirizzi. I costi per l’aggiornamento verranno riportati nella fattura mensile del mittente in base al numero di riferimento della fattura.

    È possibile scegliere se far verificare tutti gli indirizzi oppure solo quelli non riportati correttamente. Consigliamo di far eseguire una verifica di tutto il file.

    Avete inoltre la possibilità di verificare la presenza di eventuali doppioni nel file degli indirizzi. I doppioni vengono cancellati dal file di spedizione per l’elaborazione successiva e contrassegnati nel file di correzione.

    Potete salvare l’indirizzo e-mail per la notifica nell’Amministrazione utenti (cfr. capitolo 5) oppure direttamente sulla pagina Verifica degli indirizzi.

    Per poter procedere alla verifica degli indirizzi è necessario approvare le condizioni generali per il trattamento degli indirizzi apponendo il relativo segno di spunta.

    Al fine di semplificare il ripristino delle correzioni nella banca dati vi raccomandiamo di inviarle insieme a una caratteristica specifica per il cliente, ad es. un numero di cliente.

    3.1.5 Finalizzazione dell’ordine

    In questa maschera possono essere immessi alcuni dettagli specifici del prodotto selezionato. Poiché alcuni di essi possono influire sul prezzo, è possibile che il prezzo di listino subisca variazioni.

    «Delivery point» (Punto di impostazione): se attivate la casella per l’indennità di sede, potrete selezionare il punto di impostazione in una lista specifica per il prodotto. Se la casella non viene attivata, il punto di impostazione potrà essere registrato come testo libero. In tal caso, tuttavia, non sarà indicato alcuno sconto della sede e non verrà inviata automaticamente un’e-mail di preavviso alla registrazione dell’ordine.

    «Production file control character» (Carattere di controllo file di produzione): qui può essere fornito per il file di produzione un carattere che verrà aggiunto automaticamente alla creazione dell’ordine.

    «Placement of production file control character» (Posizionamento carattere di controllo nel file di produzione): qui si può stabilire se il carattere debba essere inserito all’inizio o alla fine di un mazzo/pallet.

    «Bundle information only in first record» (Informazioni sui mazzi solo nel 1º set di dati): per impostazioni predefinita, nel file di produzione vengono emesse le informazioni relative ai mazzi e ai pallet per ciascun set di dati. Potete utilizzarle ad esempio per creare «mazzi senza cartellini per mazzi». Attivando questa opzione, invece, queste informazioni aggiuntive verranno emesse di volta in volta soltanto nel primo set di dati di ciascun mazzo.

    «CSV delimiter production file» (Carattere separatore CSV file di produzione) e «CSV delimiter bundles/pallets» (carattere separatore CSV mazzi/pallet): selezionate il carattere separatore desiderato per i due tipi di file.

    Indennità pallet

    La Posta riconosce un’indennità per gli invii spartiti in mazzi per circolo dei fattorini, caselle postali e località che devono essere impostati su pallet diretti e per circoscrizione di avviamento rispettando determinate condizioni. Queste indennità vengono indicate nel Manager di invii in grandi quantità. La decisione sulla relativa concessione spetta ai punti di accettazione.

    Per maggiori informazioni potete consultare la pagina www.posta.ch/prestazioni-preliminari.

    3.1.6 Assegnazione pallet (solo Expert Mail)

    Con il prodotto Expert Mail l’utente ha la possibilità di stabilire in modo differenziato per singolo pallet l’ufficio di impostazione. Con il tasto Ctrl e il tasto di commutazione si possono selezionare insieme più pallet. Per assegnare i pallet selezionati a un ufficio di impostazione, basterà quindi fare clic sull’ufficio desiderato. Gli elementi della tabella possono essere ordinati e filtrati come descritto al capitolo 8.

    3.1.7 Pagina dei risultati

    Sulla pagina dei risultati vengono generati i documenti di rilievo per l’ordine e quest’ultimo diviene vincolante. Viene quindi inviata una dichiarazione alla Posta e, se necessario, viene attivato un preavviso per l’ufficio di impostazione. L’operazione può richiedere alcuni minuti.

    Come risultato viene offerta la possibilità di scaricare il bollettino di consegna.

    Promemoria per l’ordine Se non volete chiudere definitivamente un ordine creato, potete decidere quanti giorni prima della data di consegna ricevere un promemoria tramite e-mail.

    Storni Prima dell’impostazione è possibile stornare gli ordini già conferiti (solo prodotti della posta-lettere). Qualora fosse necessario modificare un ordine già contabilizzato, è possibile creare un bollettino di consegna, dopo aver stornato quello già trasmesso. La stessa procedura vale anche per ordini parziali di una variante o di varianti intere.

    Indicazione importante

    Qualora si desiderasse elaborare l’ordine come parte di una variante, chiudere l’ordine senza contabilizzarlo in maniera vincolante. L’ordine verrà contabilizzato in un secondo momento nell’ambito dell’elaborazione della variante. Maggiori informazioni sono reperibili al capitolo 3.4.

    Nella sezione dedicata alla generazione dei documenti, nella parte inferiore dello schermo, possono essere creati i documenti pertinenti per l’ordine. La scelta dipende dai parametri impostati nella pagina di finalizzazione. I documenti possono essere generati anche senza la registrazione definitiva dell’ordine. Se nello step «Header» (Dati di intestazione dell’ordine) è stata attivata l’opzione «Returns processing» (Trattamento degli invii di ritorno), per motivi tecnici la generazione del file di produzione è possibile solo dopo la contabilizzazione.

    I file da salvare possono essere selezionati singolarmente oppure collettivamente spuntando le caselle e selezionando il pulsante «Save selected» (Salva selezionati).

    Nota sui cartellini per mazzi

    Per poter creare i cartellini per mazzi è necessario innanzitutto scegliere il formato desiderato. Sono disponibili i formati A5 e A6. Su un foglio in formato A4 possono essere stampati più cartellini per mazzi in formato A5 e/o A6. Questi sono disposti in ordine da sinistra verso destra e dall’alto verso il basso.

    Per la stampa è anche possibile avvalersi dell’opzione di ottimizzazione, che modificherà l’ordine dei mazzi sui cartellini A4 in maniera tale che il pacchetto stampato possa essere prima tagliato e poi opportunamente impilato: pila in alto a sinistra, pila in alto a destra, pila in basso a sinistra e pila in basso a destra.

    3.2 Integrazioni per i prodotti del settore giornali

    Nel manager di invii in grandi quantità potete elaborare i seguenti prodotti del settore giornali: da settimanale a quindicinale (GAA), da mensile a trimestrale (GAB) e prodotti per giornali internazionali (Press Economy e Priority, Press Plus Economy e Priority).

    Durante l’importazione delle liste di indirizzi per i prodotti del settore giornali possono essere specificate colonne supplementari.

    «Country» (Paese): è richiesta per l’importazione degli invii internazionali e nazionali. In assenza di dati per questa colonna, tutti gli invii vengono trattati come invii «nazionali». Se invece vengono forniti dati per questa colonna, il Manager di invii in grandi quantità classificherà gli invii come segue:

    1. Gli invii per cui questa cella è vuota vengono trattati come invii «nazionali» (CH).
    2. Se la cella è compilata, viene verificata la validità del codice paese fornito (ISO 3166-ALPHA-2).
    3. Gli invii per il Liechtenstein e la Svizzera vengono trattati come invii nazionali.
    4. In presenza di codici paese sconosciuti, l’invio internazionale viene considerato non valido e ne viene esclusa l’ulteriore elaborazione.

    «Speed» (Velocità): è richiesta per poter stabilire la velocità desiderata per il trasporto degli invii internazionali (Economy o Priority). In assenza di dati per questa colonna, tutti gli invii internazionali vengono trattati come invii Economy. Se invece vengono forniti dati per questa colonna, il Manager di invii in grandi quantità classificherà gli invii come segue:

    1. Gli invii per cui questa cella è vuota vengono trattati come invii «Economy».
    2. In presenza delle indicazioni «Economy», «Eco», «E» e «0», gli invii vengono trattati come invii Economy (non viene fatta distinzione tra lettera maiuscole e minuscole).
    3. In presenza delle indicazioni «Priority», «Prio», «P» e «1», gli invii vengono trattati come invii Priority (non viene fatta distinzione tra lettere maiuscole e minuscole).
    4. Se il valore indicato per la velocità non viene riconosciuto, l’invio internazionale viene considerato non valido e ne viene esclusa l’ulteriore elaborazione.

    «Number of copies» (Numero di copie): è richiesta per l’elaborazione degli invii collettivi nazionali. In questa colonna deve essere indicato il numero di copie che si desidera inviare al destinatario in questione. Il Manager di invii in grandi quantità classifica gli invii come segue:

    1. Se la cella è vuota, gli invii non vengono trattati come un invio collettivo (una copia).
    2. Se viene indicato un numero di copie superiore a 1, gli invii vengono trattati come un invio collettivo.
    3. Se viene indicato un numero di copie inferiore a 1 oppure un valore alfanumerico, il dato viene considerato non valido, impedendo la successiva elaborazione dell’ordine.
    4. Poiché per gli invii internazionali non è prevista la possibilità di ricorrere a invii collettivi, in questo caso non sarà possibile portare avanti l’elaborazione dell’ordine.

    Invii internazionali non validi o invii collettivi

    In presenza di invii internazionali o collettivi non validi non è ammesso elaborare ulteriormente l’ordine. In questo caso si può esportare un file degli indirizzi provvisto di note di convalida, che va interpretato nel modo seguente:

    1. Le prime colonne corrispondono a quelle del file degli indirizzi importato
    2. Le colonne che seguono riguardano solo gli invii nazionali (invii collettivi esclusi):
      a. Postcode_found (NPA_trovato): 1 – NPA valido, 0 – NPA non valido
      b. Town_name_found (Nome_località_trovato): solo se Postcode_found = 0. 1 – Nome della località valido, 0 – Nome della località non valido
      c. Town_valid (Località_valida): risultato cumulato delle prime due colonne
      d. Street_valid (Via_valida): 1 – Via trovata, 0 – Via non trovata
      e. Street_ratio (Via_percentuale): corrispondenza con la designazione della via in percentuale
      f. House_number_valid (Numero_civico_valido): solo se la via è valida. 1 – Numero civico trovato, 0 – Numero civico non trovato
      g. House_number_ratio (Numero_civico_percentuale): corrispondenza del numero civico in percentuale
      h. House_number_valid (Numero_civico_valido): validità cumulata di via e numero civico
      i. Mail_carrier_found (fattorino_trovato): 1 – Fattorino con sequenza di giro di recapito trovato, 0 – Fattorino non trovato
      j. Mail_carrier_estimated (fattorino_stimato): 1 – Fattorino senza sequenza di giro di recapito trovato, 0 – Fattorino non trovato
      k. Is_POB (È_casella_postale): 1 – Indirizzo di casella postale, 0 – Indirizzo di domicilio
      l. Domestic_valid (Nazionale_valido): convalida cumulata di tutte le colonne per l’invio nazionale
    3. International_valid (Internazionale_valido): solo se è stato importato il codice paese, 1 – Invio internazionale valido, 0 – Invio internazionale non valido
    4. Collective_item_valid (Invio_collettivo_valido): solo se è stato importato il numero di copie, 1 – Invio collettivo valido, 0 – Invio collettivo non valido

    Selezione dei prodotti nazionali e internazionali del settore dei giornali

    Nella sezione dedicata ai prodotti del settore dei giornali è possibile registrare invii nazionali e internazionali nonché invii collettivi nazionali. La selezione del prodotto avviene di volta in volta nella fase «Newspaper info» (Info giornali).

    Una volta selezionati i prodotti del settore dei giornali, viene verificata la validità degli indirizzi importati per ciascuno di tali prodotti.

    Creazione dei mazzi per i prodotti internazionali del settore dei giornali e gli invii collettivi

    Il Manager di invii in grandi quantità non calcola i mazzi e i pallet per gli invii internazionali «Press». Questi dati vengono emessi in un file di produzione separato.

    Per gli invii internazionali «Press Plus», i mazzi vengono sia calcolati dal Manager di invii in grandi quantità sia mostrati in un file di produzione separato.

    Per gli invii internazionali e gli invii collettivi, il Manager di invii in grandi quantità non genera né i cartellini per mazzi né quelli per pallet.

    3.3 Ordini non spartiti

    Nel Manager di invii in grandi quantità è possibile anche registrare e prenotare presso la Posta ordini non spartiti. Ciò può essere utile e opportuno, ad esempio, quando non si raggiunge la quantità minima richiesta per la spartizione.

    Per prenotare invii non spartiti, disattivate l’opzione «Sorted» (Prestazione preliminare spartizione) alla fase «Finalize» (Finalizzazione dell’ordine). Alla fase «Summaries» (Pagina dei risultati) potrete successivamente generare il bollettino di consegna, nonché l’etichetta-indirizzo del pallet, la distinta dei costi e il file di produzione.

    Per maggiori informazioni potete consultare la pagina www.posta.ch/prestazioni-preliminari.

    3.4 Lavorare con i modelli

    Il Manager di invii in grandi quantità consente di creare modelli per gli ordini contenenti valori ricorrenti per i parametri. In questo modo è possibile creare ordini parzialmente precompilati. Si accede alla panoramica dei modelli dalla panoramica degli ordini, tramite il pulsante «Templates» (Modelli).

    Potete scegliere tra le seguenti possibilità:

    • Nuovo sulla base di un ordine esistente: selezionate un ordine nella panoramica ordini e usate la funzione «Create order» (Creare ordine). Questo comparirà poi nella panoramica dei modelli.
    • «New» (Nuovo): creare un nuovo modello da zero.
    • «Edit» (Modifica): modificare un modello.
    • «Copy» (Copia): copiare e modificare un modello esistente.
    • «Delete» (Elimina): eliminare definitivamente un modello.
    • «Create order from template» (Crea ordine sulla base di un modello): utilizzare il modello selezionato per creare un ordine. L’ordine comparirà poi nell’elenco degli ordini.

    I contenuti di un modello vengono registrati in maniera analoga a quando si effettua un ordine, con la differenza che i dati inseriti non vengono convalidati (né i campi obbligatori né i formati). La convalida ha luogo esclusivamente quando il modello viene utilizzato in un ordine.

    3.5 Lavorare con le varianti

    Se sono soddisfatti determinati requisiti, è possibile raggruppare e successivamente registrare insieme più ordini. A tal fine, è necessario che per i singoli ordini parziali / le singole varianti vengano registrati gli stessi dati in relazione ai seguenti parametri:

    • dati relativi al mittente e allo speditore
    • prodotto e categoria di formato e di prezzo (ad es. OnTime Mail, lettera grande, 1–500 g)
    • punto di accettazione
    • giorno d’impostazione e di recapito (solo OnTime Mail ed Expert Mail)
    • data di cancellazione
    • requisiti aggiuntivi per i giornali: numero del giornale, edizione da-a, consegna successiva

    Procedura: create i corrispondenti «ordini parziali» fino alla fase «Summaries» (Pagina dei risultati). Nella panoramica degli ordini, selezionati quindi il pulsante «Variants» (Varianti) e create una nuova variante, nella quale potrete raggruppare gli ordini precedentemente creati tramite il pulsante «Add» (Aggiungi). La procedura viene descritta nel dettaglio di seguito.

    In fase di creazione o modifica di una variante, sulla pagina principale possono essere raggruppati sotto lo stesso nome più ordini. Con un doppio clic, gli ordini aggiunti possono essere aperti per la relativa elaborazione.

    Cliccando su «Next» (Avanti) viene effettuata la convalida per stabilire se gli ordini parziali possono essere raggruppati e se presentano lo stato opportuno. I singoli ordini parziali devono trovarsi nello stato «Summaries» (Pagina dei risultati) e non devono essere dichiarati.

    Successivamente, nella pagina dei risultati dell’ordine con varianti può essere generata una dichiarazione d’invio congiunta con il nome dell’ordine con varianti.

    La generazione dei documenti non presenta differenze rispetto ai normali ordini. Viene mostrata una panoramica di tutti gli ordini parziali, dei rispettivi documenti e dei documenti sovraordinati.

    Raccomandazione per la creazione di ordini parziali

    Poiché per gli ordini parziali è richiesto che una serie di parametri siano identici (ad es. vari dati cliente, formato degli invii, data d’impostazione ecc.), è consigliabile creare innanzitutto un modello, compilandolo fino alla fase di finalizzazione dell’ordine. Successivamente, si possono creare i singoli ordini parziali a partire dal modello. In questo modo i vari parametri saranno predefiniti e, una volta raggruppati gli ordini, il numero di potenziali messaggi di errore a seguito della procedura di convalida sarà notevolmente inferiore.

    4. Gestione clienti

    Nel modulo «Customer management» (Gestione clienti) è possibile gestire i modelli riutilizzabili per i dati dei clienti. Tali modelli, che possono essere impiegati negli ordini, possono anche essere creati a partire dagli ordini stessi. Gli elementi della tabella possono essere ordinati e filtrati come descritto al capitolo 8.

    I dati dei clienti possono anche essere importati ed esportati. Sono supportati i formati CSV, XLS, XLSX e TXT per l’importazione e il formato CSV (code page Windows-1252) per l’esportazione. Nella maschera di importazione potete procedere all’assegnazione delle colonne del file di importazione ai corrispondenti campi della gestione clienti del Manager di invii in grandi quantità.

    Raccomandiamo di utilizzare un numero cliente univoco, in quanto ciò consente di stabilire in fase di importazione se deve essere creato un nuovo cliente o se deve essere aggiornato un cliente esistente.

    5. Amministrazione utenti

    Nel modulo «Users administration» (Amministrazione utenti) è visibile una lista di tutti gli utenti creati.

    Gli utenti che dispongono del ruolo di «amministratore» possono creare nuovi utenti (pulsante «New» [Nuovo]) e/o eliminare utenti esistenti (pulsante «Delete» [Elimina]). Inoltre gli amministratori possono ripristinare la password di qualsiasi utente.

    In questo modulo, gli utenti che non hanno il ruolo di «amministratore» possono invece modificare la propria password (pulsante «Change my password» [Modifica la mia password]).

    6. Strumenti

    6.1 Allineamento doppioni

    Il Manager di invii in grandi quantità offre la possibilità di sottoporre a verifica un file degli indirizzi nazionale in formato CSV, TXT, XLS o XLSX per individuare l’eventuale presenza di doppioni. L’importazione del file degli indirizzi avviene secondo una procedura analoga a quella descritta al capitolo 3.1.3. Questo strumento non può essere utilizzato invece per elaborare i file degli indirizzi internazionali.

    Come passaggio aggiuntivo, viene richiesta l’assegnazione delle colonne relative al nome e al cognome. L’allineamento dei doppioni viene avviato con il pulsante «Execute» (Esegui). A seconda del file degli indirizzi, l’operazione potrebbe richiedere un po’ di tempo.

    Alla fine l’utente visualizza l’esito dell’allineamento dei doppioni e ha la possibilità di scaricare nuovamente il file degli indirizzi:

    «Original address file with duplicate information» (File indirizzi originale con informazioni sui doppioni):

    viene scaricato un file CSV contenente una colonna aggiuntiva denominata «Duplicate» (Doppione) che consente di identificare i doppioni presenti. A tal fine può essere utilizzata ad es. la funzione di filtro di Microsoft Excel.

    «Cleaned address file» (File indirizzi rettificato):

    viene scaricato un file CSV nel quale i doppioni sono stati rettificati automaticamente mantenendo di volta in volta soltanto la prima occorrenza di un determinato indirizzo.

    6.2 Separatore di colonne

    Questo strumento consente di separare in maniera automatica la via e il numero civico e, contemporaneamente, anche il numero postale d’avviamento e la località nel caso in cui tali coppie di dati siano state registrate all’interno della stessa colonna.

    Caricate il file degli indirizzi desiderato cliccando su «Load» (Carica). A titolo di esempio vengono mostrati i primi set di dati. In corrispondenza di «Street/house number» (Via / numero civico) selezionate la colonna corrispondente del file degli indirizzi.

    Alle voci «Name of the new column for street» (Nome della nuova colonna per la via) e «Name of the new column for house numbers» (nome della nuova colonna per i numeri civici) potete indicare le denominazioni che dovranno avere rispettivamente le due colonne nel nuovo file creato.

    Cliccando su «Execute» (esegui) si dà il via alla procedura di separazione, al termine della quale viene creato un nuovo file (verrà richiesto il percorso file).

    6.3 Aggiornamento degli indirizzi

    Lo strumento «Aggiornamento degli indirizzi» vi permette di richiedere l’aggiornamento degli indirizzi presso il Centro di competenza Indirizzi, senza che il relativo incarico sia collegato a un ordine di spartizione.

    Nella gestione dell’ordine viene visualizzata una panoramica degli ordini di aggiornamento degli indirizzi. Selezionate «New» (Nuovo) per registrare un nuovo ordine.

    Assegnate un nome all’ordine e selezionate il destinatario della fattura (mittente) e l’operatore (speditore). Non è necessario inserire parametri di spedizione.

    La procedura successiva corrisponde a quella descritta nel capitolo 3.1.4 Verifica degli indirizzi.

    7. Impostazioni

    Nel modulo «Configuration» (Impostazioni) gli amministratori possono configurare tutta una serie di impostazioni globali per il Manager di invii in grandi quantità.

    «Default production file control character» (Carattere di controllo predefinito file di produzione): qui può essere fornito per il file di produzione un carattere che verrà aggiunto automaticamente alla creazione dell’ordine. Questo carattere può essere modificato nell’ambito dell’ordine.

    «Default sender» (Mittente predefinito) e/o «Default mailer» (Speditore predefinito): qui possono essere selezionati i modelli di dati dei clienti che verranno inseriti automaticamente alla creazione di un ordine. Anche questi dati, come sempre, possono essere modificati nell’ordine.

    8. Tabelle nel client del Manager di invii in grandi quantità

    Tutte le tabelle offrono le seguenti funzionalità:

    Filtrare: subito sotto l’intestazione di ogni colonna è presente una cella filtro in cui è possibile impostare un operatore filtro e un valore del filtro. Nella prima figura viene mostrato ad es. un filtro che visualizza tutti i valori che iniziano con le lettere «ab» (non viene fatta alcuna distinzione tra lettere maiuscole e minuscole). Il filtro della seconda figura, invece, visualizza tutti i valori che contengono al loro interno il termine «chemin».

    È inoltre possibile filtrare contemporaneamente più colonne.

    Per calcolare il numero di righe che vengono mostrate, è possibile andare alla fine della tabella con il tasto di scelta rapida «Ctrl+End» e leggere il numero dell’ultima riga.

    Esempio di filtro «Inizia con»

    Esempio di filtro «Contiene»

    Ordinare: se si clicca sull’intestazione di una colonna, quest’ultima viene ordinata in ordine crescente. Se si clicca una seconda volta, gli elementi della colonna vengono disposti invece in ordine decrescente. Al terzo clic, la colonna viene riportata nell’ordine originario. Se una colonna è stata ordinata attivamente utilizzando questa funzione, nell’angolo destro della intestazione della colonna in questione viene visualizzato un piccolo triangolo.

    È anche possibile ordinare contemporaneamente più colonne, cliccando in successione sulle intestazioni delle caselle desiderate con il tasto Ctrl premuto.

    Raggruppare: se si trascina la colonna desiderata nella barra grigia che si trova al di sopra della tabella, si apre il cosiddetto «campo di raggruppamento» di colore celeste. La panoramica cambia e i risultati vengono raggruppati (cfr. figura sotto). Per raggruppamenti ancora più dettagliati è possibile aggiungere alla selezione ulteriori colonne. Per rimuoverle, invece, è sufficiente trascinare la colonna selezionata verso l’alto, al di fuori dell’area di colore celeste.

    Esempio di raggruppamento in base alla data di creazione

    9. Release Notes

    Novità versione 2.2.0 (04.04.2022)

    • Pallettizzazione più efficiente: la qualità di spartizione del Manager di invii in grandi quantità è, già oggi, estremamente elevata. Nell’ambito della creazione dei pallet siamo riusciti a introdurre un’ulteriore miglioria, che si traduce in ulteriori indennizzi per i clienti mittenti.
    • Maschera d’inserimento dello spessore degli invii: finora nel Manager di invii in grandi quantità era possibile utilizzare solo numeri interi per indicare lo spessore degli invii, per quanto fosse stato richiesto più volte di poter inserire un decimale per rendere la misurazione più precisa. Questa funzione è stata ora aggiunta nel software.
    • Possibilità di selezionare la lingua del documento: già oggi è possibile creare e salvare i documenti in diverse lingue, aprendo il client MSM in un’altra lingua e ricreando il documento. Quest’operazione non poteva essere eseguita per il protocollo di spartizione e il bollettino di consegna. Anche in futuro il bollettino di consegna potrà essere generato solo una volta, mentre il protocollo di spartizione creato nella lingua del rispettivo punto d’impostazione potrà essere generato anche in altre lingue.
    • Aggiornamento tecnico: Abbiamo aggiornato le componenti di List & Label utilizzati per la creazione di PDF.

    Nel momento in cui la nuova versione sarà disponibile, riceverà una notifica in automatico dal software. Potrà poi scaricarla dall’amministratore nel tool di configurazione (scheda «Accesso al webservice») e installarla.

    Novità versione 2.1.0 (07.02.2022)

    Per quel che concerne i prodotti del settore giornali, a far data dal 1º gennaio 2022 è stata introdotta una novità che non è stato possibile implementare nella release autunnale del Manager di invii in grandi quantità. Per questa ragione abbiamo deciso di renderle disponibili queste novità mediante la feature-release. Per l’elaborazione dei giornali, a partire dalla versione 2.1.0, si applica quanto segue.

    • Peso dell’invio: D’ora in poi, per quanto riguarda il peso dell’invio, bisogna inserire il peso complessivo, inclusi gli allegati terzi (finora gli allegati terzi erano esclusi).
    • Numero di allegati terzi: Il numero di allegati non deve divergere dal numero di giornali. In caso contrario, registrare un altro incarico inserendo un’altra combinazione di giornali e allegati. Questi «incarichi parziali» possono essere dichiarati, come di consueto, come incarico mediante la «funzione Varianti».

    Maggiori informazioni su giornali e allegati sono disponibili nell’opuscolo «Giornali Svizzera» (PDF, 1.3 MB) nonché nel relativo prezzario (PDF, 132.4 KB). Il centro di competenza Media stampati è a sua disposizione per qualsiasi informazione (per i dati di contatto consultare l’opuscolo «Giornali Svizzera», pagina 29).

    Novità versione 2.0.0 (02.11.2021)

    • La configurazione dell’e-mail non è più necessaria: ora non dovrete più preoccuparvi di configurare un servizio e-mail. Il Manager di invii in grandi quantità se ne occuperà per voi.
    • Creazione di nuovi ordini: l’assistente per la creazione di nuovi ordini è stato eliminato. Questo assicura che per tutti gli ordini possa essere utilizzata l’intera gamma di funzioni del Manager di invii in grandi quantità, ad es. anche la creazione del codice a matrice.
    • Controllo di sicurezza dei dati di intestazione dell’ordine: alcuni parametri di creazione dei mazzi possono far sì che si formino solo mazzi di invii rimanenti anziché mazzi per circolo dei fattorini e mazzi località. D’ora in avanti questo punto sarà segnalato direttamente nel passaggio «Dati di intestazione dell’ordine» con un messaggio di avvertimento.
    • Maggiore flessibilità con i cartellini per pallet: i cartellini per pallet possono ora essere forniti con un numero di cliente o di ordine opzionale. Ora viene visualizzato anche un bordo piegato, nel caso in cui si vogliano inserire le targhette tra due strati, ad esempio. Inoltre, c’è spazio per stampare un codice a barre del cliente, se lo desiderate. Importante: il codice a barre non deve contenere alcuna informazione postale.
    • Colore della carta sui cartellini per mazzi e per pallet: molto spesso accade che i cartellini per mazzi e per pallet vengano involontariamente stampati sul colore di carta sbagliato! D’ora in avanti renderemo più facile il controllo grazie alla stampa del colore da usare sulle targhette.
    • Manuale utente: il manuale utente «Manager di invii in grandi quantità» è ora disponibile in versione digitale. Potete trovare le risposte alle vostre domande ancora più velocemente e utilizzare la funzione di feedback per richiamare la nostra attenzione sul potenziale di miglioramento.