Handbuch Massensendungs-manager

Sprachnavigation

Handbuch Massensendungs-manager

[Sidebar | Close]

    Handbuch Massensendungs-manager

    1. Anmeldung

    Starten Sie den «Massensendungsmanager (Client)» aus dem Startmenü Ordner «Post Massensendungsmanager».

    Geben Sie im Anmeldedialog Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Nach der Erstinstallation ist ein Benutzer «admin» mit Passwort «admin» angelegt. Dieser besitzt Administratorenrechte. Aus Sicherheitsgründen ist es empfehlenswert, nach der Installation Benutzerkonten anzulegen.

    Mit dem Button «Serveradresse» können Sie die Verbindungseinstellungen zum Massensendungsmanager-Server ändern. Dies ist nur notwendig, wenn sich die IP-Adresse des Massensendungsmanager-Servers geändert hat.

    Anmeldung Client

    Im Massensendungsmanager-Client sind Mussfelder fett beschriftet.

    2. Startseite

    Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Startseite des Massensendungsmanagers. Diese ermöglicht eine Navigation zu den verschiedenen Modulen des Massensendungsmanagers. Sobald Sie sich in einem beliebigen Modul befinden, erscheint unten rechts ein Button «Startseite», mit dem Sie jederzeit zur Startseite zurückkehren können.

    Startseite MSM Client

    Arbeitsbereich

    • Aufträge: Erfassen und Verwalten der Aufträge
    • Kunden: Erfassen und Verwalten von Kundendatenvorlagen
    • Werkzeuge:
      Dublettenabgleich: Durchführung eines Dublettenabgleichs einer Adressdatei
      Spaltentrennung: Trennung von Strasse und Hausnummer sowie gleichzeitig von Postleitzahl und Ort, falls diese in der Adressdatei jeweils in einer gemeinsamen Spalte eingetragen sind
      Adresspflege: Aktualisierung einer Adressdatei durch das Kompetenzcenter Adressen
    • Benutzerverwaltung (nur Administrator): Erfassen und Verwalten von Massensendungsmanager-Benutzern
    • Einstellungen (nur Administrator): Erfassen und Verwalten von diversen Einstellungen für den Massensendungsmanager

    Fragebereich

    • Link zum Online-Benutzerhandbuch und Downloadmöglichkeit für die FAQ (häufige Fragen)
    • Kontaktangaben Support

    Informationsbereich

    Verwendete Version des Massensendungsmanagers und des Strassenverzeichnisses mit Sortierdaten

    3. Auftragsverwaltung

    Die Auftragsverwaltung bietet einen Überblick über sämtliche erfassten Aufträge. Die Tabelle kann wie im Kapitel 8 beschrieben sortiert und gefiltert werden. Die neuesten Aufträge werden standardmässig zuoberst angezeigt.

    Auftragsübersicht
    Schaltfläche Beschreibung
    Neu Anlegen eines neuen Auftrags
    Bearbeiten Durch Doppelklick auf einen Auftrag oder durch Auswahl eines Auftrags und anschliessendem Klick auf «Bearbeiten» kann ein bestehender Auftrag zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden.
    Kopieren Ein markierter Auftrag wird kopiert (exklusive der Adressdatei des Originalauftrags).
    Löschen Ein markierter Auftrag wird gelöscht. Durch Halten der Shift-Taste können mehrere Aufträge markiert und gelöscht werden.
    Varianten Öffnen der Variantenübersicht (siehe auch Kapitel 3.4)
    Vorlage erstellen Aus einem markierten Auftrag wird eine Vorlage erstellt und in der Vorlagenübersicht zur weiteren Bearbeitung abgespeichert
    Vorlagen Öffnen der Vorlagenübersicht

    3.1 Auftragsprozess Briefprodukte

    3.1.1 Produktauswahl

    Nach Klick auf die Schaltfläche «Neu» wählen Sie das Produkt aus, das im Massensendungsmanager optimiert werden soll.

    Produktauswahl

    Bei einigen Produkten wird der Benutzer zum Portal der Schweizerischen Post weitergeleitet. In diesem Fall wird kein Auftrag im Massensendungsmanager angelegt.

    3.1.2 Auftragskopfdaten

    Es folgt die Erfassung der Kopfdaten eines Auftrags. Diese sind für eine Listenpreisberechnung relevant. In der vorliegenden Maske können Sie eine «persönliche Auftragsbezeichnung» (diese Bezeichnung findet auf den Bund- und Palettenzetteln Verwendung und wird als Dateiname beim Speichern vorangestellt) vergeben und die notwendigen Auftragsparameter erfassen (Einzelgewicht der Sendung, Format).

    Weiterleitung Postportal

    Automatisches Löschdatum: Aufträge werden nach einer vom Administrator definierten Vorhaltezeit von maximal 150 Tagen aus der Auftragsverwaltung des Massensendungsmanagers gelöscht. Bei der Auftragsanlage kann hier ein abweichendes Löschdatum pro Auftrag gewählt werden. Sollten Sie länger Zugriff auf die Auftragsdokumente benötigen, empfehlen wir Ihnen, diese beim Schritt «Ergebnisseite» herunterzuladen.

    Kundenreferenznummer: Hier kann eine zusätzliche alphanumerische Auftrags- oder Kundenidentifikation eingetragen werden, die auf den Palettenzetteln angedruckt wird.

    Bund- und Palettenparameter: diese sind mit Standardwerten der Schweizerischen Post befüllt. Bei Bedarf können sie hier manuell geändert werden.

    Zusätzlich werden die Absender- und Aufgeberdaten erfasst. Diese können manuell eingegeben oder aus einer Vorlage aus der Kundendatenverwaltung (siehe Kapitel 4) eingefügt werden. Das Laden einer Vorlage aus der Kundendatenverwaltung erfolgt mittels Klick auf die Lupe. Die Kundendaten werden immer kopiert, d. h., sie können im Auftrag jederzeit geändert werden, ohne dass andere Aufträge, die die gleichen Kundendaten importiert hatten, davon betroffen sind.

    Eingetragene Kundendaten können auch als Kundendatenvorlage gespeichert werden. Dafür beim entsprechenden Kunden (Absender oder Aufgeber) auf das Diskettensymbol klicken. Gegebenenfalls wird der Benutzer gefragt, ob eine bestehende Vorlage überschrieben oder eine neue Vorlage angelegt werden soll.

    Retourenverarbeitung: Durch Aktivierung dieser Funktion können zusätzliche Angaben zum Befüllen einer Letter ID (Datamatrix-Code) erfasst und importiert werden und somit zur Regelung, wie mit Retouren resp. unzustellbaren Sendungen verfahren werden soll (nur Briefprodukte). Weitere Angaben zur Letter ID finden Sie unter www.post.ch/letterid.

    Auftragskopfdaten

    3.1.3 Adressimport

    In der vorliegenden Maske werden die Adressdaten importiert. Unterstütze Formate sind CSV, TXT, XLS und XLSX.

    Adressimport

    Durch Klick auf den Button «Laden» kann eine Adressdatei in den Massensendungsmanager geladen werden. Es folgt eine Vorschau der ersten fünf Datensätze. Die geladene Adressdatei kann nach dem Import auch über die Schaltfläche «geladene Adressdatei öffnen» in Excel oder einem Texteditor vollständig geöffnet werden. Die Wahl des Programms, mit dem die Datei geöffnet werden soll, steuern Sie über die Windowsfunktion «Standardapps».

    Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen wollen, welche Datei geladen wurde, wird Ihnen einerseits der bereits importierte Dateiname angezeigt und andererseits haben Sie die Möglichkeit, eine Vorschau von 5 Zeilen zu öffnen.

    Bei CSV- und TXT-Dateien wird beim Laden der Adressdatei versucht, das Encoding zu erkennen. Dieses wird unter «Dateiencoding wählen» angezeigt und kann vom Benutzer geändert werden. ASCII wird als Encoding nicht unterstützt. Bitte vor dem Import umwandeln, z. B. in UTF-8. Bei Excel-Dateien ist das nicht möglich. Hier wird empfohlen sicherzustellen, dass die verwendeten Excel-Dateien in Codepage 1252 vorliegen.

    Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das in der Datei verwendete Trennzeichen auszuwählen. Unterstützt werden Semikolon, Tabulator und Komma.

    Im Bereich «Spaltenzuordnung» teilt der Benutzer dem Massensendungsmanager mit, in welcher Spalte welche Daten zu finden sind. Der Massensendungsmanager schlägt hier ggf. eine Zuordnung vor, sofern die Spaltenbezeichnungen eindeutig genug sind (z.B. wird die Spaltenbezeichnung «PLZ» als Postleitzahl erkannt).

    Enthält die Adressdatei auch ausländische Adressen, müssen diese mit dem Ländercode nach ISO 3166-1 alpha-2-Standard versehen sein. Auslandsadressen werden auf der Ergebnisseite in ein separates Produktionsfile ausgegeben. Sendungen ins Ausland müssen entsprechend den jeweils geltenden Vorgaben deklariert und aufgegeben werden.

    Für die Verwendung der Adressdaten müssen Strasse und Hausnummer in separaten Spalten vorliegen. Sollte Ihre Adressdatei eine gemeinsame Spalte für Strasse und Hausnummer aufweisen, können Sie für die Trennung das Werkzeug Spaltentrennung (Kapitel 6.2) verwenden. Die Trennung kann auch gleichzeitig mit der Spaltenzuordnung erfolgen. Befindet sich die Hausnum-mer beispielsweise im gleichen Feld wie die Strasse, dann wählen Sie bei Hausnummer «enthalten in Strasse» aus. Um die Tren-nung anzustossen, wählen Sie unten rechts «Trennen». Sollten Sie den Knopf «Trennen» nicht sehen, dann scrollen Sie bitte in der Ansicht ganz nach unten. Speichern Sie die generierte Datei zwecks Überprüfung oder zur späteren Verwendung ab. Der Sortierprozess wird mit der getrennten Datei weitergeführt.

    Eine Zuordnung der Spalte «Postfach» ist optional und kann verwendet werden, falls in einer separaten Spalte nur Postfach-informationen vorliegen. Falls bei einer Adresse in dieser Spalte ein Text eingetragen ist, wird diese Adresse als Postfachadresse behandelt.

    Durch Klick auf «Weiter» startet der Import in den Massensendungsmanager. Dies kann je nach Grösse der Adressdatei einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschliessend erhalten Sie eine Statistik über die Adressdatenqualität. Sollte die Qualität unter einem bestimmten Grenzwert liegen, wird der Benutzer darauf hingewiesen und muss bestätigen, dass er sich mit der Weiterverarbeitung der Daten einverstanden erklärt. Es besteht die Möglichkeit, die Adressdatei mit Markierung/Kennzeichnung der Qualität zu exportieren.

    Adressprüfung

    3.1.4 Adressprüfung

    Sie können optional einen personenbezogenen Adressabgleich mit den Referenzdaten der Post vornehmen lassen. Die Adressdatei wird hierfür an die Post übermittelt. Nach Abschluss der Prüfung werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sie können eine Offerte herunterladen und haben die Wahl, ob Sie die kostenpflichtige Aktualisierung verwenden möchten oder nicht.

    • Falls nein: Es entstehen keine Kosten und im weiteren Prozess werden Ihre ursprünglich eingelesenen Daten verwendet.
    • Falls ja: Die aktualisierten Adressen werden für den Versand berücksichtigt und Sie können eine Korrekturdatei für die Pflege Ihres Adressstamms herunterladen. Basierend auf der Rechnungsreferenznummer werden dem Absender die Kosten für die Aktualisierung auf der Monatsrechnung ausgewiesen.

    Sie haben die Wahl, ob Sie alle Adressen oder nur die «nicht korrekt beanschrifteten» Adressen prüfen lassen wollen. Wir empfehlen eine Prüfung der gesamten Datei.

    Zusätzlich können Sie die Adressdatei auf Dubletten prüfen lassen. Die Dubletten werden im Versandfile für die weitere Bearbeitung gelöscht und in der Korrekturdatei gekennzeichnet.

    Die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung können Sie in der Benutzerverwaltung (siehe Kapitel 5) hinterlegen oder direkt auf der Seite Adressprüfung eintragen.

    Um die Adressprüfung durchführen zu können, muss das Häkchen bei der Zustimmung für die AGB «Adresspflege» gesetzt sein.

    Um das Zurückspielen der Korrekturen in die Datenbank zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen, ein kundenspezifisches Merkmal, z. B. eine Kundennummer mitzuschicken.

    Adressabgleich
    Resultat Adressabgleich

    3.1.5 Auftragsfinalisierung

    In der vorliegenden Maske können produktspezifische Eingaben getätigt werden. Diese haben teilweise Einfluss auf den Preis, weshalb sich der Listenpreis ggf. ändert.

    Auftragsfinalisierung

    Aufgabestelle: bei der Aktivierung der Standortvergütung können Sie aus einer produktspezifischen Liste die Aufgabestelle auswählen. Ohne Aktivierung der Standortvergütung kann die Aufgabestelle als Freitext eingetragen werden. In diesem Fall wird kein Standortrabatt ausgewiesen und bei der Auftragsbuchung kein automatisches Vorankündigungsmail verschickt.

    Steuerzeichen Produktionsfile: Hier kann ein Zeichen für die Produktionsdatei eingegeben werden, das bei Auftragsanlage automatisch eingefügt wird.

    Steuerzeichen-Positionierung in Produktionsfile: Hier kann das Zeichen am Anfang oder am Ende eines Bunds/ einer Palette gesetzt werden.

    Bundinformation nur im 1. Datensatz: standardmässig werden im Produktionsfile die Bund- und Paletteninformationen für jeden Datensatz ausgegeben. Sie können diese beispielsweise verwenden für die Erstellung von «Bunden ohne Bundzettel». Durch Aktivierung dieser Option werden diese zusätzlichen Informationen nur im jeweils ersten Datensatz pro Bund ausgegeben.

    CSV Trennzeichen Produktionsfile und Bunde/Paletten: wählen Sie das gewünschte Trennzeichen je Dateiart aus.

    Palettenvergütung

    Die Post vergütet in Botenbezirks-, Postfach- und Ortsbunden sortierte Sendungen, die auf Orts- und Leitgebietspaletten und unter Einhaltung gewisser Bedingungen aufgeliefert werden. Im Massensendungsmanager werden die Vergütungen ausgewiesen. Der Entscheid über die Gewährung obliegt den Annahmestellen.

    Weitere Informationen finden Sie unter www.post.ch/vorleistungen.

    3.1.6 Palettenzuordnung (nur Expert Mail)

    Beim Produkt Expert Mail hat der Benutzer die Möglichkeit, je Palette die Einlieferstelle gesondert einzustellen. Mit Strg- und Umschalttaste können mehrere Paletten selektiert werden. Durch anschliessenden Klick auf die gewünschte Einlieferstelle wird diese den markierten Paletten zugewiesen. Die Tabelle kann, wie in Kapitel 8 beschrieben, sortiert und gefiltert werden.

    Palettenzuordnung

    3.1.7 Ergebnisseite

    Auf der Ergebnisseite werden die für den Auftrag relevanten Dokumente erzeugt und der Auftrag wird «verbindlich gebucht». Dabei wird eine Deklaration an die Schweizerische Post gesendet und ggf. eine Vorankündigung an die Einlieferstelle abgesetzt. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

    Als Ergebnis wird der Lieferschein zum Download angeboten.

    Ergebnisseite

    Auftragserinnerung: Wenn Sie einen erstellten Auftrag noch nicht final abschliessen wollen, können Sie sich eine gewünschte Anzahl Tage vor dem Auflieferdatum per E-Mail benachrichtigen lassen.

    Stornierungen: Sie haben die Möglichkeit, bereits getätigte Aufträge vor der Auflieferung zu stornieren (nur Briefprodukte). Sollten Sie an einem bereits gebuchten Auftrag Änderungen vornehmen, kann erst ein neuer Lieferschein erstellt werden, nachdem der bereits übermittelte storniert wurde. Das Gleiche gilt für Teilaufträge einer Variante oder ganze Varianten.

    Wichtiger Hinweis

    Sollten Sie den Auftrag als Teil einer Variante weiterverarbeiten wollen, dann schliessen Sie den Auftrag, ohne ihn verbindlich zu buchen. Die Buchung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Variantenverarbeitung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.4.

    Bei der Dokumentenerzeugung im unteren Bereich können die für den Auftrag relevanten Dokumente erzeugt werden. Die Auswahl ist abhängig von den eingestellten Parametern auf der Finalisierungsseite. Die Dokumente können auch ohne definitive Buchung erstellt werden. Sollte beim Schritt «Auftragskopfdaten» die Option «Retourenverarbeitung» aktiviert worden sein, ist allerdings die Erstellung des Produktionsfiles aus technischen Gründen erst nach der Buchung möglich.

    Die zu speichernden Dateien können einzeln oder insgesamt durch Häkchen beim Button «Ausgewählte speichern» ausgewählt werden.

    Hinweis zu Bundzetteln

    Bevor Bundzettel erzeugt werden, sollte das gewünschte Format gewählt werden. Es stehen die Formate A5 und A6 zur Verfügung. Auf eine A4-Seite können mehrere A5- bzw. A6-Bundzettel gedruckt werden. Die Reihenfolge ist dabei von links nach rechts und von oben nach unten.

    Für diesen Druck besteht auch die Möglichkeit der «Druckoptimierung». Dies ändert die Reihenfolge der Bunde auf den A4-Zetteln dahingehend, dass das gedruckte Paket geschnitten und dann entsprechend gestapelt werden kann. Stapel links oben, Stapel rechts oben, Stapel links unten und Stapel rechts unten.

    3.2 Ergänzungen für Zeitungsprodukte

    Im Massensendungsmanager können Sie folgende Zeitungsprodukte verarbeiten: wöchentlich bis vierzehntäglich erscheinend (AZA), monatlich bis quartalsweise erscheinend (AZB) und die internationalen Zeitungsprodukte (Press Economy und Priority, Press Plus Economy und Priority).

    Beim Import von Adresslisten für Zeitungsprodukte können zusätzliche Spalten angegeben werden.

    Adressimport Zeitungsprodukte

    Land: wird benötigt, um internationale und nationale Sendungen zu importieren. Ohne Spaltenangabe werden alle Sendungen als «national» behandelt. Mit einer Spaltenangabe verhält sich der Massensendungsmanager wie folgt:

    1. Leere Zellen werden als «national» behandelt (CH)
    2. Befüllte Zellen werden auf Gültigkeit der Ländercodes überprüft (ISO 3166-ALPHA-2)
    3. Liechtenstein und Schweiz werden als nationale Sendungen behandelt
    4. Unbekannte Ländercodes führen zu einer ungültigen internationalen Sendung, was eine Weiterverarbeitung ausschliesst.

    Geschwindigkeit: wird benötigt, um bei internationalen Sendungen die gewünschte Beförderungsgeschwindigkeit (Economy oder Priority) definieren zu können. Ohne Spaltenangabe werden alle internationalen Sendungen als Economy behandelt. Mit einer Spaltenangabe verhält sich der Massensendungsmanager wie folgt:

    1. Leere Zellen werden als «Economy» behandelt
    2. «Economy», «Eco», «E» und «0» werden als Economy behandelt (Gross-/Kleinschreibung irrelevant)
    3. «Priority», «Prio», «P» und «1» werden als Priority behandelt (Gross-/Kleinschreibung irrelevant)
    4. Unbekannte Geschwindigkeiten führen zu einer ungültigen internationalen Sendung, was eine Weiterverarbeitung ausschliesst.

    Anzahl Exemplare: wird benötigt, um nationale Sammelsendungen verarbeiten zu können. Die Spalte soll die Anzahl Sendungsexemplare für den jeweiligen Empfänger beinhalten. Der Massensendungsmanager verhält sich wie folgt:

    1. Leere Zellen werden nicht als Sammelsendung behandelt (1 Exemplar)
    2. Eine Exemplaranzahl grösser 1 wird als Sammelsendung behandelt
    3. Eine Exemplaranzahl kleiner 1 oder eine alphanumerische Exemplaranzahl wird als eine ungültige Eingabe behandelt. Eine Weiterverarbeitung ist in diesem Fall nicht möglich.
    4. Internationale Sendungen sind nicht für Sammelsendungen vorgesehen, weshalb in diesem Fall keine Weiterverarbeitung möglich ist.

    Ungültige internationale Sendungen oder Sammelsendungen

    Bei Vorliegen von ungültigen internationalen Sendungen oder Sammelsendungen ist keine Weiterverarbeitung möglich. In diesem Fall kann eine Adressdatei mit Validierungsanmerkungen exportiert werden. Diese ist wie folgt zu interpretieren:

    1. Die ersten Spalten entsprechen der importierten Adressdatei
    2. Folgende Spalten betreffen nur nationale Sendungen (ohne Sammelsendungen):
      a. PLZ_gefunden: 1 – PLZ gültig, 0 – PLZ ungültig
      b. Ortsname_gefunden: nur, wenn PLZ_gefunden = 0. 1 – Ortsname gültig, 0 – Ortsname ungültig
      c. Ort_gueltig: kumuliert das Ergebnis der ersten beiden Spalten
      d. Strasse_gueltig: 1 – Strasse gefunden, 0 – Strasse nicht gefunden
      e. Strasse_Quote: Prozentueller Match mit Strassenbezeichnung
      f. Hausnummer_gueltig: nur, wenn Strasse gueltig. 1 – Hausnummer gefunden, 0 – Hausnummer nicht gefunden
      g. Hausnummer_Quote: Prozentueller Match der Hausnummer
      h. Hausnummer_gueltig: kumuliert Strasse- und Hausnummerngültigkeit
      i. Bote_gefunden: 1 – Bote mit Gangreihenfolge gefunden, 0 – Bote nicht gefunden
      j. Bote_geschätzt: 1 – Bote ohne Gangreihenfolge gefunden, 0 – Bote nicht gefunden
      k. Ist_Postfach: 1 – Postfachadresse, 0 – Domiziladresse
      l. National_Gueltig: kumuliert sämtliche Spalten für die nationale Validierung
    3. International_Gueltig: nur, wenn Ländercode importiert wurde, 1 – gültige Internationale Sendung, 0 – ungültige internationale Sendung
    4. Sammelsendung_Gueltig: nur, wenn Anzahl Exemplare importiert wurde, 1 – gültige Sammelsendung, 0 – ungültige Sammelsendung

    Produktwahl für nationale und internationale Zeitungsprodukte

    Im Produkt Zeitungen können nationale und internationale Sendungen sowie nationale Sammelsendungen erfasst werden. Die jeweilige Produktauswahl geschieht im Prozessschritt «Zeitungsinfo».

    Nach Auswahl der Zeitungsprodukte werden die importierten Adressen auf deren Gültigkeit für die jeweiligen Produkte geprüft.

    Bundbildung bei internationalen Zeitungsprodukten und Sammelsendungen

    Für internationale Sendungen «Press» und Sammelsendungen werden vom Massensendungsmanager keine Bunde und Paletten berechnet. Die Daten werden in einem separaten Produktionsfile ausgegeben.

    Für internationale Sendungen «Press Plus» werden vom Massensendungsmanager Bunde berechnet und ebenfalls in ein separates Produktionsfile ausgegeben.

    Für internationale Sendungen und Sammelsendungen werden vom Massensendungsmanager keine Bund- und Palettenzettel generiert.

    3.3 Unsortierte Aufträge

    Im Massensendungsmanager können auch unsortierte Aufträge erfasst und bei der Post gebucht werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn die erforderliche Mindestmenge für die Sortierung nicht erreicht wird.

    Um unsortierte Sendungen zu buchen, deaktivieren Sie beim Schritt «Auftragsfinalisierung» die Option «Vorleistung Sortierung». Im Schritt «Ergebnisseite» können Sie anschliessend den Lieferschein erzeugen und die Palettenanschrift, die Kostenaufstellung und die Produktionsdatei generieren.

    Weitere Informationen finden Sie unter www.post.ch/vorleistungen.

    3.4 Arbeiten mit Vorlagen

    Im Massensendungsmanager ist es möglich, Vorlagen für Aufträge zu erstellen, welche wiederkehrende Parameterwerte beinhalten. Somit können teilweise vorbefüllte Aufträge erzeugt werden. Von der Auftragsübersicht kommt man über den Button «Vorlagen» in die Vorlagenübersicht.

    Vorlagenübersicht

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Neu auf Basis eines bestehenden Auftrags: Markieren Sie in der Auftragsübersicht einen Auftrag und wählen Sie die Funktion «Vorlage erstellen». Diese erscheint dann in der Vorlagenübersicht.
    • Neu: Eine Vorlage von Grund auf neu erstellen.
    • Bearbeiten: Eine Vorlage editieren.
    • Kopieren: Eine bestehende Vorlage kopieren und editieren.
    • Löschen: Eine Vorlage dauerhaft entfernen.
    • Auftrag aus Vorlage erstellen: Die gewählte Vorlage zur Erstellung eines Auftrages nutzen. Dieser wird danach in der Auftragsliste angezeigt.

    Inhalte einer Vorlage werden ähnlich wie bei Aufträgen erfasst. Es erfolgt jedoch keine Validierung der Inhalte (weder Pflichtfelder noch Formate). Dies geschieht erst bei Verwendung der Vorlage in einem Auftrag.

    3.5 Arbeiten mit Varianten

    Unter gewissen Voraussetzungen können mehrere Aufträge zusammengefasst und anschliessend gemeinsam gebucht werden. Die einzelnen Teilaufträge/ Varianten müssen hierfür in folgenden Punkten übereinstimmen:

    • Absender- und Aufgeberangaben
    • Produkt, Format- und Preisstufe (z.B. OnTime Mail, Grossbrief, 1-500 g)
    • Annahmestelle
    • Auflieferungs- und Zustelltag (nur OnTime Mail und Expert Mail)
    • Löschdatum
    • Zusätzlich bei Zeitungen: Zeitungsnummer, Ausgabe von-bis, Nachlieferung

    Vorgehen: erstellen Sie die entsprechenden «Teilaufträge» bis zum Schritt «Ergebnisseite». Danach wählen Sie bei der Auftragsübersicht die Schaltfläche «Varianten» und erzeugen eine neue Variante. In dieser können Sie die vorgängig erstellten Aufträge durch «Hinzufügen» zusammenfassen. Im Nachfolgenden wird das Vorgehen detailliert beschrieben.

    Varianten im Überblick

    Bei Erstellung oder Bearbeitung einer Variante können auf der primären Seite mehrere Aufträge unter einem gemeinsamen Namen zusammengeführt werden. Hinzugefügte Aufträge können durch einen Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden.

    Erstellung Variante

    Mit einem Klick auf «Weiter» wird validiert, ob die Teilaufträge zusammengefasst werden dürfen und ob die Teilaufträge den entsprechenden Status vorweisen. Teilaufträge müssen sich jeweils im Status «Ergebnisseite» befinden und dürfen nicht deklariert sein.

    Auf der Ergebnisseite des Varianten-Auftrags kann dann eine gemeinsame Sendungsdeklaration unter dem Namen des Varianten-Auftrags gestartet werden.

    Die Dokumentenerzeugung geschieht wie bei normalen Aufträgen. Eine Übersicht sämtlicher Teilaufträge, der dazugehörigen Dokumente sowie der übergeordneten Dokumente wird angezeigt.

    Ergebnisseite Variante

    Empfehlung für die Erstellung von Teilaufträgen

    Da für Teilaufträge bestimmte Parameter identisch sein müssen (z. B. diverse Kundendaten, Sendungsformat, Einlieferdatum usw.), empfiehlt es sich, erst eine Vorlage zu erstellen und bis zur Auftragsfinalisierung auszufüllen. Danach können die einzelnen Teilaufträge aus der Vorlage erstellt werden. Somit sind die Parameter vordefiniert und es kommt zu deutlich weniger Validierungsmeldungen bei deren Zusammenführung.

    4. Kundenverwaltung

    Die Kundenverwaltung ermöglicht es, wiederverwendbare Vorlagen für Kundendaten zu verwalten. Diese können in Aufträgen verwendet bzw. auch aus Aufträgen heraus angelegt werden. Die Tabelle kann, wie in Kapitel 8 beschrieben, sortiert und gefiltert werden.

    Kundendaten können auch importiert und exportiert werden. Unterstützt werden im Import die Formate CSV, XLS, XLSX, TXT und im Export das Format CSV (Codepage Windows-1252). In der Importmaske können Sie die Zuordnung vornehmen zwischen den Importdateispalten und den Feldern der MSM Kundenverwaltung.

    Wir empfehlen die Verwendung einer eindeutigen Kundennummer, da darüber beim Import gesteuert wird, ob ein Kunde neu angelegt oder als bestehender Kunde aktualisiert wird.

    Kundenverwaltung

    5. Benutzerverwaltung

    In der Benutzerverwaltung ist eine Liste sämtlicher angelegter User ersichtlich.

    Benutzer mit der Rolle «Administrator» können neue Benutzer anlegen (Button «Neu») bzw. bestehende Benutzer löschen (Button «Löschen»). Darüber hinaus können Administratoren die Passwörter beliebiger Benutzer zurücksetzen.

    Benutzer, die nicht die Rolle «Administrator» besitzen, können in diesem Modul ihr Passwort ändern (Button «Mein Passwort ändern»).

    Benutzerverwaltung

    6. Werkzeuge

    6.1 Dublettenabgleich

    Der Massensendungsmanager bietet die Möglichkeit, eine nationale Adressdatei im Format CSV, TXT, XLS oder XLSX auf Dubletten prüfen zu lassen. Der Import der Adressdatei erfolgt dabei analog zur Vorgehensweise in Kapitel 3.1.3. Internationale Adressdateien können mit dem Werkzeug «Dublettenabgleich» nicht verarbeitet werden.

    Zusätzlich sind jedoch die Spalten Vorname und Nachname zuzuordnen. Durch Klick auf den Button «Durchführen» startet der Dublettenabgleich. Dies kann je nach Adressdatei einige Zeit in Anspruch nehmen.

    Der Benutzer erhält anschliessend das Ergebnis des Dublettenabgleichs und hat die Möglichkeit, die Adressdatei wieder herunterzuladen:

    Dublettenabgleich

    Original-Adressdatei mit Dubletteninformationen:

    Es wird eine CSV-Datei heruntergeladen, die eine zusätzliche Spalte «Dublette» enthält, anhand derer die Dubletten identifiziert werden können. Hierfür kann die Filterfunktion z. B. von Microsoft Excel genutzt werden.

    CSV Datei Dubletten

    Bereinigte Adressdatei:

    Es wird eine CSV-Datei heruntergeladen, in der die Dubletten automatisch bereinigt wurden. Das heisst, dass das jeweils erste Vorkommen einer Adresse verwendet wird.

    6.2 Spaltentrennung

    Mit diesem Werkzeug ist es möglich, automatisiert eine Trennung von Strasse und Hausnummer sowie gleichzeitig von Postleitzahl und Ort durchzuführen, falls diese jeweils in einer gemeinsamen Spalte eingetragen sind.

    Laden Sie die gewünschte Adressdatei mittels Klick auf «Laden». Exemplarisch werden die ersten Datensätze dargestellt. Wählen Sie unter «Strasse/Hausnummer» die entsprechende Spalte der Adressdatei.

    Unter «Name der neuen Spalte für Strasse» und «Name der neuen Spalte für Hausnummern» können Sie die entsprechenden Spaltenbezeichnungen für die Outputdatei angeben.

    Durch einen Klick auf «Durchführen» wird die Trennung durchgeführt und eine Datei (Dateipfad wird abgefragt) angelegt.

    Spaltentrennung

    6.3 Adressaktualisierung

    Mit dem Werkzeug «Adressaktualisierung» können Sie eine Adressaktualisierung beim Kompetenzcenter Adressen beauftragen, ohne dass diese mit einem Sortierauftrag verknüpft ist.

    In der Auftragsverwaltung sehen Sie die Übersicht der erfassten Adressaktualisierungsaufträge. Wählen Sie «Neu» um einen neuen Auftrag zu erfassen.

    Adressaktualisierung

    Geben Sie dem Auftrag einen Namen und wählen Sie den Rechnungsempfänger (Absender) und den Dienstleister (Aufgeber) aus. Die Eingabe von Sendungsparametern ist nicht notwendig.

    Adressaktualisierung: Auftrag erstellen

    Die Folgeschritte entsprechen dem Vorgehen gemäss Kapitel 3.1.4 Adressprüfung.

    7. Einstellungen

    Im Modul «Einstellungen» können von Administratoren diverse globale Einstellungen für den Massensendungsmanager vorgenommen werden.

    Voreinstellung Steuerzeichen Produktionsdatei: Hier kann ein Zeichen für die Produktionsdatei eingegeben werden, das bei Auftragsanlage automatisch eingefügt wird. Dieses Zeichen kann im Auftrag verändert werden.

    Voreinstellung Absender bzw. Voreinstellung Aufgeber: Hier können Kundendatenvorlagen ausgewählt werden, die bei Auftragsanlage automatisch eingefügt werden. Sie können im Auftrag wie gewohnt verändert werden.

    Einstellungen

    8. Tabellen im Massensendungsmanager-Client

    Alle Tabellen bieten folgende Funktionalitäten:

    Filtern: Direkt unter der Spaltenüberschrift befindet sich pro Spalte eine Filterzelle. Bei der Filterzelle können ein Filteroperator und ein Filterwert eingestellt werden. Die erste Abbildung zeigt z. B. einen Filter, bei dem alle Werte angezeigt werden, die mit «ab» beginnen (Gross-/Kleinschreibung ist nicht relevant). Die zweite Abbildung zeigt einen Filter, bei dem alle Werte angezeigt werden, die das Wort «chemin» enthalten.

    Es können auch mehrere Spalten gleichzeitig gefiltert werden.

    Um zu ermitteln, wie viele Zeilen gerade angezeigt werden, kann man mit der Tastenkombination «Strg+Ende» an das untere Ende der Tabelle navigieren und die Zeilennummer der letzten Zeile ablesen.

    Tabellen: «Beginnt mit»-Filter

    Beispiel für einen «Beginnt mit»-Filter

    Tabellen: «Enthält»-Filter

    Beispiel für einen «Enthält»-Filter

    Sortieren: Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift wird die Spalte aufsteigend sortiert, mit einem weiteren Klick auf die Spaltenüberschrift wird die Spalte absteigend sortiert, beim dritten Klick auf die Spaltenüberschrift wird die Sortierung wieder aufgehoben. Eine aktive Sortierung wird durch ein kleines Dreieck am rechten Rand der Spaltenüberschrift angezeigt.

    Es können auch mehrere Spalten gleichzeitig sortiert werden, indem man bei gedrückter Strg-Taste nacheinander auf die gewünschten Spaltenüberschriften klickt.

    Gruppierung: Wenn Sie die gewünschte Spalte in den obenliegenden grauen Balken ziehen, öffnet sich das blaue «Gruppierfeld». Die Übersicht ändert sich, und die Ergebnisse werden gruppiert (siehe Abbildung unten). Für noch detailliertere Gruppierungen können weitere Spalten zur Auswahl hinzugefügt werden. Zum Entfernen schieben Sie die Auswahl nach oben aus dem blauen Bereich.

    Tabellen: Gruppierung

    Beispiel für eine Gruppierung nach Erstelldatum

    9. Release Notes

    Neuerungen Version 2.2.0 (04.04.2022)

    • Verbesserte Palettierung: Der Massensendungsmanager hat bereits heute eine äusserst hohe Sortierqualität. Wir konnten die Palettenbildung nun noch weiter verbessern, wodurch Absenderkunden von zusätzlichen Vergütungen profitieren.
    • Eingabemaske Sendungsdicke: Bis anhin konnte im Massensendungsmanager die Sendungsdicke nur in ganzen Zahlen eingegeben werden. Immer wieder kam der Wunsch auf, die Dicke auf eine Dezimalstelle genau definieren zu können. Dieses Feature haben wir nun umgesetzt.
    • Dokumentensprache auswählbar machen: Schon heute können die Dokumente in mehreren Sprachen erzeugt und abgespeichert werden, indem der MSM-Client in einer anderen Sprache geöffnet und die Dokumentenerzeugung erneut durchgeführt wird. Davon ausgenommen waren das Sortierprotokoll und der Lieferschein. Der Lieferschein kann auch weiterhin nur einmal erzeugt werden. Das Sortierprotokoll, das in der Sprache der jeweiligen Aufgabestelle erzeugt wird, kann neu aber auch in anderen Sprachen generiert werden.
    • Technisches Update: Wir haben die zur PDF-Erzeugung verwendete Komponente von List & Label auf den neuesten Stand gebracht.

    Sie werden direkt von der Software benachrichtigt, sobald die neue Version verfügbar ist. Anschliessend kann diese vom Administrator oder der Administratorin im Konfigurationstool (Reiter «Webservice-Zugang») heruntergeladen und installiert werden.

    Neuerungen Version 2.1.0 (07.02.2022)

    Bei den Zeitungsprodukten gab es per 1. Januar 2022 eine Neuerung, die im Herbst-Release des Massensendungsmanagers noch nicht berücksichtigt werden konnte. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, Ihnen die Änderungen mittels Feature-Release zugänglich zu machen. Ab der Version 2.1.0 gilt bei der Zeitungsaufbereitung Folgendes:

    • Sendungsgewicht: Neu tragen Sie bitte beim Sendungsgewicht das Gesamtgewicht inklusive Fremdbeilagen ein (bisher exklusive Fremdbeilagen).
    • Anzahl Fremdbeilagen: Die Anzahl der Beilagen darf nicht von der Anzahl der Zeitungen abweichen. Ist dies der Fall, erfassen Sie bitte einen weiteren Auftrag, indem Sie eine andere Kombination von Zeitungen und Beilagen erfassen. Diese «Teilaufträge» können Sie dann wie gewohnt über die «Varianten-Funktion» des Massensendungsmanagers als einen Auftrag deklarieren.

    Weitere Informationen zu Zeitungen und Beilagen finden Sie in der Broschüre «Zeitungen Schweiz» (PDF, 1.4 MB) sowie in der dazugehörigen Preisübersicht (PDF, 128.1 KB). Ihr Kompetenzcenter Printmedien hilft Ihnen bei Fragen ebenfalls gerne weiter (Kontaktangaben siehe Broschüre Zeitungen Schweiz, Seite 29).

    Neuerungen Version 2.0.0 (02.11.2021)

    • E-Mail-Konfiguration entfällt: Neu müssen Sie sich nicht mehr um die Konfiguration eines E-Mail-Services kümmern. Der Massensendungsmanager erledigt das vollumfänglich für Sie.
    • Anlegen neuer Aufträge: Der Assistent zum Anlegen neuer Aufträge wurde entfernt. Dadurch ist sichergestellt, dass bei allen Aufträgen der volle Funktionsumfang des Massensendungsmanagers genutzt werden kann, also z. B. auch die Erstellung des Datamatrix-Codes.
    • Sicherheitsprüfung Auftragskopfdaten: Gewisse Bundbildungsparameter können dazu führen, dass lediglich Restbunde anstelle von Botenbezirks- und Ortsbunden gebildet werden. Neu weisen wir Sie direkt beim Schritt «Auftragskopfdaten» mit einer Warnmeldung darauf hin.
    • Mehr Flexibilität bei den Palettenaffichen: Die Palettenzettel können neu mit einer optionalen Kunden- bzw. Auftragsnummer versehen werden. Auch wird neu eine Falzkante angezeigt, sollten Sie die Zettel beispielsweise zwischen zwei Lagen einschieben wollen. Zusätzlich besteht Platz zum Aufdrucken eines kundeneigenen Barcodes, sollten Sie das wünschen. Wichtig: Der Barcode darf keine postalischen Informationen enthalten.
    • Papierfarbe auf Bund- und Palettenzetteln: Wie schnell ist es passiert, dass die Bund- und Palettenzettel unabsichtlich auf eine falsche Papierfarbe gedruckt werden! Wir erleichtern Ihnen die Kontrolle neu dadurch, dass wir die zu verwendende Farbe auf die Zettel aufdrucken.
    • Benutzerhandbuch: Das Benutzerhandbuch «Massensendungsmanager» wird neu als Onlineversion angeboten. Finden Sie noch schneller Antworten auf Ihre Fragen und nutzen Sie die Feedbackfunktion, um uns auf Verbesserungspotenzial aufmerksam zu machen.