Manuel Manager d’envois en nombre

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Manuel Manager d’envois en nombre

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    Manuel Manager d’envois en nombre

    1. Connexion

    Démarrez le «Manager d’envois en nombre (Client)» à partir du menu de démarrage «Manager d’envois en nombre Poste».

    Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans la boîte de dialogue de connexion. Après la première installation, un utilisateur «admin» avec le mot de passe «admin» est enregistré. Il dispose des droits d’administrateur. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé, après l’installation, de créer des comptes utilisateur.

    Avec le bouton «Adresse du serveur», vous pouvez modifier les paramètres de connexion au serveur Manager d’envois en nombre. Cela n’est nécessaire que si l’adresse IP du serveur du Manager d’envois en nombre a été modifiée.

    Connexion Client

    Dans le client Manager d’envois en nombre, les champs obligatoires sont en caractères gras.

    2. Page d’accueil

    Une fois la connexion établie, la page d’accueil du Manager d’envois en nombre s’affiche. Elle permet de naviguer vers les différents modules du Manager d’envois en nombre. Quel que soit le module dans lequel vous vous trouvez, un bouton «Page d’accueil» s’affiche en bas en droite vous permettant de revenir à la page d’accueil à tout moment.

    Page d’accueil MSM Client

    Domaine de travail

    • Ordres: saisie et gestion des ordres
    • Clients: saisie et gestion de modèles de données clients
    • Outils:
      Dédoublonnage: exécution d’un dédoublonnage d’un fichier d’adresses
      Séparation des colonnes: séparation entre la rue et le numéro de maison et, simultanément, entre le numéro postal d’acheminement et la localité, si ces données sont saisies à chaque fois dans une même colonne dans un fichier d’adresses
      Actualisation d’adresses: mise à jour d’un fichier d’adresses par le Centre de compétences Adresses
    • Gestion des utilisateurs (administrateur uniquement): saisie et gestion des utilisateurs du Manager d’envois en nombre
    • Paramètres (administrateur uniquement): saisie et gestion des divers paramètres pour le Manager d’envois en nombre

    Domaine de questions

    • Lien vers le manuel d’utilisateur en ligne et possibilité de téléchargement pour les FAQ (Questions fréquentes)
    • Coordonnées du Support

    Domaine d’information

    Version utilisée du Manager d’envois en nombre et du répertoire des rues avec fichiers de tri

    3. Gestion des ordres

    La gestion des ordres offre une vue d’ensemble de tous les ordres enregistrés. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré. Les ordres les plus récents sont affichés par défaut tout en haut.

    Aperçu des ordres
    Bouton Description
    Nouveau Création d’un nouvel ordre
    Traiter En effectuant un double clic sur un ordre ou en sélectionnant un ordre, puis en cliquant sur «Traiter», il est possible d’ouvrir un ordre existant pour continuer de le traiter.
    Copier Permet d’effectuer une copie de l’ordre sélectionné (à l’exclusion du fichier d’adresses de l’ordre original).
    Supprimer Permet de supprimer l’ordre sélectionné. En maintenant la touche Shift (Maj) enfoncée, plusieurs ordres peuvent être sélectionnés et supprimés en même temps.
    Variantes Ouverture de l’aperçu des variantes (voir aussi chapitre 3.4)
    Créer un modèle Création d’un modèle à partir d’un ordre sélectionné et sauvegarde de celui-ci dans l’aperçu des modèles à des fins de traitement ultérieur
    Modèles Ouverture de l’aperçu des modèles

    3.1 Processus de traitement des ordres pour les produits courrier

    3.1.1 Choix des produits

    Après avoir cliqué sur le bouton «Nouveau», choisissez le produit à optimiser dans le Manager d’envois en nombre.

    Choix des produits

    Pour certains produits, l’utilisateur est redirigé vers le portail de la Poste. Dans ce cas, aucun ordre n’est enregistré dans le Manager d’envois en nombre.

    3.1.2 Données de l’en-tête de l’ordre

    Vient ensuite la saisie des données de l’en-tête d’un ordre. Celles-ci sont pertinentes pour un calcul de prix courant. Dans le présent masque, vous pouvez attribuer une «désignation personnelle de l’ordre» (cette désignation sera utilisée sur les étiquettes de liasse et de palette et figurera comme nom de fichier lors de l’enregistrement) et saisir les paramètres requis pour l’ordre (poids unitaire de l’envoi, format, etc.).

    Redirection vers le portail de la Poste

    Date de suppression automatique: après un délai de conservation maximal de 150 jours défini par l’administrateur, les ordres sont supprimés dans la gestion des ordres du Manager d’envois en nombre. Lors de la création de l’ordre, une date de suppression différente par ordre peut être sélectionnée ici. Si vous avez besoin d’un accès plus long aux documents relatifs aux ordres, nous vous recommandons de les télécharger à l’étape «Page de résultat».

    Numéro de référence client: il est possible d’indiquer ici une référence alphanumérique supplémentaire se rapportant à l’ordre ou au client, laquelle sera imprimée sur les étiquettes de palette.

    Paramètres relatifs aux liasses et aux palettes: ceux-ci sont remplis avec les valeurs standard de la Poste. Si nécessaire, ils peuvent être modifiés manuellement ici.

    En outre, les données de l’expéditeur et du déposant sont enregistrées. Elles peuvent être saisies manuellement ou insérées à partir d’un modèle de la gestion des données clients (voir chapitre 4). Le chargement d’un modèle de la gestion des données clients s’effectue en cliquant sur la loupe. Les données clients sont toujours copiées, autrement dit, elles peuvent être modifiées à tout moment, sans que les autres ordres qui avaient importé les mêmes données clients en soient affectés.

    Les données clients enregistrées peuvent également être enregistrées en tant que modèle de données clients. À cet effet, cliquer sur le bouton avec le symbole de disquette pour le client correspondant (expéditeur ou déposant). Le cas échéant, il sera demandé à l’utilisateur si un modèle existant doit être remplacé ou si un nouveau modèle doit être enregistré.

    Traitement des retours: si cette fonction est activée, des données supplémentaires peuvent être saisies et importées pour compléter un Letter ID (code Datamatrix) et déterminer ainsi comment les retours ou les envois non distribuables (uniquement produits courrier) doivent être traités. De plus amples informations sur Letter ID sont disponibles sur www.poste.ch/letterid.

    Données d’en-tête de l’ordre

    3.1.3 Importation d’adresses

    Les données d’adresses sont importées dans le présent masque. Les formats pris en charge sont CSV, TXT, XLS et XLSX.

    Importation d’adresses

    En cliquant sur le bouton «Charger», on peut charger un fichier d’adresses dans le Manager d’envois en nombre. Vient ensuite un aperçu des cinq premiers enregistrements. Après l’importation, le fichier d’adresses chargé peut également être ouvert entièrement dans Excel ou dans un éditeur de texte via le bouton «Ouvrir le fichier d’adresses chargé». Vous pilotez le choix du programme avec lequel le fichier doit être ouvert via la fonction Windows «Applications par défaut».

    Si vous souhaitez vérifier ultérieurement quel fichier a été chargé, d’une part, le nom du fichier déjà importé vous est affiché et d’autre part, vous avez la possibilité d’ouvrir une prévisualisation de cinq lignes.

    Pour les fichiers CSV et TXT, on essaie d’identifier l’encodage lors du chargement du fichier d’adresses. Il est affiché sous «Choisir l’encodage du fichier» et peut être modifié par l’utilisateur. Le codage ASCII n’est pas pris en charge. Le fichier doit donc être converti avant l’importation, p. ex. en UTF-8. Pour les fichiers Excel, cela n’est pas possible. Ici, il est recommandé de s’assurer que les fichiers Excel utilisés disposent du codepage 1252.

    Vous avez, par ailleurs, la possibilité de sélectionner le séparateur utilisé dans le fichier. Les points-virgules, les tabulateurs et les virgules sont pris en charge.

    Dans la section «Attribution des colonnes», l’utilisateur indique au Manager d’envois en nombre quelles données se trouvent dans quelle colonne. Le cas échéant, le Manager d’envois en nombre propose ici un ordre, dans la mesure où les désignations des colonnes sont assez explicites (p. ex. la désignation de colonne «NPA» est reconnue en tant que numéro postal d’acheminement).

    Si le fichier d’adresses contient également des adresses à l’étranger, celles-ci doivent être pourvues d’un code pays conforme à la norme ISO 3166-1 alpha-2. Les adresses à l’étranger sont regroupées dans un fichier de production distinct sur la page de résultat. Les envois à destination de l’étranger doivent être déclarés et déposés conformément aux dispositions en vigueur.

    Pour utiliser les données d’adresses, la rue et le numéro de maison doivent figurer dans deux colonnes séparées. Si votre fichier d’adresses comportait une colonne commune pour la rue et le numéro de maison, vous pouvez utiliser l’outil de séparation des colonnes (chapitre 6.2) pour en effectuer la séparation. La séparation peut également avoir lieu en même temps que l’attribution des colonnes. Si le numéro de maison se trouve par exemple dans le même champ que la rue, sélectionnez pour le numéro de maison «Contenu dans Rue». Pour déclencher la séparation, sélectionnez en bas à droite «Séparer». Si vous ne voyez pas le bouton «Séparer», faites défiler l’écran jusque tout en bas. Sauvegardez le fichier créé pour contrôle ou pour une utilisation ultérieure. Le processus de tri se poursuit avec le fichier séparé.

    Une attribution de la colonne «Case postale» est optionnelle et ne peut être utilisée que s’il existe uniquement des informations relatives aux cases postales dans une colonne séparée. Si un texte était saisi dans cette colonne pour une adresse, cette dernière serait traitée en tant qu’adresse case postale.

    En cliquant sur «Suivant», l’importation dans le Manager d’envois en nombre démarre. Selon la taille du fichier d’adresses, cela peut prendre un certain temps. Vous obtenez ensuite une statistique sur la qualité des données d’adresses. Si la qualité se situe en-dessous d’une certaine valeur limite, l’utilisateur en est informé et doit confirmer son accord pour la poursuite du traitement des données. Il est possible d’exporter le fichier d’adresses avec une balise / un indicateur de qualité.

    Contrôle d'adresses

    3.1.4 Contrôle d’adresses

    Vous pouvez faire effectuer facultativement une comparaison d’adresses basée sur les personnes avec les fichiers de référence de la Poste. Dans ce but, le fichier d’adresses est transmis à la Poste. Une fois la vérification effectuée, vous êtes informé(e) par e-mail. Vous pouvez télécharger une offre et avez le choix d’utiliser ou non l’actualisation payante.

    • Si vous ne le souhaitez pas: aucun coût ne sera engendré et, dans la suite du processus, vos données lues initialement seront utilisées.
    • Si vous le souhaitez: les adresses actualisées seront prises en compte pour l’expédition et vous pourrez télécharger un fichier de correction pour la gestion de votre base de données d’adresses. Sur la base du numéro de référence de facturation, les coûts pour l’actualisation seront imputés à l’expéditeur sur la facture mensuelle.

    Vous avez le choix de faire vérifier toutes les adresses ou uniquement les adresses «au libellé incorrect». Nous recommandons une vérification de tout le fichier.

    En outre, vous pouvez faire vérifier si le fichier d’adresses contient des doublons. Les doublons sont supprimés du fichier d’expédition pour le traitement ultérieur et signalés dans le fichier de correction.

    Vous pouvez enregistrer l’adresse e-mail pour la notification dans la gestion des utilisateurs (voir chapitre 5) ou la saisir directement sur la page Contrôle d’adresses.

    Afin de pouvoir réaliser le contrôle d’adresses, la case correspondant à l’accord pour les CG «Traitement d’adresses» doit être cochée.

    Afin de faciliter l’intégration des corrections dans la base de données, nous vous recommandons d’inclure une identification propre au client, p. ex. un numéro de client.

    comparaison d’adresses
    Résultat comparaison d'adresses

    3.1.5 Finalisation de l’ordre

    Dans le présent masque, on peut effectuer des saisies spécifiques aux produits. Elles peuvent avoir une influence sur le prix, auquel cas le prix courant est modifié.

    Finalisation de l’ordre

    Point de dépôt: lors de l’activation de l’indemnité de site, vous pouvez sélectionner le point de dépôt dans une liste spécifique aux produits. Si l’indemnité de site n’est pas activée, le point de dépôt peut être enregistré sous forme de texte libre. Dans ce cas, aucune réduction de site ne s’affiche et aucun e-mail de préavis automatique n’est envoyé lors de l’enregistrement de l’ordre.

    Caractère de commande fichier de production: on peut ici saisir un caractère pour le fichier de production qui sera inséré automatiquement lors de la création des ordres.

    Positionnement du caractère de commande dans le fichier de production: ici, le caractère peut être inséré au début ou à la fin d’une liasse / palette.

    Informations sur la liasse uniquement dans le 1er enregistrement: dans le fichier de production, les informations relatives aux liasses / palettes sont éditées par défaut pour chaque enregistrement. Vous pouvez les utiliser, par exemple, pour la création de «Liasses sans étiquette de liasse». L’activation de cette option limite l’édition de ces informations complémentaires au premier enregistrement par liasse.

    Séparateur CSV du fichier de production et des liasses / palettes: sélectionnez le séparateur souhaité par type de fichier.

    Indemnité pour les palettes

    La Poste indemnise les envois triés en liasses par circonscription de distribution, liasses cases postales et liasses par localité qui sont déposés sur des palettes par localité et par territoire d’acheminement, dans le respect de certaines conditions. Les indemnités sont présentées dans le Manager d’envois en nombre. La décision d’octroi d’une indemnité revient aux points de dépôt.

    Vous trouverez de plus amples informations sur www.poste.ch/prestations-prealables.

    3.1.6 Attribution de palettes (uniquement Expert Mail)

    Pour le produit Expert Mail, l’utilisateur a la possibilité de définir l’emplacement de dépôt séparément pour chaque palette. Avec Ctrl et la touche Maj, on peut sélectionner plusieurs palettes. Puis, en cliquant sur l’emplacement de dépôt souhaité, ce dernier est attribué aux palettes surlignées. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré.

    Attribution de palette

    3.1.7 Page de résultat

    Les documents pertinents de l’ordre sont créés sur la page de résultat et l’ordre est enregistré de façon «ferme». Une déclaration est alors envoyée à la Poste et, le cas échéant, un avis préalable est émis à l’emplacement de dépôt. Cela peut prendre quelques minutes.

    Comme résultat, le téléchargement du bulletin de livraison est proposé.

    Page de résultat

    Rappel de l’ordre: Si vous avez établi un ordre que vous ne souhaitez pas encore clôturer de manière définitive, vous pouvez demander à recevoir une notification par e-mail un certain nombre de jours avant la date de dépôt.

    Annulations: Vous avez la possibilité d’annuler les ordres déjà enregistrés avant le dépôt (uniquement produits courrier). Si vous modifiez un ordre déjà enregistré, un nouveau bulletin de livraison ne peut être établi qu’après l’annulation du bulletin déjà transmis. Il en va de même pour les ordres partiels d’une variante ou les variantes complètes.

    Remarque importante

    Si vous souhaitez continuer de traiter l’ordre au titre d’une variante, vous devez fermer l’ordre sans l’enregistrer de façon ferme. L’enregistrement sera effectué à un stade ultérieur dans le cadre du traitement de la variante. Vous trouverez d’autres informations au chapitre 3.4.

    La création des documents dans la partie inférieure du masque permet de créer les documents pertinents pour l’ordre. Le choix dépend des paramètres définis sur la page de finalisation. Les documents peuvent également être créés sans enregistrement définitif. Si lors de l’étape «Données de l’en-tête de l’ordre» l’option «Traitement des retours» a été activée, la création du fichier de production n’est toutefois possible, pour des raisons techniques, qu’après l’enregistrement de l’ordre.

    Les fichiers à enregistrer peuvent être sélectionnés individuellement ou dans leur ensemble en cochant la case du bouton «Enregistrer la sélection».

    Remarque concernant les étiquettes de liasse

    Avant de créer des étiquettes de liasse, il convient de sélectionner le format souhaité. Les formats A5 et A6 sont disponibles. Sur une page A4, on peut imprimer plusieurs étiquettes de liasse A5 ou A6. L’ordre d’impression est de gauche à droite et de haut en bas.

    Il est aussi possible d’optimiser cette impression. Cela modifie l’ordre des liasses sur les étiquettes A4, de telle sorte que le paquet imprimé pourra être coupé et ensuite empilé en conséquence. Pile en haut à gauche, pile en haut à droite, pile en bas à gauche et pile en bas à droite.

    3.2 Compléments relatifs aux produits de journaux

    Le Manager d’envois en nombre vous permet de traiter les produits de journaux suivants: journaux à parution hebdomadaire à bimensuelle (JAA), journaux à parution mensuelle à trimestrielle (JAB) et produits de journaux internationaux (Press Economy et Priority, Press Plus Economy et Priority).

    Lors de l’importation de listes d’adresses pour les produits de journaux, des colonnes supplémentaires peuvent être indiquées.

    Importation d'adresses produits de journaux

    Pays: est nécessaire pour l’importation d’envois internationaux et nationaux. En l’absence d’indication de colonne, tous les envois seront traités en «national». Avec l’indication d’une colonne, le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

    1. Les cellules vides sont traitées en «national» (CH).
    2. Les cellules remplies sont vérifiées sous l’aspect de la validité du code pays (ISO 3166 ALPHA-2).
    3. Liechtenstein et Suisse sont traités comme envois nationaux.
    4. Les codes pays inconnus invalident l’envoi international, ce qui exclut une poursuite du traitement.

    Vitesse d’acheminement: est nécessaire pour pouvoir définir la vitesse d’acheminement souhaitée (Economy ou Priority) des envois internationaux. En l’absence d’indication de colonne, tous les envois seront traités en Economy. Avec l’indication d’une colonne, le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

    1. Les cellules vides sont traitées en «Economy».
    2. «Economy», «Eco», «E» et «0» sont traités en Economy (sans tenir compte des majuscules/minuscules).
    3. «Priority», «Prio», «P» et «1» sont traités en Priority (sans tenir compte des majuscules/minuscules).
    4. Les vitesses d’acheminement inconnues invalident l’envoi international, ce qui exclut une poursuite du traitement.

    Nombre d’exemplaires: est nécessaire pour pouvoir traiter des envois groupés nationaux. La colonne doit contenir le nombre d’exemplaires de l’envoi pour le destinataire correspondant. Le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

    1. Les cellules vides ne sont pas traitées en envoi groupé (1 exemplaire).
    2. Un nombre d’exemplaires supérieur à 1 est traité en envoi groupé.
    3. Un nombre d’exemplaires inférieur à 1 ou un nombre d’exemplaires alphanumérique est traité comme une entrée invalide. Dans ce cas, la poursuite du traitement est impossible.
    4. Les envois internationaux ne sont pas prévus en tant qu’envois groupés, raison pour laquelle la poursuite du traitement n’est pas possible dans ce cas.

    Envois internationaux ou envois groupés invalides

    En cas de données invalides pour les envois internationaux ou groupés, un traitement ultérieur est impossible. Dans ce cas, un fichier d’adresses avec des remarques de validation peut être exporté. Ce point doit être interprété de la manière suivante:

    1. Les premières colonnes correspondent au fichier d’adresses importé.
    2. Les colonnes suivantes concernent uniquement les envois nationaux (sans les envois groupés):
      a. PLZ_gefunden: 1 – NPA valide, 0 – NPA non valide
      b. Ortsname_gefunden: uniquement si PLZ_gefunden = 0. 1 – localité valide, 0 – localité non valide
      c. Ort_gueltig: cumule le résultat des deux premières colonnes
      d. Strasse_gueltig: 1 – rue trouvée, 0 – rue pas trouvée
      e. Strasse_Quote: concordance relative avec le nom de rue
      f. Hausnummer_gueltig: uniquement si Strasse_gueltig. 1 – numéro de maison trouvé, 0 – numéro de maison pas trouvé
      g. Hausnummer_Quote: concordance relative avec le numéro de maison
      h. Hausnummer_gueltig: cumule la validité de la rue et du numéro de maison
      i. Bote_gefunden: 1 – facteur avec tri dans l’ordre de la tournée trouvé, 0 – facteur pas trouvé
      j. Bote_geschätzt: 1 – facteur sans tri dans l’ordre de la tournée trouvé, 0 – facteur pas trouvé
      k. Ist_Postfach: 1 – adresse case postale, 0 – adresse de domicile
      l. National_Gueltig: cumule l’ensemble des colonnes pour la validation nationale
    3. International_Gueltig: uniquement si le code pays a été importé, 1 – envoi international valide, 0 – envoi international non valide
    4. Sammelsendung_Gueltig: uniquement si le nombre d’exemplaires a été importé, 1 – envois groupé valide, 0 – envoi groupé non valide

    Choix du produit pour les produits de journaux nationaux et internationaux

    Dans le produit Journaux, il est possible de saisir des envois nationaux et internationaux, ainsi que des envois groupés nationaux. La sélection du produit est effectuée à l’étape de processus «Information sur le journal».

    Après la sélection des produits de journaux, les adresses importées sont vérifiées sous l’aspect de leur validité pour les produits correspondants.

    Constitution de liasses pour les produits de journaux internationaux et les envois groupés

    Le Manager d’envois en nombre ne calcule pas de liasses et de palettes pour les envois internationaux «Press» et les envois groupés. Les données sont émises dans un fichier de production séparé.

    Pour les envois internationaux «Press Plus», le Manager d’envois en nombre calcule des liasses avec également une émission dans un fichier de production séparé.

    Le Manager d’envois en nombre ne génère pas d’étiquettes de liasse et de palette pour les envois internationaux et groupés.

    3.3 Ordres non triés

    Des ordres non triés peuvent aussi être saisis dans le Manager d’envois en nombre et enregistrés à la Poste. Cela peut s’avérer judicieux, par exemple lorsque la quantité minimale requise pour le tri n’est pas atteinte.

    Pour comptabiliser des envois non triés, désactivez l’option «Prestation préalable tri» quand vous êtes à l’étape «Finalisation de l’ordre». À l’étape «Page de résultat», vous pouvez ensuite créer le bulletin de livraison ainsi que les étiquettes de palette, le relevé des coûts et le fichier de production.

    Vous trouverez de plus amples informations sur www.poste.ch/prestations-prealables.

    3.4 Travail avec des modèles

    Dans le Manager d’envois en nombre, il est possible de créer des modèles pour les ordres comportant des paramètres récurrents. Cela permet de créer des ordres partiellement préremplis. Depuis l’aperçu des ordres, on arrive à l’aperçu des modèles via le bouton «Modèles».

    Aperçu des modèles

    Les possibilités suivantes s’offrent à vous:

    • Nouveau sur la base d’un ordre existant: sélectionnez un ordre dans l’aperçu des ordres et choisissez la fonction «Créer un modèle». Celui-ci apparaît alors dans l’aperçu des modèles.
    • Nouveau: créer un nouveau modèle de A à Z.
    • Traiter: éditer un modèle existant.
    • Copier: copier et éditer un modèle existant.
    • Supprimer: effacer un modèle de manière définitive.
    • Créer l’ordre à partir du modèle: utiliser le modèle sélectionné pour créer un ordre, qui apparaîtra ensuite dans la liste des ordres.

    Les contenus d’un modèle sont saisis de manière similaire à ceux des ordres. Les contenus ne sont cependant pas validés (ni les champs obligatoires, ni les formats). La validation n’intervient que lors de l’utilisation du modèle pour un ordre.

    3.5 Travail avec des variantes

    Dans certaines conditions, plusieurs ordres peuvent être regroupés, puis être enregistrés ensemble. Les différents ordres partiels / variantes doivent présenter les points de concordance suivants:

    • Données de l’expéditeur et du déposant
    • Produit, échelon de format et de prix (p. ex. OnTime Mail, grande lettre, 1-500 g)
    • Point de dépôt
    • Date de dépôt et de distribution (uniquement OnTime Mail et Expert Mail)
    • Date de suppression
    • En plus, pour les journaux: numéro de journal, édition du-au, réapprovisionnement

    Procédure: vous créez les «ordres partiels» correspondants jusqu’à l’étape «Page de résultat». Vous cliquez ensuite sur le bouton «Variantes» dans l’aperçu des ordres et vous créez une nouvelle variante. Dans cette variante, vous pourrez alors regrouper les ordres créés précédemment via la fonction «Ajouter». La procédure est décrite en détail ci-après.

    Aperçu des variantes

    Lors de la création ou du traitement d’une variante, on peut regrouper plusieurs ordres sous un nom commun sur la première page. Un double clic permet d’ouvrir les ordres qui ont été ajoutés pour les traiter.

    création d’une variante

    En cliquant sur «Suivant», on valide si les ordres partiels doivent être regroupés et s’ils doivent disposer du statut correspondant. Les ordres partiels doivent à chaque fois se trouver au statut «Page de résultat» et ne doivent pas être déclarés.

    Sur la page de résultat de l’ordre avec variantes, il est alors possible de lancer une déclaration d’envois commune sous le nom de l’ordre avec variantes.

    La création des documents s’effectue comme pour les ordres normaux. Un aperçu de tous les ordres partiels, documents associés et documents principaux s’affiche.

    Page de résultat variantes

    Recommandation pour la création d’ordres partiels

    Étant donné que pour les ordres partiels certains paramètres doivent être identiques (p. ex. diverses données clients, la longueur et le format de l’envoi, la date de dépôt, etc.), il est conseillé de créer d’abord un modèle et de le compléter jusqu’à la finalisation de l’ordre. Ensuite, les différents ordres partiels peuvent être créés à partir du modèle. De cette manière, les paramètres sont prédéfinis, ce qui génère nettement moins de messages de validation lors de leur regroupement.

    4. Gestion des clients

    La gestion des clients permet de gérer les modèles réutilisables pour les données clients. Ils peuvent être utilisés dans les ordres ou également créés à partir des ordres. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré.

    Les données clients peuvent également être importées et exportées. Les formats CSV, XLS, XLSX, TXT sont pris en charge pour l’importation et le format CSV (codepage Windows-1252) pour l’exportation. Dans le masque d’importation, vous pouvez procéder à l’affectation entre les colonnes du fichier d’importation et les champs de la Gestion des clients du Manager d’envois en nombre.

    Nous recommandons l’utilisation d’un numéro client univoque car, lors de l’importation, il détermine la création d’un nouveau client ou l’actualisation en tant que client existant.

    Gestion des clients

    5. Gestion des utilisateurs

    La Gestion des utilisateurs comporte une liste de tous les utilisateurs créés.

    Les utilisateurs disposant du rôle «Administrateur» peuvent créer de nouveaux utilisateurs (bouton «Nouveau») ou supprimer des utilisateurs existants (bouton «Supprimer»). De plus, les administrateurs peuvent réinitialiser les mots de passe de n’importe quel utilisateur.

    Les utilisateurs ne disposant pas du rôle «Administrateur» peuvent modifier leur mot de passe dans ce module (bouton «Modifier mon mot de passe»).

    Gestion des utilisateurs

    6. Outils

    6.1 Dédoublonnage

    Le Manager d’envois en nombre offre la possibilité de vérifier la présence de doublons dans un fichier d’adresses national au format CSV, TXT, XLS ou XLSX. L’importation du fichier d’adresses s’effectue de manière analogue à la procédure figurant au chapitre 3.1.3. Les fichiers d’adresses internationales ne peuvent pas être traités avec l’outil «Dédoublonnage».

    Il faut toutefois également attribuer les colonnes Prénom et Nom. En cliquant sur le bouton «Exécuter», le dédoublonnage démarre. Selon le fichier d’adresses, cela peut prendre un certain temps.

    L’utilisateur reçoit ensuite le résultat du dédoublonnage et a la possibilité de télécharger à nouveau le fichier d’adresses:

    Dédoublonnage

    Fichier d’adresses d’origine avec les informations concernant les doublons:

    un fichier CSV contenant une colonne supplémentaire «Doublon» permettant d’identifier les doublons est téléchargé. Pour cela, on peut utiliser la fonction de filtre, p. ex. de Microsoft Excel.

    fichier CSV des doublons

    Fichier d’adresses mis à jour:

    Un fichier CSV dans lequel les doublons ont été mis à jour automatiquement est téléchargé. Cela signifie que l’adresse apparaissant en premier sera à chaque fois utilisée.

    6.2 Séparation des colonnes

    Cet outil permet d’effectuer une séparation de manière automatisée entre la rue et le numéro de maison et, simultanément, entre le numéro postal d’acheminement et la localité, si ces données sont saisies dans une même colonne.

    Chargez le fichier d’adresses souhaité en cliquant sur «Charger». Les premiers enregistrements sont présentés à titre d’exemple. Dans «Rue/numéro maison», sélectionnez la colonne du fichier d’adresses correspondante.

    Vous pouvez saisir la désignation de colonne appropriée pour le fichier de sortie dans «Nom de la nouvelle colonne pour la rue» et «Nom de la nouvelle colonne pour le numéro maison».

    En cliquant sur «Exécuter», la séparation s’effectue et un fichier est créé (le chemin du fichier est demandé).

    Séparation des colonnes

    6.3 Actualisation d’adresses

    Avec l’outil «Actualisation d’adresses», vous pouvez commander une mise à jour d’adresses auprès du Centre de compétences Adresses sans que celle-ci soit liée à un ordre de tri.

    Dans la gestion des ordres, vous voyez un aperçu des ordres d’actualisation d’adresses saisis. Sélectionnez «Nouveau» pour saisir un nouvel ordre.

    Address update

    Attribuez un nom à l’ordre et sélectionnez le destinataire de la facture (expéditeur) et le prestataire (déposant). La saisie de paramètres d’envoi n’est pas nécessaire.

    Actualisation d’adresses: création d'un ordre

    Les étapes suivantes correspondent à la procédure conformément au chapitre 3.1.4 Contrôle d’adresses.

    7. Paramètres

    Dans le module «Paramètres», les administrateurs peuvent procéder à divers paramétrages globaux pour le Manager d’envois en nombre.

    Préréglage caractère de contrôle fichier de production: on peut ici saisir un caractère pour le fichier de production qui sera inséré automatiquement lors de la création des ordres. Ce caractère peut être modifié dans l’ordre.

    Préréglage expéditeur ou déposant: on peut ici sélectionner des modèles de données clients qui seront automatiquement insérés lors de la création des ordres. Ils peuvent être modifiés dans l’ordre comme d’habitude.

    Paramètres

    8. Tableaux dans le client Manager d’envois en nombre

    Tous les tableaux offrent les fonctionnalités suivantes:

    Filtres: une cellule de filtre se trouve directement sous le titre de la colonne de chaque colonne. Il est possible de définir un opérateur de filtre et une valeur de filtre dans la cellule de filtre. À titre d’exemple, la première illustration montre un filtre qui affiche toutes les valeurs commençant par «ab» (sans distinction des majuscules et des minuscules). La deuxième illustration montre un filtre qui affiche toutes les valeurs contenant le mot «chemin».

    Il est également possible de filtrer plusieurs colonnes simultanément.

    Pour déterminer combien de lignes sont affichées, on peut atteindre le bout du tableau à l’aide du raccourci clavier «Ctrl+End» et lire le numéro de ligne de la dernière ligne.

    Tableaux: filtre «Commence par»

    Exemple pour un filtre «Commence par»

    Tableaux: filtre «Contient»

    Exemple pour un filtre «Contient»

    Tri: en cliquant sur le titre de colonne, la colonne est triée dans l’ordre croissant et par un nouveau clic sur le titre de colonne, la colonne est triée dans l’ordre décroissant; un troisième clic sur le titre de colonne annule le tri. Un tri actif s’affiche via un petit triangle situé sur le bord droit du titre de colonne.

    Il est également possible de trier plusieurs colonnes à la fois en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur les titres de colonne souhaités l’un après l’autre.

    Regroupement: quand vous déplacez la colonne souhaitée dans la barre grise, le «champ de regroupement» bleu s’ouvre. L’aperçu se modifie et les résultats sont regroupés (voir l’illustration ci-dessous). Pour des regroupements encore plus détaillés, on peut ajouter d’autres colonnes à la sélection. Pour supprimer, déplacez la sélection vers le haut hors de la zone bleue.

    Tableaux:Regroupement

    Exemple pour un regroupement par date de création

    9. Notes de version

    Nouveautés de la version 2.2.0 (04.04.2022)

    • Palettisation améliorée: le Manager d’envois en nombre a, aujourd’hui déjà, une très haute qualité de tri. Nous avons pu améliorer encore un peu la composition des palettes, permettant de faire profiter les clients expéditeurs de rétributions supplémentaires.
    • Masque de saisie Épaisseur des envois: jusqu’à présent, dans le Manager d’envois en nombre, il était possible de saisir l’épaisseur des envois uniquement en chiffres entiers. Le souhait de pouvoir définir plus précisément l’épaisseur, à la décimale, est revenu de nombreuses fois. Cette fonctionnalité est désormais disponible.
    • Permettre la sélection de la langue des documents: aujourd’hui, il est déjà possible de créer et d’enregistrer les documents dans plusieurs langues en ouvrant le client MSM dans une autre langue et en recréant et en enregistrant une nouvelle fois les documents. Cela n’était toutefois pas possible pour le procès-verbal de tri et le bulletin de livraison. Le bulletin de livraison ne peut toujours être créé qu’une seule fois. Le procès-verbal de tri, qui est créé dans la langue de chaque point de dépôt, peut désormais aussi être généré dans d’autres langues.
    • Mise à jour technique: Nous avons mis à jour les composants de List & Label utilisés pour la création de PDF.

    Vous recevrez une notification automatique du logiciel dès que la nouvelle version sera disponible. L’administrateur pourra ensuite la télécharger dans l’outil de configuration (onglet Accès au Webservice) et l’installer.

    Nouveautés de la version 2.1.0 (07.02.2022)

    Dans le release d’automne du Manager d’envois en nombre, une nouveauté concernant les produits de journaux entrée en vigueur au 1er janvier 2022 n’avait pas pu être prise en compte. Pour cette raison, nous avons décidé de vous donner accès aux modifications par le biais d’une mise à jour fonctionnelle. Les dispositions suivantes s’appliquent à la préparation des journaux à partir de la version 2.1.0:

    • Poids par envoi: S’agissant du poids par envoi, veuillez désormais indiquer le poids total, annexes de tiers comprises (annexes de tiers non comprises jusqu’à présent).
    • Nombre d’annexes de tiers: Le nombre d’annexes ne doit pas différer du nombre de journaux. Dans un tel cas, veuillez saisir un autre ordre dans lequel vous pourrez saisir une autre combinaison de journaux et d’annexes. Vous pourrez ensuite déclarer ces «ordres partiels» en un seul ordre comme d’habitude via la fonction «Variantes» du Manager d’envois en nombre.

    Vous trouverez des informations complémentaires sur les journaux et les annexes dans la brochure «Journaux Suisse» (PDF, 1.2 MB) ainsi que dans le tableau des prix (PDF, 134.6 KB) correspondant. Votre Centre de compétences Presse se tient à votre disposition en cas de questions (voir les adresses de contact à la page 29 de la brochure «Journaux Suisse»).

    Nouveautés de la version 2.0.0 (2 novembre 2021)

    • Plus de configuration des e-mails: vous n’aurez dorénavant plus besoin de configurer de service de messagerie. Le Manager d’envois en nombre prend cette configuration entièrement en charge pour vous.
    • Création de nouveaux ordres: l’assistant à la création d’ordres a été supprimé, afin de garantir que l’ensemble des fonctionnalités du Manager d’envois en nombre puissent être utilisées pour tous les ordres, p. ex. aussi la création de codes Datamatrix.
    • Contrôle de sécurité des données d’en-tête de l’ordre: certains paramètres de constitution des liasses peuvent entraîner la constitution uniquement de liasses-solde au lieu de liasses par circonscription de distribution et par localité. Désormais, nous vous en informons directement avec un message d’avertissement à l’étape des données d’en-tête de l’ordre.
    • Davantage de flexibilité pour les étiquettes de palette: un numéro de client ou d’ordre optionnel peut désormais être apposé sur les étiquettes de palette. En outre, une arête de pliage apparaît à présent si vous souhaitez par exemple glisser les étiquettes entre deux couches. De plus, un espace est prévu pour l’impression d’un code à barres client, si vous le souhaitez. Important: le code à barres ne doit pas contenir d’indications postales.
    • Couleur du papier sur les étiquettes de liasse et de palette: des étiquettes de liasse et de palette imprimées par inadvertance sur du papier de la mauvaise couleur, cela peut vite arriver. Nous vous simplifions à présent le contrôle en imprimant la couleur à utiliser sur l’étiquette.
    • Manuel de l’utilisateur: le manuel de l’utilisateur «Manager d’envois en nombre» est maintenant disponible en ligne. Trouvez encore plus rapidement des réponses à vos questions et utilisez la fonction de feed-back pour nous signaler tout potentiel d’amélioration.