0.1 Installation

0.1.1 Conditions requises

Systèmes d’exploitation pris en charge: Windows 10 x64, Windows Server 2012, Windows Server 2016 et Windows Server 2019.

Les systèmes 32 bits ne sont pas pris en charge par le serveur Manager d’envois en nombre.
Le client Manager d’envois en nombre est fonctionnel sur les systèmes 32 bits.

Les programmes suivants doivent être installés dans le système cible pour le serveur:

• Microsoft .NET 6 (si non encore disponible, l’installation a lieu automatiquement pendant l’installation du serveur MSM)
• Microsoft SQL Server (Express) 2012 ou version plus récente

Dans le menu Démarrer > Panneau de configuration > Programmes, il est possible de vérifier si une version appropriée est déjà installée.

Recommandation d’installation: version anglaise, Microsoft® SQL Server® 2014 Service Pack 2 (SP2) Express, fichier: SQLEXPR_xXX_ENU.exe.

Vous pouvez vous procurer la version Express gratuite que nous vous recommandons via le lien suivant:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53167Target not accessible
(version 2014 SP2, compatible avec Server 2008 R2 ou plus récente)

https://www.microsoft.com/en-us/sql-server/sql-server-editions-express
(version 2016 SP1, compatible avec Windows 8 / Windows Server 2012 ou plus récente)

En cas de problème avec le lien indiqué, utilisez la fonction de recherche sur le site de Microsoft^®.

Pour l’installer, exécutez ce fichier et suivez les indications du programme (voir les captures d’écran). Si possible, conservez tous les paramètres standard.

0.2 Installation de SQL Server

L’installation de SQL Server 2014 Express avec les paramètres que nous vous recommandons est présentée à titre d’exemple ci-après. Si vous avez déjà installé la version 2014 de SQL Server ou une plus récente, vous pouvez ignorer cette étape.

Il est conseillé de redémarrer le système après avoir effectué l’installation de SQL Server.

0.3 Installation du serveur Manager d’envois en nombre

Sur le système cible pour le serveur, exécutez le fichier «MsmServer.msi» et suivez les indications.

En règle générale, à l’étape «Connexion à la base de données», vous pouvez conserver les paramètres standard. Si vous avez sélectionné l’authentification Windows, assurez-vous que l’utilisateur actuel de SQL Server a le rôle «sysadmin». C’est le cas lorsque SQL Server a été installé par le même utilisateur.

Le paramétrage standard localhost\SQLEXPRESS part du principe que

1. le serveur Manager d’envois en nombre est installé sur le même ordinateur que celui sur lequel SQL Server a été installé préalablement (recommandé),
2. une instance SQL Server nommée SQLEXPRESS a été installée.

Si (1) n’est pas le cas, remplacez localhost par le nom d’hôte / l’adresse IP de l’ordinateur sur lequel l’instance SQL Server est en cours d’exécution.

Si (2) n’est pas le cas, remplacez SQLEXPRESS par le nom de votre installation SQL Server (p. ex. MSSQLSERVER). Si votre installation SQL Server n’a pas de nom d’instance («instance par défaut»), dans la base de données du serveur, saisissez uniquement localhost ou le nom d’hôte/l’IP (voir ci-dessus).

Pour trouver le nom d’instance de l’installation SQL Server, procédez comme suit:

• Accéder au Panneau de configuration > Système et sécurité > Outils d’administration > Services
• Recherchez des entrées SQL Server (SQLEXPRESS) --> Le nom entre parenthèses correspond au nom d’instance recherché.

0.3.1 Ouverture des ports

Saisie des ports via lesquels le serveur du Manager d’envois en nombre doit être accessible. Normalement, vous pouvez conserver les paramètres standard. Ces ports ouverts doivent être autorisés dans un pare-feu.

Sortant (Internet):

• Port 22 (DataTransfer/SFTP); Host fdsbc.post.ch)
• Port 443 (Middleware Web API)
• Port 17017 (ZOPA/HTTPS; Host webservices.post.ch)
• Port 17023 (gestion des adresses/HTTPS; Host webservices.post.ch)

En outre, le serveur du Manager d’envois en nombre doit pouvoir accéder à MS SQL Server.

Configuration du serveur

Dans le menu Démarrer, une entrée «Configuration du serveur» est créée dans le dossier «Manager d’envois en nombre Poste» (voir illustration 1). Démarrer la configuration du serveur pour définir les paramètres importants pour le serveur.

La configuration du serveur («Outil d’administration») se divise en six zones représentées sous la forme d’onglets:

0.4.1 Statut du service

Dans la zone d’état (en bas à gauche), on peut démarrer ou arrêter le service Serveur:

0.4.2 Données d’accès DataTransfer

Le Manager d’envois en nombre vous aide aussi à générer le couple de clés / le key pair nécessaire (clé publique et clé privée). Par un clic sur le bouton «Advanced», puis sur «Generate key pair», une paire de clés «private/public key» est générée. La clé privée est automatiquement enregistrée, tandis que vous devez télécharger la clé publique avec «Export public key» et l’envoyer par e-mail au conseil à la clientèle de la Poste (support.msm@poste.ch) en indiquant votre identifiant (à 4 caractères).

Veuillez attendre l’e-mail de confirmation (réponse dans les 24 heures) et les instructions complémentaires avant de poursuivre la configuration.

Attention:

La création d’une paire de clés ainsi que l’exportation de la clé publique ne sont généralement nécessaires qu’une seule fois, lors de la première installation. Une nouvelle création en l’absence d’instruction du Support peut entraîner une interruption du service.

Nous vous recommandons de sauvegarder la clé privée en local afin de pouvoir la réimporter en cas de réinstallation. Pour cela, cliquez sous «Advanced» sur le bouton «Save private key» et choisissez ensuite l’emplacement de stockage souhaité.

Si vous souhaitez installer le Manager d’envois en nombre sur plusieurs ordinateurs et utiliser à chaque fois le même nom d’utilisateur (ID expéditeur), nous vous recommandons d’attribuer un préfixe (2 caractères) à chaque ordinateur.

Après la modification, cliquez sur Enregistrer et redémarrez le serveur («Redémarrage» dans la zone d’état) pour accepter les modifications.

Les données d’accès à VGK DataTransfer sont indispensables pour que le Manager d’envois en nombre puisse envoyer les déclarations d’envoi à la Poste.

Le bouton «Test» vous permet de vérifier si vos données d’utilisateur du système DataTransfer sont acceptées et par conséquent si une déclaration d’envoi est possible.

Vous trouverez des informations sur le concept de sécurité de la Poste dans les instructions suivantes:

• https://www.post.ch/static/Post/IT/FDS/BH-Filetransfer-CLIENTs_BESCHREIBUNG_deutsch.pdf
• https://www.post.ch/static/Post/IT/FDS/BH-Filetransfer-CLIENTs_BESCHREIBUNG_francais.pdf
• https://www.post.ch/static/Post/IT/FDS/BH-Filetransfer-CLIENTs_BESCHREIBUNG_italiano.pdf
• https://www.post.ch/static/Post/IT/FDS/BH-Filetransfer-CLIENTs_BESCHREIBUNG_english.pdf

0.4.3 Accès au Webservice

Le Manager d’envois en nombre a besoin d’un accès au répertoire des rues de la Poste (également connu sous les noms de fichier des facteurs, fichier des circonscriptions, fichier des rues ou fichier de tri). Cet accès est déjà enregistré. Aucune action n’est requise de votre part.

En cliquant sur Test, vous pouvez vérifier la connexion. Si le test n’est pas concluant, veuillez vérifier l’ouverture des ports (voir chapitre 3.1 «Ouverture des ports»).

Télécharger la nouvelle version

Dans le client Manager d’envois en nombre, l’utilisateur est prévenu dès qu’une nouvelle version est disponible. Téléchargez la version actuelle en cliquant sur le bouton «Download» ci-dessous et suivez les instructions

Middleware Web API

Saisissez ici les données d’accès (Client ID et Client Secret) que le support MSM vous a envoyées. En cliquant sur le bouton de commande «Test», vous pouvez vérifier la connexion. Si le test n’est pas concluant, veuillez vérifier l’ouverture des ports (voir chapitre 3.1 «Ouverture des ports»). 

0.4.4 Configuration de la base de données

Dans l’onglet «Configuration de la base de données», il est possible de configurer la connexion à la base de données du Manager d’envois en nombre. En général, la connexion est déjà définie lors de l’installation du serveur, mais elle peut être modifiée a posteriori à cette occasion. Dans l’exploitation normale, cela n’est nécessaire que dans de rares cas.

Après la modification, cliquez sur Enregistrer et redémarrez le serveur («Redémarrage» dans la zone d’état) pour accepter les modifications.

0.4.5 Déclaration de journaux

Dans l’onglet «Configuration de l’accès à ZAPA», il est possible de tester la connexion pour la déclaration d’envoi de produits de journaux. Pour pouvoir déclarer des produits de journaux, vous avez en outre besoin d’une autorisation d’accès pour un ou plusieurs numéro(s) de journal. Si vous ne disposez encore d’aucune autorisation, adressez-vous à votre conseillère ou conseiller à la clientèle ou à support.msm@poste.ch. 

0.4.6 Configuration de l’accès au CC Adresses

Afin de pouvoir utiliser l’offre de mise à jour des adresses facultative, vous avez besoin de données d’accès du centre de compétences Adresses. Vous les obtenez par e-mail (gestion-des-adresses@poste.ch) ou par téléphone (+41 58 386 67 67).

 la modification, cliquez sur «Enregistrer» et redémarrez le serveur («Redémarrage» dans la zone d’état) pour accepter les modifications.

En cliquant sur Test, vous pouvez vérifier la connexion.

0.4.7 Paramètres avancés

Dans l’onglet «Avancé», les paramètres suivants peuvent être réglés:

• Mode test
• Délai de conservation des ordres par défaut

0.4.7.1 Exploitation test

À cette étape, vous pouvez activer le mode test et saisir une adresse e-mail du destinataire pour l’envoi de la notification de test.

Le mode test est uniquement disponible pour les produits courrier (envoi en nombre du Courrier B, OnTime Mail, Expert Mail) et non pour les produits de journaux (JAA, JAB, produits de journaux internationaux).

0.4.7.2 Délai de conservation des ordres par défaut

Conformément au RGPD de l’UE, une date de suppression automatique doit être indiquée pour les ordres. En tant qu’administrateur, vous devez consigner dans ce champ un délai de conservation standard pour les ordres (délai à partir de la création de l’ordre). Sur cette base, une date de suppression est automatiquement calculée lors de la création de l’ordre. L’utilisateur peut la modifier dans l’ordre correspondant, en respectant la durée maximale de 150 jours. La suppression automatique a lieu à partir du jour signalé comme date de suppression, soit dans la nuit (si le serveur MSM est en marche), soit lors du prochain démarrage du serveur MSM au plus tard. Les suppressions font l’objet d’un procès-verbal dans le fichier journal.

0.5 Installation du client Manager d’envois

Une fois l’installation réussie, vous pouvez récupérer le client à partir du serveur.

En utilisant le paramétrage de base avec localhost: http://localhost/postch_msm_svc/ClientPackage

Autrement, saisissez dans votre navigateur l’adresse suivante (remplacer {hostname} par le nom d’hôte/l’adresse IP du serveur effectifs): http://{hostname}/postch_msm_svc/ClientPackage

Si ce ne sont pas les ports standard qui ont été utilisés, le port configuré doit être indiqué dans l’URL. Ex.: http://localhost:35000/postch_msm_svc/ClientPackage.

Pour procéder à l’installation, cliquez sur cette page sur «Télécharger la configuration» afin d’installer le client et de démarrer immédiatement.

Cela crée une entrée dans le dossier Manager d’envois en nombre Poste dans le menu Démarrer. 

0.6 Résolution des erreurs lors de l’installation du serveur

Si une erreur survenait lors de l’installation du serveur, veuillez établir un fichier journal et faites-le nous parvenir à l’adresse support.msm@poste.ch.

Afin de procéder à une installation avec établissement d’un fichier journal, veuillez suivre les étapes suivantes:

1. Dans le répertoire contenant le fichier d’installation, créez un fichier texte vide appelé log.txt.
2. Ouvrez la console Windows / l’invite de commande en tant qu’administrateur.
3. Affichez le répertoire correspondant en saisissant la commande 'cd + chemin d’accès au fichier d’installation' (cd {chemin-accès-fichier-installation}).
4. Saisissez la commande 'msiexec /l log.txt /i MsmServer-{numéro de version}.msi'.

Ensuite, procédez à l’installation normalement, jusqu’à ce l’erreur à rapporter apparaisse. Dans le répertoire, à côté du fichier «MsmServer.msi», le fichier journal «log.txt» devrait maintenant avoir été rempli.

Si vous êtes invité(e) à envoyer le fichier journal par e-mail au Support pendant l’utilisation du Manager d’envois en nombre, vous pouvez cliquer pour cela sur le bouton de commande «Envoyer» figurant sur la page d’accueil du client Manager d’envois en nombre. Le fichier journal sera alors automatiquement transmis au Support.

Démarrez le «Manager d’envois en nombre (Client)» à partir du menu de démarrage «Manager d’envois en nombre Poste».

Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans la boîte de dialogue de connexion. Après la première installation, un utilisateur «admin» avec le mot de passe «admin» est enregistré. Il dispose des droits d’administrateur. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé, après l’installation, de créer des comptes utilisateur.

Avec le bouton «Adresse du serveur», vous pouvez modifier les paramètres de connexion au serveur Manager d’envois en nombre. Cela n’est nécessaire que si l’adresse IP du serveur du Manager d’envois en nombre a été modifiée.

Dans le client Manager d’envois en nombre, les champs obligatoires sont en caractères gras.

Une fois la connexion établie, la page d’accueil du Manager d’envois en nombre s’affiche. Elle permet de naviguer vers les différents modules du Manager d’envois en nombre. Quel que soit le module dans lequel vous vous trouvez, un bouton «Page d’accueil» s’affiche en bas en droite vous permettant de revenir à la page d’accueil à tout moment.

Domaine de travail

• Ordres: saisie et gestion des ordres
• Clients: saisie et gestion de modèles de données clients
• Outils:
  Dédoublonnage: exécution d’un dédoublonnage d’un fichier d’adresses
  Séparation des colonnes: séparation entre la rue et le numéro de maison et, simultanément, entre le numéro postal d’acheminement et la localité, si ces données sont saisies à chaque fois dans une même colonne dans un fichier d’adresses
  Actualisation d’adresses: mise à jour d’un fichier d’adresses par le Centre de compétences Adresses
• Gestion des utilisateurs (administrateur uniquement): saisie et gestion des utilisateurs du Manager d’envois en nombre
• Paramètres (administrateur uniquement): saisie et gestion des divers paramètres pour le Manager d’envois en nombre

Domaine de questions

• Lien vers le manuel d’utilisateur en ligne et possibilité de téléchargement pour les FAQ (Questions fréquentes)
• Coordonnées du Support
• Transmission du fichier journal

Domaine d’information

Version utilisée du Manager d’envois en nombre et du répertoire des rues avec fichiers de tri

La gestion des ordres offre une vue d’ensemble de tous les ordres enregistrés. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré. Les ordres les plus récents sont affichés par défaut tout en haut.

3.1 Processus de traitement des ordres pour les produits courrier

3.1.1 Choix des produits

Après avoir cliqué sur le bouton «Nouveau», choisissez le produit à optimiser dans le Manager d’envois en nombre.

Pour certains produits, l’utilisateur est redirigé vers le portail de la Poste. Dans ce cas, aucun ordre n’est enregistré dans le Manager d’envois en nombre.

3.1.2 Données de l’en-tête de l’ordre

Vient ensuite la saisie des données de l’en-tête d’un ordre. Celles-ci sont pertinentes pour un calcul de prix courant. Dans le présent masque, vous pouvez attribuer une «désignation personnelle de l’ordre» (cette désignation sera utilisée sur les étiquettes de liasse et de palette et figurera comme nom de fichier lors de l’enregistrement) et saisir les paramètres requis pour l’ordre (poids unitaire de l’envoi, format, etc.).

Date de suppression automatique: après un délai de conservation maximal de 150 jours défini par l’administrateur, les ordres sont supprimés dans la gestion des ordres du Manager d’envois en nombre. Lors de la création de l’ordre, une date de suppression différente par ordre peut être sélectionnée ici. Si vous avez besoin d’un accès plus long aux documents relatifs aux ordres, nous vous recommandons de les télécharger à l’étape «Page de résultat».

Numéro de référence client: il est possible d’indiquer ici une référence alphanumérique supplémentaire se rapportant à l’ordre ou au client, laquelle sera imprimée sur les étiquettes de palette.

Paramètres relatifs aux liasses et aux palettes: ceux-ci sont remplis avec les valeurs standard de la Poste. Si nécessaire, ils peuvent être modifiés manuellement ici.

En outre, les données de l’expéditeur et du déposant sont enregistrées. Elles peuvent être saisies manuellement ou insérées à partir d’un modèle de la gestion des données clients (voir chapitre 4). Le chargement d’un modèle de la gestion des données clients s’effectue en cliquant sur la loupe. Les données clients sont toujours copiées, autrement dit, elles peuvent être modifiées à tout moment, sans que les autres ordres qui avaient importé les mêmes données clients en soient affectés.

Les données clients enregistrées peuvent également être enregistrées en tant que modèle de données clients. À cet effet, cliquer sur le bouton avec le symbole de disquette pour le client correspondant (expéditeur ou déposant). Le cas échéant, il sera demandé à l’utilisateur si un modèle existant doit être remplacé ou si un nouveau modèle doit être enregistré.

Traitement des retours: si cette fonction est activée, des données supplémentaires peuvent être saisies et importées pour compléter un Letter ID (code Datamatrix) et déterminer ainsi comment les retours ou les envois non distribuables (uniquement produits courrier) doivent être traités. De plus amples informations sur Letter ID sont disponibles sur www.poste.ch/letterid.

3.1.3 Importation d’adresses

Les données d’adresses sont importées dans le présent masque. Les formats pris en charge sont CSV, TXT, XLS et XLSX.

En cliquant sur le bouton «Charger», on peut charger un fichier d’adresses dans le Manager d’envois en nombre. Vient ensuite un aperçu des cinq premiers enregistrements. Après l’importation, le fichier d’adresses chargé peut également être ouvert entièrement dans Excel ou dans un éditeur de texte via le bouton «Ouvrir le fichier d’adresses chargé». Vous pilotez le choix du programme avec lequel le fichier doit être ouvert via la fonction Windows «Applications par défaut».

Si vous souhaitez vérifier ultérieurement quel fichier a été chargé, d’une part, le nom du fichier déjà importé vous est affiché et d’autre part, vous avez la possibilité d’ouvrir une prévisualisation de cinq lignes.

Pour les fichiers CSV et TXT, on essaie d’identifier l’encodage lors du chargement du fichier d’adresses. Il est affiché sous «Choisir l’encodage du fichier» et peut être modifié par l’utilisateur. Le codage ASCII n’est pas pris en charge. Le fichier doit donc être converti avant l’importation, p. ex. en UTF-8. Pour les fichiers Excel, cela n’est pas possible. Ici, il est recommandé de s’assurer que les fichiers Excel utilisés disposent du codepage 1252.

Vous avez, par ailleurs, la possibilité de sélectionner le séparateur utilisé dans le fichier. Les points-virgules, les tabulateurs et les virgules sont pris en charge.

Dans la section «Attribution des colonnes», l’utilisateur indique au Manager d’envois en nombre quelles données se trouvent dans quelle colonne. Le cas échéant, le Manager d’envois en nombre propose ici un ordre, dans la mesure où les désignations des colonnes sont assez explicites (p. ex. la désignation de colonne «NPA» est reconnue en tant que numéro postal d’acheminement).

Si le fichier d’adresses contient également des adresses à l’étranger, celles-ci doivent être pourvues d’un code pays conforme à la norme ISO 3166-1 alpha-2. Les adresses à l’étranger sont regroupées dans un fichier de production distinct sur la page de résultat. Les envois à destination de l’étranger doivent être déclarés et déposés conformément aux dispositions en vigueur.

Pour utiliser les données d’adresses, la rue et le numéro de maison doivent figurer dans deux colonnes séparées. Si votre fichier d’adresses comportait une colonne commune pour la rue et le numéro de maison, vous pouvez utiliser l’outil de séparation des colonnes (chapitre 6.2) pour en effectuer la séparation. La séparation peut également avoir lieu en même temps que l’attribution des colonnes. Si le numéro de maison se trouve par exemple dans le même champ que la rue, sélectionnez pour le numéro de maison «Contenu dans Rue». Pour déclencher la séparation, sélectionnez en bas à droite «Séparer». Si vous ne voyez pas le bouton «Séparer», faites défiler l’écran jusque tout en bas. Sauvegardez le fichier créé pour contrôle ou pour une utilisation ultérieure. Le processus de tri se poursuit avec le fichier séparé.

Une attribution de la colonne «Case postale» est optionnelle et ne peut être utilisée que s’il existe uniquement des informations relatives aux cases postales dans une colonne séparée. Si un texte était saisi dans cette colonne pour une adresse, cette dernière serait traitée en tant qu’adresse case postale.

En cliquant sur «Suivant», l’importation dans le Manager d’envois en nombre démarre. Selon la taille du fichier d’adresses, cela peut prendre un certain temps. Vous obtenez ensuite une statistique sur la qualité des données d’adresses. Si la qualité se situe en-dessous d’une certaine valeur limite, l’utilisateur en est informé et doit confirmer son accord pour la poursuite du traitement des données. Il est possible d’exporter le fichier d’adresses avec une balise / un indicateur de qualité.

3.1.4 Contrôle d’adresses

Vous pouvez faire effectuer facultativement une comparaison d’adresses basée sur les personnes avec les fichiers de référence de la Poste. Dans ce but, le fichier d’adresses est transmis à la Poste. Une fois la vérification effectuée, vous êtes informé(e) par e-mail. Vous pouvez télécharger une offre et avez le choix d’utiliser ou non l’actualisation payante.

• Si vous ne le souhaitez pas: aucun coût ne sera engendré et, dans la suite du processus, vos données lues initialement seront utilisées.
• Si vous le souhaitez: les adresses actualisées seront prises en compte pour l’expédition et vous pourrez télécharger un fichier de correction pour la gestion de votre base de données d’adresses. Sur la base du numéro de référence de facturation, les coûts pour l’actualisation seront imputés à l’expéditeur sur la facture mensuelle.

Vous avez le choix de faire vérifier toutes les adresses ou uniquement les adresses «au libellé incorrect». Nous recommandons une vérification de tout le fichier.

En outre, vous pouvez faire vérifier si le fichier d’adresses contient des doublons. Les doublons sont supprimés du fichier d’expédition pour le traitement ultérieur et signalés dans le fichier de correction.

Vous pouvez enregistrer l’adresse e-mail pour la notification dans la gestion des utilisateurs (voir chapitre 5) ou la saisir directement sur la page Contrôle d’adresses.

Afin de pouvoir réaliser le contrôle d’adresses, la case correspondant à l’accord pour les CG «Traitement d’adresses» doit être cochée.

Afin de faciliter l’intégration des corrections dans la base de données, nous vous recommandons d’inclure une identification propre au client, p. ex. un numéro de client.

3.1.5 Finalisation de l’ordre

Dans le présent masque, on peut effectuer des saisies spécifiques aux produits. Elles peuvent avoir une influence sur le prix, auquel cas le prix courant est modifié.

Point de dépôt: lors de l’activation de l’indemnité de site, vous pouvez sélectionner le point de dépôt dans une liste spécifique aux produits. Si l’indemnité de site n’est pas activée, le point de dépôt peut être enregistré sous forme de texte libre. Dans ce cas, aucune réduction de site ne s’affiche et aucun e-mail de préavis automatique n’est envoyé lors de l’enregistrement de l’ordre.

Caractère de commande fichier de production: on peut ici saisir un caractère pour le fichier de production qui sera inséré automatiquement lors de la création des ordres.

Positionnement du caractère de commande dans le fichier de production: ici, le caractère peut être inséré au début ou à la fin d’une liasse / palette.

Informations sur la liasse uniquement dans le 1^er enregistrement: dans le fichier de production, les informations relatives aux liasses / palettes sont éditées par défaut pour chaque enregistrement. Vous pouvez les utiliser, par exemple, pour la création de «Liasses sans étiquette de liasse». L’activation de cette option limite l’édition de ces informations complémentaires au premier enregistrement par liasse.

Séparateur CSV du fichier de production et des liasses / palettes: sélectionnez le séparateur souhaité par type de fichier.

Procès-verbal de tri supplémentaire dans sa propre langue
Le procès-verbal de tri est émis dans la langue du point de dépôt. Si vous souhaitez également recevoir le procès-verbal de tri dans la langue de votre système, cochez la case correspondante: il sera alors créé en tant que document supplémentaire sur la page de résultat.

3.1.6 Attribution de palettes (uniquement Expert Mail)

Pour le produit Expert Mail, l’utilisateur a la possibilité de définir l’emplacement de dépôt séparément pour chaque palette. Avec Ctrl et la touche Maj, on peut sélectionner plusieurs palettes. Puis, en cliquant sur l’emplacement de dépôt souhaité, ce dernier est attribué aux palettes surlignées. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré.

3.1.7 Page de résultat

Les documents pertinents de l’ordre sont créés sur la page de résultat et l’ordre est enregistré de façon «ferme». Une déclaration est alors envoyée à la Poste et, le cas échéant, un avis préalable est émis à l’emplacement de dépôt. Cela peut prendre quelques minutes.

Comme résultat, le téléchargement du bulletin de livraison est proposé.

Rappel de l’ordre: Si vous avez établi un ordre que vous ne souhaitez pas encore clôturer de manière définitive, vous pouvez demander à recevoir une notification par e-mail un certain nombre de jours avant la date de dépôt.

Annulations: Vous avez la possibilité d’annuler les ordres déjà enregistrés avant le dépôt (uniquement produits courrier). Si vous modifiez un ordre déjà enregistré, un nouveau bulletin de livraison ne peut être établi qu’après l’annulation du bulletin déjà transmis. Il en va de même pour les ordres partiels d’une variante ou les variantes complètes.

Remarque importante

Si vous souhaitez continuer de traiter l’ordre au titre d’une variante, vous devez fermer l’ordre sans l’enregistrer de façon ferme. L’enregistrement sera effectué à un stade ultérieur dans le cadre du traitement de la variante. Vous trouverez d’autres informations au chapitre 3.4.

La création des documents dans la partie inférieure du masque permet de créer les documents pertinents pour l’ordre. Le choix dépend des paramètres définis sur la page de finalisation. Les documents peuvent également être créés sans enregistrement définitif. Si lors de l’étape «Données de l’en-tête de l’ordre» l’option «Traitement des retours» a été activée, la création du fichier de production n’est toutefois possible, pour des raisons techniques, qu’après l’enregistrement de l’ordre.

Les fichiers à enregistrer peuvent être sélectionnés individuellement ou dans leur ensemble en cochant la case du bouton «Enregistrer la sélection».

3.2 Compléments relatifs aux produits de journaux

Le Manager d’envois en nombre vous permet de traiter les produits de journaux suivants: journaux à parution hebdomadaire à bimensuelle (JAA), journaux à parution mensuelle à trimestrielle (JAB) et produits de journaux internationaux (Press Economy et Priority, Press Plus Economy et Priority).

Lors de l’importation de listes d’adresses pour les produits de journaux, des colonnes supplémentaires peuvent être indiquées.

Pays: est nécessaire pour l’importation d’envois internationaux et nationaux. En l’absence d’indication de colonne, tous les envois seront traités en «national». Avec l’indication d’une colonne, le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

1. Les cellules vides sont traitées en «national» (CH).
2. Les cellules remplies sont vérifiées sous l’aspect de la validité du code pays (ISO 3166 ALPHA-2).
3. Liechtenstein et Suisse sont traités comme envois nationaux.
4. Les codes pays inconnus invalident l’envoi international, ce qui exclut une poursuite du traitement.

Vitesse d’acheminement: est nécessaire pour pouvoir définir la vitesse d’acheminement souhaitée (Economy ou Priority) des envois internationaux. En l’absence d’indication de colonne, tous les envois seront traités en Economy. Avec l’indication d’une colonne, le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

1. Les cellules vides sont traitées en «Economy».
2. «Economy», «Eco», «E» et «0» sont traités en Economy (sans tenir compte des majuscules/minuscules).
3. «Priority», «Prio», «P» et «1» sont traités en Priority (sans tenir compte des majuscules/minuscules).
4. Les vitesses d’acheminement inconnues invalident l’envoi international, ce qui exclut une poursuite du traitement.

Nombre d’exemplaires: est nécessaire pour pouvoir traiter des envois groupés nationaux. La colonne doit contenir le nombre d’exemplaires de l’envoi pour le destinataire correspondant. Le Manager d’envois en nombre se comporte comme suit:

1. Les cellules vides ne sont pas traitées en envoi groupé (1 exemplaire).
2. Un nombre d’exemplaires supérieur à 1 est traité en envoi groupé.
3. Un nombre d’exemplaires inférieur à 1 ou un nombre d’exemplaires alphanumérique est traité comme une entrée invalide. Dans ce cas, la poursuite du traitement est impossible.
4. Les envois internationaux ne sont pas prévus en tant qu’envois groupés, raison pour laquelle la poursuite du traitement n’est pas possible dans ce cas.

Envois internationaux ou envois groupés invalides

En cas de données invalides pour les envois internationaux ou groupés, un traitement ultérieur est impossible. Dans ce cas, un fichier d’adresses avec des remarques de validation peut être exporté. Ce point doit être interprété de la manière suivante:

1. Les premières colonnes correspondent au fichier d’adresses importé.
2. Les colonnes suivantes concernent uniquement les envois nationaux (sans les envois groupés):
   a. PLZ_gefunden: 1 – NPA valide, 0 – NPA non valide
   b. Ortsname_gefunden: uniquement si PLZ_gefunden = 0. 1 – localité valide, 0 – localité non valide
   c. Ort_gueltig: cumule le résultat des deux premières colonnes
   d. Strasse_gueltig: 1 – rue trouvée, 0 – rue pas trouvée
   e. Strasse_Quote: concordance relative avec le nom de rue
   f. Hausnummer_gueltig: uniquement si Strasse_gueltig. 1 – numéro de maison trouvé, 0 – numéro de maison pas trouvé
   g. Hausnummer_Quote: concordance relative avec le numéro de maison
   h. Hausnummer_gueltig: cumule la validité de la rue et du numéro de maison
   i. Bote_gefunden: 1 – facteur avec tri dans l’ordre de la tournée trouvé, 0 – facteur pas trouvé
   j. Bote_geschätzt: 1 – facteur sans tri dans l’ordre de la tournée trouvé, 0 – facteur pas trouvé
   k. Ist_Postfach: 1 – adresse case postale, 0 – adresse de domicile
   l. National_Gueltig: cumule l’ensemble des colonnes pour la validation nationale
3. International_Gueltig: uniquement si le code pays a été importé, 1 – envoi international valide, 0 – envoi international non valide
4. Sammelsendung_Gueltig: uniquement si le nombre d’exemplaires a été importé, 1 – envois groupé valide, 0 – envoi groupé non valide

Choix du produit pour les produits de journaux nationaux et internationaux

Dans le produit Journaux, il est possible de saisir des envois nationaux et internationaux, ainsi que des envois groupés nationaux. La sélection du produit est effectuée à l’étape de processus «Information sur le journal».

Après la sélection des produits de journaux, les adresses importées sont vérifiées sous l’aspect de leur validité pour les produits correspondants.

Constitution de liasses pour les produits de journaux internationaux et les envois groupés

Le Manager d’envois en nombre ne calcule pas de liasses et de palettes pour les envois internationaux «Press» et les envois groupés. Les données sont émises dans un fichier de production séparé.

Pour les envois internationaux «Press Plus», le Manager d’envois en nombre calcule des liasses avec également une émission dans un fichier de production séparé.

Le Manager d’envois en nombre ne génère pas d’étiquettes de liasse et de palette pour les envois internationaux et groupés.

Si le produit international «Press» est sélectionné et que le fichier d’adresses contient des envois pour les pays dans lesquels Press Plus permet la distribution, ces envois sont automatiquement reconnus et traités par MSM comme «Press Plus». Dans ce cas, une colonne supplémentaire avec l’identifiant du produit est émise dans le fichier de production.

3.3 Ordres non triés

Des ordres non triés peuvent aussi être saisis dans le Manager d’envois en nombre et enregistrés à la Poste. Cela peut s’avérer judicieux, par exemple lorsque la quantité minimale requise pour le tri n’est pas atteinte.

Pour comptabiliser des envois non triés, désactivez l’option «Prestation préalable tri» quand vous êtes à l’étape «Finalisation de l’ordre». À l’étape «Page de résultat», vous pouvez ensuite créer le bulletin de livraison ainsi que les étiquettes de palette, le relevé des coûts et le fichier de production.

Vous trouverez de plus amples informations sur www.poste.ch/prestations-prealables.

3.4 Travail avec des modèles

Dans le Manager d’envois en nombre, il est possible de créer des modèles pour les ordres comportant des paramètres récurrents. Cela permet de créer des ordres partiellement préremplis. Depuis l’aperçu des ordres, on arrive à l’aperçu des modèles via le bouton «Modèles».

Les possibilités suivantes s’offrent à vous:

• Nouveau sur la base d’un ordre existant: sélectionnez un ordre dans l’aperçu des ordres et choisissez la fonction «Créer un modèle». Celui-ci apparaît alors dans l’aperçu des modèles.
• Nouveau: créer un nouveau modèle de A à Z.
• Traiter: éditer un modèle existant.
• Copier: copier et éditer un modèle existant.
• Supprimer: effacer un modèle de manière définitive.
• Créer l’ordre à partir du modèle: utiliser le modèle sélectionné pour créer un ordre, qui apparaîtra ensuite dans la liste des ordres.

Les contenus d’un modèle sont saisis de manière similaire à ceux des ordres. Les contenus ne sont cependant pas validés (ni les champs obligatoires, ni les formats). La validation n’intervient que lors de l’utilisation du modèle pour un ordre.

3.5 Travail avec des variantes

Dans certaines conditions, plusieurs ordres peuvent être regroupés, puis être enregistrés ensemble. Les différents ordres partiels / variantes doivent présenter les points de concordance suivants:

• Données de l’expéditeur et du déposant
• Produit, échelon de format et de prix (p. ex. OnTime Mail, grande lettre, 1-500 g)
• Point de dépôt
• Date de dépôt et de distribution (uniquement OnTime Mail et Expert Mail)
• Date de suppression
• En plus, pour les journaux: numéro de journal, édition du-au, réapprovisionnement

Procédure: vous créez les «ordres partiels» correspondants jusqu’à l’étape «Page de résultat». Vous cliquez ensuite sur le bouton «Variantes» dans l’aperçu des ordres et vous créez une nouvelle variante. Dans cette variante, vous pourrez alors regrouper les ordres créés précédemment via la fonction «Ajouter». La procédure est décrite en détail ci-après.

Lors de la création ou du traitement d’une variante, on peut regrouper plusieurs ordres sous un nom commun sur la première page. Un double clic permet d’ouvrir les ordres qui ont été ajoutés pour les traiter.

En cliquant sur «Suivant», on valide si les ordres partiels doivent être regroupés et s’ils doivent disposer du statut correspondant. Les ordres partiels doivent à chaque fois se trouver au statut «Page de résultat» et ne doivent pas être déclarés.

Sur la page de résultat de l’ordre avec variantes, il est alors possible de lancer une déclaration d’envois commune sous le nom de l’ordre avec variantes.

La création des documents s’effectue comme pour les ordres normaux. Un aperçu de tous les ordres partiels, documents associés et documents principaux s’affiche.

La gestion des clients permet de gérer les modèles réutilisables pour les données clients. Ils peuvent être utilisés dans les ordres ou également créés à partir des ordres. Comme décrit au chapitre 8, le tableau peut être trié et filtré.

Les données clients peuvent également être importées et exportées. Les formats CSV, XLS, XLSX, TXT sont pris en charge pour l’importation et le format CSV (codepage Windows-1252) pour l’exportation. Dans le masque d’importation, vous pouvez procéder à l’affectation entre les colonnes du fichier d’importation et les champs de la Gestion des clients du Manager d’envois en nombre.

Nous recommandons l’utilisation d’un numéro client univoque car, lors de l’importation, il détermine la création d’un nouveau client ou l’actualisation en tant que client existant.

La Gestion des utilisateurs comporte une liste de tous les utilisateurs créés.

Les utilisateurs disposant du rôle «Administrateur» peuvent créer de nouveaux utilisateurs (bouton «Nouveau») ou supprimer des utilisateurs existants (bouton «Supprimer»). De plus, les administrateurs peuvent réinitialiser les mots de passe de n’importe quel utilisateur.

Les utilisateurs ne disposant pas du rôle «Administrateur» peuvent modifier leur mot de passe et leur adresse e-mail dans ce module (bouton «Modifier mes données d’utilisateur»).

6.1 Dédoublonnage

Le Manager d’envois en nombre offre la possibilité de vérifier la présence de doublons dans un fichier d’adresses national au format CSV, TXT, XLS ou XLSX. L’importation du fichier d’adresses s’effectue de manière analogue à la procédure figurant au chapitre 3.1.3. Les fichiers d’adresses internationales ne peuvent pas être traités avec l’outil «Dédoublonnage».

Il faut toutefois également attribuer les colonnes Prénom et Nom. En cliquant sur le bouton «Exécuter», le dédoublonnage démarre. Selon le fichier d’adresses, cela peut prendre un certain temps.

L’utilisateur reçoit ensuite le résultat du dédoublonnage et a la possibilité de télécharger à nouveau le fichier d’adresses:

Fichier d’adresses d’origine avec les informations concernant les doublons:

un fichier CSV contenant une colonne supplémentaire «Doublon» permettant d’identifier les doublons est téléchargé. Pour cela, on peut utiliser la fonction de filtre, p. ex. de Microsoft Excel.

Fichier d’adresses mis à jour:

Un fichier CSV dans lequel les doublons ont été mis à jour automatiquement est téléchargé. Cela signifie que l’adresse apparaissant en premier sera à chaque fois utilisée.

6.2 Séparation des colonnes

Cet outil permet d’effectuer une séparation de manière automatisée entre la rue et le numéro de maison et, simultanément, entre le numéro postal d’acheminement et la localité, si ces données sont saisies dans une même colonne.

Chargez le fichier d’adresses souhaité en cliquant sur «Charger». Les premiers enregistrements sont présentés à titre d’exemple. Dans «Rue/numéro maison», sélectionnez la colonne du fichier d’adresses correspondante.

Vous pouvez saisir la désignation de colonne appropriée pour le fichier de sortie dans «Nom de la nouvelle colonne pour la rue» et «Nom de la nouvelle colonne pour le numéro maison».

En cliquant sur «Exécuter», la séparation s’effectue et un fichier est créé (le chemin du fichier est demandé).

6.3 Actualisation d’adresses

Avec l’outil «Actualisation d’adresses», vous pouvez commander une mise à jour d’adresses auprès du Centre de compétences Adresses sans que celle-ci soit liée à un ordre de tri.

Dans la gestion des ordres, vous voyez un aperçu des ordres d’actualisation d’adresses saisis. Sélectionnez «Nouveau» pour saisir un nouvel ordre.

Attribuez un nom à l’ordre et sélectionnez le destinataire de la facture (expéditeur) et le prestataire (déposant). La saisie de paramètres d’envoi n’est pas nécessaire.

Les étapes suivantes correspondent à la procédure conformément au chapitre 3.1.4 Contrôle d’adresses.

Dans le module «Paramètres», les administrateurs peuvent procéder à divers paramétrages globaux pour le Manager d’envois en nombre.

Préréglage caractère de contrôle fichier de production: on peut ici saisir un caractère pour le fichier de production qui sera inséré automatiquement lors de la création des ordres. Ce caractère peut être modifié dans l’ordre.

Préréglage expéditeur ou déposant: on peut ici sélectionner des modèles de données clients qui seront automatiquement insérés lors de la création des ordres. Ils peuvent être modifiés dans l’ordre comme d’habitude.

Tous les tableaux offrent les fonctionnalités suivantes:

Filtres: une cellule de filtre se trouve directement sous le titre de la colonne de chaque colonne. Il est possible de définir un opérateur de filtre et une valeur de filtre dans la cellule de filtre. À titre d’exemple, la première illustration montre un filtre qui affiche toutes les valeurs commençant par «ab» (sans distinction des majuscules et des minuscules). La deuxième illustration montre un filtre qui affiche toutes les valeurs contenant le mot «chemin».

Il est également possible de filtrer plusieurs colonnes simultanément.

Pour déterminer combien de lignes sont affichées, on peut atteindre le bout du tableau à l’aide du raccourci clavier «Ctrl+End» et lire le numéro de ligne de la dernière ligne.

Exemple pour un filtre «Commence par»

Exemple pour un filtre «Contient»

Tri: en cliquant sur le titre de colonne, la colonne est triée dans l’ordre croissant et par un nouveau clic sur le titre de colonne, la colonne est triée dans l’ordre décroissant; un troisième clic sur le titre de colonne annule le tri. Un tri actif s’affiche via un petit triangle situé sur le bord droit du titre de colonne.

Il est également possible de trier plusieurs colonnes à la fois en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur les titres de colonne souhaités l’un après l’autre.

Regroupement: quand vous déplacez la colonne souhaitée dans la barre grise, le «champ de regroupement» bleu s’ouvre. L’aperçu se modifie et les résultats sont regroupés (voir l’illustration ci-dessous). Pour des regroupements encore plus détaillés, on peut ajouter d’autres colonnes à la sélection. Pour supprimer, déplacez la sélection vers le haut hors de la zone bleue.

Exemple pour un regroupement par date de création

Nouveautés de la version 2.5.0 (1^er novembre 2023)

• Fenêtre de communication: une fenêtre de communication a été intégrée afin de pouvoir mettre des informations à la disposition des utilisateurs.
• Fichier de production: pour Professional Mail, les deux jours de distribution sont maintenant affichés dans la colonne correspondante (auparavant: un seul jour).
• Procès-verbal de tri: la date de validité du répertoire des rues est désormais bel et bien affichée (auparavant: date de disponibilité).
• Élimination des bugs et stabilisation du programme

Nouveautés de la version 2.4.0 (24.02.2023)

• Professional Mail – Notre produit catalogue: Après le succès du projet pilote réalisé avec le «produit catalogue», celui-ci sera introduit sous le nom «Professional Mail» à partir du 1^er avril 2023. Professional Mail est intégré dès maintenant au Manager d’envois en nombre.
• Élimination des bugs et stabilisation du programme

Nouveautés de la version 2.3.0 (6.12.22)

• Ordres pour les journaux internationaux: jusqu’à présent, les ordres avec Press et avec Press Plus devaient être saisis et traités séparément. Désormais, le traitement peut se faire dans le même ordre.
• Nouvelle colonne dans le fichier de production: une nouvelle colonne «Position dans la liasse» apparaît dans le fichier de production. Il est ainsi possible de savoir clairement quel envoi doit être placé en haut d’une liasse.
• Transmission automatisée du fichier journal: en cas de problème ou de message d’erreur, le Support a besoin du fichier journal pour analyser l’erreur. Sur la page d’accueil, vous disposez désormais d’un bouton de commande «Envoyer», qui permet de transmettre automatiquement le fichier journal au Support MSM.
• Gestion des données d’utilisateur: les utilisateurs MSM sans droits d’administrateur peuvent désormais non seulement gérer leur mot de passe via le bouton «Modifier mes données d’utilisateur», mais aussi enregistrer leur adresse e-mail. Celle-ci est utilisée pour toutes les fonctions liées à une fonction e-mail.
• Transmission de la liste des palettes conjointement à l’avis préalable: souvent, les points de dépôt de la Poste demandaient, en plus de l’avis préalable, une liste des palettes que vous fournissiez manuellement. Désormais, la liste des palettes est envoyée en même temps que l’avis préalable automatique.

Nous avons apporté diverses améliorations techniques au release MSM 2.3.0, comme la migration vers .NET 6, le remplacement du Webservice ZAPA par l’interface REST API pour la déclaration des journaux et le renforcement de la sécurité grâce à la connexion à la plateforme de gestion des API de la Poste. De ce fait, vous devrez procéder à quelques modifications ponctuelles dans l’AdminTool. Les données ont été envoyées à tous les clients par courrier. Pour toute question, veuillez vous adresser au Support MSM.

Nouveautés de la version 2.2.0 (04.04.2022)

• Palettisation améliorée: le Manager d’envois en nombre a, aujourd’hui déjà, une très haute qualité de tri. Nous avons pu améliorer encore un peu la composition des palettes, permettant de faire profiter les clients expéditeurs de rétributions supplémentaires.
• Masque de saisie Épaisseur des envois: jusqu’à présent, dans le Manager d’envois en nombre, il était possible de saisir l’épaisseur des envois uniquement en chiffres entiers. Le souhait de pouvoir définir plus précisément l’épaisseur, à la décimale, est revenu de nombreuses fois. Cette fonctionnalité est désormais disponible.
• Permettre la sélection de la langue des documents: aujourd’hui, il est déjà possible de créer et d’enregistrer les documents dans plusieurs langues en ouvrant le client MSM dans une autre langue et en recréant et en enregistrant une nouvelle fois les documents. Cela n’était toutefois pas possible pour le procès-verbal de tri et le bulletin de livraison. Le bulletin de livraison ne peut toujours être créé qu’une seule fois. Le procès-verbal de tri, qui est créé dans la langue de chaque point de dépôt, peut désormais aussi être généré dans d’autres langues.
• Mise à jour technique: Nous avons mis à jour les composants de List & Label utilisés pour la création de PDF.

Vous recevrez une notification automatique du logiciel dès que la nouvelle version sera disponible. L’administrateur pourra ensuite la télécharger dans l’outil de configuration (onglet Accès au Webservice) et l’installer.

Nouveautés de la version 2.1.0 (07.02.2022)

Dans le release d’automne du Manager d’envois en nombre, une nouveauté concernant les produits de journaux entrée en vigueur au 1^er janvier 2022 n’avait pas pu être prise en compte. Pour cette raison, nous avons décidé de vous donner accès aux modifications par le biais d’une mise à jour fonctionnelle. Les dispositions suivantes s’appliquent à la préparation des journaux à partir de la version 2.1.0:

• Poids par envoi: S’agissant du poids par envoi, veuillez désormais indiquer le poids total, annexes de tiers comprises (annexes de tiers non comprises jusqu’à présent).
• Nombre d’annexes de tiers: Le nombre d’annexes ne doit pas différer du nombre de journaux. Dans un tel cas, veuillez saisir un autre ordre dans lequel vous pourrez saisir une autre combinaison de journaux et d’annexes. Vous pourrez ensuite déclarer ces «ordres partiels» en un seul ordre comme d’habitude via la fonction «Variantes» du Manager d’envois en nombre.

Vous trouverez des informations complémentaires sur les journaux et les annexes dans la brochure «Journaux Suisse» (PDF, 4.9 MB) ainsi que dans le tableau des prix (PDF, 203.3 KB) correspondant. Votre Centre de compétences Presse se tient à votre disposition en cas de questions (voir les adresses de contact à la page 29 de la brochure «Journaux Suisse»).

Nouveautés de la version 2.0.0 (2 novembre 2021)

• Plus de configuration des e-mails: vous n’aurez dorénavant plus besoin de configurer de service de messagerie. Le Manager d’envois en nombre prend cette configuration entièrement en charge pour vous.
• Création de nouveaux ordres: l’assistant à la création d’ordres a été supprimé, afin de garantir que l’ensemble des fonctionnalités du Manager d’envois en nombre puissent être utilisées pour tous les ordres, p. ex. aussi la création de codes Datamatrix.
• Contrôle de sécurité des données d’en-tête de l’ordre: certains paramètres de constitution des liasses peuvent entraîner la constitution uniquement de liasses-solde au lieu de liasses par circonscription de distribution et par localité. Désormais, nous vous en informons directement avec un message d’avertissement à l’étape des données d’en-tête de l’ordre.
• Davantage de flexibilité pour les étiquettes de palette: un numéro de client ou d’ordre optionnel peut désormais être apposé sur les étiquettes de palette. En outre, une arête de pliage apparaît à présent si vous souhaitez par exemple glisser les étiquettes entre deux couches. De plus, un espace est prévu pour l’impression d’un code à barres client, si vous le souhaitez. Important: le code à barres ne doit pas contenir d’indications postales.
• Couleur du papier sur les étiquettes de liasse et de palette: des étiquettes de liasse et de palette imprimées par inadvertance sur du papier de la mauvaise couleur, cela peut vite arriver. Nous vous simplifions à présent le contrôle en imprimant la couleur à utiliser sur l’étiquette.
• Manuel de l’utilisateur: le manuel de l’utilisateur «Manager d’envois en nombre» est maintenant disponible en ligne. Trouvez encore plus rapidement des réponses à vos questions et utilisez la fonction de feed-back pour nous signaler tout potentiel d’amélioration.