Servizio online «Creare lettera di vettura (contro fattura)»
1. Introduzione
Questo servizio online consente di creare e gestire lettere di vettura che i clienti commerciali devono allegare a ogni invio PostPac International o URGENT. La gestione degli articoli e degli indirizzi supporta il processo di creazione delle lettere di vettura.
All’interno del servizio online è possibile configurare impostazioni dettagliate per rendere più efficiente il lavoro di routine di registrazione e gestione delle lettere di vettura. In questo modo è possibile impostare automaticamente dati frequenti o sempre invariati, che non devono essere registrati ogni volta nuovamente al momento della registrazione di una lettera di vettura. Si possono ad esempio definire delle impostazioni predefinite (valori di default) per:
- Indirizzi del mittente e del destinatario
- Dati sulla fatturazione
- Firme elettroniche (immagini delle firme)
- Prodotti
- articoli (contenuti degli invii)
- Decisioni e informazioni
Suggerimento: vale la pena configurare queste impostazioni sin dall’inizio. Per maggiori informazioni consultare il capitolo 7.
2. Panoramica lettere di vettura
Nella panoramica sono elencate tutte le lettere di vettura con le licenze d’affrancatura autorizzate dell’utente che ha effettuato il login. Se si è un amministratore, selezionando «Tutti» o «Propri» è possibile passare dalle lettere di vettura create autonomamente a tutte le altre lettere di vettura per cui si è amministratori.
Per cercare una lettera di vettura, inserite un termine di ricerca e cliccate sul simbolo del binocolo oppure premete il tasto Invio. Per una ricerca più precisa cliccate su «Ricerca avanzata» e inserite i dati esatti della lettera di vettura. Con la funzione «Ripristina ricerca» vengono visualizzate nuovamente tutte le lettere di vettura.
Cliccando sul simbolo del filtro è possibile impostare a piacere la visualizzazione delle colonne oppure ripristinare le impostazioni predefinite. Cliccando sul rispettivo titolo della colonna è possibile ordinare le lettere di vettura in ordine crescente o decrescente.
Cliccando sul pulsante con i tre punti nella colonna «Azione» è possibile avviare diverse azioni per ogni invio: copiare, cancellare, stampare lettera di vettura, tracciamento degli invii, tracciamento degli invii e-mail, ricerca.
Elaborare
Selezionare l’azione «Elaborare» in corrispondenza della lettera di vettura desiderata. L’applicazione passa al processo di creazione in cui è possibile elaborare la lettera di vettura desiderata. L’elaborazione prosegue quindi nel punto in cui è stato salvato per ultimo. A partire dallo stato «Stampato» la lettera di vettura non può più essere elaborata.
Copiare
Selezionare l’azione «Copia» in corrispondenza della lettera di vettura desiderata. L’applicazione passa al processo di creazione in cui è possibile elaborare la lettera di vettura copiata. Durante la copia, gli attributi data d’impostazione, stato e riferimento cliente non vengono copiati e devono essere nuovamente indicati. La funzione di copia è pratica quando dovete creare più lettere di vettura simili.
In caso di cambio di prodotto non è più possibile copiare le lettere di vettura. In questo caso si consiglia di salvare gli indirizzi e i contenuti in modo da non doverli reinserire al momento della creazione della nuova lettera di vettura.
Cancellare
Per rimuovere la lettera di vettura dalla panoramica, selezionare l’azione «Cancella». Se è già stato impostato un invio con la lettera di vettura cancellata, ciò non comporta lo storno dell’invio.
Stampare lettera di vettura
Selezionare l’azione «Stampare lettera di vettura» in corrispondenza della lettera di vettura desiderata. La lettera di vettura viene creata in base ai parametri di stampa in formato PDF e può essere stampata. Questa opzione è disponibile solo per le lettere di vettura con lo stato «Stampato» e lo stato «Registrato».
Tracciamento degli invii
Selezionate l’azione «Tracciamento degli invii» in corrispondenza della lettera di vettura desiderata. L’applicazione passa al tracciamento degli invii, in cui è visibile l’andamento del trasporto.
Tracciamento degli invii e-mail
Selezionate l’azione «Tracciamento degli invii e-mail» in corrispondenza della lettera di vettura desiderata. Successivamente viene generata una nuova e-mail con un testo predefinito contenente i dati dell’invio e un link al tracciamento dell’invio. Può quindi inviare questa e-mail alla persona desiderata.
Ricerca
Se un invio PostPac International non dovesse essere trattato come previsto, potete avviare la ricerca dell’invio tramite la funzione «Ricerca».
3. Creare lettera di vettura – passo per passo
Per avviare il processo di creazione, cliccate sul pulsante «Crea nuova lettera di vettura» nella panoramica della lettera di vettura oppure copiate una lettera di vettura corrispondente. L’applicazione passa alla prima fase del processo di creazione «Invio fase parziale 1/4».
Nel processo di creazione, con il pulsante «Salva e chiudi» potete salvare in qualsiasi momento lo stato di registrazione attuale della vostra lettera di vettura per poter continuare a lavorare su questo punto in un secondo momento.
Nel processo di creazione potete navigare avanti e indietro con i pulsanti «Avanti» e «Indietro».
3.1 Spedizione
Conteggio
Se disponete di diversi numeri di riferimento della fattura (NRF), licenze d’affrancatura o sezioni di costi, potete selezionarli nella sezione «Fatturazione». I dati di fatturazione possono essere modificati nel login cliente nella Gestione delle fatture. Se si desidera utilizzare sempre gli stessi dati, è possibile selezionarli in modo fisso alla voce «Impostazioni» (simbolo dell’ingranaggio in alto a destra nella panoramica della lettera di vettura) nella scheda «Indirizzi». Il campo «Conteggio» appare sempre chiuso, ma può essere modificato in qualsiasi momento cliccando sul simbolo della freccia a destra. Se non disponete di più numeri, anche il campo appare chiuso.
Paese e data d’impostazione
Selezionate innanzitutto se desiderate spedire un invio dalla Svizzera (esportazione) o dall’estero alla Svizzera (importazione). L’opzione di importazione è disponibile solo per l’offerta URGENT.
Selezionare il paese di destinazione nel menu a tendina o digitare le prime lettere finché non compare la destinazione finale e premere il tasto Invio per selezionarla. Se per la destinazione selezionata sono previste limitazioni del traffico, le indicheremo sotto.
Selezionare inoltre la data in cui si desidera impostare l’invio. Per gli invii URGENT sono possibili solo i giorni della settimana, poiché il partner FedEx Express Swiss Post GmbH esporta gli invii esclusivamente nei giorni feriali.
Peso
Indicate il peso lordo del vostro invio in chilogrammi e includete anche il peso dell’imballaggio. Separate l’immissione con un punto per le indicazioni in grammi. Esempio: 2,5 kg.
Se spedite un invio URGENT suddiviso in più pacchi (MPS), indicate qui il peso totale di tutti i pacchi. Annotate il numero di pacchi in basso nella scelta del prodotto.
Tipo di invio
Selezionate il tipo di invio desiderato. I tempi di recapito indicati mostrano valori indicativi approssimativi. La E sta per «giorno di impostazione» e non conta per la durata.
Solo URGENT: calcolare il giorno di recapito previsto
Il nostro partner FedEx calcola l’orario di recapito previsto per il percorso da voi desiderato. I dati inseriti vengono ripresi nella fase successiva «Indirizzi». Se spedite in un paese per il quale non esiste un numero postale d’avviamento, utilizzate un segnaposto (ad es. 1111).
A seconda della destinazione avrete la possibilità di selezionare un recapito prima di mezzogiorno. Se ricevete un messaggio d’errore, significa che la destinazione desiderata di FedEx non viene servita oppure che si è verificato un problema nell’ortografia dei dati inseriti. In tal caso utilizzate la grafia inglese della località o consultate www.fedex.comTarget not accessible e inserite la destinazione desiderata alla voce «Prezzi e tempi di consegna». dove FedEx indica possibili errori ortografici alternativi.
3.2 Contenuto
Selezionate la categoria di contenuto e la valuta cliccando sul rispettivo campo. Entrambe le impostazioni possono essere impostate come preselezioni fisse per ogni prodotto nelle impostazioni (simbolo dell’ingranaggio in alto a destra nella panoramica della lettera di vettura). In un invio non è possibile utilizzare diverse valute.
Ci dica cosa spedisce. Cercate un articolo salvato cliccando nel campo «Ricerca articolo» e scegliendo tra quelli disponibili oppure digitate le lettere iniziali dell’articolo cercato.
È possibile aggiungere un nuovo articolo inserito manualmente oppure inserire direttamente un articolo esistente modificato nella propria gestione degli articoli e/o aggiornarlo.
Per farlo, selezionate la casella di controllo «Salvare/aggiornare l’articolo nell’amministrazione articoli».
Il simbolo del cestino consente di rimuovere gli articoli, mentre il pulsante «Aggiungere articolo» consente di aggiungere ulteriori articoli.
Cliccate sul pulsante «Avanti» quando i dati sono completi. Con la funzione «Aggiungere articolo» registrate altri articoli. Sulla lettera di vettura vengono stampati al massimo cinque articoli (vale per PostPac International). Sulla fattura commerciale possono essere registrati fino a 100 articoli. In questo caso, sulla lettera di vettura vengono stampati i primi cinque articoli dichiarati e viene visualizzato il peso complessivo e il valore complessivo della merce di tutti gli articoli registrati. Si prega di tenere presente che di norma a partire da cinque posizioni di sdoganamento viene applicato un supplemento per ogni posizione aggiuntiva.
Se spedite più pezzi di un articolo, inserite il valore e il peso complessivi. Se possibile, indicare sempre il numero di tariffa dell’articolo da spedire. Per gli invii URGENT, FedEx offre aiuto nella ricerca su internationalshippingassist.van.fedex.comTarget not accessible. Anche il sito web www.tares.chTarget not accessible aiuta a identificare il numero di tariffa doganale più adatto.
Solo per PostPac International:
Selezionate la prestazione complementare «Assicurazione complementare» se desiderate aumentare l’importo della responsabilità.
Solo per URGENT:
- Per le offerte «Documenti URGENT» e «Merci di piccole dimensioni URGENT» il valore della merce non può superare USD 100. FedEx verifica questa immissione sulla base di un corso giornaliero. Se questo importo viene superato, compare un messaggio corrispondente. Il valore massimo della merce per «merce URGENT» è di USD 50’000. Il limite per le importazioni dagli USA è di USD 2’500.
- Se il valore della merce da lei dichiarato non è coperto dalla responsabilità di base, le offriamo, in collaborazione con FedEx, un aumento della responsabilità sul relativo importo. Fanno eccezione gli «articoli unici» conformemente alle CG su www.fedex.comTarget not accessible. Attivi la casella di controllo per stipulare l’aumento di responsabilità.
3.3 Indirizzi
Indirizzo del destinatario
È possibile compilare manualmente i dati dell’indirizzo del destinatario oppure selezionare un indirizzo salvato tramite il campo di ricerca, cliccando nel campo «Cercare destinatario» ed effettuando una selezione, oppure inserire le lettere iniziali dell’indirizzo cercato.
Potete inserire direttamente nella vostra gestione degli indirizzi un nuovo indirizzo registrato manualmente o un indirizzo esistente modificato. Per farlo, selezionate la casella di controllo «Salvare/aggiornare l’indirizzo nella gestione degli indirizzi».
Solo per URGENT:
- Modificando i dati ripresi dalla fase 1 per il numero postale d’avviamento e la località, FedEx li verificherà nuovamente.
- Contemporaneamente FedEx verifica anche l’indirizzo inserito. Se non è possibile trovarla con certezza nel sistema FedEx, riceverete un messaggio informativo. A vostro rischio potete comunque utilizzare l’indirizzo.
Indirizzo del mittente
Selezionate la casella di controllo «Indirizzo del mittente identico all’indirizzo di fatturazione», affinché i dati dell’indirizzo di fatturazione vengano ripresi per l’indirizzo del mittente. In caso di mancata selezione è necessario indicare l’indirizzo alternativo del mittente.
Nelle impostazioni, la casella di controllo «Indirizzo del mittente identico all’indirizzo di fatturazione» può essere sempre attivata per default.
La registrazione dell’indirizzo alternativo del mittente avviene come per l’indirizzo del destinatario. Un indirizzo del mittente diverso dall’indirizzo di fatturazione deve essere registrato solo se il pagatore della fattura (a cui appartiene l’NRF) non corrisponde all’indirizzo del mittente stampato sulla lettera di vettura.
Cliccando su «Avanti» o «Indietro» i dati vengono salvati temporaneamente in automatico.
Solo per PostPac International:
Selezionare come deve essere trattato l’invio se non può essere recapitato.
3.4 Conclusione
Solo per PostPac International:
- Istruzioni Special Customs Clearance: inserite eventuali istruzioni per lo sdoganamento che figurano sulla lettera di vettura e sulla fattura commerciale.
- Riferimento cliente: il riferimento cliente è un riferimento dell’invio che appartiene al cliente e può essere scelto liberamente, il quale viene ripreso anche sul conteggio mensile della Posta.
- Istruzioni Special Delivery: le istruzioni di consegna vengono stampate sulla lettera di vettura, qui annotate le informazioni da osservare al momento della consegna.
Selezionare la firma elettronica che deve essere stampata sulla lettera di vettura. Le firme possono essere registrate e depositate nelle impostazioni.
Se desiderate utilizzare la vostra fattura personale, selezionate l’opzione «Esterni al sistema...». Potete denominare la fattura, ad esempio con il numero di fattura. Questa denominazione viene stampata sulla lettera di vettura.
Selezionare le impostazioni per la stampa della lettera di vettura alla voce «Parametri di stampa». Il documento viene quindi redatto tenendo conto di questi dati. Nelle impostazioni potete definire i parametri di stampa come valori di default. Selezionate anche la checkbox per il certificato d’origine, nel caso in cui inviate una merce autorizzata. In questo modo la relativa dichiarazione viene riportata sulla fattura commerciale. Non dimenticate la vostra firma.
Con il pulsante «Completare ordine e stampare» registrate l’invio e create i documenti di spedizione.
Ritirate i documenti creati con il pulsante «Aprire il documento». Stampate tutte le pagine su carta A4. Firmate le lettere di vettura e le fatture commerciali. Piegate i documenti al centro e collocateli in una busta per documenti trasparente in formato A5 sull’invio.
Solo per URGENT:
- Assunzione dei costi: decidete se, in qualità di mittenti, volete assumervi eventuali costi nel paese di destinazione che altrimenti verrebbero addebitati al destinatario. Per impostazione predefinita, al destinatario vengono fatturati IVA, dazi e spese. Selezionando «Mittente», l’invio viene spedito con IVA nell’Incoterm DDP.
- Istruzioni Special Customs Clearance: qui potete annotare le indicazioni per lo sdoganamento che appaiono sulla fattura commerciale.
- Riferimento cliente: il riferimento cliente è un riferimento dell’invio che appartiene al cliente e che può essere scelto liberamente, il quale viene ripreso anche sul conteggio mensile della Posta.
- Istruzioni Special Delivery: qui annotate le informazioni da osservare al momento della consegna. Vengono trasmessi in formato elettronico.
- Documenti: selezioni se dobbiamo emettere una fattura per lei o una fattura pro forma. Se desiderate utilizzare la vostra fattura personale, selezionate l’opzione «Esterni al sistema...». In questo caso vi consigliamo di caricare un PDF della vostra fattura, affinché il nostro partner riceva il prima possibile un dossier elettronico completo per lo sdoganamento.
- Altri documenti: qui potete integrare il vostro dossier elettronico con altri documenti rilevanti, ad esempio un EUR1. La cosa migliore è caricare qui tutti i documenti che allegate al pacco.
- Parametri di stampa: se il sistema richiede la creazione della vostra fattura, qui potete selezionare il numero di copie che dovranno essere generate in un secondo momento. Selezionate anche la checkbox per il certificato d’origine, nel caso in cui inviate una merce autorizzata. In questo modo la relativa dichiarazione viene riportata sulla fattura commerciale. Non dimenticate la vostra firma.
- Presa in consegna: incaricate FedEx di ritirare l’invio. Tenete presente che, a seconda dell’NPA, la presa in consegna deve avvenire già nel primo pomeriggio. In questo caso si consiglia di prenotare la presa in consegna il giorno successivo. Inoltre, il nostro partner necessita di un certo preavviso per poter organizzare la presa in consegna. La fascia oraria desiderata deve essere di almeno 60 minuti. Nella pagina di conferma ricevete il numero di contabilizzazione.
- Notifica: FedEx vi informa per e-mail sullo stato di elaborazione del vostro invio. Inserite più indirizzi e selezionate la lingua desiderata. Selezionate gli eventi per i quali desiderate essere informati.
Con il pulsante «Completare ordine e stampare» registrate l’invio e create i documenti di spedizione.
Se all’inizio avete inserito più pacchi, per ognuno di essi riceverete un numero di tracciamento dell’invio separato. La fatturazione avviene tuttavia solo sul numero Mastertracking.
Ritirate i documenti creati con il pulsante «Aprire il documento». Stampate tutte le pagine su carta A4. Firmate le fatture commerciali. L’etichetta con due codici a barre va sempre applicata in prima posizione. Se all’inizio avete inserito più pacchi, nel set di documenti trovate per ogni pacco un’etichetta principale con due codici a barre ciascuno e l’indicazione che si tratta ad esempio del pacco 1 di un totale di 3. Piegate i documenti al centro e collocateli in una busta per documenti trasparente in formato A5 sull’invio.
4. Gestione articoli
Nella gestione degli articoli è possibile registrare gli articoli che vengono utilizzati spesso per la creazione di lettere di vettura.
Inserite un termine di ricerca e cliccate sul pulsante «Cerca» per cercare l’articolo corrispondente.
Creare articolo
Cliccate sul pulsante «Crea nuovo articolo» per registrare manualmente un nuovo articolo.
Cliccate sul pulsante «Salva» per salvare i dati e inserire il nuovo articolo nella gestione degli articoli.
Importare i dati degli articoli
Cliccate sul pulsante «Importa file CSV» nella gestione articoli per passare all’upload articoli.
Cliccare sul pulsante «Acquisire file di esempio» per scaricare un modello del file CSV. Con un’importazione di file CSV è possibile importare fino a 1000 articoli.
Cliccare sul pulsante «Selezionare file» per selezionare il file CSV desiderato dal proprio file manager. Cliccare quindi sul pulsante «Avvia» per eseguire l’importazione.
Attenzione! Durante l’importazione gli articoli vengono sovrascritti. Gli articoli che sono già contenuti nella gestione ma non nel file di importazione vengono cancellati. Gli articoli contenuti nella gestione e nel file di importazione vengono aggiornati in base al file di importazione. Se aggiungete articoli con un’importazione e non volete perdere gli articoli già registrati, effettuate prima un’esportazione.
Esportare i dati degli articoli
Cliccate sul pulsante «Esportazione» nella gestione degli articoli per scaricare tutti gli articoli della gestione degli articoli. L’esportazione genera un file CSV.
5. Gestione degli indirizzi
Nella gestione degli indirizzi è possibile registrare gli indirizzi che vengono utilizzati spesso per la creazione di lettere di vettura. Inserite un termine di ricerca e cliccate sul pulsante «Cerca» per cercare l’indirizzo corrispondente.
Creare l’indirizzo
Cliccare sul pulsante «Crea» per registrare manualmente un nuovo indirizzo.
Cliccate sul pulsante «Salva» per salvare i dati e inserire il nuovo indirizzo nella gestione degli indirizzi. Un indirizzo viene salvato solo se sono stati compilati tutti i campi obbligatori.
Nota: nel campo «Codice fiscale» potete inserire il numero d’identificazione fiscale del destinatario (ad es. il numero EORI).
Importare indirizzi
Nella gestione degli indirizzi cliccate sul pulsante «Importa file CSV» per passare all’upload dell’indirizzo.
Cliccare sul pulsante «Acquisire file di esempio» per scaricare un modello del file CSV. Con un’importazione di file CSV è possibile importare fino a 1000 indirizzi.
Cliccare sul pulsante «Selezionare file» per selezionare il file CSV desiderato dal proprio file manager. Cliccare quindi sul pulsante «Avvia» per eseguire l’importazione.
Attenzione! Durante l’importazione l’indirizzario viene sovrascritto. Gli indirizzi già presenti nella gestione, ma non nel file di importazione, vengono cancellati. Gli indirizzi contenuti nella gestione e nel file di importazione vengono aggiornati in base al file di importazione. Se aggiungete indirizzi con un’importazione e non volete perdere gli indirizzi già registrati, effettuate prima un’esportazione.
Esportare indirizzi
Nella gestione degli indirizzi cliccate sul pulsante «Esportare» per scaricare tutti gli indirizzi della gestione degli indirizzi. L’esportazione genera un file CSV.
6. Caricamento lettera di vettura multipla
Con il caricamento di lettere di vettura multiple potete importare in un’unica volta i dati per più lettere di vettura e successivamente generarli o elaborarli.
Cliccando sul pulsante «Caricare lettere di vettura» nella panoramica delle lettere di vettura, si accede alle seguenti funzioni.
Riferimento fattura: selezionate il numero di riferimento della fattura (NRF) con cui desiderate ricevere le lettere di vettura sulla base dei dati importati.
Acquisire file di esempio: cliccate sul testo «Acquisire file di esempio» per scaricare un modello del file CSV con cui caricare successivamente i vostri dati.
Caricare lettere di vettura: cliccare sul pulsante «Caricare lettere di vettura» per selezionare il file CSV desiderato dal proprio file manager. Cliccare quindi sul pulsante «Avvia importazione» per eseguire l’importazione dal file selezionato.
Esempio di file CSV
La seguente tabella mostra una panoramica di tutti i campi disponibili nel file CSV. Per tutti i campi sono elencati i possibili valori, la colonna «Tipo» indica se il campo è facoltativo (K) o obbligatorio (M) per un’importazione corretta.
Denominazione del campo File di upload | Denominazione del campo portale web | Tipo | Valori possibili |
---|---|---|---|
SENDER REFERENCE NO. | Numero di riferimento del cliente(compare sulla lettera di vettura e sulla fattura mensile della Posta) | C | max 25 caratteri |
SERVIZIO | Prodotto | C | PRIORITY, URGENT, URGENT, URGENT (PRIORITY = PostPac International, URGENT = merci URGENT, URGENT = merci di piccole dimensioni URGENT, URGENT = documenti URGENT) |
NUMBER OF PARCELS | Numero di pacchi (può essere maggiore di 1 solo per URGENT) | C | Da 1 a n |
TOTALE WEIGHT | Peso lordo | C | Grande o uguale al peso complessivo di tutti gli articoli dichiarati (imballaggio incluso) |
CASH ON DELIVERY | Prestazione complementare Importo del rimborso | C | 0/vuoto (poiché il servizio è stato soppresso) |
TIME SERVICE | Prestazione complementare 9.00 o 12.00 | C | 0/vuoto (poiché il servizio è stato soppresso) |
ADDITIONAL INSURANCE | Prestazione complementare assicurazione complementare | C | 0/vuoto o 1 |
BULKY GOODS | Prestazione complementare Ingombrante | C | 0/vuoto o 1 |
WAYBILL DATE | Data d’impostazione | C | Data attuale o dieci giorni nel futuro (formato dd.mm.yyaa) |
NOME MITTENTE 1 | Mittente Ragione sociale 1 | C | max 30 caratteri |
NOME MITTENTE 2 | Mittente Ragione sociale 2 | C | max 30 caratteri |
NOME MITTENTE 3 | Mittente Ragione sociale 3 | C | max 30 caratteri |
INDIRIZZO MITTENTE 1 | Indirizzo mittente 1 | C | max 30 caratteri |
INDIRIZZO MITTENTE 2 | Indirizzo mittente 2 | C | max 30 caratteri |
INDIRIZZO MITTENTE 3 | Indirizzo mittente 3 | C | max 30 caratteri |
CODICE POSTALE MITTENTE | NPA mittente | C | max 12 caratteri |
SENDER CITY | Luogo mittente | C | max 30 caratteri |
SENDER STATE | Mittente Stato federale / Stato / Cantone se l’indirizzo è in CA, IN, MX, US, AE | C | a due cifre / zero |
SENDER COUNTRY | Paese mittente | C | Codice ISO paese, due cifre |
SENDER CONTACT PERSON | Contatto mittente | C | max 30 caratteri |
MITTENTE TELEFONI | N. tel. mittente | C | max 20 caratteri ( |
MITTENTE E-MAIL | Mittente e-mail | C | Formato e-mail valido (max 50 caratteri) |
MITTENTE VAT N. | Codice fiscale valore aggiunto mittente | C | max 20 caratteri |
SENDER TAX NO. | Codice fiscale mittente | C | max 30 caratteri |
NOME RECEIVER 1 | Destinatario Ragione sociale 1 | C | max 30 caratteri |
RECEIVER NAME 2 | Destinatario Ragione sociale 2 | C | max 30 caratteri |
NOME RECEIVER 3 | Destinatario Ragione sociale 3 | C | max 30 caratteri |
RECEIVER ADDRESS 1 | Indirizzo destinatario 1 | C | max 30 caratteri |
RECEIVER ADDRESS 2 | Indirizzo destinatario 2 | C | max 30 caratteri |
RECEIVER ADDRESS 3 | Indirizzo destinatario 3 | C | max 30 caratteri |
RECEIVER POSTCODE | NPA destinatario | C | max 12 caratteri |
RECEIVER CITY | Luogo destinatario | C | max 30 caratteri |
RECEIVER STATE | Destinatario Stato federale / Stato / Cantone se l’indirizzo è in CA, IN, MX, US, AE | C | a due cifre / zero |
RECEIVER COUNTRY | Paese di destinazione | C | Codice ISO paese a due cifre |
RECEIVER CONTACT PERSON | Contatto destinatario | C | max 30 caratteri |
RECEIVER TELEFONI | N. tel. destinatario | C | max 20 caratteri |
E-MAIL DI RECEIVER | E-mail destinatario | C | Formato e-mail valido (max 50 caratteri) |
RECEIVER VAT N. | Codice IVA destinatario | C | max 20 caratteri |
RECEIVER TAX NO. | Codice fiscale destinatario | C | max 30 caratteri |
NATURA DEL CONTENUTO | Tipo di contenuto | C | da 1 a 6 (1 = documento, 2 = merci, 3 = regalo, 4 = campione, 5 = merce rinviata, 6 = altro) |
SPECIAL CCI | Special Customs Clearance Instructions | C | max 70 caratteri |
ISTRUZIONI NEL CASO DI NON-DELIVERY | Disposizione del mittente in caso di impossibilità di recapito | C | Da 1 a 3 (1 = trattare come consegnato, 2 = rinvio come PRIORITY) Può essere lasciato vuoto in caso di invii URGENT. |
SPECIAL DEL INSTR | Special Delivery Instructions | C | max 70 caratteri |
ALLEGATO INVOICE | Fattura commerciale estranea al sistema | C | 0/vuoto (fattura commerciale estranea al sistema), 1 (fattura commerciale) 2 (fattura proforma) |
INVOICE N. | Denominazione fattura commerciale | C | max 30 caratteri |
GOODS CURRENCY | Valuta | C | CHF, EUR, GBP, USD, SEK |
INCREASE LIABILITY | Aumento della responsabilità per URGENT | C | 0/vuoto = responsabilità normale, 1 = sì, aumento della responsabilità |
LIABILITY AMOUNT | Valore totale della responsabilità per l’aumento della responsabilità per URGENT | C | Valore compreso tra 0 e 50’000 (deve corrispondere al valore totale della merce dichiarato) |
NOTIFICATION | Attivare l’avviso (URGENT) | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
E-MAIL DI NOTIFICA | Indirizzo e-mail dove vengono inviati gli aggiornamenti | C | Formato e-mail valido (max 50 caratteri) |
NOTIFICA LINGUA | Lingua delle notifiche | C | DE, FR, IT, EN |
NOTIFICATION ON DELIVERED | Avviso «L’invio è stato recapitato» | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
NOTIFICATION ON ESTIMATED DELIVERY | Notifica «Nuovo orario di recapito stimato» | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
NOTIFICATION ON EXCEPTION | Notifica «Evento inatteso» | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
NOTIFICATION ON BILL OF LADING | Notifica «Invio registrato presso FedEx» | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
NOTIFICATION ON PICKED UP | Notifica «Invio acquisito da FedEx» | C | 0/vuoto o 1 (1 = abbonarsi) |
PICKUP CONTACT PERSON | Ritiro per URGENT: persona di contatto | C | max 30 caratteri |
PICKUP ADDRESS | Presa in consegna per URGENT: indirizzo | C | max 30 caratteri |
CODICE POSTALE PICKUP | Presa in consegna per URGENT: numero postale d’avviamento | C | max 12 caratteri |
PICKUP CITY | Presa in consegna per URGENT: città | C | max 30 caratteri |
PICKUP DATE | Presa in consegna per URGENT: data | C | Data attuale o dieci giorni nel futuro (formato dd.mm.yyaa) |
PICKUP TIME FROM | Presa in consegna per URGENT: orario dal | C | ad es. 15.00 |
PICKUP TIME TO | Presa in consegna per URGENT: tempo fino al | C | ad es. 17.00 |
PICKUP INSTRUCTIONS | Presa in consegna per URGENT: istruzioni per la presa in consegna | C | max 30 caratteri |
ARTICOLO 1 DESCRIZIONE | Descrizione articolo | C | max 30 caratteri |
ARTICLE 1 QTY | Quantità | C | Valore tra 0 e 99999 |
ARTICLE 1 VALUE | Valore della merce | C | Valore tra 0 e 99’999.99 |
ARTICLE 1 ORIGIN | Paese di origine | C | Codice ISO paese |
ARTICLE 1 WEIGHT | Peso netto | C | Valore compreso tra 0 e 999.99 |
ARTICLE 1 INVOICE DESCRIPTION | Descrizione fattura commerciale | C | max 50 caratteri |
ARTICLE 1 CUSTOMS TARIFF N. | Numero di tariffa doganale | C | max 9 caratteri |
ARTICLE 1 KEY | Chiavi | C | max 3 caratteri |
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE NO. | Certificato di circolazione | C | max 20 caratteri |
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE DATE | Numero | C | max 20 caratteri |
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE | Licenza d’esportazione | C | max 22 caratteri |
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE N. | Data licenza d’esportazione | C | Data nel formato dd.mm.yyaa |
ARTICLE N DESCRIPTION | Descrizione articolo | C | max 30 caratteri |
ARTICLE N QTY | Quantità | C | Valore tra 0 e 99999 |
ARTICLE N VALUE | Valore della merce | C | Valore tra 0 e 99’999.99 |
ARTICLE N ORIGIN | Paese di origine | C | Codice ISO paese, due cifre |
ARTICLE N WEIGHT | Peso netto | C | Valore compreso tra 0 e 999.99 |
ARTICLE INVOICE DESCRIPTION | Descrizione fattura commerciale | C | max 50 caratteri |
ARTICLE N. CUSTOMS TARIFFA | Numero di tariffa doganale | C | max 9 caratteri |
ARTICLE N KEY | Chiavi | C | max 3 caratteri |
ARTICLE N EXPORT LICENCE NO. | Certificato di circolazione | C | max 20 caratteri |
ARTICLE EXPORT LICENCE DATE | Numero | C | max 20 caratteri |
ARTICLE N MOVEMENT CERTIFICATE | Licenza d’esportazione | C | max 22 caratteri |
ARTICLE N MOVEMENT CERTIFICATE NO. | Data licenza d’esportazione | C | Data nel formato dd.mm.yyaa |
Suggerimento: salvate sempre il vostro file originale separatamente anche in formato XLS/XLSX e generate il file CSV. Qualora fosse necessario apportare delle modifiche, sono ancora disponibili eventuali formattazioni che invece scompaiono in formato CSV. Ad esempio un apostrofo al primo posto per i numeri che iniziano con 0, altrimenti vengono cancellati (numeri di telefono, NPA ecc.)
7. Impostazioni
Nelle impostazioni è possibile definire valori di default, registrare firme elettroniche e assegnare autorizzazioni. A tal fine cliccate sul simbolo dell’ingranaggio in alto a destra nella pagina della panoramica della lettera di vettura.
I valori di default servono a definire come standard le informazioni di campo utilizzate di frequente. Vengono ripresi automaticamente nelle maschere di registrazione e non devono essere compilati nuovamente al momento della registrazione di una lettera di vettura.
Prodotto: nella scheda «Prodotto» è possibile definire i valori standard per ogni prodotto e aggiungere articoli standard al rispettivo prodotto. Cliccate sul pulsante «Aggiungere articolo» per aggiungere un nuovo articolo standard vuoto. Cliccate sul pulsante «Salva impostazioni» per salvare i valori standard e i dati relativi all’articolo.
Indirizzi: nella scheda «Indirizzi» è possibile definire gli indirizzi standard. Cliccare sul campo «Cercare destinatario» per selezionare un indirizzo del destinatario o del mittente dalla gestione degli indirizzi. Cliccate sul pulsante «Rimuovi» per rimuovere l’indirizzo del destinatario o del mittente standard.
Per l’indirizzo di fatturazione possono essere definiti di default solo dati supplementari e non un indirizzo completo. Selezionare un numero di riferimento della fattura (NRF), inserire i dati complementari dell’indirizzo alla voce «Definire i dati complementari dell’indirizzo di fatturazione» e cliccare quindi sul pulsante «Salvare le impostazioni» per salvare i dati supplementari relativi al NRF. Per ogni NRF o licenza d’affrancatura è possibile registrare una denominazione individuale che viene visualizzata nel processo di creazione.
Informazione generale: nelle impostazioni generali potete definire il prodotto standard durante la creazione di lettere di vettura, selezionare l’opzione «Stampare i prezzi sulla lettera di vettura», definire il riferimento fattura e la licenza d’affrancatura standard e gestire le firme elettroniche.
Cliccate sul pulsante «Selezionare file» per importare come file immagine una firma o un logo per la fattura commerciale. Inserire una denominazione e salvare la firma o il logo cliccando sul pulsante «Salva».
Formattazione della firma elettronica:
- Dimensioni ottimali dell’immagine:Pixel 945 x 425 / 8,00 x 3,60 cm (nell’applicazione web l’immagine viene modificata a 155 x 70 pixel)
- Formato: Portable Network Graphics (PNG), formato file JPEG (jpg)
- Dimensione del file: max. 200 KB
Definite una firma come predefinita selezionando nella colonna «Standard» il campo dell’opzione «sì».
Autorizzazioni: inserite l’indirizzo e-mail della persona desiderata e cliccate sul simbolo della lente. Selezioni la casella di controllo «Amministrazione» per definire l’utente come amministratore.
Tutte le licenze d’affrancatura sono selezionate come autorizzate per default. Per revocare all’utente le autorizzazioni per una licenza di affrancatura, selezionare la relativa licenza di affrancatura. Rimuovere il ticket dalla casella di controllo nella colonna Autorizzazioni. Cliccare sul pulsante «Salva impostazioni» per salvare le modifiche.
Tabulati: inserite la durata desiderata e il tipo di esportazione e cliccate sul pulsante «Esportazione CSV» per scaricare come file CSV tutti i dati della lettera di vettura nel periodo desiderato.
8. Avviso dell’invio
Edizione aprile 2024
Selezioni la voce di menu «Avviso dell’invio» per creare il relativo documento in formato PDF. In fase di creazione potete selezionare il periodo e il prodotto desiderati. Il manifesto dell’invio può aiutare a mantenere una visione d’insieme per più invii.