Mit diesem Onlinedienst können Frachtbriefe erstellt und verwaltet werden, welche Geschäftskunden jeder PostPac International oder URGENT Sendung beilegen müssen. Eine Artikel- und eine Adressverwaltung unterstützen den Erstellprozess von Frachtbriefen.

Innerhalb des Onlinedienstes können detaillierte Einstellungen vorgenommen werden, mit denen die Routinearbeit beim Erfassen und Verwalten von Frachtbriefen effizienter gestaltet werden kann. Häufig oder immer gleichbleibende Angaben können so voreingestellt und müssen bei der jeweiligen Erfassung eines Frachtbriefs nicht jedes Mal erneut erfasst werden. Es lassen sich zum Beispiel Voreinstellungen (Default-Werte) definieren für:

• Absender- und Empfängeradressen
• Angaben zur Fakturierung
• Elektronische Unterschriften (Unterschriftbilder)
• Produkte
• Artikel (Sendungsinhalte)
• Verfügungen und Informationen
  

Tipp: Es lohnt sich, diese Einstellungen gleich zu Beginn vorzunehmen. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel 7.

In der Übersicht sind alle Frachtbriefe mit den berechtigten Frankierlizenzen des eingeloggten Benutzers aufgeführt. Sind sie ein Administrator, so können Sie mit dem Anwählen von «Alle» oder «Eigene» zwischen den selbst erstellten Frachtbriefen und allen anderen, für die Sie Administrator sind, wechseln.

Um nach einem Frachtbrief zu suchen, geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf das Feldstecher-Symbol oder drücken Sie die Enter Taste. Für eine präzisere Suche klicken Sie auf «Erweiterte Suche» und geben die genauen Angaben des Frachtbriefs an. Mit der Funktion «Suche zurücksetzen» erhalten Sie wieder alle Frachtbriefe angezeigt.

Mit einem Klick auf das Filter-Symbol können Sie die Anzeige der Spalten beliebig einstellen oder auf die Standard-Einstellungen zurücksetzen. Mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltentitel, lassen sich die Frachtbriefe auf- oder absteigend sortieren.

Durch Klicken auf den Button mit den drei Punkten in der Spalte «Aktion» können unterschiedliche Aktionen pro Sendung ausgelöst werden: Kopieren, Löschen, Frachtbrief drucken, Sendungsverfolgung, Sendungsverfolgung E-Mail, Nachforschung.

Bearbeiten

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Bearbeiten». Die Applikation wechselt in den Erstellprozess, in dem der gewünschte Frachtbrief bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung wird dann an dieser Stelle fortgesetzt, an der zuletzt gespeichert wurde. Ab Status «Gedruckt» kann der Frachtbrief nicht mehr bearbeitet werden.

Kopieren

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Kopieren». Die Applikation wechselt in den Erstellprozess, in der der kopierte Frachtbrief bearbeitet werden kann. Beim Kopieren werden die Attribute Aufgabedatum, Status und Kundenreferenz nicht kopiert und müssen erneut angegeben werden. Die Kopierfunktion ist praktisch, wenn Sie mehrere ähnliche Frachtbriefe erstellen müssen.

Bei einem Produktwechsel können Frachtbriefe nicht mehr kopiert werden. In diesem Fall empfiehlt sich das Speichern der Adressen und Inhalte, damit sie bei der neuen Frachtbrieferstellung nicht erneut eingegeben werden müssen.

Löschen

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Löschen», um diesen aus der Übersicht zu entfernen. Sollte bereist eine Sendung mit dem gelöschten Frachtbrief aufgegeben worden sein, hat dies keine Stornierung der Sendung zur Folge.

Frachtbrief drucken

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Frachtbrief drucken». Der Frachtbrief wird anhand der Druckparameter als PDF erstellt und kann gedruckt werden. Diese Option ist nur bei Frachtbriefen mit dem Status «Gedruckt» und dem Status «Erfasst» verfügbar.

Sendungsverfolgung

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Sendungsverfolgung». Die Applikation wechselt in die Sendungsverfolgung, in der der Verlauf des Transports ersichtlich ist.

Sendungsverfolgung E-Mail

Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Sendungsverfolgung E-Mail». Anschliessend wird ein neues E-Mail mit einem vordefinierten Text, der Angaben zur Sendung enthält, und einem Link zur Sendungsverfolgung generiert. Sie können dieses E-Mail dann an die gewünschte Person versenden.

Nachforschung

Sollte eine PostPac International Sendung nicht wie erwartet verarbeitet werden, können Sie mittels der Funktion «Nachforschung» die Suche nach der Sendung einleiten.

Um in den Erstellprozess einzusteigen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuen Frachtbrief erstellen» in der Frachtbriefübersicht oder kopieren einen entsprechenden Frachtbrief. Die Applikation wechselt in den ersten Teilschritt des Erstellungsprozesses «Versand Teilschritt 1/4».

Im Erstellprozess können Sie jederzeit mit der Schaltfläche «Speichern und Schliessen» den aktuellen Erfassungsstatus Ihres Frachtbriefs sichern, um zu einem späteren Zeitpunkt weiter daran zu arbeiten.

Im Erstellprozess können Sie mit den Schaltflächen «Weiter» und «Zurück» vor und zurück navigieren.

3.1 Versand

Abrechnung

Wenn sie über verschiedene Rechnungsreferenznummern (RRN), Frankierlizenzen oder gar Kostenstellen verfügen, können Sie diese im Bereich «Abrechnung» selektieren. Die Abrechnungsdaten lassen sich im Kundenlogin im Rechnungsmanager anpassen. Wollen Sie immer die selben Daten verwenden, so lassen sich diese unter «Einstellungen» (Zahnrad-Symbol oben rechts in der Frachtbriefübersicht) im Tab «Adressen» fix selektieren. Das Feld «Abrechnung» erscheint dann immer zugeklappt, kann aber jederzeit durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol auf der rechten Seite geändert werden. Verfügen Sie nicht über mehrere Nummern, so erscheint das Feld ebenfalls zugeklappt.

Land und Aufgabedatum

Wählen Sie zuerst, ob sie eine Sendung aus der Schweiz hinaus versenden wollen (Export), oder ob Sie eine Sendung aus dem Ausland in die Schweiz senden möchten (Import). Die Option Import ist nur für das URGENT-Angebot möglich.

Wählen Sie das Zielland im Dropdown-Menü aus oder tippen Sie die ersten Buchstaben, bis die Zieldestination erscheint und betätigen Sie die Enter-Taste zur Auswahl. Falls esfür die gewählte Destination Verkehrseinschränkungen gibt, zeigen wir sie Ihnen unterhalb an.

Wählen Sie zudem das Datum, an welchem Sie die Sendung aufgeben wollen. Für URGENT-Sendungen sind nur Wochentage möglich, da der Partner FedEx Express Swiss Post GmbH Sendungen ausschliesslich an Werktagen exportiert.

Gewicht

Geben Sie das Bruttogewicht Ihrer Sendung in Kilogramm an, inkludieren Sie auch das Gewicht der Verpackung. Trennen Sie ihre Eingabe mit einem Punkt für Angaben im Gramm-Bereich. Beispiel: 2.5kg.

Sollten Sie eine URGENT Sendung, aufgeteilt in mehrere Packstücke versenden (MPS), so geben Sie hier das totale Gewicht aller Packstücke an. Die Anzahl Packstücke notieren Sie weiter unten bei der Produktauswahl.

Versandart

Wählen Sie ihre gewünschte Versandart aus. Die angegebenen Beförderungszeiten zeigen ungefähre Richtwerte. Das E steht für «Einliefertag» und zählt nicht zur Laufzeit.

Nur URGENT: Voraussichtlicher Zustelltag berechnen

Unser Partner FedEx berechnet den voraussichtlichen Zustellzeitpunkt führ ihre gewünschte Route. Die eingegebenen Daten werden im späteren Schritt «Adressen» übernommen. Sollten Sie in ein Land senden, für welches keine Postleitzahlen existieren, verwenden sie einen Platzhalter (z.B. 1111). Je nach Destination erhalten Sie die Möglichkeit, eine Zustellung bis vor dem Mittag auszuwählen.

Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, so wird entweder die gewünschte Destination von FedEx nicht bedient, oder es gibt ein Problem bei der Schreibweise ihrer Eingaben. Verwenden Sie in einem solchen Fall die englische Schreibweise des Ortes oder konsultieren sie www.fedex.comTarget not accessible und geben Sie dort unter «Preise und Laufzeiten» Ihre Wunschdestination ein. FedEx gibt dort alternative Schreibweisen als Hinweise auf mögliche Fehler an.

3.2 Inhalt

Wählen Sie die Inhaltskategorie sowie die Währung mit einem Klick auf das jeweilige Feld. Beide Einstellungen können Sie pro Produkt unter den Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts in der Frachtbriefübersicht) als fixe Vorauswahlen einstellen. In einer Sendung können nicht verschiedene Währungen verwendet werden.

Sagen Sie uns, was Sie verschicken. Suchen Sie nach einem gespeicherten Artikel, indem Sie in das Feld «Artikelsuche» klicken und eine Auswahl treffen oder geben Sie die Anfangsbuchstaben des gesuchten Artikels ein.

Sie können einen Artikel manuell neu erfassten oder einen angepassten bestehenden Artikel direkt in Ihre Artikelverwaltung aufnehmen bzw. aktualisieren. Selektieren Sie dafür die Checkbox «Artikel in Artikelverwaltung speichern/aktualisieren».

Mit dem Abfalleimer-Symbol können sie Artikel entfernen, mit der Schaltfläche «Artikel hinzufügen» können Sie zusätzliche Artikel hinzufügen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «weiter», wenn die Angaben komplett sind. Mit der Funktion «Artikel hinzufügen» erfassen Sie weitere Artikel. Auf den Frachtbrief werden maximal fünf Artikel gedruckt (gilt für PostPac International). Auf der Handelsrechnung können bis zu 100 Artikel erfasst werden. In diesem Fall werden auf dem Frachtbrief die ersten fünf deklarierten Artikel gedruckt sowie das Gesamtgewicht und der gesamte Warenwert aller erfassten Artikel angezeigt. Bitte beachten Sie, dass in der Regel ab 5 Verzollungspositionen pro weitere Position ein Zuschlag fällig wird.

Versenden Sie mehrere Stücke eines Artikels, so geben Sie den gesamten Wert und das totale Gewicht ein. Bitte geben Sie wenn immer möglich die Tarifnummer des zu versendenden Artikel an. Für URGENT-Sendungen bietet FedEx Hilfe unter internationalshippingassist.van.fedex.comTarget not accessible bei der Suche an. Ebenfalls die Website www.tares.ch hilft bei der Identifikation der passenden Zolltarifnummer.

Nur für PostPac International:

Wählen Sie die Zusatzleistung «Zusatzversicherung» an, wenn sie die Haftungshöhe erhöhen möchten.

Nur für URGENT:

• Bei den Angeboten «URGENT Dokumente» und «URGENT Kleinwaren» darf der Warenwert maximal USD 100 betragen. FedEx prüft diese Eingabe anhand eines Tageskurses. Wird dieser Betrag überschritten, erscheint eine entsprechende Meldung. Der maximale Warenwert für «URGENT Waren» beträgt USD 50 000. Die Limite für Importe aus den USA beträgt USD 2500.
• Wir der von Ihnen deklarierte Warenwert nicht von der Grundhaftung abgedeckt, bieten wir Ihnen zusammen mit FedEx eine Erhöhung der Haftung auf den entsprechenden Betrag an. Ausgenommen sind «einzigartige Artikel» gemäss den AGB auf www.fedex.comTarget not accessible. Aktivieren Sie die Check-Box, um die Haftungserhöhung abzuschliessen.

3.3 Adressen

Empfängeradresse

Sie können die Angaben der Empfängeradresse manuell ausfüllen oder über das Suchfeld eine gespeicherte Adresse wählen, indem Sie in das Feld «Empfänger suchen» klicken und eine Auswahl treffen oder geben Sie die Anfangsbuchstaben der gesuchten Adresse ein.

Sie können eine manuell neu erfasste oder eine angepasste bestehende Adresse direkt in Ihre Adressenverwaltung aufnehmen bzw. aktualisieren. Selektieren Sie dafür die Checkbox «Adresse in Adressverwaltung speichern/aktualisieren».

Nur für URGENT:

• Ändern Sie die aus Schritt 1 übernommenen Angaben für die Postleitzahl und den Ort, so wird diese erneut durch FedEx geprüft.
• Gleichzeitig prüft FedEx ebenfalls die eingegebene Adresse. Kann sie im FedEx-System nicht zweifelsfrei gefunden werden, erhalten Sie eine Meldung zur Information. Auf Ihr Risiko können Sie die Adresse trotzdem verwenden.

Absenderadresse

Selektieren Sie die Checkbox «Absenderadresse identisch mit Rechnungsadresse», damit die Angaben der Rechnungsadresse für die Absenderadresse übernommen werden. Beim nicht Selektieren muss die alternative Absenderadresse angegeben werden.

In den Einstellungen kann die Checkbox «Absenderadresse identisch mit Rechnungsadresse» standardmässig permanent aktiviert werden.

Das Erfassen der alternativen Absenderadresse verläuft gleich wie bei der Empfängeradresse. Eine von der Rechnungsadresse abweichende Absenderadresse muss nur dann erfasst werden, wenn der Rechnungszahler (dem die RRN gehört) nicht mit der Absenderadresse übereinstimmt, die auf den Frachtbrief gedruckt wird.

Mit dem Klick auf «Weiter» oder «Zurück» werden die Eingaben automatisch zwischengespeichert.

Nur für PostPac International:

Wählen Sie aus, was mit der Sendung passieren soll, wenn Sie nicht zugestellt werden kann.

3.4 Abschluss

Nur für PostPac International:

• Anweisung zur Zollabfertigung: Ergänzen Sie allfällige Anweisungen für die Zollabfertigung, sie erscheinen auf dem Frachtbrief und auf der Handelsrechnung.
• Kundenreferenz: Die Kundenreferenz ist eine dem Kunden gehörende, frei wählbare Referenz der Sendung, welche auch auf die monatliche Abrechnung der Post übernommen wird.
• Lieferinstruktionen: Die Lieferinstruktionen werden auf dem Frachtbrief aufgedruckt, hier vermerken Sie Informationen, die bei der Auslieferung zu beachten sind. Wählen Sie Ihre elektronische Unterschrift, welche auf dem Frachtbrief aufgedruckt werden soll. Unterschriften können in den Einstellungen erfasst und hinterlegt werden.

Wenn Sie ihre eigene Rechnung verwenden wollen, wählen Sie die Option «Systemfremde…» an. Sie können die Rechnung benennen, beispielsweise mit der Rechnungsnummer. Diese Bezeichnung wird auf dem Frachtbrief aufgedruckt.

Wählen Sie unter Druckparameter die Einstellungen für den Frachtbriefdruck. Das Dokument wird anschliessend unter Berücksichtigung dieser Angaben erstellt. Sie können die Druckparameter in den Einstellungen als Defaultwerte definieren. Wählen Sie ebenfalls die Checkbox für die Ursprungserklärung an, sollten Sie eine berechtigte Ware versenden. Damit wird die entsprechende Erklärung auf der Handelsrechnung angebracht. Vergessen Sie Ihre Unterschrift nicht.

Mit dem Button «Auftrag abschliessen und drucken» melden Sie die Sendung an und erstellen die Versandpapiere.

Holen Sie die erstellen Dokumente mit dem Button «Dokument öffnen» ab. Drucken Sie sämtliche Seiten auf A4-Papier aus. Unterschreiben Sie die Frachtbriefe und Handelsrechnungen. Falten Sie die Papiere in der Mitte und platzieren Sie sie in einer durchsichtigen Dokumententasche mit der Grösse A5 auf der Sendung.

Nur für URGENT:

• Kostenübernahme: entscheiden Sie, ob Sie als Absender mögliche Kosten im Empfängerland, welche sonst dem Empfänger in Rechnung gestellt werden, übernehmen wollen. Standardmässig werden MWST, Zölle und Gebühren dem Empfänger in Rechnung gestellt. Wenn Sie «Absender» wählen, wird die Sendung unter dem Incoterm DDP mit MWST versendet.
• Anweisung zur Zollabfertigung: hier können Sie Hinweise für die Zollabfertigung notieren, welche auf der Handelsrechnung erscheinen.
• Kundenreferenz: Die Kundenreferenz ist eine dem Kunden gehörende, frei wählbare Referenz der Sendung, welche auch auf die monatliche Abrechnung der Post übernommen wird.
• Lieferinstruktionen: Hier vermerken Sie Informationen, die bei der Auslieferung zu beachten sind. Sie werden elektronisch übermittelt.
• Dokumente: Wählen Sie, ob wir für Sie eine Rechnung oder Pro Forma Rechnung erstellen sollen. Wenn Sie Ihre eigene Rechnung verwenden wollen, wählen Sie die Option «Systemfremde…» an. Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall, ein PDF Ihrer Rechnung hochzuladen, damit unser Partner möglichst rasch ein vollständiges elektronisches Dossier für die Verzollung erhält.
• Weitere Dokumente: hier können Sie Ihr elektronisches Dossier mit weiteren relevanten Dokumenten ergänzen, beispielsweise einem EUR1. Laden Sie am besten alle Dokumente hier hoch, welche Sie auch dem Paket beilegen.
• Druckparameter: Wenn Sie das System Ihre Rechnung erstellen lassen, können Sie hier die Anzahl Kopien auswählen, welche später generiert werden sollen. Wählen Sie ebenfalls die Checkbox für die Ursprungserklärung an, sollten Sie eine berechtigte Ware versenden. Damit wird die entsprechende Erklärung auf der Handelsrechnung angebracht. Vergessen Sie Ihre Unterschrift nicht.
• Abholung: beauftragen Sie FedEx, die Sendung abzuholen. Beachten Sie, dass je nach PLZ die Abholung bereits im frühen Nachmittag stattfinden muss. In diesem Fall empfiehlt sich, die Abholung auf den nächsten Tag zu buchen. Zudem benötigt unser Partner einen gewissen Vorlauf, um die Abholung organisieren zu können. Das gewünschte Zeitfenster muss mindestens 60 Minuten gross sein. Auf der Bestätigungsseite erhalten Sie die Buchungsnummer.
• Benachrichtigung: Lassen Sie sich von FedEx per E-Mail über den Verarbeitungsfortschritt Ihrer Sendung informieren. Ergänzen Sie mehrere Adressen und wählen Sie die gewünschte Sprache an. Wählen Sie aus, bei welchen Ereignissen Sie informiert werden wollen.

Mit dem Button «Auftrag abschliessen und drucken» melden Sie die Sendung an und erstellen die Versandpapiere.

Sollten Sie am Anfang mehrere Packstücke eingegeben haben, erhalten Sie für jedes Packstück eine separate Sendungsverfolgungsnummer. Abgerechnet wird jedoch nur auf der Mastertracking-Nummer.

Holen Sie die erstellen Dokumente mit dem Button «Dokument öffnen» ab. Drucken Sie sämtliche Seiten auf A4-Papier aus. Unterschreiben Sie die Handelsrechnungen. Das Label mit zwei Barcodes ist immer zuvorderst anzubringen. Haben Sie eingangs mehrere Packstücke eingegeben, so finden Sie im Dokumenten-Satz pro Packstück ein Hauptlabel mit jeweils zwei Barcodes und der Indikation, dass es sich beispielsweise um Packstück 1 von total 3 handelt. Falten Sie die Papiere in der Mitte und platzieren Sie sie in einer durchsichtigen Dokumententasche mit der Grösse A5 auf der Sendung.

In der Artikelverwaltung können Artikel erfasst werden, die beim Erstellen von Frachtbriefen häufig verwendet werden.

Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf die Schaltfläche «Suchen», um nach dem entsprechenden Artikel zu suchen.

Artikel erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuen Artikel Erstellen», um einen neuen Artikel manuell zu erfassen.

Klicken Sie auf die Schalfläche «Speichern», um die Angaben zu speichern und den neuen Artikel in der Artikelverwaltung aufzunehmen.

Artikel-Daten importieren

Klicken Sie in der Artikelverwaltung auf die Schaltfläche «Import von CSV Datei», um in den Artikelupload zu wechseln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Beispieldatei beziehen», um eine Vorlage des CSV-Files herunterzuladen. Mit einem CSV-File-Import können bis zu 1000 Artikel importiert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Datei auswählen», um das gewünschte CSV-File aus Ihrem Dateimanager auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche «Starten», um den Import auszuführen.

Achtung! Beim Importieren werden die Artikel überschrieben. Artikel, die bereits in der Verwaltung enthalten sind, nicht aber im Import-File, werden gelöscht. Artikel, die in der Verwaltung und dem Import-File enthalten sind, werden entsprechend dem Import-File aktualisiert. Wenn Sie mit einem Import Artikel hinzufügen und die bereits erfassten Artikel nicht verlieren wollen, nehmen Sie zuerst einen Export vor.

Artikel-Daten exportieren

Klicken Sie in der Artikelverwaltung auf die Schaltfläche «Export», um alle Artikel der Artikelverwaltung herunterzuladen. Der Export generiert ein CSV-File.

In der Adressenverwaltung können Adressen erfasst werden, die beim Erstellen von Frachtbriefen häufig verwendet werden. Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf die Schaltfläche «Suchen», um nach der entsprechenden Adresse zu suchen.

Adresse erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Erstellen», um eine neue Adresse manuell zu erfassen.

Klicken Sie auf die Schalfläche «Speichern», um die Angaben zu speichern und die neue Adresse in der Adressenverwaltung aufzunehmen. Eine Adresse wird nur gespeichert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

Hinweis: Im Feld «Steuernummer» können Sie steuerliche Identifikationsnummern des Empfängers eintragen (z.B. die EORI-Nummer).

Adressen importieren

Klicken Sie in der Adressenverwaltung auf die Schaltfläche «Import von CSV Datei», um in den Adressupload zu wechseln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Beispieldatei beziehen», um eine Vorlage des CSV-Files herunterzuladen. Mit einem CSV-File-Import können bis zu 1000 Adressen importiert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Datei auswählen», um das gewünschte CSV-File aus Ihrem Dateimanager auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche «Starten», um den Import auszuführen.

Achtung! Beim Importieren wird der Adressbestand überschrieben. Adressen, die bereits in der Verwaltung enthalten sind, nicht aber im Import-File, werden gelöscht. Adressen, die in der Verwaltung und dem Import- File enthalten sind, werden entsprechend dem Import-File aktualisiert. Wenn Sie mit einem Import Adressen hinzufügen und die bereits erfassten Adressen nicht verlieren wollen, nehmen Sie zuerst einen Export vor.

Adressen exportieren

Klicken Sie in der Adressenverwaltung auf die Schaltfläche «Export», um alle Adressen der Adressenverwaltung herunterzuladen. Der Export generiert ein CSV-File.

Mit dem Multifrachtbriefupload können Sie Daten für mehrere Frachtbriefe auf einmal importieren und anschliessend gleich generieren oder weiter bearbeiten.

Mit dem Klick auf den Button «Frachtbriefe hochladen» in der Frachtbrief-Übersicht, gelangen Sie auf folgende Funktionen.

Rechnungsreferenz: Wählen Sie die Rechnungsreferenz-Nummer (RRN) aus, unter der Sie mit den importierten Daten die Frachtbriefe wollen.

Beispieldatei beziehen: Klicken Sie auf den Text «Beispieldatei beziehen», um eine Vorlage des CSV-Files herunterzuladen, mit welchem Sie später Ihre Daten hochladen können.

Frachtbriefe hochladen: Klicken Sie auf die Schaltfläche «Frachtbriefe hochlade», um das gewünschte CSV-File aus Ihrem Dateimanager zu wählen. Klicken Sie dann auf die

Schaltfläche «Import starten», um den Import aus der selektierten Datei auszuführen.

Beispiel-Datei CSV-File

Nachfolgende Tabelle zeigt eine Übersicht aller in der CSV-Datei verfügbaren Felder. Zu allen Feldern sind die möglichen Werte aufgelistet, die Spalte «Art» gibt an, ob das Feld ein Kannfeld (K) oder Mussfeld (M) für einen fehlerfreien Import ist.

Tipp: Speichern Sie Ihre Original-Datei immer separat auch im XLS/XLSX-Format ab und generieren Sie daraus die CSV-Datei. Sollten Änderungen nötig sein, sind allfällige Formatierungen noch da, welche hingegen im CSV-Format verschwinden. Beispielweise ein Apostroph an erster Stelle für Nummern die mit 0 Beginnen, da diese sonst gelöscht werden (Telefonnummern, PLZ, etc.)

In den Einstellungen können Defaultwerte definiert, elektronische Unterschriften erfasst und Berechtigungen vergeben werden. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Frachtbrief-Übersichtseite.

Defaultwerte dienen dazu, häufig verwendete Feldinformationen als Standards zu definieren. Sie werden automatisch in die Erfassungsmasken übernommen und müssen bei der Erfassung eines Frachtbriefs nicht wieder ausgefüllt werden.

Produkt: Im Tab «Produkt» können die Standardwerte pro Produkt definiert und Standardartikel zum entsprechenden Produkt hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schalfläche «Artikel hinzufügen», um einen neuen leeren Standardartikel hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schalfläche «Einstellungen speichern», um die Standardwerte und die Angaben zum Artikel zu sichern.

Adressen: Im Tab «Adressen» können die standardmässigen Adressen definiert werden. Klicken Sie ins Feld «Empfänger suchen», um eine Empfänger- oder Absenderadresse aus der Adressenverwaltung auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Entfernen», um die standardmässige Empfänger- oder Absenderadresse zu entfernen.

Bei der Rechnungsadresse können nur zusätzliche Angaben und nicht eine komplette Adresse standardmässig definiert werden. Wählen Sie eine Rechnungsreferenznummer (RRN) aus, tragen Sie ergänzende Adressangaben unter «Ergänzende Angaben Rechnungsadresse definieren» ein und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Einstellungen speichern», um die zusätzlichen Daten zur RRN zu sichern. Sie können für jede RRN oder Frankierlizenz eine kundenindividuelle Bezeichnung hinterlegen, die im Erstellprozess angezeigt wird.

Allgemein: In den allgemeinen Einstellungen können Sie das Standardprodukt beim Erstellen von Frachtbriefen definieren, die Option «Preise auf Frachtbrief drucken» wählen, die Standard-Rechnungsreferenz und -Frankierlizenz bestimmen und elektronische Unterschriften verwalten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Datei auswählen», um eine Unterschrift oder ein Logo für die Handelsrechnung als Bilddatei zu importieren. Geben Sie eine Bezeichnung an und speichern Sie die Unterschrift oder das Logo mit einem Klick auf die Schaltfläche «Speichern».

Formatierung elektronische Unterschrift:

• Optimale Bildgrösse: Pixel 945 x 425 / 8.00 x 3.60 cm (in der Web Applikation wird das Bild auf 155 x 70 Pixel angepasst)
• Format: Portable Network Graphics (PNG), JPEG-Dateiformat (jpg)
• Dateigrösse: max. 200 KB

Definieren Sie eine Unterschrift als standardmässig, indem Sie in der Spalte «Standard» das Optionsfeld «ja» selektieren.

Berechtigungen: Geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person an und klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Selektieren Sie die Checkbox «Administration», um den Benutzer als Administrator zu definieren.

Standardmässig sind alle Frankierlizenzen als berechtigt selektiert. Um dem Benutzer die Berechtigungen auf einer Frankierlizenz zu entziehen, wählen Sie die entsprechende Frankierlizenz aus. Entfernen Sie dafür den Tick aus der Checkbox in der Spalte Berechtigung. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Einstellungen speichern», um die Änderungen zu sichern.

Auswertungen: Geben Sie die gewünschte Zeitdauer sowie den Exporttyp an und klicken Sie auf die Schaltfläche «CSV-Export», um alle Frachtbriefdaten in der gewünschten Zeitspanne als CSV-Datei herunterzuladen.

Wählen Sie den Menüpunkt «Sendungsmanifest», um ein entsprechendes Dokument als PDF zu erstellen. Sie können bei der Erstellung den gewünschten Zeitraum und das gewünschte Produkt auswählen. Das Sendungsmanifest kann dabei helfen, den Überblick bei mehreren Sendungen zu behalten.

Ausgabe April 2024