Ce service en ligne permet d’établir et de gérer des lettres de voiture que les clients commerciaux doivent joindre à chaque envoi PostPac International ou URGENT. La gestion des articles et des adresses facilite le processus d’établissement des lettres de voiture.

Ce service en ligne permet de procéder à des paramétrages détaillés qui rendent le travail de routine plus efficace lors de la saisie et de la gestion des lettres de voiture. Les indications qui restent fréquemment ou toujours identiques peuvent ainsi être prédéfinies et ne doivent pas être saisies à nouveau lors de la saisie d’une lettre de voiture. Il est par exemple possible de définir des paramètres par défaut (valeurs par défaut) pour:

• Adresses de l’expéditeur et du destinataire
• Informations sur la facturation
• Signatures électroniques (images de signature)
• Produits
• Articles (contenus des envois)
• Dispositions et informations
  

Conseil: il vaut la peine de procéder à ces paramétrages dès le début. Pour plus d’informations, voir le chapitre 7.

Dans l’aperçu figurent toutes les lettres de voiture avec les licences d’affranchissement autorisées de l’utilisateur connecté. Si vous êtes un administrateur, vous pouvez naviguer entre les lettres de voiture que vous avez établies et toutes les autres pour lesquelles vous êtes administrateur en sélectionnant «Tous» ou «Propres».

Pour rechercher une lettre de voiture, saisissez un terme de recherche et cliquez sur l’icône des jumelles ou appuyez sur la touche Entrée. Pour une recherche plus précise, cliquez sur «Recherche avancée» et saisissez les données exactes de la lettre de voiture. La fonction «Réinitialiser la recherche» vous permet de retrouver toutes les lettres de voiture.

En cliquant sur l’icône de filtre, vous pouvez paramétrer l’affichage des colonnes à votre guise ou réinitialiser les paramètres par défaut. En cliquant sur le titre de chaque colonne, les lettres de voiture peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant.

En cliquant sur le bouton avec les trois points dans la colonne «Action», différentes actions peuvent être déclenchées par envoi: copier, supprimer, imprimer lettre de voiture, suivi de l’envoi, suivi de l’envoi par e-mail, recherche ultérieure.

Traiter

Sélectionnez l’action «Éditer» pour la lettre de voiture souhaitée. L’application passe dans le processus d’établissement dans lequel la lettre de voiture souhaitée peut être traitée. Le traitement se poursuit alors à l’endroit où l’enregistrement a été effectué en dernier. À partir du statut «Imprimé», la lettre de voiture ne peut plus être traitée.

Copier

Sélectionnez l’action «Copier» pour la lettre de voiture souhaitée. L’application passe dans le processus d’établissement dans lequel la lettre de voiture copiée peut être traitée. Lors de la copie, les attributs Date de dépôt, Statut et Référence client ne sont pas copiés et doivent être saisis à nouveau. La fonction de copie est pratique si vous devez établir plusieurs lettres de voiture similaires.

En cas de changement de produit, les lettres de voiture ne peuvent plus être copiées. Dans ce cas, il est recommandé d’enregistrer les adresses et les contenus afin qu’ils n’aient pas à être ressaisis lors de la création de la nouvelle lettre de voiture.

Supprimer

Sélectionnez l’action «Supprimer» pour la lettre de voiture souhaitée afin de la supprimer de l’aperçu. Si un envoi a déjà été déposé avec la lettre de voiture supprimée, cela n’entraîne pas l’annulation de l’envoi.

Imprimer la lettre de voiture

Sélectionnez l’action «Imprimer lettre de voiture» pour la lettre de voiture souhaitée. La lettre de voiture est établie au format PDF à l’aide des paramètres d’impression et peut être imprimée. Cette option n’est disponible que pour les lettres de voiture avec le statut «Imprimé» et le statut «Saisi».

Suivi de l’envoi

Sélectionnez l’action «Suivi de l’envoi» pour la lettre de voiture souhaitée. L’application passe dans le suivi des envois, dans lequel le déroulement du transport est visible.

Suivi de l’envoi par e-mail

Sélectionnez l’action «Suivi de l’envoi par e-mail» pour la lettre de voiture souhaitée. Ensuite, un nouvel e-mail est généré avec un texte prédéfini contenant des informations sur l’envoi et un lien vers le suivi des envois. Vous pouvez ensuite envoyer cet e-mail à la personne souhaitée.

Recherche

Si un envoi PostPac International ne peut pas être traité comme prévu, vous pouvez lancer la recherche de l’envoi à l’aide de la fonction «Recherche».

Pour démarrer le processus d’établissement, cliquez sur le bouton «Créer une lettre de voiture» dans l’aperçu de la lettre de voiture ou copiez une lettre de voiture correspondante. L’application passe à la première étape partielle du processus de création «Envoi étape partielle 1/4».

Au cours du processus d’établissement, vous pouvez à tout moment sauvegarder le statut de saisie actuel de votre lettre de voiture en cliquant sur le bouton «Enregistrer et fermer», afin d’y travailler ultérieurement.

Dans le processus de création, vous pouvez naviguer vers l’avant et vers l’arrière avec les boutons «Suivant» et «Précédent».

3.1 Expédition / Envoi

Décompte

Si vous disposez de différents numéros de référence de facturation (NRF), licences d’affranchissement ou centres de coûts, vous pouvez les sélectionner dans la zone «Facturation». Les données de facturation peuvent être modifiées dans le login client de la Gestion des factures. Si vous souhaitez toujours utiliser les mêmes données, vous pouvez les sélectionner de manière fixe sous «Configuration» (roue dentée en haut à droite dans l’aperçu des lettres de voiture) dans l’onglet «Adresses». Le champ «Décompte / Facturation» apparaît alors toujours fermé, mais il peut être modifié à tout moment en cliquant sur le symbole de la flèche à droite. Si vous ne disposez pas de plusieurs numéros, le champ apparaît également fermé.

Pays et date de dépôt

Choisissez d’abord si vous souhaitez expédier un envoi depuis la Suisse (exportation) ou si vous souhaitez expédier un envoi de l’étranger vers la Suisse (importation). L’option Import n’est possible que pour l’offre URGENT.

Sélectionnez le pays de destination dans le menu déroulant ou tapez les premières lettres jusqu’à ce que la destination de destination apparaisse, puis appuyez sur la touche Entrée pour la sélectionner. Si la destination choisie est soumise à des restrictions du trafic, nous vous l’indiquons ci-dessous.

Choisissez également la date à laquelle vous souhaitez déposer l’envoi. Pour les envois URGENT, seuls les jours de la semaine sont possibles, car le partenaire FedEx Express Swiss Post Sàrl exporte les envois exclusivement les jours ouvrables.

Poids

Indiquez le poids brut de votre envoi en kilogrammes, y compris le poids de l’emballage. Séparez votre saisie par un point pour les indications en grammes. Exemple: 2,5 kg.

Si vous expédiez un envoi URGENT divisé en plusieurs colis (= Multi Parcel Shipment – MPS), indiquez ici le poids total de tous les colis. Le nombre de colis doit être noté plus bas dans la sélection de produits.

Mode d’expédition

Sélectionnez le mode d’expédition souhaité. Les durées d’acheminement indiquées sont fournies à titre indicatif. Le E signifie «Expédition», alors la date de dépôt et ne fait pas partie de la durée d’acheminement.

Uniquement URGENT: calculer le jour de distribution prévu

Notre partenaire FedEx calcule le moment de distribution prévu pour l’itinéraire souhaité. Les données saisies seront reprises à l’étape suivante «Adresses». Si vous expédiez dans un pays pour lequel il n’existe pas de numéro postal d’acheminement, utilisez un caractère générique (p. ex. 1111). Selon la destination, vous avez la possibilité de sélectionner une distribution avant midi.

Si vous recevez un message d’erreur, soit la destination souhaitée par FedEx n’est pas desservie, soit il y a un problème avec l’orthographe de vos saisies. Dans un tel cas, utilisez l’orthographe anglaise de la localité ou consultez www.fedex.comTarget not accessible et indiquez la destination souhaitée sous «Prix et durées d’acheminement». FedEx y indique des orthographes alternatives en guise d’indication sur les erreurs possibles.

3.2 Contenu

Sélectionnez la catégorie de contenu ainsi que la monnaie en cliquant sur le champ correspondant. Ces deux paramètres peuvent être paramétrés pour chaque produit dans les paramètres (icône de la roue dentée en haut à droite dans l’aperçu de la lettre de voiture) en tant que présélections fixes. Un envoi ne peut pas contenir plusieurs monnaies.

Dites-nous ce que vous envoyez. Recherchez un article sauvegardé en cliquant dans le champ «Recherche d’articles» et en effectuant une sélection ou en saisissant les premières lettres de l’article recherché.

Vous pouvez enregistrer ou actualiser un article saisi manuellement ou un article existant modifié directement dans votre gestionnaire d’articles. Pour cela, cochez la case «Enregistrer/actualiser l’article dans le gestionnaire d’articles».

Le symbole de la corbeille vous permet de supprimer des articles. Le bouton «Ajouter article» vous permet d’ajouter des articles supplémentaires.

Cliquez sur le bouton «Suivant» lorsque les données sont complètes. La fonction «Ajouter article» vous permet de saisir d’autres articles. Un maximum de cinq articles sont imprimés sur la lettre de voiture (valable pour PostPac International). Sur la facture commerciale, il est possible de saisir jusqu’à 100 articles. Dans ce cas, les cinq premiers articles déclarés sont imprimés sur la lettre de voiture et le poids total et la valeur totale de la marchandise de tous les articles saisis sont affichés. Veuillez noter qu’un supplément est généralement dû à partir de 5 positions de dédouanement par position supplémentaire.

Si vous envoyez plusieurs pièces d’un article, saisissez la valeur totale et le poids total.

Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le numéro de tarif de l’article à expédier. Pour les envois URGENT, FedEx propose son aide pour la recherche sur internationalshippingassist.van.fedex.comTarget not accessible. Le site web www.tares.chTarget not accessible aide également à identifier le numéro de tarif douanier adéquat.

Uniquement pour PostPac International:

Sélectionnez la prestation complémentaire «Assurance complémentaire» si vous souhaitez augmenter le montant de la responsabilité.

Uniquement pour URGENT:

• Pour les offres «Documents URGENT» et «Petites marchandises URGENT», la valeur de la marchandise ne doit pas dépasser USD 100. FedEx vérifie cette saisie à l’aide d’un cours du jour. Si ce montant est dépassé, un message correspondant apparaît. La valeur maximale de la marchandise pour «Marchandises URGENT» est de USD 50 000. La limite pour les importations en provenance des États-Unis est de USD 2500.
• Si la valeur de la marchandise que vous avez déclarée n’est pas couverte par la responsabilité de base, nous vous proposons, en collaboration avec FedEx, d’augmenter la responsabilité à hauteur du montant correspondant. Sont exclus les «articles uniques» conformément aux CG sur www.fedex.comTarget not accessible. Cochez la case pour conclure l’augmentation de la responsabilité.

3.3 Adresses

Adresse du destinataire

Vous pouvez remplir manuellement les données de l’adresse du destinataire ou sélectionner une adresse enregistrée via le champ de recherche en cliquant dans le champ «Rechercher destinataire» et en effectuant une sélection ou en saisissant les premières lettres de l’adresse recherchée.

Vous pouvez enregistrer ou actualiser une adresse nouvelle saisie manuellement ou une adresse existante modifiée directement dans votre gestion des adresses. Pour cela, cochez la case «Enregistrer/actualiser l’adresse dans la gestion des adresses».

Uniquement pour URGENT:

• Si vous modifiez les données reprises de l’étape 1 pour le numéro postal d’acheminement et la localité, FedEx les vérifiera à nouveau.
• FedEx vérifie également l’adresse saisie. Si elle ne peut pas être trouvée sans équivoque dans le système FedEx, vous recevez un message à titre d’information. Vous pouvez néanmoins utiliser l’adresse à vos risques.

Adresse de l’expéditeur

Cochez la case «Adresse d’expéditeur identique à l’adresse de facturation» afin que les données de l’adresse de facturation soient reprises pour l’adresse d’expéditeur. Si ce n’est pas le cas, l’adresse d’expéditeur alternative doit être indiquée.

Dans les paramètres, la case à cocher «Adresse d’expéditeur identique à l’adresse de facturation» peut être activée par défaut de manière permanente.

La saisie de l’adresse d’expéditeur alternative se déroule de la même manière que pour l’adresse du destinataire. Une adresse d’expéditeur différente de l’adresse de facturation ne doit être saisie que si le payeur de la facture (auquel appartient le NRF) ne correspond pas à l’adresse d’expéditeur imprimée sur la lettre de voiture.

En cliquant sur «Suivant» ou «Retour», les données sont automatiquement sauvegardées temporairement.

Uniquement pour PostPac International:

Sélectionnez ce qu’il doit advenir de l’envoi s’il ne peut pas être distribué.

3.4 Clôture

Uniquement pour PostPac International:

• Special Customs Clearance Instructions: complétez les éventuelles instructions pour le dédouanement; elles figurent sur la lettre de voiture et sur la facture commerciale.
• Référence client: la référence client est une référence appartenant au client et pouvant être choisie librement pour l’envoi; elle est également reprise sur le décompte mensuel de la Poste.
  
• Special Delivery Instructions: les instructions de livraison sont imprimées sur la lettre de voiture, mentionnez ici les informations à prendre en compte lors de la livraison.
  

Choisissez la signature électronique qui doit figurer sur la lettre de voiture. Les signatures peuvent être saisies et enregistrées dans les paramètres.

Si vous souhaitez utiliser votre propre facture, sélectionnez l’option «…. étrangères au système». Vous pouvez donner un nom à la facture, par exemple le numéro de facture. Cette désignation est imprimée sur la lettre de voiture.

Sous Paramètres d’impression, sélectionnez les paramètres pour l’impression de la lettre de voiture. Le document est ensuite établi en tenant compte de ces indications. Vous pouvez définir les paramètres d’impression dans les paramètres comme valeurs par défaut. Cochez également la case pour le certificat d’origine si vous souhaitez envoyer une marchandise autorisée. Ainsi, la déclaration correspondante est apposée sur la facture commerciale. N’oubliez pas votre signature.

Le bouton «Terminer l’ordre et l’imprimer» vous permet d’annoncer l’envoi et d’établir les documents d’expédition.

Récupérez les documents créés avec le bouton «Ouvrir le document». Imprimez toutes les pages sur du papier A4. Signez les lettres de voiture et les factures commerciales. Pliez les papiers au milieu et placez-les sur l’envoi dans une pochette pour documents transparente de la taille A5.

Uniquement pour URGENT:

• Prise en charge des coûts: décidez si vous souhaitez, en tant qu’expéditeur, prendre en charge les éventuels coûts dans le pays de destination qui seraient facturés autrement au destinataire. Par défaut, la TVA, les droits de douane et les taxes sont facturés au destinataire. Si vous sélectionnez «Oui», l’envoi est expédié avec TVA sous l’Incoterm DDP.
• Special Customs Clearance Instructions: vous pouvez noter ici les indications pour le dédouanement qui apparaissent sur la facture commerciale.
• Référence client: la référence client est une référence appartenant au client et pouvant être choisie librement pour l’envoi; elle est également reprise sur le décompte mensuel de la Poste..
• Special Delivery Instructions: mentionnez ici les informations à prendre en compte lors de la livraison. Ils sont transmis par voie électronique.
• Documents: choisissez si nous devons établir une facture pour vous ou une facture pro forma. Si vous souhaitez utiliser votre propre facture, sélectionnez l’option «… étrangères au système.». Dans ce cas, nous vous recommandons de télécharger un PDF de votre facture afin que notre partenaire reçoive le plus rapidement possible un dossier électronique complet pour le dédouanement.
• Autres documents: vous pouvez ici compléter votre dossier électronique avec d’autres documents pertinents, par exemple un EUR1. Le mieux est de télécharger ici tous les documents que vous joignez au colis.
• Paramètres d’impression: si vous faites établir votre facture par le système, vous pouvez sélectionner ici le nombre de copies qui doivent être générées ultérieurement. Cochez également la case pour le certificat d’origine si vous souhaitez envoyer une marchandise autorisée. Ainsi, la déclaration correspondante est apposée sur la facture commerciale. N’oubliez pas votre signature.
• Prise en charge: mandatez FedEx pour prendre en charge l’envoi. Veuillez noter que selon le NPA, la prise en charge doit déjà avoir lieu en début d’après-midi. Dans ce cas, il est recommandé de réserver la prise en charge pour le lendemain. De plus, notre partenaire a besoin d’un certain temps d’avance pour pouvoir organiser la prise en charge. La plage horaire souhaitée doit être d’au moins 60 minutes. Vous obtenez le numéro de réservation sur la page de confirmation.
• Notification: demandez à FedEx de vous informer par e-mail de l’avancement du traitement de votre envoi. Ajoutez plusieurs adresses et sélectionnez la langue souhaitée. Sélectionnez les événements pour lesquels vous souhaitez être informé.

Le bouton «Terminer l’ordre et l’imprimer» vous permet d’annoncer l’envoi et d’établir les documents d’expédition.

Si vous avez saisi plusieurs colis au début, vous recevrez un numéro de suivi des envois séparé pour chaque colis. La facturation n’est toutefois effectuée que sur le numéro de suivi principal.

Récupérez les documents créés avec le bouton «Ouvrir le document». Imprimez toutes les pages sur du papier A4. Signez les factures commerciales. L’étiquette avec deux codes à barres doit toujours être apposée sur le devant. Si vous avez entré plusieurs colis au début, vous trouverez dans le jeu de documents pour chaque colis une étiquette principale avec deux codes à barres et l’indication qu’il s’agit par exemple d’un colis 1 sur un total de 3. Pliez les papiers au milieu et placez-les sur l’envoi dans une pochette pour documents transparente de la taille A5.

Dans le gestionnaire d’articles, vous pouvez saisir des articles que vous utilisez souvent lors de l’établissement de lettres de voiture.

Saisissez un terme de recherche et cliquez sur le bouton «Rechercher» pour rechercher l’article correspondant.

Créer un article

Cliquez sur le bouton «Créer un nouvel article» pour saisir manuellement un nouvel article.

Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les données et enregistrer le nouvel article dans le gestionnaire d’articles.

Importer les données de l’article

Dans le gestionnaire d’articles, cliquez sur le bouton «Importer un fichier CSV» pour passer au téléchargement des articles.

Cliquez sur le bouton «Se procurer le fichier exemple» pour télécharger un modèle du fichier CSV. Avec une importation de fichier CSV, il est possible d’importer jusqu’à 1000 articles.

Cliquez sur le bouton «Sélectionner un fichier» pour sélectionner le fichier CSV souhaité dans votre gestionnaire de fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer» pour lancer l’importation

Attention! Lors de l’importation, les articles seront écrasés. Les articles déjà inclus dans la gestion, mais pas dans le fichier d’importation, seront supprimés. Les articles contenus dans la gestion et le fichier d’importation sont actualisés en fonction du fichier d’importation. Si vous souhaitez ajouter un article à l’importation sans perdre les articles déjà saisis, procédez d’abord à une exportation.

Exporter les données de l’article

Cliquez sur le bouton «Exportation» dans le gestionnaire d’articles pour télécharger tous les articles du gestionnaire d’articles. L’exportation génère un fichier CSV.

Dans le gestionnaire d’adresses, vous pouvez saisir des adresses que vous utilisez souvent lors de l’établissement de lettres de voiture. Saisissez un terme de recherche et cliquez sur le bouton «Rechercher» pour rechercher l’adresse correspondante.

Créer une adresse

Cliquez sur le bouton «Créer» pour saisir manuellement une nouvelle adresse.

Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les données et enregistrer la nouvelle adresse dans le gestionnaire d’adresses. Une adresse n’est enregistrée que si tous les champs obligatoires ont été remplis.

Remarque: dans le champ «Numéro fiscal», vous pouvez saisir le numéro d’identification fiscale du destinataire (p. ex. le numéro EORI).

Importer des adresses

Dans le gestionnaire d’adresses, cliquez sur le bouton «Importer un fichier CSV» pour passer au chargement des adresses.

Cliquez sur le bouton «Se procurer le fichier exemple» pour télécharger un modèle du fichier CSV. Avec une importation de fichier CSV, il est possible d’importer jusqu’à 1000 adresses.

Cliquez sur le bouton «Sélectionner un fichier» pour sélectionner le fichier CSV souhaité dans votre gestionnaire de fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer» pour lancer l’importation.

Attention! Lors de l’importation, le fichier d’adresses est écrasé. Les adresses qui sont déjà contenues dans la gestion, mais pas dans le fichier d’importation, sont supprimées. Les adresses contenues dans la gestion et le fichier d’importation sont mises à jour conformément au fichier d’importation. Si vous souhaitez ajouter des adresses avec une importation et ne pas perdre les adresses déjà saisies, procédez d’abord à une exportation.

Exporter les adresses

Dans le gestionnaire d’adresses, cliquez sur le bouton «Exportation» pour télécharger toutes les adresses du gestionnaire d’adresses. L’exportation génère un fichier CSV.

Avec le chargement de lettres de voiture multiples, vous pouvez importer des données pour plusieurs lettres de voiture en une fois et les générer immédiatement ou les traiter ultérieurement.

En cliquant sur le bouton «Télécharger les lettres de voiture» dans l’aperçu des lettres de voiture, vous accédez aux fonctions suivantes.

Référence de facturation: sélectionnez le numéro de référence de facturation (NRF) sous lequel vous voulez insérer les lettres de voiture avec les données importées.

Obtenir un fichier exemple: cliquez sur le texte «Obtenir un fichier exemple» pour télécharger un modèle du fichier CSV avec lequel vous pourrez télécharger vos données ultérieurement.

Télécharger des lettres de voiture: cliquez sur le bouton «Télécharger des lettres de voiture» pour sélectionner le fichier CSV souhaité dans votre gestionnaire de fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton «Lancer l’importation» pour effectuer l’importation à partir du fichier sélectionné.

Fichier exemple fichier CSV

Le tableau suivant présente un aperçu de tous les champs disponibles dans le fichier CSV. Les valeurs possibles sont listées pour tous les champs, la colonne «Genre» indique si le champ est un champ facultatif (K) ou obligatoire (M) pour une importation sans erreur.

Conseil: enregistrez toujours séparément votre fichier original au format XLS/XLSX et générez le fichier CSV à partir de celui-ci. Si des modifications s’avèrent nécessaires, d’éventuels formatages sont encore présents, mais ils disparaissent au format CSV. Par exemple, une apostrophe en première position pour les numéros commençant par 0, sinon ils seront supprimés (numéros de téléphone, NPA, etc.)

Dans les paramètres, il est possible de définir des valeurs par défaut, de saisir des signatures électroniques et d’attribuer des autorisations. Pour cela, cliquez sur le symbole de la roue dentée en haut à droite sur la page d’aperçu de la lettre de voiture.

Les valeurs par défaut servent à définir les informations fréquemment utilisées comme standards. Ils sont automatiquement repris dans les masques de saisie et ne doivent plus être remplis lors de la saisie d’une lettre de voiture.

Produits: dans l’onglet «Produits», il est possible de définir les valeurs standard par produit et d’ajouter des articles standard au produit correspondant. Cliquez sur le bouton «Ajouter un article» pour ajouter un nouvel article standard vide. Cliquez sur le bouton «Enregistrer les paramètres» pour sauvegarder les valeurs standard et les données de l’article.

Adresses: les adresses par défaut peuvent être définies dans l’onglet «Adresses». Cliquez dans le champ «Rechercher un destinataire» pour sélectionner une adresse de destinataire ou d’expéditeur dans la gestion des adresses. Cliquez sur le bouton «Supprimer» pour supprimer l’adresse par défaut du destinataire ou de l’expéditeur.

Pour l’adresse de facturation, seules des données supplémentaires peuvent être définies par défaut, et non une adresse complète. Sélectionnez un numéro de référence de facturation (NRF), saisissez des données d’adresse complémentaires sous «Définir des données complémentaires d’adresse de facturation» et cliquez ensuite sur le bouton «Enregistrer les paramètres» pour sauvegarder les données supplémentaires relatives au NRF. Pour chaque NRF ou licence d’affranchissement, vous pouvez enregistrer une désignation propre au client qui sera affichée lors du processus de création.

Généralités: dans les paramètres généraux, vous pouvez définir le produit standard lors de l’établissement de lettres de voiture, sélectionner l’option «Imprimer les prix sur la lettre de voiture», définir la référence de facture et la licence d’affranchissement standard et gérer les signatures électroniques.

Cliquez sur le bouton «Sélectionner un fichier» pour importer une signature ou un logo pour la facture commerciale sous forme d’image. Saisissez une désignation et enregistrez la signature ou le logo en cliquant sur le bouton «Enregistrer».

Formatage de la signature électronique:

• Taille optimale de l’image: pixels 945 x 425 / 8,00 x 3,60 cm (dans l’application web, l’image est adaptée à 155 x 70 pixels)
• Format: Portable Network Graphics (PNG), format de fichier JPEG (jpg)
• Taille du fichier: max. 200 KB

Définissez une signature comme signature par défaut en sélectionnant le champ d’option «oui» dans la colonne «Standard».

Autorisations: saisissez l’adresse e-mail de la personne souhaitée et cliquez sur le symbole de la loupe. Cochez la case «Administration» pour définir l’utilisateur comme administrateur.

Par défaut, toutes les licences d’affranchissement sont sélectionnées comme autorisées. Pour retirer à l’utilisateur les autorisations d’une licence d’affranchissement, sélectionnez la licence d’affranchissement correspondante. Pour ce faire, décochez la case dans la colonne Autorisation. Cliquez sur le bouton «Enregistrer les paramètres» pour sauvegarder les modifications.

Relevés: indiquez la durée souhaitée ainsi que le type d’exportation et cliquez sur le bouton «Exportation CSV» pour télécharger toutes les données de la lettre de voiture dans la période souhaitée sous forme de fichier CSV.

Sélectionnez l’option de menu «Avis d’envoi» pour créer un document PDF correspondant. Lors de la création, vous pouvez sélectionner la période et le produit souhaités. Le manifeste d’envoi peut vous aider à conserver une vue d’ensemble lorsque plusieurs envois sont concernés.

Édition avril 2024