Una banca dati indirizzi accurata e ben organizzata è un fattore decisivo per un recapito corretto e di alta qualità delle vostre pubblicazioni stampate. È pertanto fondamentale poter contare al 100% su un servizio di preparazione degli indirizzi affidabile. La nostra applicazione basata sul web per la verifica e la prespartizione degli indirizzi per la spedizione dei vostri invii in grandi quantità della posta lettere e dei giornali ha come priorità la facilità d’uso e la semplicità.

Il servizio online «Preparazione degli invii di lettere e giornali» vi offre:

• Login semplice e utilizzo a misura di utente senza installazione tramite www.posta.ch
• Spartizione preliminare gratuita degli indirizzi in base ai circoli e ai luoghi di recapito in sequenza
• Tutti i documenti d’impostazione necessari da stampare
• Trasmissione sicura degli indirizzi tramite connessione cifrata e salvataggio dati temporaneo
• Per gli speditori di invii in grandi quantità della posta lettere (PP): dichiarazione facoltativa dell’impostazione in Distinta d’impostazione lettere
• Per gli speditori di giornali e periodici: collegamento con il servizio online «Distinta d’impostazione giornali»
• Verifica facoltativa della recapitabilità degli indirizzi
• Aggiornamento facoltativo degli indirizzi con i dati di trasloco (a pagamento)

Vi trovate sulla pagina iniziale de «La mia Posta» (www.posta.ch). Qui potrete visualizzare nella panoramica tutti i vostri servizi online preferiti, le pagine e i documenti e apportare delle modifiche. Inoltre, potrete elaborare il vostro profilo personale.

Il servizio online si avvia cliccando sulla piastrella «Preparazione degli invii di lettere e giornali» nel blocco «Spedizione e trasporto». In alternativa può essere richiamato cliccando sul link «Tutti i servizi online» e inserendo «Preparazione degli invii» nella maschera di ricerca. Gli utenti con un contratto per editori o con l’accesso registrato a una o più testate possono richiamare il servizio online anche direttamente dalla «Distinta d’impostazione giornali» (cfr. al riguardo il capitolo 9).

Suggerimento: cliccando subito su «Aggiungi ai preferiti», il servizio online comparirà la volta successiva senza dover effettuare lunghe ricerche

Dopo aver richiamato il servizio online compare per prima cosa la panoramica degli ordini. In questa tabella avete una visione d’insieme di tutti gli ordini aperti, conclusi e archiviati registrati fino a quel momento. Nella parte superiore della schermata si trova il blocco «Cercare un ordine». Qui è possibile filtrare la panoramica degli ordini in base a diversi criteri, inserendo o selezionando i valori desiderati in uno o più campi. Cliccando su «Più filtri» vengono visualizzati e, se necessario, nascosti ulteriori campi di filtro utilizzati di rado.

In alternativa potete ordinare la tabella anche in base alle singole posizioni cliccando sui triangoli nell’intestazione della colonna corrispondente. La tabella viene ordinata in base alla colonna selezionata, in ordine crescente al primo clic e in ordine decrescente al secondo. La sequenza di ordinamento è riconoscibile dal singolo triangolo nell’intestazione della colonna (nell’immagine: ordinato per ID ordine, in ordine decrescente).

Sotto la tabella si trova il piè di pagina con la suddivisione in pagine:

Qui potete vedere quanti ordini sono stati salvati complessivamente, impostare il numero di ordini da visualizzare su una pagina e passare da una pagina all’altra. Se avete impostato in precedenza eventuali filtri o ordinamenti, questi vengono ripresi.

Nella colonna «Azione» si trova un menu per ogni ordine, riconoscibile nel simbolo dei tre punti. Cliccandoci sopra si apre una finestra di dialogo con diverse opzioni, che dipendono dallo stato dell’ordine. La seguente tabella ne riporta una descrizione:

Con i pulsanti sopra il blocco dei filtri è possibile eseguire le seguenti funzioni:

• Nuovo ordine: un ordine completamente nuovo viene creato da zero e senza valori predefiniti
• Ordine da modello: viene creato un nuovo ordine sulla base di un modello precedentemente salvato. Per tutti i parametri vengono ripresi i valori dal modello, ma all’occorrenza è possibile modificarli singolarmente. Eccezione: i modelli di una determinata categoria di prodotti (lettere, giornali) non possono essere utilizzati per un ordine in una categoria di prodotti diversa.
• File di struttura: questo pulsante apre una finestra di dialogo in cui è possibile scaricare i file di struttura ufficiali della Posta. È inoltre possibile registrare un indirizzo e-mail per la ricezione delle notifiche relative ai nuovi file di struttura. I file di struttura sono necessari per il controllo dei contenitori (pallet / contenitori collettivi) nei grandi impianti di spedizione. Questa opzione è valida solo per i prodotti del settore giornali e il pulsante è visibile solo ai clienti per i quali è stata attivata questa opzione.

Nota importante: l’aspetto e la funzionalità delle seguenti maschere possono variare notevolmente a seconda che si scelga un prodotto della posta lettere o del settore giornali. Assicuratevi di selezionare il prodotto corretto in questa maschera. La seguente descrizione illustra le principali differenze nelle maschere.

Dopo aver cliccato sul pulsante «Nuovo ordine» o, in alternativa, dopo aver aperto una copia o un modello dell’ordine tramite l’azione corrispondente, compare la maschera «Dati di base». Nella parte superiore si presenta come segue:

Titolo: qui è possibile registrare una denominazione dell’ordine. Per i giornali è preferibile inserire il titolo del giornale, ma è possibile selezionare anche una denominazione diversa. Questa comparirà in diversi punti dei documenti d’ordine.

Prodotto: selezionate qui il prodotto postale per il quale viene registrato l’ordine. Sono disponibili i seguenti tipi:

• Prodotti della posta lettere: Posta A, Posta B1, Posta B2, OnTimeMail, ProfessionalMail
• Prodotti del settore giornali: GA, GAA, GAB, GAA Flex, GNA, GNB, GNB6

A seconda del contratto stipulato con la Posta da voi o dai clienti per i quali vi occupate della preparazione degli invii, in questo campo non sono disponibili tutti i prodotti. Per informazioni sui singoli prodotti e sulle relative condizioni d’impostazione rivolgetevi al centro di competenza Media stampati competente (solo per i prodotti del settore giornali) oppure alla vostra o al vostro consulente clienti.

Categoria (opzionale): qui è possibile assegnare l’ordine a una categoria precedentemente registrata, che viene riportata nella panoramica degli ordini e facilita la spartizione degli ordini, ad es. per committente. Il campo può anche essere lasciata vuoto. Il pulsante «Gestire le categorie» permette di registrare ulteriori categorie o cancellare quelle esistenti:

Data d’impostazione: qui viene registrata la data in cui vengono impostati gli invii. Se il servizio online viene richiamato dalla Distinta d’impostazione giornali (cfr. capitolo 9), qui viene ripresa la data d’impostazione lì inserita. Tuttavia, se necessario, la data può essere modificata nell’ambito delle disposizioni.

Data di cancellazione: selezionate la data in cui i dati dell’ordine saranno cancellati dall’applicazione. A singoli documenti possono applicarsi scadenze diverse:

• I file degli indirizzi (file di produzione) vengono cancellati dopo un massimo di 29 giorni per i prodotti del settore giornali e dopo un massimo di 59 giorni per i prodotti della posta lettere, a meno che non abbiate scelto una data precedente.
• Tutti gli altri documenti restano salvati fino alla data di cancellazione selezionata.
• La conferma dell’ordine rimane salvata finché l’ordine è consultabile nella panoramica ordini (stato attuale: 2 anni). Se doveste avere bisogno di più tempo per accedere ai documenti d’ordine, consigliamo di scaricarli dalla pagina di download e di archiviarli prima della scadenza del termine di cancellazione.

Contenitore: qui occorre selezionare se gli invii saranno impostati su pallet o in contenitori collettivi (i valori limite di peso vengono modificati nelle maschere successive in base alla selezione).

Produzione al di fuori della Svizzera: selezionando questa casella di controllo, per i «contenitori» è disponibile solo «pallet», poiché i contenitori collettivi non possono essere trasferiti all’estero.

Trattamento degli invii di ritorno (facoltativo per i prodotti della posta lettere): attivando questa casella di controllo è possibile registrare e importare dati aggiuntivi per la compilazione di un Letter ID (codice a matrice) e quindi per la regolamentazione della procedura da seguire per gli invii di ritorno e gli invii non recapitabili. Ulteriori informazioni su Letter ID sono disponibili alla pagina www.posta.ch/letter-id.

La parte inferiore della maschera serve a registrare i dati del mittente (committente) e dello speditore (chi effettua la consegna). Questa parte si comporta in modo diverso a seconda della categoria di prodotti selezionata.

Per i prodotti della posta lettere, il cliente che ha effettuato il login è già registrato alla voce Mittente (committente). Tuttavia, può essere modificato in base al numero di riferimento della fattura. Se il mittente (committente) dispone di più «licenze d’affrancatura VGK» e «licenze d’affrancatura pallet Track & Trace», la selezione può essere modificata. I campi «Via», «NPA» e «Località» sono precompilati o vengono compilati in base al numero di riferimento della fattura e non possono essere modificati. In caso di necessità di modifica, comunicate al più presto il nuovo indirizzo alla vostra o al vostro consulente clienti.

Nel campo «Ditta» dello speditore (chi effettua la consegna) è possibile inserire testo libero e cercarlo. Se nei dati del cliente della Posta si trova una voce corrispondente, i campi restanti vengono compilati di conseguenza. In alternativa potete cercare anche la chiave AMP di un cliente, se vi è nota. Inoltre, se necessario, tutti i campi possono essere compilati liberamente. Una volta utilizzato, il cliente viene salvato nell’applicazione e in futuro potrà essere selezionato anche nel campo «Speditori salvati».

Anche per i prodotti del settore giornali il cliente che ha effettuato il login è preregistrato alla voce Mittente (committente). I dati non possono tuttavia essere modificati, poiché sono vincolati al contratto per le case editrici per il relativo giornale. Il blocco «Speditore (chi effettua la consegna)» funziona esattamente come per i prodotti della posta lettere.

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine non viene salvato. Il salvataggio avviene solo dopo aver registrato un elenco di indirizzi nella maschera successiva. Il pulsante «Prossimo passo» si attiva solo quando tutti i campi obbligatori sono compilati. Se non sono stati compilati o se riportano un valore non valido, sono incorniciati in rosso. Se il pulsante è attivo e vi cliccate, passerete alla maschera successiva «Indirizzi».

In questa maschera vengono importati i dati degli indirizzi e, se necessario, viene selezionata un’opzione di validazione.

Requisiti del file degli indirizzi

Il file degli indirizzi deve essere presentato in formato Excel (XLSX) o come file di testo delimitato dal separatore di elenco (CSV) con le seguenti colonne. Le colonne obbligatorie necessarie per creare file di produzione e documenti utilizzabili sono contrassegnate con un asterisco:

Solo in casi eccezionali è possibile non compilare i campi «Via» e «Numero civico»; senza queste informazioni, tuttavia, l’indirizzo non può essere verificato e non può avere luogo la corretta spartizione dello stesso. La via e il numero civico, nonché il numero postale d’avviamento e la località vengono gestiti idealmente in colonne separate. Per i campi del nome, deve esistere ed essere compilato almeno uno tra i campi «Nome» e «Azienda». Se la colonna «Codice ISO» manca o non presenta alcun contenuto, gli indirizzi vengono interpretati come indirizzi in Svizzera o nel Principato del Liechtenstein.

Se viene caricato un file degli indirizzi che soddisfa i requisiti, compare un messaggio corrispondente in un blocco verde. Da questo messaggio si può desumere anche il numero di indirizzi. Se la struttura del file degli indirizzi non corrisponde alle specifiche, compare un messaggio corrispondente in un blocco rosso. Allo stesso tempo viene visualizzato un blocco «Assegnazione delle colonne» in cui è possibile comunicare all’applicazione quale informazione contiene quale colonna del file degli indirizzi. Le colonne mancanti (o con intestazioni errate) vengono incorniciate in rosso. Se sono state effettuate tutte le assegnazioni necessarie, il messaggio menzionato all’inizio compare in un blocco verde.

Se viene caricato un file degli indirizzi che corrisponde alla struttura corretta ma che contiene altri errori (ad es. numeri postali d’avviamento non validi, superamento del numero di caratteri consentito per campo), compare anche un messaggio corrispondente in un blocco rosso. Tramite un link è possibile scaricare un elenco Excel con gli errori, che vanno rettificati prima di poter utilizzare il file degli indirizzi.

Salvare il risultato della separazione delle colonne: se si seleziona questa casella di controllo e il file degli indirizzi contiene la via / il numero civico o il numero postale d’avviamento / la località nella stessa colonna, questi vengono separati dall’applicazione e scritti sotto forma di due o quattro colonne aggiuntive nel file di output (file di produzione). Queste colonne vengono contrassegnate con il prefisso «VZ_». Le colonne originariamente presenti nel file degli indirizzi restano invariate. Se la checkbox non viene attivata, l’applicazione separa le colonne corrispondenti in background per poterle elaborare correttamente, ma dopo la spartizione non le trascrive nel file di output.

Nella parte inferiore della maschera «Indirizzi» si trovano i blocchi «Validazione» e «Pulizia dei dati». All’occorrenza, in questi casi è possibile selezionare una validazione dell’indirizzo preliminare.

Il funzionamento delle singole opzioni è illustrato nella maschera stessa. La casella di controllo «Rimozione di indirizzi non validi» può essere selezionata solo se durante la validazione è stata selezionata la verifica della recapitabilità o la verifica completa. Selezionando la casella di controllo, tutti gli indirizzi non validi (vedi sotto) vengono visualizzati in un file separato. Ciò può essere utile se desiderate risparmiare sui costi di stampa e distribuzione degli esemplari non recapitabili.

Il campo di selezione «Fattura per» viene visualizzato solo se è stata selezionata la verifica completa. Questa prestazione è a pagamento e nel campo di selezione si stabilisce per quale debitore deve essere fatturata la prestazione.

Importante:

• Questa selezione si riferisce esclusivamente alla fatturazione per la verifica completa degli indirizzi e non ai prezzi degli invii.
• Il prezzo per la verifica completa viene visualizzato sulla pagina «Riassunto dell’ordine» (cfr. capitolo 7), quindi prima di concludere definitivamente l’ordine.
• Sono disponibili solo i vostri debitori o quelli di clienti per i quali disponete di un accesso come operatore nel portale «La mia Posta». Se desiderate fatturare queste prestazioni a terzi, dovete conteggiarle tramite uno dei vostri debitori e fatturarle direttamente al vostro committente.

Indirizzi verificati

Se avete selezionato un’opzione per la verifica degli indirizzi, nella colonna «Codice stato» del file di produzione viene riportato per ogni indirizzo un codice che può presentare i seguenti valori:

Gli stati 0, 25, 26, 27, 50 e 51 sono considerati non validi e, se è stata selezionata l’opzione «Rimozione di indirizzi non validi», vengono rimossi dal file degli indirizzi e visualizzati in un file separato. Se l’opzione corrispondente non è attivata, gli indirizzi vengono spartiti e, in base allo stato, potete decidere autonomamente come procedere con gli stessi durante la produzione.

Nota importante: gli stati da 0 a 3 vengono emessi gratuitamente e sono compresi nella verifica della recapitabilità. Gli altri stati sono a pagamento e vengono visualizzati solo durante la verifica completa. I prezzi attualmente in vigore sono consultabili alla pagina www.posta.ch/gestione-indirizzi.

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine viene salvato. Compare quindi nella panoramica degli ordini con lo stato «Nuovo». Il pulsante «Passo precedente» riporta alla maschera «Registrare i dati di base», dove all’occorrenza è possibile modificare i parametri. Il pulsante «Prossimo passo» si attiva solo dopo che è stato caricato un file degli indirizzi valido ed eventualmente sono state effettuate le assegnazioni necessarie. Se il pulsante è attivo e vi cliccate, passerete alla maschera successiva «Spartizione».

Per i prodotti della posta lettere questa maschera viene caricata fondamentalmente con l’opzione «Impostare i parametri di spartizione» selezionata e si presenta come segue:

Denominazione dell’ordine: viene ripresa dal campo «Titolo» nella maschera «Registrare dati di base» e può essere sovrascritta all’occorrenza.

Lingua dei documenti: tutti i documenti d’impostazione vengono emessi nella lingua qui selezionata. Sono disponibili le lingue tedesco, francese, italiano e inglese.

Nota importante: tutti i seguenti dati devono essere inseriti con precisione, affinché i file e i documenti per la produzione e l’impostazione vengano creati correttamente!

Peso per esemplare in grammi: qui deve essere inserito il peso dell’invio, inclusi tutti gli allegati, in grammi. Occorre prestare attenzione ai pesi minimi e massimi (in caso di superamento o mancato raggiungimento compare un relativo messaggio d’errore).

Lunghezza in mm e Larghezza in mm: qui devono essere inseriti i dati in millimetri. Occorre prestare attenzione alle dimensioni minime e massime (in caso di superamento o mancato raggiungimento compare un relativo messaggio d’errore).

Spessore per esemplare in mm: qui deve essere indicato lo spessore dell’invio con una cifra decimale.

Sono disponibili anche le seguenti varianti di prodotti:

Cartolina postale: se gli invii sono cartoline postali, non viene effettuata alcuna prespartizione. Selezionando questa opzione compare un messaggio corrispondente con l’istruzione di selezionare «Nessuna spartizione».

Invii speciali [+++]: deve essere selezionata se gli invii non sono idonei al trattamento meccanico e quindi sono soggetti a supplemento. Ulteriori informazioni sugli invii speciali: Preparare e imballare correttamente le lettere

Indennità di sede [---]: deve essere selezionata se gli invii vengono impostati direttamente in un centro lettere o logistico e se si desiderano ricevere le indennità di sede

Se per l’ordine non deve essere effettuata alcuna spartizione, selezionate l’opzione «Nessuna spartizione» nella parte superiore della maschera. La maschera cambia come segue:

Denominazione dell’ordine: viene ripresa dal campo «Titolo» nella maschera «Registrare dati di base» e può essere sovrascritta all’occorrenza.

Lingua dei documenti: tutti i documenti d’impostazione vengono emessi nella lingua qui selezionata. Sono disponibili le lingue tedesco, francese, italiano e inglese.

Peso per esemplare in grammi: qui deve essere inserito il peso dell’invio, inclusi tutti gli allegati, in grammi. Occorre prestare attenzione ai pesi minimi e massimi (in caso di superamento o mancato raggiungimento compare un relativo messaggio d’errore).

Lunghezza in mm e Larghezza in mm: qui devono essere inseriti i dati in millimetri. Occorre prestare attenzione alle dimensioni minime e massime (in caso di superamento o mancato raggiungimento compare un relativo messaggio d’errore).

Spessore per esemplare in mm: qui deve essere indicato lo spessore dell’invio con una cifra decimale.

Sono disponibili anche le seguenti varianti di prodotti:

Cartolina postale: se gli invii sono cartoline postali, non viene effettuata alcuna prespartizione. In questa visualizzazione («Nessuna spartizione») la selezione non ha ulteriori effetti.

Invii speciali [+++]: deve essere selezionata se gli invii non sono idonei al trattamento meccanico e quindi sono soggetti a supplemento. Ulteriori informazioni sugli invii speciali: Preparare e imballare correttamente le lettere

Indennità di sede [---]: deve essere selezionata se gli invii vengono impostati direttamente in un centro lettere o logistico e se si desiderano ricevere le indennità di sede.

Impostazioni mazzo e pallet/SB:

Mazzo, Pallet/SB: queste sezioni sono riempite con i valori standard della Posta. Se necessario, tuttavia, i dati possono essere modificati manualmente qui.

Carattere separatore CSV: selezionate il carattere separatore desiderato per ogni tipo di file.

Delimitatore mazzo / Posizione del separatore: se nel file di produzione desiderate un carattere separatore dopo ogni mazzo, potete definirlo qui e stabilire in quale punto del mazzo deve essere collocato. Il carattere separatore viene scritto nell’ultima colonna del file di produzione.

Informazione dei mazzi: qui si stabilisce in quale punto del file di produzione deve essere collocata l’informazione sul mazzo, alla fine o all’inizio di un mazzo. Questa scelta è importante solo se fate produrre autonomamente i cartellini per mazzi con le vostre macchine per la stampa o la spedizione. Se utilizzate i cartellini per mazzi dell’applicazione, potete selezionare «Nessuna». Per impostazioni predefinita, nel file di produzione vengono emesse le informazioni relative ai mazzi e ai pallet per ciascun set di dati. Potete utilizzarli ad esempio per creare «mazzi senza cartellini per mazzi». Attivando questa opzione, invece, queste informazioni aggiuntive verranno emesse di volta in volta soltanto nel primo o ultimo set di dati di ciascun mazzo.

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine viene salvato. Compare quindi nella panoramica degli ordini con lo stato «Nuovo». Il pulsante «Passo precedente» riporta alla maschera «Indirizzi», dove all’occorrenza è possibile modificare le opzioni o caricare un altro file degli indirizzi. Il pulsante «Prossimo passo» si attiva solo quando tutti i campi obbligatori sono stati compilati con valori validi. Se il pulsante è attivo e vi cliccate, passerete alla maschera successiva «Riassunto dell’ordine».

Per i prodotti del settore giornali, dopo il caricamento la maschera si presenta come segue:

Se nella fase precedente è stata selezionata una validazione, la barra gialla non viene visualizzata. Se lo desiderate, nell’applicazione per i giornali potete quindi eseguire esclusivamente una validazione della banca dati indirizzi caricata. Se viene visualizzata la barra gialla, è necessario ritornare al passo precedente e selezionare una validazione oppure selezionare l’opzione «Impostare i parametri di spartizione». In questo caso la maschera cambia come segue:

Nome della spedizione: viene acquisito dal campo «Titolo» nella maschera «Registrare i dati di base» e, se necessario, può essere sovrascritto.

Lingua dei documenti: tutti i documenti d’impostazione vengono emessi nella lingua qui selezionata. Sono disponibili le lingue tedesco, francese, italiano e inglese.

Nº d’edizione: viene acquisito dal servizio online «Distinta d’impostazione giornali», se l’applicazione è stata richiamata da lì, e in questo caso non può essere modificato. Altrimenti può essere compilato liberamente, ma deve essere conforme alla convenzione sui numeri per i giornali.

Referenza cliente: questo campo per il riferimento cliente può essere compilato liberamente. L’indicazione compare sui cartellini per mazzi e sul protocollo di spartizione.

Peso per esemplare in grammi: il peso dell’invio, inclusi tutti gli allegati. A determinate condizioni, gli allegati devono essere dichiarati separatamente per i giornali nel servizio online «Distinta d’impostazione giornali».

Spessore per esemplare in mm: se non si conosce lo spessore esatto dell’invio, è possibile utilizzare un valore di approssimazione. Tuttavia, questo non dovrebbe differire troppo dallo spessore effettivo, in quanto per la formazione ottimale del mazzo si tiene conto di questo valore e del peso. In alcuni casi, dati errati possono portare a un grado di spartizione peggiore e quindi a costi più elevati per lo speditore.

Impronta di affrancatura per la Svizzera: questo valore viene stampato sui cartellini per mazzi per la Svizzera insieme al codice prodotto.

Impronta di affrancatura per l’estero: questo valore viene stampato insieme al codice prodotto sui cartellini per mazzi per l’estero (questi vengono creati solo in casi eccezionali, poiché gli esemplari per l’estero di norma possono essere impostati non spartiti).

Invia Svizzera: questo è il contrassegno del fornitore; al momento è disponibile solo Posta CH.

Invia internazionale: qui è possibile indicare se i mazzi per l’estero eventualmente creati devono essere contrassegnati come PRIORITY o ECONOMY. Di norma, tuttavia, non vengono formati mazzi di questo tipo.

Mazzo, Pallet/SB: in questi blocchi vengono definiti i valori minimi e massimi per mazzi e contenitori collettivi. Di norma è possibile mantenere i valori predefiniti.

Carattere separatore CSV: in questi campi si seleziona con quale carattere separatore vengono delimitati i set di dati nel file di produzione (indirizzi) o nella lista dei contenitori (contenitori). Se si desidera scaricare i file esclusivamente in formato Excel, l’utilizzo di questi campi non ha alcuna importanza.

Delimitatore mazzo / Posizione del separatore: se nel file di produzione desiderate un carattere separatore dopo ogni mazzo, potete definirlo qui e stabilire in quale punto del mazzo deve essere collocato. Il carattere separatore viene scritto nell’ultima colonna del file di produzione.

Informazione dei mazzi: qui si stabilisce in quale punto del file di produzione deve essere collocata l’informazione sul mazzo, alla fine o all’inizio di un mazzo. Questa scelta è importante solo se fate produrre autonomamente i cartellini per mazzi con le vostre macchine per la stampa o la spedizione. Se utilizzate i cartellini per mazzi dell’applicazione, potete selezionare «Nessuna».

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine viene salvato. Compare quindi nella panoramica degli ordini con lo stato «Nuovo». Il pulsante «Passo precedente» riporta alla maschera «Indirizzi», dove all’occorrenza è possibile modificare le opzioni o caricare un altro file degli indirizzi. Il pulsante «Prossimo passo» si attiva solo quando tutti i campi obbligatori sono stati compilati con valori validi. Se il pulsante è attivo e vi cliccate, passerete alla maschera successiva «Riassunto dell’ordine».

L’aspetto della maschera «Riassunto dell’ordine» dipende dal gruppo di prodotti originariamente selezionato, dallo stato della spartizione degli indirizzi e da un’eventuale verifica degli indirizzi.

Se la spartizione e/o la verifica degli indirizzi non sono ancora concluse, la maschera si presenta come segue:

In questa maschera vengono visualizzati ancora una volta i dati di base più importanti dell’ordine, che non possono essere modificati. Se necessario, cliccando una o più volte sul pulsante «Passo precedente» è possibile tornare a una delle maschere precedenti e modificarli.

Inviare la conferma d’ordine via e-mail a: se questa casella di controllo viene attivata, nel campo corrispondente è possibile registrare un indirizzo e-mail a cui inviare, al termine dell’ordine, la conferma dell’ordine per la spartizione e l’eventuale verifica dell’indirizzo. La conferma dell’ordine può essere scaricata anche nell’area download per i documenti dell’ordine.

Promemoria ordine: se create un ordine diversi giorni o settimane prima dell’impostazione dell’invio, potete attivare questa casella di controllo e inserire un indirizzo e-mail e un numero di giorni nei campi corrispondenti. Dopo la conclusione dell’ordine questi vengono salvati e alcuni giorni prima della sua impostazione riceverete un promemoria via e-mail (a seconda del valore nel campo «Numero di giorni prima della data d’impostazione»).

Inviare una notifica via e-mail a: finché il calcolo della spartizione e/o della verifica degli indirizzi (e quindi, a seconda del prodotto selezionato, anche dei prezzi) è ancora in corso e il blocco giallo è visibile, è possibile inserire qui un indirizzo e-mail. Non appena viene registrato un indirizzo valido, si attiva il pulsante «Notifica». Cliccandoci si ritorna alla panoramica degli ordini. Non appena il calcolo dell’ordine è concluso, viene inviato un messaggio all’indirizzo e-mail registrato contenente un link al riepilogo dell’ordine. In alcuni casi può essere necessario effettuare nuovamente il login per riaccedere a questa pagina.

Se la spartizione e/o la verifica degli indirizzi vengono concluse mentre vi trovate ancora nella maschera, quest’ultima cambia come segue:

Al posto del blocco giallo viene visualizzato un blocco grigio che contiene una panoramica delle diverse componenti del prezzo dell’ordine e il prezzo complessivo (non vincolante!). Nelle tabelle in basso viene visualizzata la suddivisione degli invii in mazzi e pallet/SB.

Se l’ordine è stato creato per un prodotto del settore giornali, la maschera si presenta come segue:

Il prezzo indicato nel blocco grigio si riferisce esclusivamente a eventuali prestazioni a pagamento della verifica degli indirizzi. I prezzi effettivi degli invii di giornali vengono calcolati solo dopo la dichiarazione nel servizio online «Distinta d’impostazione giornali».

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine viene salvato. Compare quindi nella panoramica degli ordini con lo stato «Nuovo». Il pulsante «Passo precedente» riporta alla maschera «Spartizione», dove all’occorrenza è possibile modificare le opzioni. Tenete presente che ciò comporta un ricalcolo della spartizione e/o della verifica degli indirizzi e che in alcuni casi dovrete attendere ancora un po’ prima di ricevere i risultati. Cliccando sul pulsante «Prossimo passo» si passa alla maschera successiva «Conclusione dell’ordine».

Nella maschera «Conclusione dell’ordine» è possibile selezionare i documenti da scaricare al termine dell’ordine. Importante: dopo la conclusione non è più possibile modificare la selezione! In caso di dubbi, quindi, selezionate «Scaricare tutti». Questa casella di controllo consente di selezionare contemporaneamente tutti gli altri documenti.

Una volta selezionati i cartellini per mazzi, viene visualizzata un’ulteriore possibilità di selezione «Formato cartellino per mazzi». Qui potete stabilire in quale formato emettere i cartellini per mazzi. «A4» stampa un cartellino per mazzi per pagina in formato orizzontale. Selezionando «A5» vengono emessi due cartellini per mazzi su un foglio A4 in formato verticale che possono essere impilati dopo la stampa, tagliati a metà e impilati uno sopra l’altro in modo da trovarsi nella sequenza corretta.

Indipendentemente dalla scelta effettuata, il bollettino di consegna (se l’ordine è stato creato per un prodotto della posta lettere e contabilizzato in modo vincolante tramite il pulsante «Chiudere», vedi sotto) e la conferma dell’ordine per la spartizione e/o la verifica dell’indirizzo vengono messi a disposizione in ogni caso sulla pagina per il download dei documenti.

Cliccando sul pulsante «Annullare» si esce dalla maschera e l’ordine viene salvato. Compare quindi nella panoramica degli ordini con lo stato «Nuovo». Il pulsante «Passo precedente» riporta alla maschera «Riassunto dell’ordine».

Il pulsante «Salvare e scaricare» è disponibile solo se l’ordine è stato creato per un prodotto della posta lettere. Cliccando su questo pulsante si apre la maschera «Scaricare i documenti», dove è possibile scaricare i documenti selezionati. In questo caso non viene effettuata alcuna dichiarazione dell’invio e non vengono inviati dati per l’impostazione ai sistemi di fatturazione della clientela della Posta. Al contrario, un’eventuale verifica degli indirizzi a pagamento viene fatturata al debitore selezionato nella maschera «Indirizzi», indipendentemente dall’impostazione dell’invio. Questa possibilità è pensata soprattutto per il caso in cui la stampa e la preparazione degli invii non avvengano nello stesso luogo della dichiarazione d’invio, ad esempio se questa viene effettuata dal committente stesso.

Cliccando sul pulsante «Chiudere» l’ordine viene contabilizzato in modo vincolante e si passa alla maschera successiva «Scaricare i documenti». In questo caso viene generata una dichiarazione dell’invio e l’impostazione viene fatturata al committente selezionato nella maschera «Registrare i dati di base».

Nota importante: se l’ordine viene concluso in questo modo, non può più essere modificato! Se desiderate comunque apportare modifiche all’ordine, occorre richiederne lo storno tramite l’azione «Stornare» nella panoramica degli ordini e registrare nuovamente l’ordine da zero. Utilizzando l’azione «Copiare» è possibile creare un ordine identico senza dover inserire nuovamente tutti i parametri.

In questa maschera è possibile scaricare i documenti selezionati in precedenza, la conferma dell’ordine ed eventualmente il bollettino di consegna, singolarmente o tutti insieme come archivio precompilato (ZIP). Il link per il download di un documento diventa disponibile solo quando la sua creazione è conclusa.

Nella parte superiore della maschera viene indicato per quanto tempo i documenti restano disponibili per il download. Ciò dipende, tra l’altro, dalle impostazioni selezionate nella maschera «Registrare i dati di base» (cfr. capitolo 4). Dietro ai cartellini per mazzi e ai cartellini per SB/pallet si trova un’indicazione sul colore della carta su cui devono essere stampate queste intestazioni. Questa indicazione dipende dal prodotto ed è vincolante! Sui documenti stessi è stampata un’indicazione simile.

Cliccando sul pulsante «Salvare come modello» è possibile salvare come modello l’ordine appena concluso. Questa procedura è analoga all’azione «Salvare come modello» disponibile nella panoramica degli ordini (cfr. capitolo 3).

Acquisizione dei dati per la Distinta d’impostazione giornali

Se siete registrati al servizio online «Distinta d’impostazione giornali» e nei dati di base dell’ordine avete selezionato un prodotto del settore giornali, potete trasmettere all’ordine i dati di spedizione della spartizione. In questo caso la maschera appare leggermente diversa:

Nel campo di selezione nella colonna di destra dello schermo selezionate il titolo del giornale corrispondente. In questo campo vengono elencati tutti i titoli per i quali siete autorizzati alla dichiarazione. Cliccando su «Distinta d’impostazione», accedete al servizio online «Distinta d’impostazione giornali» dove sarà possibile completare l’ordine. Tutti i documenti necessari per la spedizione vi saranno messi a disposizione al termine dell’ordine, oltre al bollettino di consegna per i giornali.

È possibile raggruppare più ordini e successivamente contabilizzarli insieme. Le singole varianti devono coincidere per quanto riguarda i punti relativi alla categoria di formato e di peso (ad es. lettera grande, 1-1000 g).

Fase 1: inserite i dati di base (come da capitolo 4).

Fase 2: caricate diversi elenchi di indirizzi

In linea di principio si applicano i requisiti di cui al capitolo 5.

+ Aggiungere variante: è possibile caricare un altro elenco di indirizzi.

Denominazione delle varianti: cliccando sul nome del file degli indirizzi (sopra il campo verde), è possibile rinominare la variante. Come impostazione predefinita viene utilizzato il nome dell’elenco indirizzi.

Fase 3: impostate i parametri di spartizione per ogni variante

In linea di principio si applicano i requisiti di cui al capitolo 6. La differenza consiste nel fatto che devono essere inseriti i parametri per tutte le varianti.

Fase 4: riassunto (come da capitolo 7).

Fase 5: conclusione (come da capitolo 8).

Fase 6: scaricate i documenti (come da capitolo 9).

Diversamente da un ordine senza varianti, per l’intero ordine vengono creati solo la «Conferma d’ordine», il «Bollettino di consegna», la «Distinta dei costi (PDF)» e il «Protocollo di spartizione (PDF)», mentre tutti gli altri documenti per ogni variante vengono generati separatamente.

In caso di domande sul servizio online o se avete bisogno di aiuto per l’utilizzo, nonché in caso di guasti e messaggi d’errore, rivolgetevi all’indirizzo e-mail support.presort@posta.ch.

In caso di domande sulla preparazione e l’impostazione degli invii, rivolgetevi alla vostra o al vostro consulente clienti o (nel caso di prodotti del settore giornali) al centro di competenza Media stampati competente per la testata.