1.1 Scopo del documento

Il presente documento è il manuale utente relativo al servizio online «Invio di pacchi GLS».

1.2 Scopo del servizio online «Invio di pacchi GLS»

Il servizio online funge da supporto elettronico per la creazione di invii d’esportazione Swiss Post GLS e sostituisce il vecchio servizio online «Documenti d’invio pacchi GLS».

1.3 Estensione del servizio online «Invio di pacchi GLS»

L’assistente alla spedizione internazionale è la piattaforma centrale per tutte le soluzioni di spedizione internazionali della Posta. Con il modulo «Invio di pacchi GLS» avete a disposizione una soluzione moderna e intuitiva per l’invio su strada di pacchi fino a 40 kg in Europa.

Registrate tutti i dati direttamente nel sistema, dagli indirizzi alle informazioni di sdoganamento. Tutti i documenti di spedizione e di accompagnamento necessari vengono generati automaticamente e armonizzati tra loro.

Effettuate il login al vostro account cliente «La mia Posta» e cliccate su «Spedizione e trasporto».

Cercate tra i servizi online disponibili la casella «Assistente alla spedizione internazionale» e cliccate su «Avvia».

Suggerimento: se necessario, potete aggiungere il servizio online «Assistente alla spedizione internazionale» ai preferiti. Comparirà poi nel cockpit clienti di «La mia Posta» alla voce «Spedizione e trasporto» e consentirà l’accesso diretto al servizio online.

Con l’assistente alla spedizione internazionale potete trovare la prestazione che fa per voi in base alle specifiche dell’invio relative a peso, velocità, tipo di invio e destinazione. Sono compresi anche gli invii di merci e documenti e i servizi GLS e URGENT. Le presenti istruzioni trattano, tuttavia, esclusivamente l’utilizzo del servizio online «Invio di pacchi GLS» e/o «Swiss Post GLS».

Per avviare direttamente il servizio online, cliccate su «Documenti d’invio GLS».

Una volta avviato il servizio online si apre una maschera riepilogativa.

Il processo di spedizione con l’assistente alla spedizione internazionale si articola in tre step principali:

1. indirizzi: scelta dell’Incoterms GLS, registrazione dell’importatore, del destinatario della merce e dell’esportatore;
2. contenuto dell’invio: dati sugli articoli, sulle quantità e sui valori;
3. conclusione: selezione e creazione dei documenti di spedizione.

Ogni step viene gestito in modo logico. Nell’anteprima a destra avete sempre la panoramica dei dati inseriti.

Informazioni importanti

• L’opzione Multiple Parcel Shipment, ovvero la registrazione di più pacchi per ogni invio, verrà introdotta il primo trimestre del 2026. Fino a quel momento ogni invio di pacchi deve essere registrato singolarmente. Su richiesta, i costi aggiuntivi derivanti dallo sdoganamento nel Paese di destinazione vengono accreditati interamente.
• Multi-upload: anche questa funzione, ovvero l’elaborazione di massa dei dati degli invii, verrà introdotta nel primo trimestre del 2026.

3.1 Step 1: indirizzi

Nel primo step registrate l’Incoterm GLS e le parti coinvolte nella spedizione.

Selezionate anzitutto l’Incoterm desiderato. Gli inco-term GLS stabiliscono come vengono ripartiti tra chi esporta e chi importa i costi per l’importazione all’estero, cioè le spese di sdoganamento, i dazi doganali e le tasse. Il pulsante informativo fornisce ulteriori informazioni (cfr. «Spese di sdoganamento»).

Successivamente, nella maschera «Importatore» potete inserire i dati del destinatario nel paese di destinazione cliccando su «Cercare importatore» o «Registrare nuovo importatore». Compilate quindi l’indirizzo della persona destinataria.

Se l’importatore o il destinatario è un privato, potete selezionare l’apposita opzione. Compilate successivamente i campi d’immissione alla voce «Importatore persona di contatto». Il prefisso telefonico dovrebbe essere in formato +xx. Se si tratta di un partner o un destinatario commerciale, è necessario indicare anche il numero d’identificazione delle imprese europeo (numero EORI) e il numero d’identificazione IVA. All’occorrenza è possibile inserire anche un riferimento cliente. È possibile far convalidare il numero EORI sul sito web della Commissione europea, cliccando su «Convalida del numero EORITarget not accessible». Se il destinatario non dispone di un numero EORI, potete allegare in alternativa anche una copia della richiesta del numero EORI. È sufficiente apporre il segno di spunta. Nel step «Conclusione» vi verrà richiesto di caricare questo documento.

Se l’indirizzo del destinatario della merce è diverso da quello dell’importatore, avete la possibilità di registrarlo nella maschera «Destinatario della merce» . Se desiderate registrare una persona di contatto, potete farlo. È possibile effettuare anche il salvataggio automatico dei dati. Altrimenti selezionate la voce «Identico all’importatore».

A questo punto potete registrare i vostri dati nella maschera «Esportatore» . Sono necessari i seguenti dati: 

• esportatore
• numero di riferimento della fattura (NRF)
• licenza di affrancatura
• indirizzo della ditta
• informazioni sull’esportatore
• numero d’identificazione delle imprese Svizzera (IDI)
• facoltativo: numero IVA svizzero
• facoltativo: numero d’identificazione delle imprese europeo (numero EORI)
• facoltativo: numero d’identificazione IVA
• facoltativo: numero IVA estero
• facoltativo: numero IOSS
• persona di contatto presso l’esportatore
• nome e cognome
• numero di telefono nel formato +41 xxx xx xx
• facoltativo: indirizzo e-mail

Tutti i dati dell’indirizzo vengono acquisiti automaticamente nei documenti di spedizione e sdoganamento.

Una volta inseriti tutti i dati, potete cliccare su «Vai al contenuto dell’invio» in basso a destra. Tutti i valori immessi sono inoltre visibili, ancora una volta, nell’anteprima a destra. 

3.2 Step 2: contenuto dell’invio

Nel secondo step inserite i dettagli della merce che desiderate spedire.

Alla voce «Informazioni sull’invio» indicate il peso (in chilogrammi) comprensivo di imballaggio, imbottitura e il valore della merce nella valuta corrispondente all’invio.

Alla voce «Contenuto dell’invio» potete registrare un nuovo articolo. A tale scopo cliccate su «Aggiungere articolo». Si apre una nuova maschera in cui è possibile registrare le seguenti informazioni:

• descrizione articolo
• quantità
• chiave del numero di tariffa doganale
• numero di tariffa doganale: il numero di tariffa doganale è disponibile alla voce: «Tares»
• Paese di origine dell’articolo
• quantità statistica (per lo sdoganamento)
• peso netto in chilogrammi escl. imballaggio e imbottitura (riferito all’articolo)
• peso lordo in chilogrammi incl. imballaggio e imbottitura (riferito all’articolo)
• numero di licenza di esportazione (ad es. per l’esportazione di medicinali o altre merci che necessitano di una licenza rilasciata dalle autorità svizzere) e data di rilascio della licenza di esportazione

Se disponete di un’autorizzazione preferenziale, potete scegliere tra le seguenti categorie:

• EUR.1
• EUR-MED
• certificato d’origine con numero di autorizzazione
• certificato d’origine incl. firma

L’autorizzazione preferenziale per «EUR-1» e «EUR-MED» deve essere caricata sotto forma di file nello step «Conclusione». Nella selezione di «Certificato d’origine con numero di autorizzazione» si prega di tenere presente che il certificato d’origine con numero di autorizzazione dell’invio deve essere consegnato in formato cartaceo in originale, affinché la preferenza possa essere concessa in sede di sdoganamento.

Se siete esportatori autorizzati e disponete di un numero di autorizzazione per l’autorizzazione preferenziale, necessitiamo del numero del certificato di circolazione delle merci. In questo caso, al posto del nome e della firma autografa, occorre trasmettere il numero del certificato di circolazione delle merci all’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC).

Una volta registrati tutti i dati, è possibile registrare altri articoli alla voce «+ Aggiungere articolo». Gli articoli già salvati possono essere selezionati comodamente tramite la funzione di ricerca.

Apponendo il segno di spunta nella maschera «Dichiarazione» confermate di non spedire merci pericolose o vietate. Senza questa informazione non è possibile concludere la spedizione. Leggete attentamente le condizioni di trasporto collegate tramite link.

Al termine di questa fase potete cliccare su «Vai alla conclusione» in basso a destra.

3.3 Step 3: conclusione

Nell’ultimo step definite i documenti e i dati relativi alla conclusione della spedizione. Tutti i dati registrati sono vincolanti per lo sdoganamento e il disbrigo della spedizione. I documenti risultanti devono essere corretti e completi per garantire processi di spedizione e sdoganamento ottimali.

Alla voce «Fattura commerciale» sono disponibili le seguenti opzioni:

• fattura commerciale generata dal sistema: viene creata automaticamente sulla base dei dati dell’invio inseriti
• fattura commerciale propria: può essere caricata sotto forma di file (ad es. PDF, Word, Excel) con indicazione del numero della fattura commerciale e della data della fattura
• fattura proforma propria: può essere caricata sotto forma di file (ad es. PDF, Word, Excel) con indicazione del numero e della data della fattura proforma
• Nota: nelle prossime settimane sarà possibile effettuare un’assegnazione automatica della fattura commerciale a un invio GLS. Fino ad allora, registrate come di consueto il numero del pacco GLS generato a sistema, in formato digitale o manualmente, in modo che sia ben visibile sulla fattura commerciale.

Alla voce «Documenti supplementari» è possibile selezionare e caricare ulteriori documenti rilevanti:

• richiesta numero EORI (più la conferma di trasmissione della richiesta e i documenti da presentare con la richiesta in un unico documento PDF)
• EUR1
• EUR-MED
• licenza d’esportazione
• certificato d’origine
• dichiarazione di esportazione
• packing list (bollettino di consegna)
• proof of preference (certificato di regime preferenziale)
• T-paper (documento di transito per il trasporto)

Vengono accettati tutti i formati di file più comuni.

Cliccate in basso a destra su «Creare documenti» per concludere il processo.

Il sistema crea automaticamente i tre documenti necessari per il vostro invio Swiss Post GLS:

• un’etichetta per il recapito nella rete GLS europea
• un’etichetta per il trasporto nazionale a Pratteln
• una fattura commerciale (selezionando l’opzione corrispondente)

Si aprirà la seguente schermata:

Ora potete aprire direttamente il PDF o salvarlo sul vostro PC. Questi documenti vengono raggruppati dal sistema in una «merged label» o all’interno di un documento PDF. Questa «merged label» deve essere sempre utilizzata insieme.

Se fate generare la fattura commerciale tramite il servizio online, essa sarà disponibile anche nello stesso documento PDF.

Il processo è ora concluso ed è possibile stampare i documenti. Per informazioni sulle impostazioni della stampante si rinvia al capitolo 5 Dettagli tecnici. Stampate l’etichetta PDF e la fattura commerciale in formato A4. Piegate il foglio dell’etichetta al centro in modo che l’etichetta internazionale e nazionale siano visibili in formato A5 una a fianco all’altra. Potete piegare al centro anche la/e fattura/e commerciale/i ed eventuali documenti aggiuntivi e inserirli nella busta per documenti (formato C5) insieme all’etichetta. Sia l’etichetta nazionale che quella internazionale devono essere posizionate in primo piano e in modo ben visibile.

Indicazioni per la stampa dei documenti

• Fattura commerciale con firma autografa: tre copie
• Fattura commerciale incl. numero di autorizzazione: una copia
• Certificato d’origine: una copia

Potete registrare altri invii richiamando nuovamente l’«assistente alla spedizione internazionale» e riavviando il processo.

Dopo aver registrato tutti gli invii, potete consegnarli in tutte le filiali o al servizio di presa in consegna della Posta. A partire da circa 15 pacchi per giorno di spedizione è possibile richiedere un servizio di pick-up. Ulteriori informazioni in merito alla voce Swiss Post GLS.

I dati di base esistenti relativi agli articoli non saranno disponibili nel nuovo servizio online. All’inizio sarà possibile registrare solo i nuovi dati di base degli articoli.

4.1 Creare un articolo

Aggiungete nuovi articoli cliccando su «Aggiungere articolo». Compilate quindi i campi obbligatori contrassegnati con un asterisco (*) relativi al vostro articolo. Oltre ai campi obbligatori sono disponibili anche i campi facoltativi qui indicati:

• chiave del numero di tariffa doganale: per determinate categorie merceologiche è necessaria per registrare ulteriori caratteristiche o specifiche della merce. Una chiave occorre solo per determinati numeri di tariffa doganale. Si capisce se è necessaria o meno dalla tariffa doganale elettronica TARES. Qui viene indicato per ogni numero di tariffa se è richiesta una chiave:
• quantità stat.: la quantità statistica è un’unità di misura aggiuntiva che deve essere obbligatoriamente indicata per determinati numeri di tariffa doganale. Serve a registrare con precisione i dati commerciali per la statistica nell’ambito del commercio estero e può differire dalla consueta unità di misura (ad es. kg, litri);
• licenza d’esportazione: una licenza d’esportazione è un’autorizzazione statale che deve essere ottenuta prima dell’esportazione di determinate merci. In Svizzera viene rilasciata principalmente dalla SECO (Segreteria di Stato dell’economia), in particolare per i prodotti industriali;
• data della licenza d’esportazione: se registrate una licenza d’esportazione per una determinata merce, inserite in questo campo la data in cui è stata rilasciata l’autorizzazione.

Cliccando su «Aggiungere articolo» potete aggiungere altri articoli al vostro invio.

4.2 Esportare i dati dell’articolo

Se desiderate estrarre i dati di base degli articoli presenti nel vecchio servizio online «Documenti d’invio pacchi GLS» e salvarli come file CSV per utilizzarli per il rilevamento degli invii nel nuovo servizio online, procedete nel modo seguente:

1. avviate il rilevamento completo per un nuovo invio nel servizio online «Documenti d’invio pacchi GLS» oppure copiate un vecchio invio senza concludere il rilevamento dell’invio (per entrambe le varianti);
2. passate al quarto step «Informazioni tecniche doganali»
3. cliccate sul simbolo del binocolo accanto a «Sigla dell’articolo»;
4. estraete l’anagrafica degli articoli cliccando sul pulsante «Esportare»;
5. salvate il file in una posizione di archiviazione a scelta.

Il servizio è basato sul web e viene testato regolarmente con le versioni aggiornate di Chrome, Edge, Safari e Firefox. Non è ottimizzato per i dispositivi mobili, ma può essere comunque utilizzato con questi ultimi.

Al momento non è disponibile alcuna API per il collegamento del servizio al vostro sistema ERP

Il servizio soddisfa i massimi standard di sicurezza ed è conforme al RGPD. È stato effettuato un PENTEST con assessment OWASP-Top10 e non sono state riscontrate vulnerabilità critiche. I dati vengono salvati esclusivamente su server ubicati in Svizzera o nell’UE.

Affinché i documenti possano essere stampati in modo corretto e completo, prima di stamparli vi consigliamo di verificare le impostazioni di stampa aprendo il relativo documento PDF e creando un ordine di stampa. Nelle impostazioni di stampa di Windows, alla voce «Modifica pagina e opzioni» selezionate l’opzione «Modifica».

Per Apple/Mac selezionate le seguenti impostazioni:

6.1 Significato dei messaggi d’errore

6.2 Contatto

In caso di domande potete rivolgervi a infogls@posta.ch. In alternativa siamo a vostra disposizione anche telefonicamente:

CHF 0.08/min da rete fissa svizzera

Dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 12.00, dalle 13.30 alle 17.30

Export: +41 848 454 454