Guida al servizio online Distinta d’impostazione lettere
1. Introduzione
1.1 Scopo del documento
Il presente documento funge da guida per l’utilizzo del servizio online «Distinta d’impostazione lettere»
2.Creare un nuovo ordine
Per creare una distinta d’impostazione o un bollettino di consegna, cliccare sul pulsante «Crea nuovo ordine» oppure, nelle azioni, copiare un ordine corrispondente sempre con la funzione «Creare nuovo ordine» (vedere capitolo 3.2 Azioni).
2.1 Maschera Mittente
Nella fase «1. Mittente» vengono registrati i dati relativi al mittente e allo speditore. Il mittente è il committente e il destinatario della fattura della distinta d’impostazione / del bollettino di consegna. Lo speditore esegue l’ordine e consegna il bollettino a uno degli uffici d’accettazione previsti.
2.1.1 Indirizzo del mittente
Sono io il mittente
Il numero di riferimento della fattura e la licenza d’affrancatura sono ripresi automaticamente in base alle impostazioni dell’account utente. Qualora nelle impostazioni dell’account utente siano stati memorizzati più riferimenti della fattura e licenze d’affrancatura, è possibile selezionare le voci d’interesse dai rispettivi elenchi.
Non sono io il mittente
Per inserire un altro numero di riferimento della fattura, selezionare il campo dell’opzione «Non sono io il mittente». Qui è possibile selezionare il mittente tramite l’«elenco clienti» oppure registrare il numero di riferimento della fattura a 8 o 9 cifre e confermarlo con il pulsante «Verifica».
I dati del mittente sono inseriti automaticamente dopo aver verificato il numero di riferimento della fattura.
2.1.2 Indirizzo dello speditore
Lo speditore viene ripreso automaticamente per via del login e il segno di spunta viene posto su «Sono lo speditore» automaticamente. In questo caso l’indirizzo viene mostrato solo alla maschera 5 «Terminare». Se si desidera registrare un altro speditore, rimuovere il segno di spunta dal campo «Sono lo speditore». Dopodiché è possibile selezionare lo speditore dal proprio elenco clienti. Al posto dell’elenco clienti è possibile inserire il numero di riferimento della fattura a 8 o 9 cifre o la AMP-Key e, tramite il pulsante «Verifica», aggiungere lo speditore.
2.1.3 Saltare la maschera
Se per ogni ordine devono essere inseriti sempre gli stessi dati, è possibile saltare questa pagina. Basta selezionare la casella «Saltare questa fase in futuro e applicare i dati sopra registrati per ogni ulteriore ordine. Il salto può essere annullato nelle impostazioni».
Questa opzione può essere modificata nelle impostazioni. Maggiori informazioni sulle impostazioni al capitolo 4 Impostazioni.
Nota: se è stato creato un elenco clienti, non è possibile saltare la prima maschera.
2.2 Selezionare il prodotto
2.2.1 Quando si desidera impostare l’invio?
Il campo «Quando si desidera impostare l’invio?» è automaticamente precompilato con la data odierna. Cliccare sul simbolo del calendario per modificare la data d’impostazione. La data d’impostazione non può essere nel passato e può collocarsi massimo 60 giorni nel futuro.
2.2.2 Scelta prodotto
Nella fase di processo Scelta prodotto è possibile inserire i prodotti e le prestazioni complementari sia tramite l’opzione di scelta rapida, sia tramite i riquadri Nazionale o Estero.
2.2.2.1 Scelta rapida
Nella scelta rapida vengono visualizzati i propri preferiti, ossia i prodotti più frequentemente dichiarati o i prodotti salvati come preferiti nelle impostazioni.
Per filtrare l’elenco prodotti è possibile inserire un termine di ricerca direttamente nel campo, oppure si può utilizzare il menu a tendina.
2.2.2.2 Selezionare manualmente il prodotto
Innanzitutto selezionare la destinazione «Nazionale» o «Estero» e successivamente il tipo di invio. Confermare questi dati con il pulsante «Applica».
In «Formato e peso» selezionare il prodotto e le informazioni necessarie, ad esempio peso, numero di invii ed eventualmente un servizio aggiuntivo.
Confermare i dati con il pulsante «Aggiungi al carrello». A questo punto si può scegliere tra «Avanti al carrello» o «Registrare altri prodotti»:
2.3 Carrello
Nel carrello sono elencati tutti i prodotti e i servizi aggiuntivi inseriti.
2.4 Ulteriori dati
2.4.1 Tipo d’impostazione
Verificare il tipo d’impostazione. Il sistema visualizza automaticamente «Affrancatura PP».
La selezione può essere modificata come segue:
- Affrancatura PP
- Affrancatura PP con Letter ID
- Conferma impostazione invii affrancati (IFS o segni di valore)
- Affrancatura IFS fattura a terzi
2.4.1.1 Affrancatura PP con Letter ID
Se gli invii contengono un codice a matrice dinamico, selezionare «Affrancatura PP con Letter ID» e successivamente inserire il numero d’ordine a sei cifre contenuto nel codice a matrice.
2.4.1.2 Conferma d’impostazione per invii affrancati
Se gli invii sono affrancati con IFS o francobolli, inserire il tipo d’impostazione «Conferma impostazione invii affrancati». Successivamente selezionare il tipo di affrancatura «IFS» o «segno di valore» e inserire nel campo «Importo affrancato» l’importo totale di tutti gli invii affrancati (non l’importo dei prodotti ma l’importo totale di tutti gli invii affrancati con IFS o francobolli).
Con il pulsante «Applicare importo complessivo» si applica l’importo totale di tutti i prodotti registrati (importo di affrancatura).
2.4.1.3 Affrancatura IFS fattura a terzi
Se si dispone di una macchina IFS e si imposta per conto terzi, è possibile scegliere questo tipo d’impostazione. Al mittente verranno conteggiati gli invii e sulla prossima fattura mensile sarà accreditato l’importo già pagato al momento dell’affrancatura IFS.
Selezionare la propria macchina nel campo «Numero IFS» e inserire l’importo totale di tutti gli invii con affrancatura IFS nel campo «Importo affrancato».
2.4.2 Riferimento cliente
Qui è possibile registrare una denominazione individuale per l’ordine (max 40 caratteri). Se sono già state registrate denominazioni nelle impostazioni, è possibile selezionarle nel campo per l’utilizzo degli elementi di testo.
2.4.3 Invio ricevuta cliente
Una volta effettuata l’impostazione, il sistema crea automaticamente un giustificativo del cliente / una ricevuta, reperibile nella panoramica degli ordini visualizzati con stato «Concluso». Indicando uno o più indirizzi e-mail, il giustificativo del cliente verrà inviato anche via e-mail.
2.4.4 Saltare la maschera
Se per ogni ordine devono essere inseriti sempre gli stessi dati, è possibile saltare questa pagina. Selezionare la «casella» corrispondente:
Questi funzione può essere ripristinata nelle impostazioni. Maggiori informazioni sulle impostazioni al capitolo 4 Impostazioni.
2.5 Maschera 5: Terminare
Nell’ultima maschera «Terminare» sono visualizzati tutti i dati inseriti. Si prega di verificarli, di confermare le «Condizioni d’impostazione» e cliccare sul pulsante «Trasmettere ordine a pagamento e stampare».
Aprire il documento e stamparlo. Ora è possibile portare gli invii insieme al bollettino di consegna alla filale più vicina, oppure richiederne la presa in consegna da parte della Posta.
3. Panoramica degli ordini
3.1 I miei ordini
Tutti gli ordini creati negli ultimi sei mesi sono reperibili nel menu «I miei ordini». Grazie alle funzioni di filtro, all’interno degli ordini è possibile effettuare una ricerca per termini specifici.
3.2 Azioni
Dalla panoramica degli ordini è possibile attivare varie azioni per l’ordine desiderato:
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Visualizzare | Una volta stampati, gli ordini non possono più essere modificati. Selezionare l’azione «Visualizzare» per ricevere informazioni dettagliate sull’ordine. |
| Creare nuovo ordine | L’applicazione passa al processo di creazione in cui è possibile elaborare la copia dell’ordine. Nella copia viene ripresa la data d’impostazione attuale. Alcuni dati, come ad es. il numero d’ordine nel caso di un ordine con Letter ID, non vengono copiati e devono essere inseriti nuovamente. |
| Eliminare | L’ordine viene eliminato dal sistema. Questa azione non è possibile per gli ordini che sono già stati trasmessi al punto di accettazione e qui controllati (stato «Impostato», «Accettazione confermata» e «Concluso»). |
| Salvare come modello | Utilizzare questa opzione per impedire che, una volta archiviato, il modello venga rimosso dalla panoramica e non possa più essere copiato. Dopo 60 giorni, gli ordini non contrassegnati come modello non vengono più visualizzati nella panoramica. |
| Stampare bollettino di consegna | Viene stampato il bollettino di consegna dell’ordine scelto.Gli ordini con stato «In sospeso», «Impostato», «Accettazione confermata» e «Concluso» non possono essere stampati. |
| Stampare giustificativo cliente | Viene stampato il giustificativo del cliente per l’ordine scelto.Questa azione è possibile solo per ordini che sono già stati trasmessi al punto di accettazione e qui controllati (stato «Impostato», «Accettazione confermata» e «Concluso»). |
| «+» | Con il segno «+» si espande l’ordine per visualizzare ulteriori dati. |
4. Impostazioni
Nelle impostazioni, gli utenti registrati come amministratori dell’azienda possono definire valori di default,registrare riferimenti cliente e assegnare diritti. Vi sono anche funzioni a disposizione dei collaboratori con il ruolo «utente».
4.1 Mittente: registrazione speed
Se nella maschera di registrazione 1 Mittente è stata attivata la possibilità di saltare la pagina, qui è possibile disattivarla nuovamente.
4.2 Mittente: denominazione aggiuntiva n. di riferimento fattura
Qui è possibile inserire una nota, fino a un massimo di 25 caratteri, per ciascun numero di riferimento della fattura. Questa denominazione viene visualizzata in seguito, al momento della registrazione dell’ordine.
4.3 Mittente: elenco clienti
Gli operatori hanno la possibilità di creare un elenco clienti individuale.
- Attivare la casella «I miei clienti». Sulla pagina iniziale verrà visualizzata la rubrica «Il mio elenco clienti».
- È possibile autorizzare i propri collaboratori ad aggiungere altri clienti all’elenco.
4.4 Mittente: autorizzazioni
Inserire l’indirizzo e-mail (nome utente) del collaboratore della propria azienda che si desidera autorizzare e cliccare sul pulsante «Cerca». Il presupposto è che la persona in questione disponga già di un login per il portale clienti «La mia Posta» su www.posta.ch.
Selezionare la casella «Amministrazione» per definire l’utente come amministratore. Alla voce «Licenze d’affrancatura autorizzate», rimuovendo il segno di spunta corrispondente è possibile revocare al collaboratore l’autorizzazione per l’utilizzo di una singola licenza di affrancatura.
4.5 Gestire la seleziona rapida
Tra tutti i prodotti, selezionare i propri preferiti che saranno indicati nella selezione rapida al momento della registrazione del prodotto.
Con la funzione «Ripristina selezione standard» si riporta la scelta prodotti a una selezione standard predefinita dal sistema.
4.6 Ulteriori dati: registrazione speed
Se nella maschera di registrazione 4 Ulteriori dati è stata attivata la possibilità di saltare la pagina, qui è possibile disattivarla nuovamente.
4.7 Ulteriori dati: inserimento del centro di costo
Qualora nelle impostazioni del proprio account utente sia stato inserito un centro di costo, questo è disponibile per la selezione nella maschera 4 «Ulteriori dati». Qui è possibile stabilire l’inserimento del centro di costo come «campo obbligatorio».
4.8 Ulteriori dati: riferimento cliente per l’ordine
Alla voce «Componente di testo» è possibile preregistrare i riferimenti cliente utilizzati di frequente.
Selezionare la casella di spunta «Sì, il riferimento cliente per un ordine è obbligatorio» per assicurare che al momento della creazione di una distinta d’impostazione sia sempre indicato un riferimento cliente.
Si possono preregistrare fino a 50 riferimenti cliente utilizzati di frequente.
4.9 Ulteriori dati: invio ricevuta cliente
Indirizzi e-mail dell’intera azienda
Qui è possibile inserire fino a dieci indirizzi e-mail ai quali inviare sempre in automatico il giustificativo del cliente, indipendentemente dalla variante selezionata per la spedizione del giustificativo al momento della creazione dell’ordine.
Indirizzi e-mail registrati
Qui possono essere registrati fino a 50 indirizzi e-mail, che saranno resi disponibili in fase di creazione dell’ordine nella maschera 4 «Ulteriori dati». Il giustificativo del cliente viene quindi spedito all’indirizzo e-mail selezionato nella maschera 4.
4.10 Ulteriori dati: dicitura per contenitore collettivo
Per ogni ordine si può scegliere se stampare un’intestazione per i contenitori collettivi per ciascun prodotto inserito. Attivare qui questa funzione per la maschera 4 «Ulteriori dati».
4.11 Ulteriori dati: lettere con accertamento del recapito
Per gli invii con accertamento del recapito, al momento dell’impostazione viene richiesto una lista dei codici a barre.
Qui è possibile indicare quale lista visualizzare come standard.
4.12 Esportazione dati: panoramica degli ordini
Tutti gli ordini visualizzati nella panoramica degli ordini possono essere esportati qui (le informazioni sul prodotto, tuttavia, non sono incluse).
4.13 Esportazione dati: elenco prodotti
L’elenco prodotti serve ai clienti che utilizzano i dati dell’ordine tramite l’interfaccia elettronica Data-Transfer. L’elenco prodotti viene esportato come file XML e può essere importato nel proprio sistema di produzione dallo specialista IT.
Selezionare la licenza d’affrancatura desiderata e cliccare sul pulsante «Avvia esportazione XML».
5. Invii con Letter ID
5.1 Ecco come si utilizza Letter ID
Dichiarare gli invii con Letter ID in sede di impostazione con un bollettino di consegna PP (distinta d’impostazione). La distinta può essere allestita in modo semplice e rapido online.
Al momento dell’allestimento della distinta d’impostazione, selezionate «Affrancatura PP con Letter ID» e indicate il numero d’ordine contenuto nel codice a matrice.
L’impostazione deve avvenire sempre in un ufficio postale, un centro lettere o un centro logistico.
5.2 Contenuto del codice a matrice
Il codice a matrice Letter ID è uno strumento di identificazione ottico che unisce più dati in un’unica stringa.
Il numero d’ordine serve sia per le indicazioni sullo stato della spartizione (in caso di invii spartiti meccanicamente), sia come numero d’identificazione per la gestione degli invii di ritorno.
5.3 Registrare una distinta d’impostazione
Durante la registrazione di una distinta d’impostazione, alla fase 4 «Ulteriori dati» occorre creare un collegamento tra gli invii impostati e l’ordine. In tal modo sarà possibile ricevere informazioni sullo stato attuale di elaborazione del proprio ordine o di un singolo invio.
- Selezionare il tipo d’impostazione «Affrancatura PP con Letter ID».
- Inserire il numero d’ordine (identico al codice a matrice).
- Se necessario, rilevare i riferimenti individuali del cliente.
