Une base de données d’adresses propre et correctement préparée est un facteur décisif pour une distribution sans perte et de haute qualité de vos imprimés. C’est pourquoi vous devez pouvoir vous reposer entièrement sur des services d’adresses fiables. Basée sur le web, notre application dédiée à la vérification et au tri préalable des adresses pour l’expédition de vos envois en nombre de courrier et de journaux accorde la priorité à la convivialité et à la simplicité.

Le service en ligne «Préparation des envois de lettres et de journaux» vous propose:

• Login simple et utilisation conviviale sans installation via www.poste.ch
• Tri préalable gratuit des adresses selon les circonscriptions de distribution et les lieux de distribution dans l’ordre de la tournée
• Tous les documents de dépôt nécessaires pour impression
• Transmission sécurisée des adresses via une connexion cryptée et stockage limité dans le temps
• Pour les expéditeurs d’envois en nombre de courrier (PP): déclaration facultative du dépôt des envois dans le bordereau de dépôt lettres.
• Pour les expéditeurs de journaux et périodiques: lien avec le service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux»
• Vérification facultative des adresses distribuables
• Actualisation facultative des adresses avec données de déménagement (payant)

Vous êtes sur la page d’accueil de «Ma Poste» (www.poste.ch). Vous avez ici un aperçu de tous vos services en ligne, pages et documents favoris que vous pouvez modifier à votre guise. Il vous est également possible de modifier votre profil.

En cliquant sur le volet «Préparation des envois de lettres et de journaux» dans le bloc «Expédition et transport», vous lancez le service en ligne. Vous pouvez également le consulter en cliquant sur le lien «Tous les services en ligne» et en saisissant «Préparation des envois» dans le masque de recherche. Les utilisateurs disposant d’un contrat d’éditeur ou d’un accès enregistré à un ou plusieurs titres de journaux peuvent également accéder au service en ligne directement à partir du «Bordereau de dépôt Journaux» (voir à ce sujet le chapitre 9).

Conseil: si vous cliquez tout de suite sur «Ajouter comme favori», le service en ligne apparaîtra la prochaine fois sans longue recherche

Après l’appel du service en ligne, l’aperçu d’ordres apparaît en premier. Vous y trouverez un aperçu sous forme de tableau de tous les ordres ouverts, clôturés et archivés saisis jusqu’à présent. Dans la partie supérieure de l’écran se trouve un bloc «Chercher un ordre». Vous pouvez y filtrer l’aperçu d’ordres selon différents critères en saisissant ou en sélectionnant les valeurs souhaitées dans un ou plusieurs champs. Un clic sur «Plus de filtres» permet d’afficher et, si nécessaire, de masquer des champs de filtre supplémentaires moins utilisés.

Vous pouvez également trier le tableau par position en cliquant sur les triangles dans l’en-tête de colonne correspondant. Le tableau est trié par ordre croissant en fonction de la colonne sélectionnée lors du premier clic et par ordre décroissant lors du deuxième clic. L’ordre de tri est reconnaissable au triangle individuel dans l’en-tête de colonne (sur l’image: trié par ID d’ordre («Ordre ID», décroissant).

En-dessous du tableau se trouve le pied de page avec la pagination:

Vous voyez ici combien d’ordres sont enregistrés au total et vous pouvez paramétrer combien d’ordres doivent être affichés sur une page et passer d’une page à l’autre. Un éventuel filtrage ou tri paramétré auparavant est alors repris.

Dans la colonne «Action» se trouve un menu pour chaque ordre, symbolisé par trois points. Un clic sur celui-ci ouvre une boîte de dialogue avec différentes options, dont la disponibilité dépend du statut de l’ordre. Elles sont décrites dans le tableau suivant:

Les boutons situés au-dessus du bloc de filtre permettent d’exécuter les fonctions suivantes:

• Nouvelle commande: un ordre entièrement nouveau est créé à partir de zéro et sans valeurs prédéfinies
• Ordre à partir d’un modèle: un nouvel ordre est créé sur la base d’un modèle préalablement enregistré. Les valeurs du modèle sont reprises pour tous les paramètres. Celles-ci peuvent toutefois être adaptées individuellement en cas de besoin. Exception: les modèles d’un groupe de produits déterminé (lettres, journaux) ne peuvent pas être utilisés pour un ordre dans un groupe de produits différent.
• Fichiers de structure: ce bouton ouvre une boîte de dialogue dans laquelle les fichiers de structure officiels de la Poste peuvent être téléchargés. En outre, il est possible d’enregistrer une adresse e-mail pour la réception des notifications sur les nouveaux fichiers de structure. Les fichiers de structure sont nécessaires pour la commande de contenants (palettes / conteneurs collectifs) dans de grandes installations d’expédition. Cette option n’est valable que pour les produits de journaux et le bouton n’est visible que pour les clients pour lesquels cette option est activée.

Remarque importante: les masques suivants diffèrent parfois considérablement en termes d’apparence et de fonctionnalité, selon qu’un produit lettre ou un produit journal est sélectionné. Assurez-vous de sélectionner le produit correct dans ce masque. La description suivante explique les principales différences entre les masques.

Après avoir cliqué sur le bouton «Nouvel ordre» ou après avoir ouvert une copie de l’ordre ou l’ordre à partir d’un modèle via l’action correspondante, le masque «Données de base» s’affiche. Celui-ci se présente comme suit dans la partie supérieure:

Titre: une désignation d’ordre peut être saisie ici. Pour les journaux, il est préférable de saisir ici le titre du journal. Mais il est également possible de choisir une désignation différente. Celle-ci apparaît à différents endroits dans les documents d’ordre.

Produit: le produit postal pour lequel l’ordre est saisi est sélectionné ici. Sont disponibles:

• Produits courrier: courrier A, courrier B1, courrier B2, OnTime Mail, Professional Mail
• Produits de journaux: JA, JAA, JAB, JAA Flex, JNA, JNB, JNB6

En fonction du contrat que vous ou vos clients avez conclu avec la Poste pour la préparation des envois, tous les produits ne sont pas disponibles dans ce champ. Pour obtenir des informations sur les différents produits et leurs conditions de dépôt, veuillez vous adresser au centre de compétences Presse compétent (uniquement pour les produits de journaux) ou à votre conseillère ou conseiller à la clientèle.

Catégorie (facultatif): ici, l’ordre peut être attribué à une catégorie précédemment saisie. Celle-ci figure dans l’aperçu d’ordres et facilite le tri des ordres, p. ex. par mandant. Elle peut également rester vide. Le bouton «Saisir les catégories» permet de saisir des catégories supplémentaires ou de supprimer des catégories existantes:

Date de dépôt: la date à laquelle les envois sont déposés est saisie ici. Lorsque le service en ligne est appelé à partir du Bordereau de dépôt Journaux (voir chapitre 9), la date de dépôt saisie est reprise ici. Elle peut toutefois être adaptée si nécessaire dans le cadre des directives.

Date de suppression: sélectionnez ici la date à laquelle les données de l’ordre sont supprimées de l’application. Des délais parfois différents s’appliquent pour certains documents:

• Les fichiers d’adresses (fichiers de production) sont supprimés au plus tard après 29 jours pour les produits de journaux et au plus tard après 59 jours pour les produits de courrier, à moins que vous n’ayez choisi une date antérieure.
• Tous les autres documents restent enregistrés jusqu’à la date de suppression choisie.
• La confirmation d’ordre reste enregistrée tant que l’ordre peut être consulté dans l’aperçu d’ordres (état actuel: 2 ans). Si vous avez besoin d’un accès prolongé aux documents relatifs aux ordres, nous vous recommandons de les télécharger sur la page de téléchargement avant l’expiration du délai de suppression et de les archiver chez vous.

Contenants: il faut sélectionner ici si les envois doivent être déposés sur des palettes ou dans des conteneurs collectifs. (Les valeurs limites de poids sont adaptées dans les masques suivants en fonction de la sélection.)

Production hors de Suisse: si cette case est cochée, seule «Palettes» est disponible pour «Contenants», car les conteneurs collectifs ne peuvent pas être transportés à l’étranger.

Traitement des retours (possible en option pour les produits courrier): en activant cette case à cocher, il est possible de saisir et d’importer des informations supplémentaires pour le remplissage d’un Letter ID (code Datamatrix) et ainsi de régler la manière dont les retours ou les envois non distribuables doivent être traités. De plus amples informations sur Letter ID sont disponibles sur www.poste.ch/letterid.

La partie inférieure du masque sert à saisir les données de l’expéditeur (donneur d’ordre) et du déposant (fournisseur). Cette partie varie en fonction de la catégorie de produits choisie.

Pour les produits courrier, le client connecté est préenregistré sous Expéditeur (donneur d’ordre). Il peut toutefois être modifié à l’aide du numéro de référence de facturation. Si l’expéditeur (donneur d’ordre) a plusieurs «licences d’affranchissement VGK» et «licences d’affranchissement suivi des palettes», la sélection peut être adaptée. Les champs «Rue», «NPA» et «Localité» sont préremplis ou remplis sur la base du numéro de référence de facturation et ne peuvent pas être modifiés. En cas de besoin de modification, veuillez communiquer immédiatement une nouvelle adresse à votre conseillère ou votre conseiller à la clientèle.

Sous Déposant (fournisseur), il est possible de saisir un texte libre dans le champ «Entreprise» et de le rechercher. Si une entrée correspondante se trouve dans les données client de la Poste, les champs restants sont remplis en conséquence. Il est également possible de rechercher la clé AMP d’un client, si celle-ci est connue. En outre, tous les champs peuvent être remplis librement en cas de besoin. Un client utilisé une fois est enregistré dans l’application et pourra à l’avenir être sélectionné dans le champ «Déposants enregistrés».

Pour les produits de journaux, le client connecté est également préenregistré sous Expéditeur (donneur d’ordre). Les données ne peuvent toutefois pas être modifiées. Elles sont liés au contrat d’éditeur pour le journal correspondant. Le bloc «Déposant (fournisseur)» fonctionne exactement comme pour les produits courrier.

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Cela n’a lieu qu’après la saisie d’une liste d’adresses dans le masque suivant. Le bouton «Étape suivante» n’est actif que lorsque tous les champs obligatoires sont remplis. S’ils ne sont pas encore remplis ou s’ils comportent une valeur non valable, ils sont encadrés en rouge. Si le bouton est actif et que l’on clique dessus, on accède au masque suivant «Adresses».

Dans ce masque, les données d’adresse sont importées et, si nécessaire, une option de validation est sélectionnée.

Exigences pour le fichier d’adresses

Le fichier d’adresses doit être au format Excel (XLSX) ou CSV et comporter les colonnes suivantes. Les colonnes obligatoires nécessaires pour créer des fichiers de production et des documents utilisables sont marquées d’une étoile:

Dans des cas exceptionnels, les champs «Rue» et «Numéro» peuvent être vides. Cependant, en l’absence de ces données, l’adresse ne peut pas être contrôlée ni triée correctement. Idéalement, la rue et le numéro de maison ainsi que le numéro postal d’acheminement et la localité figurent dans des colonnes séparées. Dans les champs nom, il faut que le champ «Nom» ou le champ «Entreprise» soit disponible et rempli. Si la colonne «Code ISO» manque ou ne contient aucun contenu, les adresses sont interprétées comme étant en Suisse ou dans la Principauté de Liechtenstein.

Si un fichier d’adresses répondant aux exigences est téléchargé, un message correspondant s’affiche dans un bloc vert. Ce message indique également le nombre d’adresses. Si la structure du fichier d’adresses ne correspond pas aux spécifications, un message correspondant s’affiche dans un bloc rouge. Parallèlement, un bloc «Attribution des colonnes» s’affiche dans lequel il est possible de communiquer à l’application quelle colonne du fichier d’adresses contient quelle information. Les colonnes manquantes (ou mal intitulées) sont encadrées en rouge. Lorsque toutes les attributions nécessaires ont été effectuées, le message mentionné précédemment apparaît dans un bloc vert.

Si un fichier d’adresses est téléchargé, qui correspond certes à la structure correcte, mais qui contient d’autres erreurs (p. ex.NPA non valables, dépassement du nombre de caractères autorisés par champ), un message correspondant apparaît également dans un bloc rouge. Un lien permet de télécharger une liste Excel des erreurs. Elles doivent d’abord être résolues avant que le fichier d’adresses puisse être utilisé.

Enregistrer le résultat de la séparation des colonnes: si cette case à cocher est sélectionnée et que le fichier d’adresses contient soit la rue/le numéro de maison, soit le NPA/la localité dans la même colonne, ceux-ci sont séparés par l’application et écrits sous forme de deux ou quatre colonnes supplémentaires dans le fichier de sortie (fichier de production). Ces colonnes sont identifiées par le préfixe «VZ_». Les colonnes présentes à l’origine dans le fichier d’adresses sont conservées. Si la case n’est pas cochée, l’application sépare les colonnes correspondantes en arrière-plan afin de pouvoir les traiter correctement, mais elle ne les écrit pas dans le fichier de sortie après le tri.

Les blocs «Validation» et «Épuration des données» se trouvent dans la partie inférieure du masque «Fichiers d’adresses». Au besoin, il est possible de sélectionner une validation préalable des adresses.

Le fonctionnement des différentes options est expliqué dans le masque lui-même. La case à cocher «Suppression d’adresses invalides» ne peut être sélectionnée que si lors de la validation, soit «Vérification distribuabilité», soit «Validation complète» ont été sélectionnés. Si la case est cochée, toutes les adresses invalides (voir plus bas) sont indiquées dans un fichier séparé. Cela peut s’avérer judicieux si vous souhaitez économiser les coûts d’impression et de distribution des exemplaires non distribuables.

Le champ de sélection «Facture pour» ne s’affiche que si la validation complète a été sélectionnée. Celle-ci est payante et le champ de sélection indique à quel débiteur la prestation doit être facturée.

Important:

• Cette sélection concerne exclusivement la facturation pour la validation d’adresses complète et non les prix d’envoi.
• Le prix pour la validation complète est affiché sur la page «Résumé de l’ordre» (voir chapitre 7), c’est-à-dire avant la clôture définitive de l’ordre.
• Seuls vos propres débiteurs ou les débiteurs de clients pour lesquels vous disposez d’un accès prestataire sur le portail «Ma Poste» sont disponibles. Si vous souhaitez facturer ces prestations à un tiers, vous devez les comptabiliser via l’un de vos débiteurs et les facturer vous-même à votre mandant.

Adresses vérifiées

Si vous avez choisi une option pour la validation d’adresses, un code pouvant présenter les valeurs suivantes est affiché par adresse dans la colonne «Code de statut» du fichier de production:

Les statuts 0, 25, 26, 27, 50 et 51 sont considérés comme non distribuables et, si l’option «Suppression d’adresses invalides» a été sélectionnée, sont supprimés du fichier d’adresses et indiquées dans un fichier séparé. Si vous n’activez pas l’option correspondante, les adresses sont également triées et vous pouvez décider vous-même de la manière dont elles doivent être traitées lors de la production en fonction du statut.

Remarque importante: les statuts 0 à 3 sont émis gratuitement et sont inclus dans la vérification de la distribuabilité. Les autres statuts sont payants et ne sont émis que lors de la vérification complète. Vous trouverez les prix actuellement en vigueur sur www.poste.ch/gestion-adresses.

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Il apparaît dans l’aperçu des ordres avec le statut «Nouveau». Le bouton «Étape précédente» permet de revenir au masque «Saisir les données de base» où les paramètres peuvent être adaptés si nécessaire. Le bouton «Étape suivante» n’est actif que lorsqu’un fichier d’adresses valable a été téléchargé et que les attributions nécessaires ont été effectuées le cas échéant. Si le bouton est actif et que l’on clique dessus, on accède au masque suivant «Tri».

Pour les produits courrier, ce masque est en principe chargé avec l’option «Définir les paramètres de tri» et se présente comme suit:

Désignation de l’ordre: elle a été reprise du champ «Titre» dans le masque «Saisir les données de base» et peut être écrasée si nécessaire.

Langue du document: tous les documents de dépôt sont émis dans la langue sélectionnée ici. Les langues disponibles sont l’allemand, le français, l’italien et l’anglais.

Remarque importante: toutes les données suivantes doivent être saisies avec précision afin que les fichiers et documents soient générés correctement pour la production et la livraison!

Poids par ex. en grammes: le poids de l’envoi, y compris toutes les annexes, doit être saisi en grammes. Les poids minimaux et maximaux doivent être respectés (un message d’erreur correspondant apparaît en cas de poids supérieur ou inférieur).

Longueur en mm et largeur en mm: les indications doivent être saisies en mm. Les dimensions minimales et maximales doivent être respectées (en cas de dépassement vers le haut ou vers le bas, un message d’erreur correspondant apparaît).

Épaisseur par ex. en mm: ici, l’épaisseur de l’envoi doit être saisie à une décimale près.

Les variantes de produits suivantes sont encore disponibles:

Carte postale: si les envois sont des cartes postales, aucun tri préalable n’a lieu. En sélectionnant cette option, un message correspondant apparaît avec l’instruction qu’il faut sélectionner «Pas de tri».

Envois spéciaux [+++]: doit être sélectionné si les envois ne peuvent pas être traités mécaniquement et sont donc soumis à un supplément. Informations complémentaires sur les envois spéciaux: présenter et emballer correctement les lettres

Indemnité de lieu de dépôt [---]: doit être sélectionné si les envois sont déposés directement dans un centre courrier ou logistique et que vous souhaitez recevoir les indemnités de site

Si aucun tri ne doit être effectué pour l’ordre, sélectionnez le bouton «Pas de tri» dans la partie supérieure du masque. Le masque est alors adapté comme suit:

Désignation de l’ordre: elle a été reprise du champ «Titre» dans le masque «Saisir les données de base» et peut être écrasée si nécessaire.

Langue des documents: tous les documents de dépôt sont émis dans la langue sélectionnée ici. Les langues disponibles sont l’allemand, le français, l’italien et l’anglais.

Poids par ex. en grammes: le poids de l’envoi, y compris toutes les annexes, doit être saisi en grammes. Les poids minimaux et maximaux doivent être respectés (un message d’erreur correspondant apparaît en cas de poids supérieur ou inférieur).

Longueur en mm et largeur en mm: les indications doivent être saisies en mm. Les dimensions minimales et maximales doivent être respectées (en cas de dépassement vers le haut ou vers le bas, un message d’erreur correspondant apparaît).

Épaisseur par ex. en mm: ici, l’épaisseur de l’envoi doit être saisie à la décimale.

Les variantes de produits suivantes sont encore disponibles:

Carte postale: si les envois sont des cartes postales, aucun tri préalable n’a lieu. Dans cette vue («Pas de tri»), la sélection n’a aucune autre conséquence.

Envois spéciaux [+++]: doit être sélectionné si les envois ne peuvent pas être traités mécaniquement et sont donc soumis à un supplément. Informations complémentaires sur les envois spéciaux: présenter et emballer correctement les lettres

Indemnité de lieu de dépôt [---]: doit être sélectionné si les envois sont déposés directement dans un centre courrier ou logistique et que vous souhaitez recevoir les indemnités de site

Réglages de la liasse et de la palette/SB:

Liasse, palette/SB: ces cases sont remplies avec les valeurs standard de la Poste. Si nécessaire, elles peuvent être modifiées manuellement ici.

Séparateur CSV: sélectionnez le séparateur souhaité par type de fichier.

Délimiteur de liasse/position du séparateur: si vous souhaitez un séparateur après chaque liasse dans le fichier de production, vous pouvez le définir ici et définir en outre à quel endroit de la liasse il sera placé. Le séparateur est inscrit dans la dernière colonne du fichier de production.

Information de liasses: il est défini ici à quel endroit du fichier de production l’information de liasses doit être placée – à la fin ou au début d’une liasse. Ce choix n’est important que si vous faites produire vous-même les étiquettes de liasse par vos machines d’impression ou d’expédition. Si vous utilisez les étiquettes de liasse de l’application, vous pouvez sélectionner «Aucune». Par défaut, les informations de liasses et de palettes sont émises pour chaque enregistrement dans le fichier de production. Vous pouvez les utiliser, par exemple, pour la création de «Liasses sans étiquette de liasse». L’activation de cette option limite l’édition de ces informations complémentaires au premier ou dernier enregistrement par liasse.

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Il apparaît dans l’aperçu des ordres avec le statut «Nouveau». Le bouton «Étape précédente» permet de revenir au masque «Adresses», où les options peuvent être adaptées si nécessaire ou un autre fichier d’adresses peut être téléchargé. Le bouton «Étape suivante» n’est actif que lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis avec des valeurs valides. Si le bouton est actif et que l’on clique dessus, on accède au masque suivant «Résumé de l’ordre».

Pour les produits de journaux, le masque se présente comme suit après le chargement:

Si une validation a été sélectionnée à l’étape précédente, la barre jaune ne s’affiche pas. Il est donc possible, si on le souhaite, de se contenter, dans l’application pour journaux, de procéder à une validation du fichier d’adresses téléchargé. Si la barre jaune s’affiche, il faut soit revenir à l’étape précédente et sélectionner une validation, soit sélectionner l’option «Définir les paramètres de tri». Dans ce cas, le masque est adapté comme suit:

Nom du dépôt: il a été repris du champ «Titre» dans le masque «Saisir les données de base» et peut être écrasé si nécessaire.

Langue du document: tous les documents de dépôt sont émis dans la langue sélectionnée ici. Les langues disponibles sont l’allemand, le français, l’italien et l’anglais.

N° d’édition: il est repris par le service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux», dans la mesure où l’application a été appelée à partir de là, et ne peut pas être modifié dans ce cas. Sinon, il peut être saisi librement, mais doit respecter la convention de numérotation pour les journaux.

Référence client: ce champ peut être décrit librement. L’indication apparaît sur les étiquettes de liasse et le procès-verbal de tri.

Poids par ex. en grammes: le poids de l’envoi, y compris toutes les annexes. Sous certaines conditions, les annexes doivent être déclarées séparément pour les journaux dans le service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux».

Épaisseur par ex. en mm Si l’épaisseur exacte de l’envoi n’est pas connue, une valeur approximative peut être utilisée. Celle-ci ne devrait toutefois pas trop s’écarter de l’épaisseur effective, car la valeur est prise en compte avec le poids pour la formation optimale des liasses. Dans certaines circonstances, des indications erronées peuvent entraîner un degré de tri plus faible et donc des coûts plus élevés pour le déposant.

Marque d’affranchissement pour la Suisse: cette valeur est imprimée avec le code de produit sur les étiquettes de liasse nationales.

Marque d’affranchissement pour l’étranger: cette valeur est imprimée avec le code de produit sur les étiquettes de liasse étrangères (celles-ci ne sont formées que dans des cas exceptionnels, car les exemplaires pour l’étranger peuvent généralement être déposés non triés).

Envoi Suisse: il s’agit de l’identification du prestataire. Actuellement, seule la Poste est disponible.

Envoi international: il est possible d’indiquer ici si des liasses pour l’étranger éventuellement formées doivent être identifiées comme Priority ou Economy. Toutefois, en règle générale, de telles liasses ne sont pas formées.

Liasse, palette/SB: les valeurs minimales et maximales pour les liasses et les conteneurs collectifs sont fixées dans ces blocs. En règle générale, les valeurs prédéfinies peuvent être conservées.

Séparateur CSV: dans ces champs, on sélectionne le séparateur avec lequel les enregistrements sont séparés dans le fichier de production (adresses) ou dans la liste des contenants (contenants). Si vous souhaitez obtenir les fichiers exclusivement au format Excel, la manière dont ces champs sont remplis n’a aucune importance.

Délimiteur de liasse/position du séparateur: si vous souhaitez un séparateur après chaque liasse dans le fichier de production, vous pouvez le définir ici et définir en outre à quel endroit de la liasse il sera placé. Le séparateur est inscrit dans la dernière colonne du fichier de production.

Information de liasses: il est défini ici à quel endroit du fichier de production l’information de liasses doit être placée – à la fin ou au début d’une liasse. Ce choix n’est important que si vous faites produire vous-même les étiquettes de liasse par vos machines d’impression ou d’expédition. Si vous utilisez les étiquettes de liasse de l’application, vous pouvez sélectionner «Aucune».

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Il apparaît dans l’aperçu des ordres avec le statut «Nouveau». Le bouton «Étape précédente» permet de revenir au masque «Adresses», où les options peuvent être adaptées si nécessaire ou un autre fichier d’adresses peut être téléchargé. Le bouton «Étape suivante» n’est actif que lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis avec des valeurs valides. Si le bouton est actif et que l’on clique dessus, on accède au masque suivant «Résumé de l’ordre».

L’apparence du masque «Résumé de l’ordre» dépend du groupe de produits choisi à l’origine ainsi que de l’état du tri des adresses et d’un éventuel contrôle des adresses.

Si le tri et/ou le contrôle d’adresses ne sont pas encore terminés, le masque se présente comme suit:

Ce masque affiche à nouveau les principales données de l’ordre. Celles-ci ne peuvent pas être modifiées. Si nécessaire, vous pouvez revenir à l’un des masques précédents en cliquant une ou plusieurs fois sur le bouton «Étape précédente» et y adapter les paramètres.

Envoyer la confirmation de commande par e-mail à: si cette case à cocher est activée, il est possible de saisir dans le champ correspondant une adresse e-mail à laquelle la confirmation de commande pour le tri et l’éventuel contrôle d’adresse doit être envoyée après la clôture de l’ordre. La confirmation de commande peut également être téléchargée dans l’espace de téléchargement pour les documents relatifs aux ordres.

Rappel de l’ordre: si vous établissez un ordre plusieurs jours ou semaines avant le dépôt de l’envoi, vous pouvez cocher cette case et saisir une adresse e-mail et un nombre de jours dans les champs correspondants. Ceux-ci sont enregistrés après la clôture de l’ordre et vous recevez un rappel par e-mail quelques jours avant le dépôt de l’ordre (en fonction de la valeur dans le champ «Nombre de jours avant la date de dépôt»).

Envoyer une notification par e-mail à: tant que le calcul du tri et/ou du contrôle d’adresses (et donc, selon le produit choisi, également des prix) est encore en cours et que le bloc jaune est affiché, vous pouvez saisir ici une adresse e-mail. Dès qu’une adresse valable a été saisie, le bouton «Notification» devient actif. En cliquant sur ce bouton, vous revenez à l’aperçu d’ordres. Dès que le calcul de l’ordre est terminé, un message est envoyé à l’adresse e-mail saisie. Celle-ci contient un lien renvoyant au résumé de l’ordre. Il se peut que vous deviez vous reconnecter pour revenir sur cette page.

Si le tri et/ou le contrôle d’adresses sont terminés alors que vous vous trouvez encore sur le masque, celui-ci est adapté comme suit:

Au lieu du bloc jaune, un bloc gris s’affiche, contenant un aperçu des différentes composantes de prix de l’ordre ainsi que le prix total (sans engagement!). La répartition des envois en «Liasses» et «Palettes/SB» est indiquée dans les tableaux de la partie inférieure.

Si l’ordre a été créé pour un produit de journal, le masque se présente comme suit:

Le prix indiqué dans le bloc gris se rapporte exclusivement aux éventuelles prestations payantes du contrôle d’adresses. Les prix d’envoi effectifs pour les journaux ne sont calculés qu’après la déclaration dans le service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux».

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Il apparaît dans l’aperçu d’ordres avec le statut «Nouveau». Le bouton «Étape précédente» permet de revenir au masque «Tri» où les options peuvent être adaptées si nécessaire. Veuillez noter que cela entraîne un nouveau calcul du tri et/ou du contrôle d’adresses et que vous devrez alors éventuellement attendre à nouveau un certain temps les résultats. En cliquant sur le bouton «Étape suivante», vous accédez au masque suivant «Clôture de l’ordre».

Dans le masque «Clôture de l’ordre», vous pouvez sélectionner les documents que vous souhaitez télécharger une fois l’ordre clôturé. Important: après la clôture, cette sélection ne peut plus être modifiée! En cas de doute, sélectionnez donc «Télécharger tous». Cette case à cocher permet de sélectionner tous les autres documents en même temps.

Si vous avez sélectionné la case «Étiquettes de liasse», une possibilité de sélection supplémentaire «Format étiquettes de liasse» s’affiche. Vous définissez ici le format d’édition des étiquettes de liasse. «A4» imprime une étiquette de liasse par page au format horizontal. En sélectionnant «A5», deux étiquettes de liasse sont éditées sur une page A4 au format portrait. Après l’impression, celles-ci peuvent être empilées, séparées au milieu et les deux piles peuvent être superposées. Les étiquettes de liasse se trouvent alors dans le bon ordre.

Indépendamment de la sélection effectuée ici, le bulletin de livraison (si l’ordre a été créé pour un produit courrier et enregistré de manière ferme via le bouton «Commande», voir plus bas) ainsi que la confirmation d’ordre pour le tri et/ou le contrôle d’adresses sont dans tous les cas mis à disposition sur la page pour le téléchargement des documents.

En cliquant sur le bouton «Annuler», on quitte le masque et l’ordre est enregistré. Il apparaît dans l’aperçu d’ordres avec le statut «Nouveau». Le bouton «Étape précédente» permet de revenir au masque «Résumé de l’ordre».

Le bouton «Sauvegarder et télécharger» n’est disponible que si l’ordre a été créé pour un produit courrier. En cliquant sur ce bouton, vous accédez au masque «Téléchargement de documents», où vous pouvez télécharger les documents sélectionnés. Aucune déclaration d’envoi n’est effectuée et aucune donnée n’est envoyée aux systèmes de facturation de la Poste pour le dépôt des envois. En revanche, un éventuel contrôle d’adresses payant est facturé au débiteur sélectionné dans le masque «Adresses», indépendamment du dépôt de l’envoi. Cette possibilité est surtout prévue dans le cas où l’impression et la préparation des envois ne se font pas au même endroit que la déclaration d’envoi, c’est-à-dire que celle-ci est effectuée par le donneur d’ordre lui-même, par exemple.

En cliquant sur le bouton «Commande», l’ordre est enregistré de manière ferme et vous accédez au masque suivant «Télécharger les documents». Dans ce cas, une déclaration d’envoi est déclenchée et le dépôt de l’envoi est facturé au donneur d’ordre sélectionné dans le masque «Saisir les données de base».

Remarque importante: si l’ordre est clôturé de cette manière, il ne peut plus être modifié par la suite! Si vous souhaitez tout de même procéder à des adaptations de l’ordre, vous devez demander une annulation pour celui-ci via l’action «Annuler» dans l’aperçu d’ordres et saisir l’ordre à partir de zéro. En utilisant l’action «Copier», vous pouvez créer un ordre identique sans devoir saisir à nouveau tous les paramètres.

Dans ce masque, les documents préalablement sélectionnés ainsi que la confirmation d’ordre et, le cas échéant, le bulletin de livraison peuvent être téléchargés individuellement ou tous ensemble sous forme d’archive regroupée (ZIP). Le lien de téléchargement d’un document n’est disponible que lorsque sa génération est terminée.

Dans la partie supérieure du masque, il est indiqué combien de temps les documents sont disponibles au téléchargement. Cela dépend notamment des paramètres sélectionnés dans le masque «Saisir les données de base» (voir chapitre 4). Derrière les étiquettes de liasse et les étiquettes de SB/palettes se trouve une remarque indiquant la couleur du papier sur laquelle ces adresses doivent être imprimées. Cette remarque dépend du produit et est contraignante! Une remarque similaire est également imprimée sur les documents eux-mêmes.

Le bouton «Enregistrer comme modèle» permet d’enregistrer l’ordre qui vient d’être clôturé en tant que modèle. Cette procédure est analogue à l’action «Enregistrer comme modèle» dans l’aperçu d’ordres (voir chapitre 3).

Reprise des données pour le Bordereau de dépôt Journaux

Si vous avez souscrit au service en ligne «Bordereau de dépôt Journaux» et que vous avez sélectionné un produit de journaux dans les données de base de l’ordre, vous pouvez transmettre les données d’expédition à ce service. Dans ce cas, le masque apparaît légèrement modifié:

Sélectionnez le titre de journal correspondant dans le champ de sélection situé dans la colonne de droite de l’écran. Ce champ contient tous les titres pour lesquels vous avez l’autorisation de faire une déclaration. En cliquant sur «Bordereau de dépôt», vous accédez au service en ligne «Bordereau de dépôt journaux», où vous pouvez clôturer l’ordre. Tous les documents nécessaires à l’expédition y sont également mis à votre disposition une fois l’ordre clôturé, ainsi que le bulletin de livraison Journaux.

Vous pouvez regrouper plusieurs ordres puis les comptabiliser ensemble. Pour cela, les différentes variantes doivent concorder en termes de format et d’échelon de poids (p. ex. grande lettre, 1-1000 g).

Étape 1: saisir les données de base (conformément au chapitre 4).

Étape 2: charger différentes listes d’adresses

Les exigences du chapitre 5 s’appliquent en principe.

+ Ajouter une variante: une autre liste d’adresses peut être téléchargée.

Désignation des variantes: un clic dans le nom du fichier d’adresses (au-dessus du champ vert) permet de renommer la variante. Le nom de votre liste d’adresses est utilisé par défaut.

Étape 3: définir les paramètres de tri pour chaque variante

Les exigences du chapitre 6 s’appliquent en principe. La différence réside dans le fait que les paramètres doivent être saisis pour toutes les variantes.

Étape 4: résumé (conformément au chapitre 7).

Étape 5: finalisation (conformément au chapitre 8).

Étape 6: télécharger les documents (conformément au chapitre 9).

Contrairement à un ordre sans variantes, seules la «Confirmation d’ordre», le «Bulletin de livraison», le «Cost Report (PDF)» et le «Procès-verbal de tri (PDF)» sont créés pour l’ensemble de l’ordre, tous les autres documents sont générés séparément pour chaque variante.

Si vous avez des questions sur le service en ligne ou si vous avez besoin d’aide pour son utilisation ainsi qu’en cas de pannes et de messages d’erreur, vous pouvez obtenir l’assistance souhaitée à l’adresse e-mail support.presort@poste.ch.

Si vous avez des questions sur la préparation et le dépôt des envois, veuillez vous adresser à votre conseillère ou votre conseiller à la clientèle ou (dans le cas de produits de journaux) au centre de compétences Presse compétent pour le titre.