Documents d’accompagnement Petites marchandises International

Avec le service en ligne «Documents d’accompagnement Petites marchandises International», vous pouvez créer et imprimer des documents d’accompagnement pour votre envoi international.

Pour créer un document d’accompagnement pour les petites marchandises, cliquez sur le bouton «Créer nouveau document d’accompagnement» dans l’aperçu ou copiez un ordre existant en mode connecté. Vous pouvez aussi supprimer ou imprimer une ou plusieurs étiquettes déjà créées et modifier des ordres en suspens. Pour ce faire, vous pouvez filtrer vos documents d’accompagnement par statut ou avec le filtre avancé. Par ailleurs, pour les envois avec le statut «Bordereau de dépôt en attente», il est possible d’établir le bordereau de dépôt nécessaire pour l’impression de l’étiquette.

Vous utilisez les étiquettes CN 22 pour les envois de petites marchandises d’une valeur maximale de CHF 1000.00. Pour créer des étiquettes d’adresse avec une déclaration en douane CN 22, sélectionnez le produit correspondant dans le menu. Vous avez le choix entre saisir une étiquette isolée ou plusieurs étiquettes à la fois.

Les documents d’accompagnement CN 23 sont destinés aux envois de petites marchandises dont la valeur dépasse CHF 1000.00 ou aux envois auxquels vous joignez des annexes détaillées (p. ex. les factures commerciales). Pour créer des étiquettes d’adresses avec des documents d’accompagnement CN 23, choisissez le produit correspondant dans le menu. Vous avez le choix entre saisir un document d’accompagnement individuel ou plusieurs documents d’accompagnement à la fois.

2.1 Saisir une seule étiquette CN 22

2.1.1 Prestation

Veuillez saisir la date de dépôt de votre envoi. Choisissez si vous souhaitez effectuer votre envoi sans suivi ou en PRIORITY Plus (combinaisons impossibles). Si, pour une prestation complémentaire donnée, vous disposez de plus d’une licence ’affranchissement individuelle, un menu déroulant correspondant apparaîtra. Sélectionnez la licence d’affranchissement que vous souhaitez utiliser.

Si vous ne possédez qu’une seule licence d’affranchissement, celle-ci sera automatiquement utilisée pour générer le code à barres.

Si vous n’avez encore aucune licence d’affranchissement individuelle, le système vous en attribuera une automatiquement.

Choisissez également si une mention PRIORITY (pour PRIORITY Plus, la mention PRIORITY est obligatoire) et un affranchissement P.P. ou P.P. / Journal (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation) doivent être indiqués ou si vous souhaitez affranchir l’envoi d’une autre manière.

2.1.2 Destinataire et expéditeur

Saisissez à présent une adresse par destinataire et par expéditeur. Les champs optionnels sont signalés en conséquence. Pour l’adresse du destinataire, l’indication d’une adresse e-mail ou d’un numéro de téléphone est obligatoire. Veuillez noter que les lignes Nom de la société 3 et Adresse 3 sont transmises par voie électronique, mais que, pour des raisons de place, n’apparaissent pas toujours sur l’étiquette d’adresse. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer les adresses saisies dans le gestionnaire d’adresses afin de toujours en disposer à l’avenir. En cliquant sur le champ de recherche, vous pouvez faire apparaître les adresses déjà saisies dans le gestionnaire d’adresses. Une requête à cet endroit vous permet d’affiner les résultats affichés. Vous pouvez ouvrir votre gestionnaire d’adresses en cliquant sur le point de menu «Adresses».

2.1.3 Contenu de l’envoi

Veuillez prendre connaissance des informations sur les marchandises dangereuses ainsi que des dispositions en matière d’importation pour le pays de destination. Choisissez d’abord la nature du contenu de votre envoi. Ensuite, veuillez renseigner tous les champs obligatoires. Les champs obligatoires peuvent varier en fonction de la nature du contenu sélectionné. En activant l’option «Enregistrer/Mettre à jour dans la liste d’articles cet article pour une utilisation ultérieure», vous pouvez enregistrer l’article saisi dans votre gestionnaire d’articles. Vous pouvez afficher les articles déjà saisis dans le gestionnaire d’articles en cliquant sur le champ de recherche. Il vous est ensuite possible d’affiner les résultats affichés grâce à une requête. Vous pouvez ouvrir votre gestionnaire d’articles en cliquant sur le point de menu «Articles».

Veuillez noter que la déclaration en douane CN 22 n’offre de place que pour une description d’article de 22 caractères. La description d’article complète est toutefois transmise par voie électronique.

Le bouton «Ajouter d’autres articles» vous permet d’enregistrer d’autres articles se trouvant dans le même envoi (un maximum de quatre articles est possible). Veuillez noter que tous les articles doivent être déclarés dans la même monnaie. Une fois l’ensemble des articles et des informations enregistré, cliquez sur «Suivant».

2.1.4 Clôture

Le champ «La douane, la TVA et les taxes sont payées par» (uniquement clients commerciaux avec relation de facturation) s’affiche uniquement pour les pays dans lesquels la future prestation PDDP est possible. Si vous souhaitez utiliser cette prestation, sélectionnez «Je prends en charge les coûts», sinon laissez le champ vide. Dans le champ «Référence client», vous pouvez doter votre ordre/envoi d’une identification personnalisée qui apparaîtra sur l’aperçu des documents d’accompagnement.

Si vous avez enregistré une ou plusieurs signatures électroniques, vous pouvez la/les sélectionner dans le menu déroulant correspondant. La signature apparaîtra sur le document CN 22. Sous «Format papier», vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer votre étiquette au format A6 sur une page A4 ou uniquement au format A6. Une éventuelle liste de codes à barres est imprimée par défaut au format A4. Sous «Position d’impression», vous pouvez déterminer l’emplacement du document d’accompagnement à imprimer sur la page A4. Si vous souhaitez une liste de codes à barres pour votre envoi isolé, sélectionnez ici le type de liste de codes à barres correspondant. Après confirmation que les informations sont exactes, l’ordre peut être clôturé.

Pour pouvoir imprimer votre étiquette avec affranchissement P.P. (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation), vous devez d’abord créer un bordereau de dépôt. En cliquant sur le bouton «Vers le bordereau de dépôt», vous pouvez accéder directement au service en ligne correspondant. À la fin du processus, vous obtenez le bordereau de dépôt généré ainsi que les documents que vous avez établis auparavant pour l’impression.

Aucun bordereau de dépôt n’est nécessaire pour les envois avec le type d’affranchissement «Aucun». Vous recevez directement l’étiquette, mais devez impérativement affranchir l’envoi. Les clients commerciaux doivent déposer les envois correspondants dans une filiale en exploitation propre de la Poste.

En cliquant sur «Retour vers l’aperçu», vous revenez à l’aperçu. Les documents d’accompagnement avec affranchissement P.P. que vous avez établis restent au statut «Bordereau de dépôt en attente» jusqu’à ce que le bordereau de dépôt ait été établi.

Une fois l’ordre clôturé, celui-ci apparaît dans l’aperçu des documents d’accompagnement. Grâce au menu déroulant, vous pouvez copier le document d’accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l’aperçu ou le réimprimer. Vous pouvez également établir un bordereau de dépôt pour les documents d’accompagnement avec le statut «Bordereau de dépôt en attente».

2.2 Saisir plusieurs étiquettes CN 22

2.2.1 Prestation

Cette option n’est pas disponible pour les clients commerciaux connectés sans relation de facturation. Sélectionnez «Créer plusieurs étiquettes» dans le menu déroulant et indiquez la date de dépôt de vos envois.

Sélectionnez également un numéro postal d’acheminement ainsi qu’une localité en vue d’un éventuel affranchissement P.P. ou P.P./Journal (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation). L’affranchissement est géré par le biais du fichier Excel pour le téléchargement des adresses.

2.2.2 Importation des données

Si vous décidez d’enregistrer plusieurs adresses en une seule fois, on vous demandera de charger votre fichier d’adresses. 300 adresses par fichier sont autorisées au maximum. Vous pouvez consulter un fichier exemple vous indiquant la mise en page que votre fichier doit avoir en cliquant sur le champ correspondant. Veuillez ne pas modifier la structure du fichier, ne pas supprimer de colonnes ni ajouter de nouveaux champs.

Veuillez observer les caractères spéciaux mentionnés et autorisés en page 16. Dans le cas où le système doit pouvoir supprimer automatiquement et définitivement les caractères spéciaux non autorisés lors du chargement du fichier d’adresses, activez l’option correspondante.

Merci de prendre connaissance des informations importantes sur l’envoi de marchandises dangereuses.

Si, pour une prestation complémentaire donnée, vous disposez de plus d’une licence d’affranchissement individuelle (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation), un menu déroulant correspondant apparaîtra. Sélectionnez la licence d’affranchissement que vous souhaitez utiliser, même si vous n’envisagez pas d’utiliser la prestation complémentaire correspondante. Les prestations complémentaires sont gérées par le biais du fichier Excel pour le téléchargement des adresses, ce qui explique que la licence d’affranchissement doit être choisie au préalable. Si vous ne possédez qu’une seule licence d’affranchissement, celle-ci sera automatiquement utilisée pour générer les codes à barres. Si vous n’avez encore aucune licence d’affranchissement individuelle, le système vous en attribuera une automatiquement.

Le tableau suivant présente les champs existants ainsi que leurs caractéristiques:

Nom du champ	Contenu	Nombre maximum de caractères	Champ obligatoire/ facultatif
ADDITIONALSERVICE	Prestation complémentaire, 0 = Sans suivi, 2 = PRIORITY Plus	1	O
PRINT PRIORITY LOGO	0 = Pas de surimpression PRIORITY, 1 = Surimpression PRIORITY (obligatoire pour PRIORITY PLUS)	1	O
BARCODE	Le code à barres créé s’affiche dans cette colonne après la clôture de l’ordre.	–	–
PRINT PP FRANKING	1 = Affranchissement P.P., 2 = Affranchissement P.P./Journal	1	O
SENDER NAME 1	Nom de l’expéditeur 1	30	O
SENDER NAME 2	Nom de l’expéditeur 2	30	F
SENDER NAME 3	Nom de l’expéditeur 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
SENDER ADDRESS 1	Adresse de l’expéditeur 1	30	O
SENDER ADDRESS 2	Adresse de l’expéditeur 2	30	F
SENDER ADDRESS 3	Adresse de l’expéditeur 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
SENDER POSTCODE	Numéro postal d’acheminement de l’expéditeur	12	O
SENDER CITY	Lieu de domicile de l’expéditeur	30	O
SENDER COUNTRY	Code ISO du pays expéditeur = CH	2	O
SENDER CONTACT PERSON	Contact expéditeur	30	F
SENDER TELEPHONE	Numéro de téléphone de l’expéditeur	20	O
SENDER EMAIL	Adresse e-mail de l’expéditeur	50	O
SENDER VAT NO.	Numéro de TVA de l’expéditeur	20	F
SENDER TAX NO.	Numéro fiscal de l’expéditeur (p. ex. IOSS)	30	K
RECEIVER NAME 1	Nom du destinataire 1	30	O
RECEIVER NAME 2	Nom du destinataire 2	30	F
RECEIVER NAME 3	Nom du destinataire 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
RECEIVER ADDRESS 1	Adresse du destinataire 1	30	F
RECEIVER ADDRESS 2	Adresse du destinataire 2	30	F
RECEIVER ADDRESS 3	Adresse du destinataire 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
RECEIVER POSTCODE	Numéro postal d’acheminement du destinataire	12	F
RECEIVER CITY	Lieu de domicile du destinataire	30	O
RECEIVER COUNTRY	Code ISO du pays de destination	2	O
RECEIVER CONTACT PERSON	Contact destinataire	30	F
RECEIVER TELEPHONE	Numéro de téléphone du destinataire (chiffres uniquement, pas de caractères spéciaux ni d’espaces)	20	O/F
RECEIVER EMAIL	Adresse e-mail du destinataire	50	O/F
RECEIVER VAT NO.	Numéro de TVA du destinataire	20	F
RECEIVER TAX NO.	N° fiscal du destinataire	30	F
NATURE OF CONTENT	Contenu de l’envoi: 1 = Documents, 2 = Marchandises, 3 = Cadeau, 4 = Échantillons, 5 = Marchandises retournées, 6 = Autres	1	O
CUSTOMER TESTIMONIALS	Référence client	25	F
GOODS CURRENCY	Devise du contenu (tous les articles doivent être déclarés dans la même devise), CHF = francs suisses, EUR = Euro, USD = Dollar américain, GBP = Livre sterling,	3	O
ARTICLE 1 DESCRIPTION	Description de l’article 1	30	O
ARTICLE 1 QTY	Nombre d’artciles 1	8 (max. 9999.99)	O
ARTICLE 1 VALUE	Valeur marchande de l’article 1	8 (max. 99999.99)	O
ARTICLE 1 ORIGIN	Pays d’origine de l’article 1 (code ISO)	2	O
ARTICLE 1 WEIGHT	Poids net de l’article 1	4 (max. 2.00)	O
ARTICLE 1 CUSTOMS TARIFF NO.	Numéro de tarif douanier	12	O
ARTICLE 1 INVOICE DESCRIPTION	Description de l’article pour la facture commerciale	100	F
ARTICLE 1 KEY	Clé	3	F
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE NO.	Licence d’exportation	22	F
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE DATE	Date de la licence d’exportation	10 (dd.mm.yyyy)	F
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE	Certificat de circulation des marchandises	20	F
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE NO.	Numéro de certificat de circulation des marchandises	10	F
PDDP	Vide ou 0 = pas d’envoi PDDP, 1 = envoi PDDP	1	F

Seuls les caractères graphiques a-z, A-Z et 0-9 sont autorisés. Veuillez n’utiliser aucun caractère d’un autre alphabet.

Par ailleurs, seuls les caractères spéciaux suivants sont autorisés:

Á á À à Ã ã Ä ä É é È è Ê ê Ë ë Í í Ì ì Î î Ï ï Ó ó Ò ò Ô ô Ö ö Ú ú Ù ù Û û Ü ü Ñ ñ ª ° ¡ ¿ Ç ç « » º , . ; : - _ ! ? / ( ) = % & + # ' ? Â â @

L’utilisation de caractères spéciaux et de caractères graphiques non autorisés génère une erreur lors de l’importation.

2.2.3 Clôture

Si vous avez enregistré une signature électronique, vous pouvez la sélectionner dans le champ correspondant. Dans le champ «Liste des codes barres», vous devez choisir si vous souhaitez créer une liste de codes à barres 21 (liste de codes à barres pour les lettres avec suivi électronique des envois) ou 23 (liste de codes à barres pour les lettres avec accusé de réception). Sous «Format papier», vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer votre étiquette au format A6 sur une page A4 ou uniquement au format A6. Les éventuelles listes de codes à barres sont imprimées par défaut au format A4. Le champ obligatoire pour le format A4 «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l’impression doit débuter. Après confirmation que les informations sont exactes, l’ordre peut être clôturé.

Une fois le bordereau de dépôt généré, les documents vous sont remis au format PDF. Vous recevez en outre le fichier d’adresses que vous avez chargé, complété avec les codes à barres générés. Si vous créez moins de 50 étiquettes à la fois, ces dernières s’affichent directement sur l’écran. À partir de 50 étiquettes, vous recevez un lien par e-mail.

Pour pouvoir imprimer votre étiquette, vous devez d’abord créer un bordereau de dépôt. En cliquant sur le bouton «Vers le bordereau de dépôt», vous pouvez accéder directement au service en ligne correspondant. À la fin du processus, vous obtenez le bordereau de dépôt généré ainsi que les documents que vous avez établis auparavant pour l’impression.

En cliquant sur «Retour vers l’aperçu», vous revenez à l’aperçu. Les documents d’accompagnement que vous avez établis restent au statut «Bordereau de dépôt en attente».

Une fois l’ordre clôturé, celui-ci apparaît dans l’aperçu des documents d’accompagnement. Vous pouvez y copier le document d’accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l’aperçu ou le réimprimer. Vous pouvez également établir un bordereau de dépôt pour les documents d’accompagnement avec le statut «Bordereau de dépôt en attente».

2.3 Saisir un seul document d’accompagnement CN 23

2.3.1 Prestation

Sélectionnez «Créer un document d’accompagnement» dans le menu et définissez la date de dépôt de votre envoi. Choisissez si vous souhaitez effectuer votre envoi sans suiviou en PRIORITY Plus (combinaisons impossibles). Si, pour une prestation complémentaire donnée, vous disposez de plus d’une licence d’affranchissement individuelle (uniquement pour les clients commerciaux), un menu déroulant correspondant apparaîtra. Sélectionnez la licence d’affranchissement que vous souhaitez utiliser.

Si vous ne possédez qu’une seule licence d’affranchissement, celle-ci sera automatiquement utilisée pour générer les codes à barres. Si vous n’avez encore aucune licence d’affranchissement individuelle, le système vous en attribuera une automatiquement. Choisissez également si une mention PRIORITY (pour Recommandé et PRIORITY Plus, la mention PRIORITY est obligatoire) et un affranchissement P.P. ou P.P. / Journal (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation) doivent être indiqués ou si vous souhaitez affranchir l’envoi d’une autre manière.

2.3.2 Destinataire et expéditeur

Saisissez à présent une adresse par destinataire et par expéditeur. Les champs optionnels sont signalés en conséquence. Pour l’adresse du destinataire, l’indication d’une adresse e-mail ou d’un numéro de téléphone est obligatoire.

Veuillez noter que les lignes Nom de la société 3 et Adresse 3 sont transmises par voie électronique, mais que, pour des raisons de place, n’apparaissent pas toujours sur l’étiquette d’adresse. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer les adresses saisies dans le gestionnaire d’adresses afin de toujours en disposer à l’avenir. En cliquant sur le champ de recherche, vous pouvez faire apparaître les adresses déjà saisies dans le gestionnaire d’adresses. Vous pouvez affiner les résultats affichés à l’aide d’une requête. Vous pouvez ouvrir votre gestionnaire d’adresses en cliquant sur le point de menu «Adresses».

2.3.3 Contenu de l’envoi

Veuillez prendre connaissance des informations sur les marchandises dangereuses ainsi que des dispositions en matière d’importation pour le pays de destination. Choisissez d’abord la nature du contenu de votre envoi. Vous pouvez ensuite faire référence à une facture commerciale distincte externe au système en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la déclaration commerciale détaillée sur la lettre de voiture est superflue. Remplissez ensuite tous les champs obligatoires. En activant l’option «Enregistrer/Mettre à jour dans la liste d’articles cet article pour une utilisation ultérieure», vous pouvez enregistrer l’article saisi dans votre gestionnaire d’articles. Vous pouvez afficher les articles déjà saisis dans le gestionnaire d’articles en cliquant sur le champ de recherche. Il vous est ensuite possible d’affiner les résultats affichés grâce à une requête. Vous pouvez ouvrir votre gestionnaire d’articles en cliquant sur le point de menu «Articles».

Le bouton «Ajouter d’autres articles» vous permet d’enregistrer d’autres articles se trouvant dans le même envoi (un maximum de cinq articles est possible). Veuillez noter que tous les articles doivent être déclarés dans la même devise. Une fois l’ensemble des articles et des informations enregistré, cliquez sur «Suivant».

2.3.4 Clôture

Le champ «La douane, la TVA et les taxes sont payées par» (uniquement clients commerciaux avec relation de facturation) s’affiche uniquement pour les pays dans lesquels la future prestation PDDP est possible (pas encore dans l’offre). Si vous souhaitez utiliser cette prestation, sélectionnez «Je prends en charge les coûts», sinon laissez le champ vide. Dans le champ «Référence client», vous pouvez doter votre envoi/ordre d’une identification personnalisée qui apparaîtra sur l’aperçu des documents d’accompagnement. Le champ «Instructions pour le dédouanement» vous permet, le cas échéant, de saisir des instructions particulières pour le dédouanement (merci de noter que ces indications optionnelles ne seront pas obligatoirement suivies). Le champ «Instructions de livraison» vous permet de saisir des instructions particulières pour la livraison (merci de noter que ces indications optionnelles ne seront pas obligatoirement suivies). Si vous avez enregistré une ou plusieurs signatures électroniques, vous pouvez la/les sélectionner dans le menu déroulant correspondant. La signature apparaîtra sur le document CN 23. Si vous souhaitez une liste de codes à barres pour votre envoi isolé, sélectionnez ici le type de liste de codes à barres correspondant. Sous «Format papier», vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer votre étiquette au format A6 sur une page A4 ou uniquement au format A6. Les formulaires douaniers CN 23 ainsi que les éventuelles listes de codes à barre et factures commerciales sont imprimées par défaut au format A4. Sous «Position d’impression», vous pouvez déterminer l’emplacement du document d’accompagnement à imprimer sur la page A4. Choisissez également à combien d’exemplaires la déclaration d’exportation (CN 23) et la facture commerciale doivent êtres imprimées. Après confirmation que les informations sont exactes, vous pouvez clôturer l’ordre.

Pour pouvoir imprimer votre étiquette avec affranchissement P.P. (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation), vous devez d’abord créer un bordereau de dépôt. En cliquant sur le bouton «Vers le bordereau de dépôt», vous pouvez accéder directement au service en ligne correspondant. À la fin du processus, vous obtenez le bordereau de dépôt généré ainsi que les documents que vous avez établis auparavant pour l’impression.

Aucun bordereau de dépôt n’est nécessaire pour les envois avec le type d’affranchissement «Aucun». Vous recevez directement l’étiquette, mais devez impérativement affranchir l’envoi. Les clients commerciaux doivent déposer les envois correspondants dans une filiale en exploitation propre de la Poste.

En cliquant sur «Retour vers l’aperçu», vous revenez à l’aperçu. Les documents d’accompagnement avec affranchissement P.P. que vous avez établis restent au statut «Bordereau de dépôt en attente» jusqu’à ce que le bordereau de dépôt ait été établi.

Une fois l’ordre clôturé, celui-ci apparaît dans l’aperçu des documents d’accompagnement. Vous pouvez y copier le document d’accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l’aperçu ou le réimprimer. Vous pouvez également établir un bordereau de dépôt pour les documents d’accompagnement avec le statut «Bordereau de dépôt en attente».

2.4 Saisir plusieurs documents d’accompagnement CN 23

2.4.1 Prestation

Cette option n’est pas disponible pour les clients commerciaux connectés sans relation de facturation. Sélectionnez «Créer plusieurs documents d’accompagnement» dans le menu et indiquez la date de dépôt de vos envois.

Sélectionnez également un numéro postal d’acheminement ainsi qu’une localité en vue d’un éventuel affranchissement P.P. ou P.P./Journal (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation). L’affranchissement est géré par le biais du fichier Excel pour le téléchargement des adresses.

2.4.2 Importation des données

Si vous décidez d’enregistrer plusieurs adresses en une seule fois, on vous demandera de charger votre fichier d’adresses. 300 adresses par fichier sont autorisées au maximum. Vous pouvez consulter un fichier exemple vous indiquant la mise en page que votre fichier doit avoir en cliquant sur le champ correspondant. Veuillez ne pas modifier la structure du fichier, ne pas supprimer de colonnes ni ajouter de nouveaux champs.

Veuillez observer les caractères spéciaux mentionnés et autorisés en page 16. Dans le cas où le système doit pouvoir supprimer automatiquement et définitivement les caractères spéciaux non autorisés lors du chargement du fichier d’adresses, activez l’option correspondante.

Merci de prendre connaissance des informations importantes sur l’envoi de marchandises dangereuses.

Si, pour une prestation complémentaire donnée, vous disposez de plus d’une licence d’affranchissement individuelle (uniquement pour les clients commerciaux avec relation de facturation), un menu déroulant correspondant apparaîtra. Sélectionnez la licence d’affranchissement que vous souhaitez utiliser, même si vous n’envisagez pas d’utiliser la prestation complémentaire correspondante. Les prestations complémentaires sont gérées par le biais du fichier Excel pour le téléchargement des adresses, ce qui explique que la licence d’affranchissement doit être choisie au préalable. Si vous ne possédez qu’une seule licence d’affranchissement, celle-ci sera automatiquement utilisée pour générer les codes à barres. Si vous n’avez encore aucune licence d’affranchissement individuelle, le système vous en attribuera une automatiquement.

Le tableau suivant présente les champs existants ainsi que leurs caractéristiques:

Nom du champ	Contenu	Nombre maximum de caractères	Champ obligatoire/ facultatif
ADDITIONALSERVICE	Prestation complémentaire, 0 = Sans suivi, 2 = PRIORITY Plus	1	O
PRINT PRIORITY LOGO	0 = Pas de surimpression PRIORITY, 1 = Surimpression PRIORITY (obligatoire pour PRIORITY PLUS)	1	O
BARCODE	Le code à barres créé s’affiche dans cette colonne après la clôture de l’ordre.	–	–
GROSS WEIGHT	Poids brut de l’envoi	4 (max. 2.00)	O
PRINT PP FRANKING	1 = Affranchissement P.P., 2 = Affranchissement P.P./Journal	1	O
SENDER NAME 1	Nom de l’expéditeur 1	30	O
SENDER NAME 2	Nom de l’expéditeur 2	30	F
SENDER NAME 3	Nom de l’expéditeur 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
SENDER ADDRESS 1	Adresse de l’expéditeur 1	30	O
SENDER ADDRESS 2	Adresse de l’expéditeur 2	30	F
SENDER ADDRESS 3	Adresse de l’expéditeur 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
SENDER POSTCODE	Numéro postal d’acheminement de l’expéditeur	12	O
SENDER CITY	Lieu de domicile de l’expéditeur	30	O
SENDER COUNTRY	Code ISO du pays expéditeur = CH	2	O
SENDER CONTACT PERSON	Contact expéditeur	30	F
SENDER TELEPHONE	Numéro de téléphone de l’expéditeur	20	O
SENDER EMAIL	Adresse e-mail de l’expéditeur	50	O
SENDER VAT NO.	Numéro de TVA de l’expéditeur	20	F
SENDER TAX NO.	Numéro fiscal de l’expéditeur (p. ex. IOSS)	30	K
RECEIVER NAME 1	Nom du destinataire 1	30	O
RECEIVER NAME 2	Nom du destinataire 2	30	F
RECEIVER NAME 3	Nom du destinataire 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
RECEIVER ADDRESS 1	Adresse du destinataire 1	30	F
RECEIVER ADDRESS 2	Adresse du destinataire 2	30	F
RECEIVER ADDRESS 3	Adresse du destinataire 3 (sera transmis par voie électronique, mais ne sera pas toujours imprimé sur l’étiquette pour des raisons de place)	30	F
RECEIVER POSTCODE	Numéro postal d’acheminement du destinataire	12	F
RECEIVER CITY	Lieu de domicile du destinataire	30	O
RECEIVER COUNTRY	Code ISO du pays de destination	2	O
RECEIVER CONTACT PERSON	Contact destinataire	30	F
RECEIVER TELEPHONE	Numéro de téléphone du destinataire (chiffres uniquement, pas de caractères spéciaux ni d’espaces)	20	M/K
RECEIVER EMAIL	Adresse e-mail du destinataire	50	M/K
RECEIVER VAT NO.	Numéro de TVA du destinataire	20	F
RECEIVER TAX NO.	N° fiscal du destinataire	30	F
NATURE OF CONTENT	Contenu de l’envoi: 1 = Documents, 2 = Marchandises, 3 = Cadeau, 4 = Échantillons, 5 = Marchandises retournées, 6 = Autres	1	O
SPECIAL CCI	Instructions spéciales indicatives pour les autorités douanières	70	F
INSTRUCTIONS IN CASE OF NON-DELIVERY	Instructions non contractuelles concernant le retour des envois non distribuables: 1 = À considérer comme abandonné, 2 = Retour en PRIORITY, 3 = Retour en ECONOMY	1	O
CUSTOMER TESTIMONIALS	Référence client	25	F
POSTAGE COSTS	Frais de port	6 (max. 999.99)	F
EXPORT DECLARATION	Quantité de CN 23 à imprimer	1 (max. 5)	O
COMMERCIAL INVOICE	Quantité de factures commerciales à imprimer	1 (max. 5)	O
GOODS CURRENCY	Devise du contenu (tous les articles doivent être déclarés dans la même devise), CHF = francs suisses, EUR = Euro, USD = Dollar américain, GBP = Livre sterling,	3	O
SEPARATE COMMERCIAL INVOICE	Facture commerciale étrangère au système: 0 = Aucune facture commerciale étrangère au système (ce qui signifie que la facture commerciale est générée par le système en ligne),1 = Facture commerciale étrangère au système	1	O
COMMERCIAL INVOICE TEXT	Désignation de la facture commerciale (15 caractères au max. sont affichés sur le form. CN 23)	30	F
ARTICLE 1 DESCRIPTION	Description de l’article 1	30	O
ARTICLE 1 QTY	Quantité de l’article 1	8 (max. 9999.99)	O
ARTICLE 1 VALUE	Valeur marchande de l’article 1	8 (max. 99999.99)	O
ARTICLE 1 ORIGIN	Pays d’origine de l’article 1 (code ISO)	2	O
ARTICLE 1 WEIGHT	Poids net de l’article 1	4 (max. 2.00)	O
ARTICLE 1 CUSTOMS TARIFF NO.	Numéro de tarif douanier	12	O
ARTICLE 1 INVOICE DESCRIPTION	Description de l’article pour la facture commerciale	100	F
ARTICLE 1 KEY	Clé	3	F
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE NO.	Licence d’exportation	22	F
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE DATE	Date de la licence d’exportation	10 (dd.mm.yyyy)	F
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE	Certificat de circulation des marchandises	20	F
ARTICLE 1 MOVEMENT CERTIFICATE NO.	Numéro de certificat de circulation des marchandises	10	F
PDDP	Vide ou 0 = pas d’envoi PDDP, 1 = envoi PDDP	1	F

Seuls les caractères graphiques a-z, A-Z et 0-9 sont autorisés. Veuillez n’utiliser aucun caractère d’un autre alphabet.

Par ailleurs, seuls les caractères spéciaux suivants sont autorisés:

Á á À à Ã ã Ä ä É é È è Ê ê Ë ë Í í Ì ì Î î Ï ï Ó ó Ò ò Ô ô Ö ö Ú ú Ù ù Û û Ü ü Ñ ñ ª ° ¡ ¿ Ç ç « » º , . ; : - _ ! ? / ( ) = % & + # ' ? Â â @

L’utilisation de caractères spéciaux et de caractères graphiques non autorisés génère une erreur lors de l’importation.

2.4.3 Clôture

Si vous avez enregistré une signature électronique, vous pouvez la sélectionner dans le champ correspondant. Dans le champ «Liste des codes barres», vous devez choisir si vous souhaitez créer une liste de codes à barres 21 (liste de codes à barres pour les lettres avec suivi électronique des envois) ou 23 (liste de codes à barres pour les lettres avec accusé de réception). Sous «Format papier», vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer votre étiquette au format A6 sur une page A4 ou uniquement au format A6. Les formulaires douaniers CN 23 ainsi que les éventuelles listes de codes à barre et factures commerciales sont imprimées par défaut au format A4. Le champ obligatoire pour le format A4 «Imprimer à partir de la position» définit à partir de quelle étiquette l’impression doit débuter. Après confirmation que les informations sont exactes, l’ordre peut être clôturé.

Une fois le bordereau de dépôt généré, les documents vous sont remis au format PDF. Vous recevez en outre le fichier d’adresses que vous avez chargé, complété avec les codes à barres générés. Si vous créez moins de 50 étiquettes à la fois, ces dernières s’affichent directement sur l’écran. À partir de 50 étiquettes, vous recevez un lien par e-mail.

Pour pouvoir imprimer votre étiquette, vous devez d’abord créer un bordereau de dépôt. En cliquant sur le bouton «Vers le bordereau de dépôt», vous pouvez accéder directement au service en ligne correspondant. À la fin du processus, vous obtenez le bordereau de dépôt généré ainsi que les documents que vous avez établis auparavant pour l’impression.

En cliquant sur «Retour vers l’aperçu», vous revenez à l’aperçu. Les documents d’accompagnement créés gardent le statut «Bordereau de dépôt en attente».

Une fois l’ordre clôturé, celui-ci apparaît dans l’aperçu des documents d’accompagnement. Vous pouvez y copier le document d’accompagnement correspondant pour un nouvel ordre, le supprimer de l’aperçu ou le réimprimer. Vous pouvez également établir un bordereau de dépôt pour les documents d’accompagnement avec le statut «Bordereau de dépôt en attente».