1.1 Finalité du document

Le présent document constitue le manuel d’utilisation du service en ligne «Envoyer un colis GLS».

1.2 Finalité du service en ligne «Envoyer un colis GLS»

Ce service en ligne offre une assistance électronique pour la création d’envois à l’exportation Swiss Post GLS et remplace l’ancien service en ligne «Documents d’expédition colis GLS».

1.3 Étendue du service en ligne «Envoyer un colis GLS»

L’assistant d’expédition internationale est la plateforme centrale pour toutes les solutions d’expédition internationales de la Poste. Avec le module «Expédier un colis GLS», vous bénéficiez d’une solution moderne et conviviale pour expédier par la route des colis jusqu’à 40 kg en Europe.

Vous saisissez toutes les informations directement dans le système – des adresses aux données de dédouanement. Tous les documents d’expédition et d’accompagnement nécessaires sont générés automatiquement et synchronisés.

Connectez-vous à votre compte client «Ma Poste» et cliquez sur «Expédition et transport».

Dans les services en ligne disponibles, recherchez le volet «Assistant d’expédition internationale» et cliquez sur «Démarrer».

Conseil: si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le service en ligne «Assistant d’expédition internationale» à vos favoris. Le service en ligne apparaît alors dans le cockpit client de «Ma Poste», sous «Expédition et transport», et est ainsi accessible directement.

Grâce à l’assistant d’expédition internationale, vous pouvez trouver la prestation qui vous convient en fonction des spécifications de vos envois en termes de poids, de vitesse d’acheminement, de type d’envoi et de destination cible. Cela comprend les envois de marchandises et de documents, les services GLS et URGENT. Toutefois, les présentes instructions traitent exclusivement de l’utilisation du service en ligne «Envoyer un colis GLS» ou «Swiss Post GLS».

Pour lancer directement le service en ligne, veuillez cliquer sur «Documents d’expédition GLS».

Une fois le service en ligne lancé, un masque d’aperçu s’ouvre.

Le processus d’expédition avec l’assistant d’expédition internationale consiste en trois étapes principales:

1. Adresses – sélection de l’Incoterm GLS, saisie de l’importatrice ou importateur, de la ou du destinataire de la marchandise et de l’exportatrice ou de l’exportateur
2. Contenu de l’envoi – informations sur les articles, les quantités et les valeurs
3. Conclusion – sélection et établissement des documents d’expédition

Chaque étape suit un ordre logique. Dans l’aperçu à droite, vous conservez toujours une vue d’ensemble des données que vous avez saisies.

Important:

• Multiple Parcel Shipments, c’est-à-dire la saisie de plusieurs colis par envoi, est prévu pour le premier trimestre 2026. D’ici l’introduction des ordres MPS, chaque envoi de colis doit être saisi individuellement. Les frais supplémentaires occasionnés par le dédouanement dans le pays de destination sont intégralement remboursés sur demande.
• Le chargement multiple, c’est-à-dire le traitement en masse des données d’envoi, est également prévu pour le premier trimestre 2026.

3.1 Étape 1: adresses

Dans un premier temps, saisissez l’Incoterm GLS ainsi que les parties impliquées dans l’expédition.

Sélectionnez tout d’abord l’Incoterm souhaité. Les Incoterms GLS déterminent comment les coûts pour l’importation à l’étranger, autrement dit les frais de dédouanement, les droits de douane et les taxes, sont répartis entre l’exportatrice ou l’exportateur et l’importatrice ou l’importateur. Le bouton Informations vous permet d’accéder à des informations complémentaires (voir «Frais de dédouanement»).

Vous pouvez ensuite saisir les données de la ou du destinataire dans le pays de destination dans le masque «Importateur» en cliquant sur «Rechercher un importateur» ou «Saisir un nouvel importateur». Enfin, indiquez l’adresse de la ou du destinataire.

Si l’importatrice ou l’importateur ou la ou le destinataire est un particulier, vous pouvez le sélectionner en conséquence. Remplissez ensuite les champs de saisie sous «Personne de contact de l’importateur». L’indicatif téléphonique doit être saisi au format +xx. S’il s’agit d’un partenaire ou d’une ou d’un destinataire professionnel, vous devez également indiquer le numéro d’enregistrement et d’identification des opérateurs économiques (numéro EORI) ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire. Si nécessaire, une référence client peut également être saisie. Vous avez la possibilité de faire valider le numéro EORI sur le site web de la Commission européenne, en cliquant sur «Validation de numéro EORITarget not accessible». Si la ou le destinataire ne dispose pas d’un numéro EORI, vous pouvez également joindre une copie de la demande de numéro EORI. Il vous suffit de cocher la case correspondante. Il vous sera demandé de télécharger ce document à l’étape «Conclusion».

Si l’adresse de la ou du destinataire de la marchandise diffère de celle de l’importatrice ou de l’importateur, vous avez la possibilité de la saisir dans le masque «Destinataire de la marchandise». Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir une personne de contact. Il est également possible d’enregistrer automatiquement les données. Sinon, sélectionnez «Identique à l’importateur».

Vous pouvez maintenant saisir vos données dans le masque «Exportateur». Les informations suivantes sont nécessaires:

• Exportateur
• N° de référence de facturation NRF
• Licence d’affranchissement
• Adresse d’entreprise
• Informations concernant l’exportateur
• Numéro d’identification des entreprises en Suisse (IDE)
• Facultatif: numéro de TVA suisse
• Facultatif: numéro d’identification européen de l’entreprise (numéro EORI)
• Facultatif: numéro de TVA intracommunautaire
• Facultatif: numéro de TVA étranger
• Facultatif: numéro IOSS
• Personne de contact de l’exportateur
• Prénom et nom
• Numéro de téléphone au format +41 xxx xx xx
• Facultatif: adresse e-mail

Toutes les données d’adresse sont automatiquement reprises dans les documents d’expédition et de dédouanement.

Dès que vous avez saisi l’ensemble des données, vous pouvez cliquer sur «Continuer vers le contenu de l’envoi», en bas à droite. Toutes les valeurs saisies s’affichent à nouveau à droite dans «Aperçu». 

3.2 Étape 2: contenu de l’envoi

Dans une deuxième étape, vous saisissez les détails relatifs à la marchandise que vous souhaitez expédier.

Sous «Informations sur l’envoi», indiquez le poids (en kilogrammes), emballage et matériel de rembourrage compris, ainsi que la valeur de la marchandise dans la monnaie de l’envoi.

Vous pouvez saisir un nouvel article sous «Contenu de l’envoi». Pour ce faire, cliquez sur «Ajouter des articles». Un nouveau masque s’ouvre, dans lequel vous pouvez saisir les informations suivantes:

• Description de l’article
• Quantité
• Clé de numéro de tarif douanier
• Numéro de tarif douanier – le numéro de tarif douanier se trouve sous: «Tares»
• Pays d’origine de l’article
• Quantité statistique (pour le dédouanement)
• Poids net en kilogrammes, hors emballage et matériel de rembourrage (rapporté à l’article)
• Poids brut en kilogrammes, emballage et matériel de rembourrage compris (rapporté à l’article)
• Numéro de licence d’exportation (p. ex. pour l’exportation de médicaments ou d’autres marchandises nécessitant une licence de la part des autorités suisses) ainsi que date d’émission de la licence d’exportation

Si vous disposez d’une autorisation préférentielle, vous pouvez choisir parmi les catégories suivantes:

• EUR.1
• EUR-MED
• Certificat d’origine avec numéro d’autorisation
• Certificat d’origine avec signature

Le fichier de l’autorisation préférentielle pour «EUR-1» et «EUR-MED» doit être téléchargé à l’étape «Conclusion». Lors du choix de «Certificat d’origine avec numéro d’autorisation», veuillez noter que le certificat d’origine avec numéro d’autorisation doit être joint physiquement à l’envoi original afin que la préférence puisse être accordée lors du dédouanement.

Si vous êtes une exportatrice ou un exportateur agréé et que vous disposez d’un numéro d’autorisation pour le régime préférentiel, nous avons besoin de votre numéro de certificat de circulation des marchandises. Dans ce cas, ce numéro de certificat doit être transmis à l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) à la place de votre nom et de votre signature manuscrite.

Une fois que vous avez saisi toutes les données, vous pouvez saisir d’autres articles sous «+ Ajouter des articles». Les articles déjà enregistrés peuvent être sélectionnés facilement via la fonction de recherche.

Dans le masque «Déclaration», confirmez que vous n’envoyez pas de marchandises dangereuses ou interdites en cochant la case correspondante. Sans cela, l’envoi ne peut pas être finalisé. Merci de lire attentivement les Conditions de transport.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez cliquer sur «Passer à la conclusion», en bas à droite.

3.3 Étape 3: conclusion

Dans une troisième étape, il s’agit de définir les documents et les informations en vue de finaliser l’expédition. Toutes les données saisies sont obligatoires pour le dédouanement et le traitement des envois. Les documents ainsi générés doivent être corrects et complets afin de garantir le bon déroulement des processus d’expédition et de dédouanement.

Sous «Facture commerciale», les possibilités suivantes sont proposées:

• Facture commerciale générée par le système – est établie automatiquement sur la base des données d’envoi saisies
• Propre facture commerciale – peut être téléchargée sous forme de fichier (p. ex. PDF, Word, Excel), avec mention du numéro de facture commerciale et de la date de facturation
• Propre facture pro forma – peut être téléchargée sous forme de fichier (p. ex. PDF, Word, Excel), avec mention du numéro de facture commerciale et de la date de facturation
• Remarque: dans les semaines à venir, il sera possible d’attribuer automatiquement votre propre facture commerciale à un envoi GLS. D’ici là, continuez de saisir le numéro de colis GLS généré par le système ou de l’inscrire à la main de manière bien visible sur votre propre facture commerciale.

Sous «Documents supplémentaires», il est possible de sélectionner et de télécharger des documents supplémentaires pertinents.

• Demande de numéro EORI (plus la confirmation de transmission de la demande et les documents exigés dans le cadre de la demande dans un document PDF)
• EUR1
• EUR-MED
• Licence d’exportation
• Certificat d’origine
• Déclaration d’exportation
• Liste de colisage ou Packing List (bulletin de livraison)
• Preuve d’origine préférentielle ou Proof of Preference (certificat préférentiel)
• T-paper (document de transit pour le transport)

Tous les formats de fichier courants sont acceptés.

Cliquez sur «Établir les documents» en bas à droite pour terminer le processus.

Le système crée automatiquement les trois documents nécessaires pour votre envoi Swiss Post GLS:

• Une étiquette pour la distribution dans le réseau GLS européen
• Une étiquette pour le transport national vers Pratteln
• Une facture commerciale (en sélectionnant «Établir la facture commerciale»)

La vue suivante s’affiche:

Vous pouvez soit ouvrir directement le PDF, soit l’enregistrer sur votre PC. Au niveau du système, ces documents sont regroupés en une «merged label» ou dans un document PDF. Cette «merged label» doit toujours être utilisée sans être séparée.

Si votre facture commerciale est générée par le service en ligne, vous trouverez également la facture commerciale dans le même document PDF.

Le processus est maintenant terminé et vous pouvez imprimer les documents. Vous trouverez des informations sur les paramètres d’impression au chapitre 5 Détails techniques. Veuillez imprimer l’étiquette PDF et la facture commerciale au format A4. Pliez la feuille d’étiquette en deux de sorte que l’étiquette internationale et l’étiquette nationale au format A5 soient visibles l’une à côté de l’autre. Vous pouvez également plier la/les facture(s) commerciale(s) et les éventuels documents complémentaires en deux et les glisser dans la pochette pour documents (format C5), avec l’étiquette. L’étiquette nationale comme l’étiquette internationale doivent être placées sur le devant et de manière bien visible.

Remarques concernant l’impression des documents:

• Nombre d’impressions de la facture commerciale avec signature manuscrite: trois exemplaires
• Nombre d’impressions de la facture commerciale avec numéro d’autorisation: un seul exemplaire
• Nombre d’impressions du certificat d’origine: un seul exemplaire

Vous pouvez saisir d’autres envois en faisant à nouveau appel à l’«Assistant d’expédition internationale» et en relançant le processus.

Une fois que vous avez saisi tous les envois, vous pouvez les remettre à n’importe quelle filiale ou au service de prise en charge de la Poste. Un service de pick-up est possible à partir d’une quinzaine de colis par jour d’expédition. Vous trouverez de plus amples informations sur Swiss Post GLS.

Les données de base de vos articles ne seront pas disponibles dans le nouveau service en ligne. Au début, seule la saisie de nouvelles données de base sera possible.

4.1 Saisir des articles

Ajoutez de nouveaux articles en cliquant sur «Ajouter des articles». Remplissez ensuite les champs obligatoires marqués d’un astérisque (*) pour votre article. Outre les champs obligatoires, les champs suivants peuvent être remplis:

• Clé de numéro de tarif douanier: nécessaire pour certains groupes de marchandises afin de saisir d’autres caractéristiques ou spécifications propres à la marchandise. Une clé n’est requise que pour des numéros de tarif douanier spécifiques. Pour cela, il suffit de consulter directement le tarif douanier électronique TARES. Pour chaque numéro de tarif, il est indiqué si une clé est requise.
• Quantité stat.: la quantité statistique est une unité de quantité supplémentaire qui doit obligatoirement être indiquée pour certains numéros de tarif douanier. Elle sert à la saisie précise des données commerciales pour la statistique du commerce extérieur et peut différer de l’unité de quantité habituelle (p. ex. kg, litres).
• Licence d’exportation: une licence d’exportation est une autorisation étatique qui doit être obtenue avant l’exportation de certaines marchandises. En Suisse, elle est principalement délivrée par le SECO (Secrétariat d’État à l’économie), en particulier pour les produits industriels.
• Date de la licence d’exportation: si vous saisissez une licence d’exportation pour un bien spécifique, veuillez indiquer dans ce champ la date à laquelle cette autorisation a été délivrée.

En cliquant sur «Ajouter des articles», vous pouvez ajouter d’autres articles à votre envoi.

4.2 Exporter les données d’article

Si vous souhaitez extraire les données de base de vos articles disponibles dans l’ancien service en ligne «Documents d’expédition colis GLS» et enregistrer les données sous forme de fichier CSV afin de les utiliser pour la saisie des envois dans le nouveau service en ligne, veuillez procéder comme suit:

1. Démarrez la saisie intégrale pour un nouvel envoi dans le service en ligne «Documents d’expédition colis GLS» ou copiez un ancien envoi. Dans les deux cas, il ne faut pas avoir terminé la saisie des envois.
2. Rendez-vous à la quatrième étape «Informations douanières»
3. Cliquez sur le symbole des jumelles à côté de «Code de l’article»
4. Extrayez votre base d’articles en cliquant sur le bouton «Exporter»
5. Enregistrez le fichier à l’emplacement de votre choix

Basé sur le web, le service est régulièrement testé avec les versions actuelles de Chrome, Edge, Safari et Firefox. Il n’est pas optimisé pour les terminaux mobiles, mais peut néanmoins être utilisé sur ces terminaux.

Aucune API n’est disponible pour le moment pour connecter le service à votre système ERP.

Le service répond aux normes de sécurité les plus élevées et est conforme au RGPD. Un test d’intrusion a été réalisé avec l’assessment OWASP Top10 et aucune faille de sécurité critique n’a été détectée. Les données sont enregistrées exclusivement sur des serveurs situés en Suisse ou dans l’UE.

Afin que les documents puissent être imprimés correctement et intégralement, nous vous recommandons de vérifier vos paramètres d’impression avant de procéder. Pour cela, ouvrez le document PDF correspondant et créez un ordre d’impression. Dans les paramètres d’impression de Windows, veuillez sélectionner l’option «Ajuster» sous «Dimensionnement et gestion des pages».

Pour Apple/Mac, merci de sélectionner les paramètres suivants:

6.1 Signification des messages d’erreur

6.2 Contact

En cas de questions, veuillez écrire à l’adresse infogls@poste.ch. Nous restons également à votre disposition par téléphone comme suit:

CHF 0.08/min. depuis le réseau fixe suisse

Du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30

Exportation: +41 848 454 454