Instruction relative au service en ligne Bordereau de dépôt Lettres
1. Introduction
1.1 Finalité du document
Le document suivant est l’instruction pour le service en ligne «Bordereau de dépôt Lettres».
2. Créer un nouvel ordre
Pour créer un bordereau de dépôt ou un bon de livraison, cliquez sur le bouton «Créer un nouvel ordre» ou copiez un ordre correspondant sous Actions, également avec la fonction «Créer un nouvel ordre» (voir à ce sujet le chapitre 3.2 Actions).
2.1 Masque Expéditeur
Les données de l’expéditeur et du déposant sont saisies à l’étape de processus 1. Expéditeur L’expéditeur est à la fois le déposant et le destinataire de la facture du bordereau de dépôt / bon de livraison. Le déposant traite l’ordre et dépose le bon de livraison auprès d’une filiale agréée pour le dépôt.
2.1.1 Adresse de l’expéditeur
Je suis l’expéditeur
Le numéro de référence de facture et la licence d’affranchissement sont repris automatiquement sur la base des paramètres dans le compte utilisateur. Si plusieurs références de facture et licences d’affranchissement sont enregistrées dans les paramètres du compte utilisateur, vous pouvez les sélectionner à partir des champs de listes correspondants.
Je ne suis pas l’expéditeur
Si vous souhaitez saisir un autre numéro de référence de facture, sélectionnez le champ d’option «Je ne suis pas l’expéditeur». Ici, vous pouvez sélectionner l’expéditeur soit via la «liste de clients», soit vous saisissez le numéro de référence de facture de huit ou neuf chiffres et le confirmez avec le bouton «Vérifier».
Les données de l’expéditeur seront automatiquement remplies après l’étape «Vérifier» du numéro de référence de facture.
2.1.2 Adresse du déposant
Le déposant est automatiquement repris sur la base du login et la coche «Je dépose l’envoi» est déjà remplie. Dans ce cas, l’adresse ne s’affichera qu’au masque 5 «Terminer».
Si vous souhaitez saisir un autre déposant, supprimez la coche du champ «Je dépose l’envoi». Ensuite, vous pourrez sélectionner le déposant à partir de votre liste de clients. Au lieu de la liste de clients, vous pouvez saisir le numéro de référence de facture de huit à neuf chiffres ou l’AMP-Key et ajouter le déposant au moyen du bouton «Vérifier».
2.1.3 Ignorer le masque
Si vous saisissez les mêmes données pour chaque ordre, vous avez la possibilité de sauter cette page. Pour cela, sélectionner la case à cocher «Ignorer cette étape à l’avenir et reprendre les données saisies pour tout nouvel ordre. L’option «Ignorer» peut être désactivée dans les paramètres.».
Cette option peut être modifiée dans les paramètres. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration.
Remarque: si vous avez créé une liste de clients, il n’est pas possible d’ignorer le premier masque.
2.2 Sélectionner le produit
2.2.1 Quand souhaitez-vous déposer l’envoi?
Dans le champ «Quand souhaitez-vous déposer l’envoi?», la «date actuelle» est déjà pré-remplie automatiquement. Cliquez sur le symbole du calendrier afin de modifier la date de dépôt. La date de dépôt ne doit pas être dans le passé et au maximum 60 jours dans le futur.
2.2.2 Sélection de produits
Dans l’étape de processus Sélection de produits, vous pouvez saisir vos produits et prestations complémentaires soit via la sélection rapide, soit via les encadrés National et Étranger.
2.2.2.1 Sélection rapide
Dans la sélection rapide, vos favoris s’affichent. Il peut s’agir des produits que vous avez déclarés le plus souvent ou de produits que vous avez mémorisés dans la configuration comme étant vos favoris.
Vous pouvez saisir directement un terme de recherche dans le champ afin de filtrer la liste de produits. Ou vous utilisez le champ déroulant.
2.2.2.2 Sélectionner le produit manuellement
Sélectionnez d’abord la destination «National» ou «Étranger», puis le type d’envoi. Confirmez ces indications avec le bouton «Reprendre».
Sous «Format et poids», sélectionnez le produit, puis les informations nécessaires telles que le poids, le nombre d’envois et le cas échéant, une prestation complémentaire.
Avec le bouton «Ajouter au panier», vous confirmez ces données. Ensuite, vous avez le choix entre «Vers le panier» et «saisir d’autres produits»:
2.3 Panier
Tous les produits et les prestations supplémentaires saisis figurent dans le panier.
2.4 Autres données
2.4.1 Type de dépôt
Contrôlez le type de dépôt. Le système prédéfinit automatiquement l’«Affranchissement PP».
Vous pouvez le modifier comme suit:
- Affranchissement PP
- Affranchissement PP avec Letter ID
- Confirmation de dépôt d’envois affranchis (IFS ou timbres-poste)
- Affranchissement IFS Facture à un tiers
2.4.1.1 Affranchissement PP avec Letter ID
Si vos envois contiennent un code Datamatrix dynamique, sélectionnez l’«Affranchissement PP avec Letter ID», puis saisissez le numéro d’ordre à six chiffres également contenu dans le code Datamatrix.
2.4.1.2 Confirmation de dépôt d’envois affranchis
Si vos envois sont affranchis avec IFS ou des timbres-poste, saisissez le type de dépôt «Confirmation de dépôt d’envois affranchis». Sélectionnez ensuite le type d’affranchissement «IFS» ou «Timbres-poste» et saisissez le montant total de tous les envois affranchis dans le champ «Montant affranchi» (pas le montant des produits, mais le montant total de tous les envois affranchis avec IFS ou en timbres-poste).
Le bouton «Reprendre le montant total» permet de reprendre le montant total de tous les produits saisis (montant du port).
2.4.1.3 Affranchissement IFS Facture à un tiers
Si vous avez une machine IFS et livrez des envois pour des tiers, vous pouvez sélectionner ce type de dépôt. Les envois sont facturés à l’expéditeur et le montant que vous avez déjà payé lors de l’affranchissement IFS vous sera crédité sur la prochaine facture mensuelle.
Sélectionnez votre machine dans le champ «Numéro IFS» et indiquez le montant total de tous les envois affranchis IFS dans le champ «Montant affranchi».
2.4.2 Référence client
Vous pouvez saisir ici un nom individuel pour l’ordre (40 caractères max.). Si vous avez enregistré des noms dans la configuration, vous pouvez les sélectionner ici dans le champ «Utiliser le module de texte».
2.4.3 Envoi du justificatif client
Une fois l’envoi déposé, un justificatif client/quittance est automatiquement créé par le système. Vous le trouvez dans l’aperçu de l’ordre avec le statut «Terminé». Si vous indiquez une ou plusieurs adresses e-mail, le justificatif client sera en plus envoyé par e-mail.
2.4.4 Ignorer le masque
Si vous saisissez les mêmes données pour chaque ordre, vous avez la possibilité de sauter cette page. Sélectionnez dans ce but la «case à cocher» correspondante:
Cette fonction peut être réinitialisée dans la configuration. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration.
2.5 Masque 5: Terminer
Sur le dernier masque «Terminer», tous les indications saisies s’affichent. Contrôlez-les, puis confirmez les «conditions de livraison» et cliquez sur le bouton «Passer un ordre payant et l’imprimer».
Ouvrez le document et imprimez-le. Vous pouvez maintenant déposer les envois accompagnés du bon de livraison à la filiale de la Poste la plus proche ou les faire prendre en charge par la Poste.
3. Aperçu des ordres
3.1 Mes ordres
Vous trouvez tous les ordres établis durant les six derniers mois dans «Mes ordres». Avec les fonctions defiltre, vous pouvez rechercher les ordres selon des termes particuliers.
3.2 Actions
Vous pouvez déclencher différentes actions à partir de l’aperçu de l’ordre pour un ordre donné:
| Action | Description |
|---|---|
| Visualiser | Les ordres ayant été imprimés ne peuvent plus être modifiés. Sélectionnez l’action «Visualiser» afin d’obtenir des informations détaillées de l’ordre. |
| Créer un nouvel ordre | L’application passe dans le processus de création dans lequel l’ordre copié peut être édité. La «date de dépôt d’aujourd’hui» est reprise lors du processus de copie. Quelques indications comme p. ex. le numéro d’ordre pour un ordre Letter ID ne sont pas copiées et doivent être à nouveau saisies. |
| Supprimer | L’ordre est supprimé du système. Ceci n’est pas possible lorsque les ordres ont déjà été remis à la filiale pour le dépôt et ont déjà été contrôlés (Statut «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé»). |
| Définir comme modèle | Utilisez cette option pour empêcher que votre modèle ne soit supprimé de l’aperçu au moment de l’archivage et ne puisse plus être copié. Les ordres n’étant pas définis comme modèle ne sont plus affichés dans l’aperçu au bout de 60 jours. |
| Imprimer le bon de livraison | Le bon de livraison de l’ordre choisi est imprimé. Les ordres dont le statut est «En suspens», «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé» ne peuvent pas être imprimés. |
| Imprimer le double client | Le double client de l’ordre sélectionné est imprimé. Cette action n’est possible que pour les ordres ayant déjà été remis à la filiale pour le dépôt et ayant été contrôlés (Statut «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé»). |
| «+» | Avec le symbole «+», vous ouvrez l’ordre afin de consulter des indications supplémentaires. |
4. Configuration
Sous Configuration, les utilisateurs qui ont été enregistrés en tant qu’administrateurs de leur entreprise peuvent définir des valeurs par défaut, saisir des références clients et attribuer des droits. Quelques fonctions sont également disponibles aux collaborateurs ayant le rôle «Utilisateur».
4.1 Expéditeur − Saisie rapide
Si vous avez activé Ignorer la page dans le masque de saisie 1 Expéditeur, vous pouvez désactiver cette option ici.
4.2 Expéditeur − Désignation supplémentaire N° de référence de facture
Vous pouvez enregistrer ici une remarque de 25 caractères maximum pour chaque numéro de référence de facture. Cette dénomination s’affichera ensuite lors de la saisie de l’ordre.
4.3 Expéditeur − Liste de clients
Les fournisseurs ont la possibilité de créer une liste de clients individuelle.
- Pour cela, activez la case «Mes clients». Ensuite, la rubrique «Ma liste de clients» apparaît sur la page d’accès.
- Vous pouvez autoriser vos collaborateurs à ajouter d’autres clients à la liste.
4.4 Expéditeur − Autorisations
Saisissez l’adresse e-mail (nom d’utilisateur) du collaborateur souhaité de votre entreprise et cliquez sur le bouton «Rechercher». La condition préalable est que cette personne dispose déjà d’un login pour le portail client «Ma Poste» sur www.poste.ch.
Sélectionnez la case «Administration» pour définir l’utilisateur comme administrateur.
Sous Licences d’affranchissement autorisées, vous pouvez retirer au collaborateur l’autorisation pour l’utilisation de la licence d’affranchissement en supprimant la coche correspondante.
4.5 Gérer la sélection rapide
Sélectionnez à partir de tous les produits vos favoris qui doivent s’afficher pour vous lors de la saisie de produits dans la sélection rapide.
Avec la fonction «Restaurer la sélection standard», vous replacez la sélection de produits sur une sélection standard prédéfinie par le système.
4.6 Autres données −Saisie rapide
Si vous avez activé Ignorer la page dans le masque de saisie 4 Autres données, vous pouvez désactiver cette option ici.
4.7 Autres données − Saisie du centre de coûts
Si vous avez enregistré des centres de coûts dans les paramètres de votre compte utilisateur, vous pouvez les sélectionner dans le masque 4 «Autres données». Vous pouvez fixer ici la saisie d’un centre de coûts comme «champ obligatoire».
4.8 Autres données − Références clients pour l’ordre
Vous pouvez pré-saisir des références clients souvent utilisées sous Module de texte.
Sélectionnez la case «Oui, la référence client pour un ordre est une saisie obligatoire» pour garantir que lors de l’établissement d’un bordereau de dépôt, une référence client soit systématiquement indiquée.
Vous pouvez pré-saisir jusqu’à 50 références clients souvent utilisées.
4.9 Autres données − Envoi du justificatif client
Adresse électroniques au sein de l’entreprise
Vous pouvez saisir ici jusqu’à 10 adresses électroniques auxquelles le justificatif client sera toujours envoyé automatiquement, indépendamment de la variante d’expédition du justificatif client qui aura été choisie lors de la création de l’ordre.
Adresses électroniques enregistrées
Vous pouvez saisir ici jusqu’à 50 adresses électroniques que vous pouvez sélectionner à partir d’un menu déroulant lors de la création de l’ordre dans le masque 4 «Autres données». Le justificatif client sera envoyé aux adresses électroniques sélectionnées dans le masque 4.
4.10 Autres données − Étiquetage du conteneur collectif
Pour chaque ordre, vous avez la possibilité d’imprimer ou non une adresse pour les conteneurs collectifs pour chaque produit saisi. Activez ici cette fonction pour le masque 4 «Autres données».
4.11 Autres données − Lettres avec justificatif de distribution
Pour les envois de la poste aux lettres avec justificatif de distribution, une liste de codes à barres est exigée lors du dépôt. Vous pouvez indiquer ici quelle liste doit s’afficher par défaut.
4.12 Exportation de données − Aperçu de l’ordre
Tous les ordres affichés dans l’aperçu de l’ordre peuvent être exportés ici (toutefois, les informations sur les produits ne sont pas comprises).
4.13 Exportation de données − liste de produits
La liste de produits est exigée pour les clients qui utilisent les données de l’ordre via l’interface électronique DataTransfer. La liste de produits est exportée sous forme de fichier XML et peut être importée par des spécialistes informatiques dans le propre système de production.
Sélectionnez la licence d’affranchissement souhaitée et cliquez sur le bouton «Lancer l’exportation XML».
5. Envois avec Letter ID
5.1 Voici comment utiliser Letter ID
Lors du dépôt, déclarez les envois avec Letter ID à l’aide d’un bulletin de livraison PP (bordereau de dépôt). Celui-ci peut être établi rapidement et facilement en ligne.
Lors de l’établissement du bordereau de dépôt, choisissez «Affranchissement PP avec Letter ID» et entrez le numéro d’ordre figurant dans le code Datamatrix.
Déposez toujours les envois dans un office de poste, un centre courrier ou un centre logistique.
5.2 Composition du code Datamatrix
Le code Datamatrix Letter ID est un élément visuel d’identification qui renferme des données complémentaires sous la forme d’une chaîne de caractères.
Le numéro d’ordre sert, d’une part, à fournir des indications sur l’état du tri (pour les envois triés mécaniquement) et, d’autre part, de numéro d’identification pour la gestion des retours.
5.3 Création d’un bordereau de dépôt
Lors de la création du bordereau de dépôt, il convient d’établir la liaison entre les envois déposés et l’ordre à l’étape 4 «Autres données». Vous obtenez ainsi des informations sur le statut de traitement actuel de votre ordre ou d’un envoi isolé.
- Sélectionnez le type de dépôt «Affranchissement PP avec Letter ID».
- Saisissez le numéro d’ordre (identique au code Datamatrix).
- Si nécessaire, saisissez des références client individuelles.
