Ein sauberer und korrekt aufbereiteter Adressstamm ist ein entscheidender Faktor für eine verlustfreie und qualitativ hochwertige Distribution Ihrer Druckerzeugnisse. Sie müssen sich deshalb zu 100 Prozent auf zuverlässige Adress-Services verlassen können. Bei unserer webbasierten Applikation zur Prüfung und Vorsortierung von Adressen für den Versand Ihrer Briefpost-Massensendungen und Zeitungen stehen die Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit im Vordergrund.

Der Onlinedienst «Versandvorbereitung Briefe und Zeitungen» bietet Ihnen:

• Einfaches Login und nutzerfreundliche Bedienung ohne Installation über www.post.ch
• Kostenlose Vorsortierung der Adressen nach Zustellbezirken und Zustellorten in Gangfolge
• Alle benötigten Aufgabedokumente zum Ausdrucken
• Sichere Übermittlung der Adressen über eine verschlüsselte Verbindung und zeitlich begrenzte Speicherung
• Für Versender von Briefpost-Massensendungen (PP): optionale Deklaration der Sendungsaufgabe im Aufgabeverzeichnis Briefe.
• Für Versender von Zeitungen und Zeitschriften: Verknüpfung mit dem Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen»
• Optionale Prüfung der Adressen auf Zustellbarkeit
• Optionale Aktualisierung von Adressen mit Umzugsdaten (kostenpflichtig)

Sie befinden sich auf der Startseite von «Meine Post» (www.post.ch). Hier sehen Sie alle Ihre favorisierten Onlinedienste, Seiten und Dokumente in der Übersicht und können diese anpassen. Zudem können Sie hier Ihr persönliches Profil bearbeiten.

Durch einen Klick auf die Kachel «Versandvorbereitung Briefe und Zeitungen» im Block «Versenden und Transportieren» starten Sie den Onlinedienst. Alternativ können Sie ihn nach Klick auf den Link «Alle Onlinedienste» und die Eingabe von «Versandvorbereitung» in der Suchmaske aufrufen. Nutzer mit einem Verlegervertrag oder dem registrierten Zugang zu einem oder mehreren Zeitungstiteln können den Onlinedienst auch direkt aus dem «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» aufrufen (siehe dazu Kapitel 9).

Tipp: Drücken sie gleich auf «Favorit hinzufügen», dann erscheint der Onlinedienst das nächste Mal ohne langes Suchen

Nach dem Aufrufen des Onlinediensts erscheint als erstes die Auftragsübersicht. In dieser finden Sie in einer tabellarischen Übersicht alle bisher erfassten offenen, abgeschlossenen und archivierten Aufträge. Im oberen Teil des Bildschirms befindet sich ein Block «Aufträge suchen». Dort können Sie die Auftragsübersicht nach verschiedenen Kriterien filtern, indem Sie die gewünschten Werte in eines oder mehrere der Felder eintragen oder auswählen. Mit einem Klick auf «mehr Filter» werden zusätzliche, seltener benötigte Filterfelder ein- und bei Bedarf auch wieder ausgeblendet.

Alternativ können Sie die Tabelle auch nach den einzelnen Positionen sortieren, indem Sie auf die Dreiecke im entsprechenden Spaltenkopf klicken. Dabei wird die Tabelle nach der gewählten Spalte beim ersten Klick aufsteigend, beim zweiten Klick absteigend sortiert. Die Sortierreihenfolge ist am einzelnen Dreieck im Spaltenkopf erkennbar (im Bild: sortiert nach Auftrags-ID, absteigend).

Unterhalb der Tabelle befindet sich die Fusszeile mit der Paginierung:

Hier sehen Sie, wie viele Aufträge insgesamt gespeichert sind, und Sie können einstellen, wie viele Aufträge auf einer Seite angezeigt werden sollen und zwischen den einzelnen Seiten hin- und herspringen. Eine allfällige zuvor eingestellte Filterung oder Sortierung wird dabei übernommen.

In der Spalte «Aktion» befindet sich für jeden Auftrag ein Menü, symbolisiert durch drei Punkte. Ein Klick auf dieses öffnet einen Dialog mit verschiedenen Optionen. Welche verfügbar sind, ist abhängig vom Status des Auftrags. Sie sind in der folgenden Tabelle beschrieben:

Mit den Buttons oberhalb des Filterblocks können die folgenden Funktionen ausgeführt werden:

• Neuer Auftrag: Ein vollständig neuer Auftrag wird von Grund auf und ohne voreingestellte Werte erstellt
• Auftrag aus Vorlage: Ein neuer Auftrag wird erstellt, basierend auf einer zuvor gespeicherten Vorlage. Dabei werden bei sämtlichen Parametern die Werte aus der Vorlage übernommen. Diese können jedoch bei Bedarf individuell angepasst werden. Ausnahme: Vorlagen aus einer bestimmten Produktgruppe (Briefe, Zeitungen) können nicht für einen Auftrag in einer abweichenden Produktgruppe verwendet werden.
• Steuerdateien: Über diesen Button wird ein Dialog geöffnet, in dem die offiziellen Steuerdateien der Post heruntergeladen werden können. Ausserdem kann eine E-Mail-Adresse für den Erhalt der Benachrichtigungen über neue Steuerdateien hinterlegt werden. Die Steuerdateien werden für die Ansteuerung von Gebinden (Paletten / Sammelbehältern) in grosse Speditionsanlagen benötigt. Diese Option gilt nur für Zeitungsprodukte und der Button ist nur bei Kunden sichtbar, für die diese Option freigeschaltet ist.

Wichtiger Hinweis: Die folgenden Masken unterscheiden sich im Aussehen und der Funktionalität zum Teil erheblich, je nachdem, ob ein Brief- oder ein Zeitungsprodukt ausgewählt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie in dieser Maske das korrekte Produkt auswählen. In der folgenden Beschreibung werden die wichtigsten Unterschiede in den Masken erklärt.

Nach dem Klick auf den Button «Neuer Auftrag» – oder alternativ nach dem Öffnen einer Auftragskopie oder dem Auftrag aus eine Vorlage über die entprechende Aktion – Erscheint die Maske «Grunddaten». Diese sieht im oberen Bereich wie folgt aus:

Titel: Hier kann eine Auftragsbezeichnung erfasst werden. Für Zeitungen wird hier mit Vorteil der Zeitungstitel erfasst. Es kann aber auch eine abweichende Bezeichnung gewählt werden. Diese erscheint an verschiedenen Stellen in den Auftragsdokumenten.

Produkt: Hier wird das postalische Produkt ausgewählt, für das der Auftrag erfasst wird. Zur Verfügung stehen:

• Briefprodukte: A-Post, B1-Post, B2-Post, OnTimeMail, ProfessionalMail
• Zeitungsprodukte : AZ, AZA, AZB, AZA Flex, NZA, NZB, NZB6

Je nach Vertrag, den Sie oder Ihre Kunden, für die Sie die Versandvorbereitung übernehmen, mit der Post abgeschlossen haben, stehen in diesem Feld nicht alle Produkte zur Verfügung. Für Informationen zu den einzelnen Produkten und deren Aufgabebedingungen wenden Sie sich bitte an das zuständige Kompetencenter Printmedien (nur für Zeitungsprodukte) oder Ihren Kundenberater.

Kategorie (optional): Hier kann der Auftrag einer zuvor erfassten Kategorie zugeordnet werden. Diese wird in der Auftragsübersicht aufgeführt und erleichtert das Sortieren der Aufträge, z.B. nach Mandanten. Sie kann auch leer gelassen werden. Über den Button «Kategorien verwalten» können zusätzliche Kategorien erfasst oder bestehende gelöscht werden:

Aufgabedatum: Hier wird das Datum, an dem die Sendungen aufgegeben werden erfasst. Wenn der Onlinedienst aus dem Aufgabeverzeichnis Zeitungen heraus aufgerufen wird (siehe Kapitel 9), wird hier das dort eingegebene Aufgabedatum übernommen. Es kann bei Bedarf jedoch im Rahmen der Vorgaben angepasst werden.

Löschdatum: Hier wählen Sie das Datum aus, an dem die Auftragsdaten aus der Applikation gelöscht werden. Dabei gelten für einzelne Dokumente zum Teil abweichende Fristen:

• Adressdateien (Produktionsfiles) werden bei Zeitungsprodukten spätestens nach 29 Tagen und bei Briefprodukten spätestens nach 59 Tagen gelöscht, es sei denn, sie haben ein früheres Datum gewählt.
• Alle anderen Dokumente bleiben bis zum gewählten Löschdatum gespeichert.
• Die Auftragsbestätigung bleibt solange gespeichert, wie der Auftrag in der Auftragsübersicht abrufbar ist (akuteller Stand: 2 Jahre). Sollten Sie länger Zugriff auf die Auftragsdokumente benötigen, empfehlen wir Ihnen, diese vor Ablauf der Löschfrist auf der Downloadseite herunterzuladen und bei sich abzulegen.

Gebinde: Hier muss ausgewählt werden, ob die Sendungen auf Paletten oder in Sammelbehältern aufgeliefert werden. (Entsprechend der Auswahl werden die Gewichts-Grenzwerte in den Folgemasken angepasst.)

Produktion ausserhalb der Schweiz: Wird diese Checkbox angewählt, steht bei «Gebinde» nur «Paletten» zur Verfügung, da Sammelbehälter nicht ins Ausland überführt werden können.

Retourenverarbeitung (optional bei Briefprodukten möglich): Durch Aktivierung dieser Checkbox können zusätzliche Angaben zum Befüllen einer Letter ID (Datamatrix-Code) erfasst und importiert werden und somit zur Regelung, wie mit Retouren resp. unzustellbaren Sendungen verfahren werden soll. Weitere Angaben zur Letter ID finden Sie unter www.post.ch/letterid.

Der untere Teil der Maske dient dem Erfassen der Angaben des Absenders (Auftraggebers) und des Aufgebers (Einlieferers). Dieser Teil verhält sich je nach gewählter Produktgruppe unterschiedlich.

Bei Briefprodukten ist der eingeloggte Kunde unter Absender (Auftraggeber) vorerfasst. Er kann jedoch anhand der Rechnungsreferenznummer angepasst werden. Falls der Absender (Auftraggeber) mehrere «Frankierlizenzen VGK» und «Frankierlizenzen Paletten Track&Trace» hat, kann die Auswahl angepasst werden. Die Felder «Strasse», «Postleitzahl» und «Ort» sind vorbelegt oder werden aufgrund der Rechnungsreferenznummer ausgefüllt und können nicht angepasst werden. Melden Sie bei Änderungsbedarf eine neue Adresse bitte umgehend Ihrem Kundenberater.

Unter Aufgeber (Einlieferer) kann im Feld «Firma» entweder ein freier Text erfasst und nach diesem gesucht werden. Wenn sich in den Kundendaten der Post ein entsprechender Eintrag findet, werden die restlichen Felder entsprechend ausgefüllt. Alternativ kann auch nach dem AMP-Schlüssel eines Kunden gesucht werden, sofern dieser bekannt ist. Ausserdem sind bei Bedarf sämtlich Felder frei beschreibbar. Ein einmal verwendeter Kunde wird in der Applikation gespeichert und kann künftig auch im Feld «Gespeicherte Aufgeber» ausgewählt werden.

Bei Zeitungsprodukten ist der eingeloggte Kunde unter Absender (Auftraggeber) ebenfalls vorerfasst. Die Angaben können aber nicht angepasst werden. Sie sind an den Verlegervertrag für die entsprechende Zeitung gebunden. Der Block «Aufgeber (Einlieferer)» funktioniert genau gleich wie bei den Briefprodukten.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird nicht gespeichert. Dies geschieht erst nach dem Erfassen einer Adressliste in der Folgemaske. Der Button «Nächster Schritt» wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Diese sind, wenn sie noch nicht ausgefüllt oder mit einem ungültigen Wert belegt sind, rot umrahmt. Ist der Button aktiv und wird angeklickt, gelangen Sie auf die nächste Maske «Adressen».

In dieser Maske werden die Adressdaten importiert und bei Bedarf einen Validierungsoption ausgewählt.

Anforderungen an die Adressdatei

Die Adressdatei muss im Excel-Format (XLSX) oder als trennzeichengetrennte Textdatei (CSV) mit folgenden Spalten vorliegen. Pflichtspalten, die notwendig sind, um brauchbare Produktionsfiles und Dokumente zu erstellen, sind mit einem Stern markiert:

Die Felder «Strasse» und «Hausnummer» können in Ausnahmefällen leer sein, aber ohne diese Angaben kann die Adresse nicht überprüft und keine korrekte Sortierung der Adresse vorgenommen werden. Strasse und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort werden idealerweise in getrennten Spalten geführt. Bei den Namensfeldern muss entweder das Feld «Name» oder das Feld «Firma» vorhanden und mit Inhalt versehen sein. Wenn die Spalte «ISO-Code» fehlt oder keine Inhalte aufweist, werden die Adressen als Adressen in der Schweiz oder dem Fürstentum Liechtenstein interpretiert.

Wird eine Adressdatei hochgeladen, die den Anforderungen entspricht, erscheint eine entsprechende Meldung in einem grünen Block. Dieser Meldung kann auch die Anzahl Adressen entnommen werden. Falls die Adressdatei in ihrer Struktur nicht der Spezifikation entspricht, erscheint eine entsprechende Meldung in einem roten Block. Gleichzeitig wird ein Block «Spaltenzuordnung» eingeblendet, in dem der Applikation mitgeteilt werden kann, welche Spalte in der Adressdatei welche Information enthält. Fehlende (oder falsch beschriftete) Spalten werden dabei rot umrahmt. Wurden alle notwendigen Zuordnungen vorgenommen, erscheint die eingangs erwähnte Meldung in einem grünen Block.

Wird eine Adressdatei hochgeladen, die zwar der korrekten Struktur entspricht, aber andere Fehler enthält (z.B. ungültige Postleitzahlen, Überschreitung der zulässigen Anzahl Zeichen pro Feld), erschient ebenfalls eine entsprechende Meldung in einem roten Block. Über einen Link kann eine Excel-Liste mit den Fehlern heruntergeladen werden. Diese müssen zuerst bereinigt werden, bevor die Adressdatei verwendet werden kann.

Resultat der Spaltentrennung speichern: Wird diese Checkbox angewählt und enthält die Adressdatei entweder Strasse/Hausnummer oder Postleitzahl/Ort in derselben Spalte, werden diese durch die Applikation getrennt und in Form von zwei oder vier zusätzlichen Spalten in die Output-Datei (Produktionsfile) geschrieben. Diese Spalten werden mit der Vorsilbe «VZ_» gekennzeichnet. Die ursprünglich in der Adressdatei vorhandenen Spalten bleiben erhalten. Wenn die Checkbox nicht aktiviert wird, trennt die Applikation zwar die entsprechenden Spalten im Hintergrund, um sie korrekt verarbeiten zu können, schreibt sie aber nach der Sortierung nicht in die Output-Datei.

Im unteren Bereich der Maske «Adressen» befinden sich die Blöcke «Validierung» und «Daten-Bereinigung». In diesen kann bei Bedarf eine vorgängige Adressvalidierung ausgewählt werden.

Die Funktionsweise der einzelnen Optionen ist in der Maske selber erklärt. Die Checkbox «Entfernung ungültiger Adressen» kann nur angewählt werden, wenn bei der Validierung entweder die Zustellbarkeitsprüfung oder die vollständige Prüfung ausgewählt wurden. Ist die Checkbox angewählt, werden alle unzustellbaren Adressen (siehe weiter unten) in einer separaten Datei ausgegeben. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie die Kosten für den Druck und die Distribution der unzustellbaren Exemplare einsparen wollen.

Das Auswahlfeld «Fakturierung an» wird nur eingeblendet, wenn die vollständige Prüfung ausgewählt wurde. Diese ist kostenpflichtig, und im Auswahlfeld wird festgelegt, auf welchem Debitor die Leistung in Rechnung gestellt werden soll.

Wichtig:

• Diese Auswahl bezieht sich ausschliesslich auf die Rechnungsstellung für die vollständige Adressprüfung und nicht auf die Sendungspreise.
• Der Preis für die vollständige Prüfung wird auf der Seite «Auftragszusammenfassung» (siehe Kapitel 7) angezeigt, also bevor Sie den Auftrag definitiv abschliessen.
• Es stehen nur Ihre eigene Debitoren oder die Debitoren von Kunden, für die Sie im Portal «Meine Post» einen Dienstleisterzugriff haben, zur Verfügung. Wollen Sie diese Leistungen einem Dritten in Rechnung stellen, müssen Sie sie über einen Ihrer Debitoren abrechnen und sie Ihrem Mandanten selber in Rechnung stellen.

Überprüfte Adressen

Sofern Sie eine Option zur Adressprüfung gewählt haben, wird im Produktionsfile in der Spalte «Status-Code» je Adresse ein Code aufgeführt, welcher folgende Werte aufweisen kann:

Die Status 0, 25, 26, 27, 50 und 51 gelten als unzustellbar und werden, sofern die Option «Entfernung ungültiger Adressen» gewählt wurde, aus der Adressdatei entfernt und in einer separaten Datei ausgegeben. Wenn Sie die entsprechende Option nicht aktivieren, werden die Adressen mitsortiert, und Sie können anhand des Status selbst entscheiden, wie mit diesen bei der Produktion verfahren werden soll.

Wichtiger Hinweis: Die Status 0 – 3 werden kostenlos ausgegeben und sind in der Zustellbarkeitsprüfung enthalten. Die übrigen Status sind kostenpflichtig und werden nur in der vollständigen Prüfung ausgegeben. Die aktuell gültigen Preise finden Sie unter www.post.ch/adresspflege.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird gespeichert. Er erschient in der Auftragsübersicht mit dem Status «Neu». Der Button «Vorheriger Schritt» führt zurück zu Maske «Grunddaten erfassen», wo bei Bedarf die Parameter angepasst werden können. Der Button «Nächster Schritt» wird erst aktiv, wenn eine gültige Adressdatei hochgeladen wurde und gegebenenfalls die nötigen Zuordnungen vorgenommen wurden. Ist der Button aktiv und wird angeklickt, gelangen Sie auf die nächste Maske «Sortierung».

Diese Maske wird bei Briefprodukten grundsätzlich mit der Option «Sortiereinstellungen vornehmen» geladen und sieht wie folgt aus:

Auftragsbezeichnung: Dieser wurde aus dem Feld «Titel» in der Maske «Grunddaten erfassen» übernommen und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Dokumentsprache: In der hier gewählten Sprache werden alle Aufgabedokumente ausgegeben. Zur Verfügung stehen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Wichtiger Hinweis: Alle folgenden Angaben müssen exakt eingegeben werden, damit die Dateien und Dokumente für die Produktion und Auflieferung korrekt erzeugt werden!

Gewicht pro Exemplar in Gramm: Hier muss das Gewicht der Sendung, inklusive aller Beilagen in Gramm eingegeben werden. Mindest- und Maximalgewichte müssen beachtet werden (bei Über-, resp. Unterschreitung erscheint eine entsprechende Fehlermeldung).

Länge in mm und Breite in mm: Hier müssen die Angaben in mm eingetragen werden. Mindest- und Maximalmasse müssen beachtet werden (bei Über-, resp. Unterschreitung erscheint eine entsprechende Fehlermeldung).

Dicke pro Exemplar in mm: Hier muss die Dicke der Sendung auf eine Dezimalstelle genau eingetragen werden.

Folgende Produktvarianten stehen noch zur Verfügung:

Postkarte: Wenn es sich bei den Sendungen um Postkarten handelt, findet keine Vorsortierung statt. Bei Auswahl dieser Option erscheint eine entsprechende Meldung mit der Anweisung, dass «Keine Sortierung» ausgewählt werden muss.

Spezialsendungen [+++]: Muss ausgewählt werden, wenn die Sendungen nicht maschinell verarbeitbar und damit Zuschlagspflichtig sind. Weitere Informationen zu Spezialsendungen: Briefe richtig gestalten und verpacken

Standortvergütung [---]: Muss ausgewählt werden, wenn die Sendungen direkt in einem Brief- oder Logistikzentrum aufgegeben werden und Sie die Standortvergütungen erhalten möchten

Soll für den Auftrag keine Sortierung vorgenommen werden, wählen Sie im oberen Bereich der Maske den Radiobutton «Keine Sortierung». Die Maske wird dann wie folgt angepasst:

Auftragsbezeichnung: Dieser wurde aus dem Feld «Titel» in der Maske «Grunddaten erfassen» übernommen und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Dokumentsprache: In der hier gewählten Sprache werden alle Aufgabedokumente ausgegeben. Zur Verfügung stehen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Gewicht pro Exemplar in Gramm: Hier muss das Gewicht der Sendung, inklusive aller Beilagen in Gramm eingegeben werden. Mindest- und Maximalgewichte müssen beachtet werden (bei Über-, resp. Unterschreitung erscheint eine entsprechende Fehlermeldung).

Länge in mm und Breite in mm: Hier müssen die Angaben in mm eingetragen werden. Mindest- und Maximalmasse müssen beachtet werden (bei Über-, resp. Unterschreitung erscheint eine entsprechende Fehlermeldung).

Dicke pro Exemplar in mm: Hier muss die Dicke der Sendung auf Dezimalstelle eingetragen werden.

Folgende Produktvarianten stehen noch zur Verfügung:

Postkarte: Wenn es sich bei den Sendungen um Postkarten handelt, findet keine Vorsortierung statt. In dieser Ansicht («Keine Sortierung») hat die Auswahl keine weitere Auswirkung.

Spezialsendungen [+++]: Muss ausgewählt werden, wenn die Sendungen nicht maschinell verarbeitbar und damit Zuschlagspflichtig sind. Weitere Informationen zu Spezialsendungen: Briefe richtig gestalten und verpacken

Standortvergütung [---]: Muss ausgewählt werden, wenn die Sendungen direkt in einem Brief- oder Logistikzentrum aufgegeben werden und Sie die Standortvergütungen erhalten möchten.

Einstellungen Bund und Palette/SB:

Bund, Palette/SB: Diese sind mit Standardwerten der Schweizerischen Post befüllt. Bei Bedarf können sie hier manuell geändert werden.

CSV-Trennzeichen: Wählen Sie das gewünschte Trennzeichen je Dateiart aus.

Bundtrennzeichen/Position Trennzeichen: Wenn sie im Produktionsfile ein Trennzeichen nach jedem Bund wünschen, können Sie dieses hier definieren und zudem festlegen, an welcher Stelle im Bund es platziert wird. Das Trennzeichen wird in die letzte Spalte des Produktionsfiles geschrieben.

Bundinformation: Hier wird festgelegt, an welcher Stelle im Produktionsfile die Bundinformation platziert wird – am Ende oder am Anfang eines Bundes. Diese Auswahl ist nur dann wichtig, wenn Sie die Bundzettel selbst durch Ihre Druck- oder Speditionsmaschinen produzieren lassen. Wenn Sie die Bundzettel aus der Applikation verwenden, können Sie «Keine» auswählen. Standardmässig werden im Produktionsfile die Bund- und Paletteninformationen für jeden Datensatz ausgegeben. Sie können diese beispielsweise für die Erstellung von «Bunden ohne Bundzettel» verwenden. Durch Aktivierung dieser Option werden diese zusätzlichen Informationen nur im jeweils ersten oder letzten Datensatz pro Bund ausgegeben.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird gespeichert. Er erschient in der Auftragsübersicht mit dem Status «Neu». Der Button «Vorheriger Schritt» führt zurück zu Maske «Adressen», wo bei Bedarf die Optionen angepasst werden können oder eine andere Adressdatei hochgeladen werden kann. Der Button «Nächster Schritt» wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder mit gültigen Werten ausgefüllt worden sind. Ist der Button aktiv und wird angeklickt, gelangen Sie auf die nächste Maske «Auftragszusammenfassung».

Bei Zeitungsprodukten sieht die Maske nach dem Laden wie folgt aus:

Wurde beim vorherigen Schritt eine Validierung ausgewählt, wird der gelbe Balken nicht angezeigt. Es ist also möglich, in der Applikation für Zeitungen ausschliesslich eine Validierung des hochgeladenen Adressstamms vorzunehmen, wenn dies gewünscht wird. Wir der gelbe Balken angezeigt, muss entweder zum vorherigen Schritt zurückgekehrt und eine Validierung ausgewählt werden, oder die Option «Sortiereinstellungen vornehmen» gewählt werden. In diesem Fall wird die Maske wie folgt angepasst:

Speditionsname: Dieser wurde aus dem Feld «Titel» in der Maske «Grunddaten erfassen» übernommen und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Dokumentsprache: In der hier gewählten Sprache werden alle Aufgabedokumente ausgegeben. Zur Verfügung stehen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Ausgabenummer: Diese wird vom Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» übernommen, sofern die Applikation von dort aus aufgerufen wurde, und kann in diesem Fall nicht angepasst werden. Sonst kann sie frei erfasst werden, muss aber der Nummernkonvention für Zeitungen entsprechen.

Kundenreferenz: Dieses Feld kann frei beschrieben werden. Die Angabe erscheint auf den Bundzetteln und dem Sortierprotokoll.

Gewicht pro Exemplar in Gramm: Das Gewicht der Sendung, inklusive aller Beilagen. Die Beilagen müssen für Zeitungen im Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» unter gewissen Bedingungen separat deklariert werden.

Dicke pro Exemplar in mm Ist die genaue Dicke der Sendung nicht bekannt, kann ein Näherungswert eingesetzt werden. Dieser sollte jedoch nicht allzu stark von der effektiven Dicke abweichen, da der Wert zusammen mit dem Gewicht für die optimale Bundbildung beigezogen wird. Unter Umständen können falsche Angaben hier zu einem schlechteren Sortiergrad und damit zu höheren Kosten für den Aufgeber führen.

Frankaturvermerk CH: Dieser Wert wird zusammen mit dem Produktcode auf die inländischen Bundzettel gedruckt.

Frankaturvermerk INT: Dieser Wert wird zusammen mit dem Produktcode auf die ausländischen Bundzettel gedruckt (diese werden nur in Ausnahmefällen gebildet, da die Auslandexemplare in der Regel unsortiert aufgeliefert werden können).

Inlandsendung: Dies ist die Anbieterkennzeichnung. Zurzeit steht nur Post CH zur Verfügung.

Auslandsendung: Hier kann angegeben werden, ob allfällig gebildete Auslandbunde als Priority oder Economy gekennzeichnet werden sollen. In der Regel werden jedoch keine solchen Bunde gebildet.

Bund, Palette/SB: In diesen Blöcken werden die Minimal- und Maximalwerte für Bunde und Sammelgebinde festgelegt. In der Regel können die vorgegebenen Werte beibehalten werden.

CSV-Trennzeichen: In diesen Feldern wird ausgewählt, mit welchem Trennzeichen die Datensätze im Produktionsfile (Adressen) oder in der Gebindeliste (Gebinde) separiert werden. Wollen Sie die Dateien ausschliesslich im Excel-Format beziehen, hat die Belegung dieser Felder keine Bedeutung.

Bundtrennzeichen/Position Trennzeichen: Wenn sie im Produktionsfile ein Trennzeichen nach jedem Bund wünschen, können Sie dieses hier definieren und zudem festlegen, an welcher Stelle im Bund es platziert wird. Das Trennzeichen wird in die letzte Spalte des Produktionsfiles geschrieben.

Bundinformation: Hier wird festgelegt, an welcher Stelle im Produktionsfile die Bundinformation platziert wird – am Ende oder am Anfang eines Bundes. Diese Auswahl ist nur dann wichtig, wenn Sie die Bundzettel selbst durch Ihre Druck- oder Speditionsmaschinen produzieren lassen. Wenn Sie die Bundzettel aus der Applikation verwenden, können Sie «Keine» auswählen.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird gespeichert. Er erschient in der Auftragsübersicht mit dem Status «Neu». Der Button «Vorheriger Schritt» führt zurück zu Maske «Adressen», wo bei Bedarf die Optionen angepasst werden können oder eine andere Adressdatei hochgeladen werden kann. Der Button «Nächster Schritt» wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder mit gültigen Werten ausgefüllt worden sind. Ist der Button aktiv und wird angeklickt, gelangen Sie auf die nächste Maske «Auftragszusammenfassung».

Das Aussehen der Maske «Auftragszusammenfassung» ist abhängig von der ursprünglich gewählten Produktgruppe sowie vom Stand der Adresssortierung und einer allfälligen Adressprüfung.

Sind die Sortierung und/oder Adressprüfung noch nicht abgeschlossen, sieht die Maske wie folgt aus:

In dieser Maske werden die wichtigsten Eckdaten des Auftrags nochmals angezeigt. Diese können nicht verändert werden. Bei Bedarf können Sie über ein- oder mehrmaligen Klick auf den Button «Vorheriger Schritt» zu einer der Vorgänger-Masken zurückkehren und dort die Parameter anpassen.

Auftragsbestätigung per E-Mail senden: Wird diese Checkbox aktiviert, kann im entsprechenden Feld eine E-Mail-Adresse erfasst werden, an die nach Abschluss des Auftrags die Auftragsbestätigung für die Sortierung und die allfällige Adressprüfung gesandt werden soll. Die Auftragsbestätigung kann auch im Download-Bereich für die Auftragsdokumente heruntergeladen werden.

Auftragserinnerung: Wenn Sie einen Auftrag mehrere Tage oder Wochen vor der Aufgabe der Sendung erstellen, können Sie diese Checkbox aktivieren und in den dazugehörigen Feldern eine E-Mail-Adresse und eine Anzahl Tage erfassen. Diese werden nach Abschluss des Auftrags gespeichert, und Sie erhalten einige Tage vor der Aufgabe des Auftrags eine Erinnerung per E-Mail zugestellt (abhängig vom Wert im Feld «Anzahl Tage vor dem Aufgabedatum»).

E-Mail-Benachrichtigung senden an: Solange die Berechnung der Sortierung und/oder der Adressprüfung (und damit, je nach gewähltem Produkt, auch der Preise) noch im Gang und der gelbe Block eingeblendet ist, können sie hier eine E-Mail-Adresse erfassen. Sobald eine gültige Adresse erfasst worden ist, wird der Button «Benachrichtigung» aktiv. Mit Kick auf diesen gelangen Sie zurück zur Auftragsübersicht. Sobald die Berechnung des Auftrags abgeschlossen ist, wird eine Nachricht an die erfasste E-Mail-Adresse gesendet. Diese enthält einen Link zurück auf die Auftragszusammenfassung. Unter Umständen müssen Sie sich erneut anmelden, um wieder auf diese Seite zu gelangen.

Werden die Sortierung und/oder Adressprüfung abgeschlossen, während Sie sich noch auf der Maske befinden, wird diese wie folgt angepasst:

Anstelle des gelben Blocks wird ein grauer angezeigt, der eine Übersicht der verschiedenen Preiskomponenten des Auftrags sowie den Gesamtpreis enthält (unverbindlich!). In den Tabellen im unteren Bereich wird die Aufteilung der Sendungen in Bunde und Paletten/SB angezeigt.

Wurde der Auftrag für ein Zeitungsprodukt erstellt, sieht die Maske wie folgt aus:

Der im grauen Block angezeigte Preis bezieht sich ausschliesslich auf allfällige kostenpflichtige Leistungen der Adressprüfung. Die eigentlichen Sendungspreise für Zeitungen werden erst nach der Deklaration im Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» berechnet.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird gespeichert. Er erschient in der Auftragsübersicht mit dem Status «Neu». Der Button «Vorheriger Schritt» führt zurück zu Maske «Sortierung», wo bei Bedarf die Optionen angepasst werden können. Beachten Sie, dass dies eine Neuberechnung der Sortierung und/oder Adressprüfung zur Folge hat und Sie dann unter Umständen wieder eine Weile auf die Ergebnisse warten müssen. Mit Klick auf den Button «Nächster Schritt» gelangen Sie auf die nächste Maske «Auftragsabschluss».

In der Maske «Auftragsabschluss» können Sie auswählen, welche Dokumente Ihnen nach Abschluss des Auftrags zum Download zur Verfügung stehen sollen. Wichtig: Nach dem Abschluss kann diese Auswahl nicht mehr verändert werden! Wählen sie also im Zweifelsfall «Alle herunterladen». Mittels dieser Checkbox werden alle anderen Dokumente gleichzeitig ausgewählt.

Sofern sie die Bundzettel angewählt haben, wird eine zusätzliche Auswahlmöglichkeit «Format Bundzettel» eingeblendet. Hier legen Sie fest, in welchem Format die Bundzettel ausgegeben werden. «A4» druckt einen Bundzettel pro Seite im Querformat. Bei der Auswahl von «A5» werden zwei Bundzettel auf eine A4-Seite im Hochformat ausgegeben. Diese können nach dem Ausdruck gestapelt, in der Mitte durchgeschnitten und die beiden Stapel aufeinandergelegt werden. Die Bundzettel befinden sich dann in der richtigen Reihenfolge.

Unabhängig von der hier getroffenen Auswahl werden der Lieferschein (falls der Auftrag für ein Briefprodukt erstellt und über den Button «Abschluss» verbindlich gebucht wurde, siehe weiter unten) sowie die Auftragsbestätigung für die Sortierung und/oder die Adressprüfung in jedem Fall auf der Seite für den Download der Dokumente zur Verfügung gestellt.

Mit Klick auf den Button «Abbrechen» wird die Maske verlassen, und der Auftrag wird gespeichert. Er erschient in der Auftragsübersicht mit dem Status «Neu». Der Button «Vorheriger Schritt» führt zurück zu Maske «Auftragszusammenfassung».

Der Button «Speichern und Download» steht nur zur Verfügung, wenn der Auftrag für ein Briefprodukt erstellt wurde. Ein Klick auf diesen Button führt Sie zur Maske «Download Dokumente», wo Sie die ausgewählten Dokumente herunterladen können. Dabei wird keine Sendungsdeklaration vorgenommen und keine Daten für die Sendungsaufgabe an die Kundenrechnungssysteme der Post geschickt. Hingegen wird eine allfällige kostenpflichtige Adressprüfung unabhängig von der Sendungsaufgabe dem in der Maske «Adressen» ausgewählten Debitor in Rechnung gestellt. Diese Möglichkeit ist vor allem für den Fall gedacht, dass der Druck und die Aufbereitung der Sendungen nicht am selben Ort geschieht wie die Sendungsdeklaration, also diese beispielsweise durch den Auftraggeber selber vorgenommen wird.

Mit Klick auf den Button «Abschluss» wird der Auftrag verbindlich gebucht, und Sie gelangen Sie die nächste Maske «Dokumente herunterladen». In diesem Fall wird eine Sendungsdeklaration ausgelöst, und die Sendungsaufgabe wird dem in der Maske «Grunddaten erfassen» ausgewählten Auftraggeber in Rechnung gestellt.

Wichtiger Hinweis: Wird der Auftrag auf diese Weise abgeschlossen, kann er anschliessend nicht mehr angepasst werden! Wollen Sie trotzdem noch Anpassungen am Auftrag vornehmen, müssen Sie für diesen über die Aktion «Stornieren» in der Auftragsübersicht eine Stornierung beantragen und den Auftrag von Grund auf neu erfassen. Durch die Verwendung der Aktion «Kopieren» können Sie einen identischen Auftrag erstellen, ohne alle Parameter erneut eingeben zu müssen.

In dieser Maske können die zuvor ausgewählten Dokumente sowie die Auftragsbestätigung und gegebenenfalls den Lieferschein einzeln oder alle zusammen als gepacktes Archiv (ZIP) heruntergeladen werden. Der Download-Link für ein Dokument ist erst verfügbar, wenn dessen Generierung abgeschlossen ist.

Im oberen Bereich der Maske wird angegeben, wie lange die Dokumente zum Download zur Verfügung stehen. Dies hängt unter anderem von den gewählten Einstellungen in der Maske «Grunddaten erfassen» ab (siehe Kapitel 4). Hinter den Bundzetteln und den SB-/Palettenzetteln befindet sich ein Hinweis, auf welcher Papierfarbe diese Anschriften gedruckt werden müssen. Dieser Hinweis ist vom Produkt abhängig und verbindlich! Auf den Dokumenten selber ist ein ähnlicher Hinweis ebenfalls aufgedruckt.

Über den Button «Als Vorlage speichern» kann der soeben abgeschlossene Auftrag als Vorlage gespeichert werden. Dieser Vorgang ist analog zur Aktion «Als Vorlage speichern» in der Auftragsübersicht (siehe Kapitel 3).

Übernahme der Daten für das Aufgabeverzeichnis Zeitungen

Sofern Sie für den Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» angemeldet sind und in den Grunddaten zum Auftrag ein Zeitungsprodukt ausgewählt haben, können Sie die Versanddaten aus der Sortierung an diesen übergeben. Die Maske erscheint in diesem Fall leicht angepasst:

Im Auswahlfeld in der rechten Spalte des Bildschirms wählen Sie den entsprechenden Zeitungstitel aus. In diesem Feld werden alle Titel aufgeführt, für die Sie die Berechtigung zur Deklaration haben. Nach dem Klick auf «Zum Aufgabeverzeichnis» gelangen Sie zum Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Zeitungen» und können den Auftrag dort abschliessen. Alle für den Versand notwendigen Dokumente werden Ihnen dort nach Abschluss des Auftrags ebenfalls zur Verfügung gestellt, ausserdem zusätzlich der Lieferschein Zeitungen.

Sie können mehrere Aufträge zusammenfassen und anschliessend gemeinsam buchen. Die einzelnen Varianten müssen hierfür in den Punkten Format- und Gewichtsstufe (z.B. Grossbrief, 1-1000g) übereinstimmen.

Schritt 1: Grunddaten eingeben (Gemäss Kapitel 4).

Schritt 2: Verschiedene Adresslisten hochladen

Es gelten grundsätzlich die Anforderungen gemäss Kapitel 5.

+ Variante hinzufügen: Eine weitere Adressliste kann hochgeladen werden.

Bezeichnung der Varianten: Mit Klick in den Namen der Adressdatei (oberhalb des grünen Feldes), kann die Variante umbenannt werden. Als Default wird der Name Ihrer Adressliste verwendet.

Schritt 3: Sortiereinstellungen je Variante vornehmen

Es gelten grundsätzlich die Anforderungen gemäss Kapitel 6. Der Unterschied besteht darin, dass für alle Varianten die Parameter eingetragen werden müssen.

Schritt 4: Zusammenfassung (Gemäss Kapitel 7).

Schritt 5: Abschluss (Gemäss Kapitel 8).

Schritt 6: Dokumente herunterladen (Gemäss Kapitel 9).

Im Gegensatz zu einem Auftrag ohne Varianten werden nur die «Auftragsbestätigung», der «Lieferschein», der «Cost Report (PDF)» und das «Sortierprotokoll (PDF)» für den gesamten Auftrag erstellt, alle anderen Dokumente je Variante separat generiert.

Wenn sie Fragen zum Onlinedienst haben oder Hilfe bei der Bedienung benötigen sowie im Fall von Störungen und Fehlermeldungen erhalten Sie unter der E-Mail-Adresse support.presort@post.ch die gewünschte Unterstützung.

Falls Sie Fragen zur Herrichtung und Aufgabe der Sendungen haben, wenden Sie sich an Ihren Kundenberater oder (im Fall von Zeitungsprodukten) an das für den Titel zuständige Kompetenzcenter Printmedien.