1.1 Zweck des Dokuments 

Das folgende Dokument ist das Benutzerhandbuch für den Onlinedienst «GLS Paket versenden».

1.2 Zweck des Onlinedienstes «GLS Paket versenden»

Der Onlinedienst dient als elektronische Unterstützung zum Erstellen  von Swiss Post GLS Exportsendungen und löst den alten Onlinedienst «Versandunterlagen GLS Pakete» ab.

1.3 Umfang des Onlinedienstes «GLS Paket versenden»

Der internationale Versandassistent ist die zentrale Plattform für alle internationalen Versandlösungen der Schweizerischen Post. Mit dem Modul «GLS Paket versenden» steht Ihnen eine moderne, benutzerfreundliche Lösung für den strassengebundenen Paketversand bis 40 Kilogramm innerhalb Europas zur Verfügung.

Sie erfassen alle Angaben direkt im System – von Adressen bis zu Verzollungsinformationen. Alle nötigen Versand- und Begleitdokumente werden automatisch generiert und sind aufeinander abgestimmt.

Loggen Sie sich in Ihr Kundenkonto von «Meine Post» ein und klicken Sie auf «Versenden und Transportieren».

Suchen Sie unter den verfügbaren Onlinediensten das Kästchen «Internationaler Versandassistent» und klicken Sie auf «Starten».

Tipp: Bei Bedarf können Sie den Onlinedienst «Internationaler Versandassistent» zu Ihren Favoriten hinzufügen. Dieser erscheint dann in Ihrem Kunden-Cockpit von «Meine Post» unter «Versenden und Transportieren» und ermöglicht den direkten Zugriff auf den Onlinedienst.

Mithilfe des internationalen Versandassistenten können Sie die für Sie passende Dienstleistung auf Basis Ihrer Sendungsspezifikationen zu Gewicht, Geschwindigkeit, Sendungsart und Zieldestination finden. Dazu gehören Waren- und Dokumentensendungen, GLS- sowie URGENT-Dienste. In dieser Anleitung wird jedoch ausschliesslich die Nutzung des Onlinedienstes «GLS Paket versenden» bzw. «Swiss Post GLS» behandelt.

Um den Onlinedienst direkt zu starten, klicken Sie bitte auf «GLS Versandunterlagen».

Nachdem Sie den Onlinedienst gestartet haben, öffnet sich eine Übersichtsmaske.

Der Versandprozess mit dem internationalen Versandassistenten besteht aus drei Hauptschritten:

1. Adressen – Wahl des GLS-inco-terms, Erfassung von Importeur/-in, Warenempfänger/-in und Exporteur/-in
2. Sendungsinhalt – Angaben zu Artikeln, Mengen und Werten
3. Abschluss – Auswahl und Erstellung der Versandunterlagen

Jeder Schritt wird logisch geführt. In der Vorschau rechts behalten Sie stets den Überblick über Ihre erfassten Angaben.

Bitte beachten Sie:

• Multiple Parcel Shipments, d. h. die Erfassung von mehreren Paketen pro Sendung, ist fürs erste Quartal 2026 geplant. Bis zur Einführung von Multiple-Parcel-Shipments-Aufträgen muss jede Paketsendung einzeln erfasst werden. Entstehende Mehrkosten für die Zollabfertigung im Empfangsland werden auf Anfrage vollständig gutgeschrieben. 
• Multi-Upload, d. h. die Massenverarbeitung von Sendungsdaten, ist ebenfalls fürs erste Quartal 2026 geplant.  

3.1 Schritt 1: Adressen

Im ersten Schritt erfassen Sie den GLS-inco-Term sowie die am Versand beteiligten Parteien.

Wählen Sie zunächst Ihren gewünschten inco-term aus. Die GLS-inco-terms bestimmen, wie die Kosten der ausländischen Einfuhr – also Verzollungskosten, Zölle und Steuern – zwischen Exporteur/-in und Importeur/-in aufgeteilt werden. Der Infobutton führt Sie zu weiterführenden Informationen (siehe «Verzollungskosten»).

Anschliessend können Sie unter der Maske «Importeur» die Daten der Empfängerin oder des Empfängers im Zielland eingeben, indem Sie auf «Importeur suchen» oder «Neuer Importeur erfassen» klicken. Füllen Sie anschliessend die Adresse der Empfängerin oder des Empfängers ab.

Wenn es sich bei der Importeurin oder beim Importeur bzw. bei der Empfängerin oder beim Empfänger um eine Privatperson handelt, können Sie dies entsprechend anwählen. Füllen Sie anschliessend die Eingabefelder unter «Importeur Ansprechperson» aus. Die Telefon-Vorwahl sollte im Format +xx erfolgen. Handelt es sich um einen kommerziellen Partner bzw. Empfänger, müssen Sie zusätzlich die Europäische Unternehmensidentifikationsnummer (EORI-Nummer) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Bei Bedarf kann auch eine Kundenreferenz eingetragen werden. Sie haben die Möglichkeit, die EORI-Nummer auf der Website der Europäischen Kommission validieren zu lassen – klicken Sie dazu auf «Validierung der EORI-NummerTarget not accessible». Sollte die Empfängerin oder der Empfänger über keine EORI-Nummer verfügen, können Sie alternativ auch eine Kopie des EORI-Nummer-Antrags beilegen. Setzen Sie dazu einfach das Häkchen. Sie werden beim Schritt «Abschluss» aufgefordert, dieses Dokument hochzuladen.

Falls die Adresse der Warenempfängerin oder des Warenempfängers von jener der Importeurin oder des Importeurs abweicht, haben Sie die Möglichkeit, diese in der Maske «Warenempfänger» zu erfassen. Falls Sie eine Ansprechperson erfassen möchten, können Sie dies tun. Eine automatische Speicherung der Daten ist ebenfalls möglich. Ansonsten wählen Sie «Identisch mit Importeur».

Nun können Sie noch Ihre Daten unter der Maske «Exporteur» erfassen. Folgende Angaben werden benötigt: 

• Exporteur
• Rechnungsreferenznummer RRN
• Frankierlizenz
• Firmenadresse
• Exporteur-Information
• Unternehmensidentifikationsnummer Schweiz (UID)
• Optional: Schweizer Mehrwertsteuernummer
• Optional: Europäische Unternehmensidentifikationsnummer (EORI-Nummer)
• Optional: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Optional: Ausländische Mehrwertsteuernummer
• Optional: IOSS-Nummer
• Exporteur Ansprechperson
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer im Format +41 xxx xx xx
• Optional: E-Mail-Adresse

Alle Adressdaten werden automatisch in die Versand- und Verzollungsdokumente übernommen.

Sobald Sie alle Daten eingetragen haben, können Sie auf «Weiter zum Sendungsinhalt» unten rechts klicken. Sie sehen zudem alle eingegebenen Werte nochmals rechts in der «Vorschau». 

3.2 Schritt 2: Sendungsinhalt

Im zweiten Schritt erfassen Sie die Details zur Ware, die Sie versenden möchten.

Unter «Sendungsinformationen» geben Sie das Gewicht (in Kilogramm) inklusive Verpackung und Füllmaterial sowie den Warenwert in der entsprechenden Währung der Sendung an.

Unter «Sendungsinhalt» können Sie einen neuen Artikel erfassen. Klicken Sie hierzu auf «Artikel hinzufügen». Es öffnet sich eine neue Maske, in der Sie folgende Informationen erfassen können:

• Artikelbeschreibung
• Menge
• Zolltarifnummerschlüssel
• Zolltarifnummer – die Zolltarifnummer finden Sie unter «Tares»
• Ursprungsland des Artikels
• Statistische Menge (für Verzollung)
• Nettogewicht in Kilogramm exklusive Verpackung und Füllmaterial (bezogen auf den Artikel)
• Bruttogewicht in Kilogramm inklusive Verpackung und Füllmaterial (bezogen auf den Artikel)
• Exportlizenznummer (z. B. beim Export von Medikamenten oder anderen Waren, die eine Lizenz der Schweizer Behörden benötigen) sowie Ausstelldatum der Exportlizenz

Falls Sie über eine Präferenzberechtigung verfügen, können Sie unter folgenden Kategorien wählen:

• EUR.1
• EUR-MED
• Ursprungserklärung mit Bewilligungsnummer
• Ursprungserklärung inkl. Unterschrift

Die Präferenzberechtigung für «EUR-1» und «EUR-MED» muss im Schritt «Abschluss» als Datei hochgeladen werden. Bitte beachten Sie bei der Wahl von «Ursprungserklärung mit Bewilligungsnummer», dass die Ursprungserklärung mit Bewilligungsnummer der Sendung physisch im Original mitgegeben werden muss, damit die Präferenz bei der Verzollung gewährt werden kann.

Wenn Sie ermächtigte Ausführerin oder ermächtigter Ausführer sind und über eine Bewilligungsnummer für die Präferenzberechtigung verfügen, benötigen wir Ihre Nummer der Warenverkehrsbescheinigung. In diesem Fall ist anstelle des Namens und der handschriftlichen Unterschrift die Warenverkehrsbescheinigungs-Nummer an das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) zu übermitteln.

Nachdem Sie alles erfasst haben, können Sie unter «+ Artikel hinzufügen» weitere Artikel erfassen. Bereits gespeicherte Artikel können über die Suchfunktion bequem ausgewählt werden.

Unter der Maske «Deklaration» bestätigen Sie, dass Sie keine gefährlichen oder verbotenen Güter versenden, indem Sie das Häkchen setzen. Ohne diese Angabe kann der Versand nicht abgeschlossen werden. Lesen Sie dazu bitte die verlinkten Transportbestimmungen sorgfältig durch.

Nach Abschluss dieses Schrittes können Sie auf «Weiter zum Abschluss» unten rechts klicken.

3.3 Schritt 3: Abschluss

Im letzten Schritt definieren Sie die Dokumente und Angaben für den Versandabschluss. Alle erfassten Angaben sind verbindlich für die Verzollung und Versandabwicklung. Die daraus erzeugten Dokumente müssen korrekt und vollständig sein, um reibungslose Versand- und Verzollungsprozesse sicherzustellen.

Unter «Handelsrechnung» gibt es folgende Möglichkeiten:

• Systemgenerierte Handelsrechnung – wird automatisch erstellt auf Basis der eingegebenen Sendungsdaten
• Eigene Handelsrechnung – kann als Datei (z. B. PDF, Word, Excel) hochgeladen werden, inklusive Angabe der Handelsrechnungsnummer und des Rechnungsdatums
• Eigene Proforma-Rechnung – kann als Datei (z. B. PDF, Word, Excel) hochgeladen werden, inklusive Angabe der Proforma-Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums
• Hinweis: In den kommenden Wochen wird es möglich sein, eine automatisierte Zuordnung Ihrer eigenen Handelsrechnung zu einer GLS-Sendung vorzunehmen. Erfassen Sie bis dahin die systemgenerierte GLS-Paketnummer wie bisher digital oder handschriftlich gut sichtbar auf Ihrer eigenen Handelsrechnung.

Unter «Zusätzliche Unterlagen» können zusätzliche relevante Dokumente ausgewählt und hochgeladen werden.

• Antrag EORI-Nummer (plus die Übermittlungsbestätigung des Antrags und die im Antrag verlangten Dokumente in einem PDF-Dokument)
• EUR1
• EUR-MED
• Exportlizenz
• Ursprungserklärung
• Ausfuhranmeldung
• Packing List (Lieferschein)
• Proof of Preference (Präferenzbescheinigung)
• T-Paper (Transport-Transitdokument)

Alle gängigen Dateiformate werden akzeptiert.

Klicken Sie unten rechts auf «Unterlagen erstellen», um den Prozess abzuschliessen.

Das System erstellt automatisch die drei erforderlichen Dokumente für Ihre Swiss Post GLS-Sendung:

• Ein Label für die Zustellung im europäischen GLS-Netz
• Ein Etikett für den nationalen Transport nach Pratteln
• Eine Handelsrechnung (bei Wahl von «Handelsrechnung erstellen»)

Es erscheint folgende Ansicht:

Sie können nun entweder das PDF direkt öffnen oder dieses auf Ihrem PC abspeichern. Diese Dokumente werden systemseitig in ein «merged label» bzw. in einem PDF-Dokument zusammengeführt. Dieses «merged label» muss immer gemeinsam verwendet werden.

Wenn Sie die Handelsrechnung durch den Onlinedienst generieren lassen, finden Sie die Handelsrechnung ebenfalls in demselben PDF-Dokument.

Der Prozess ist nun abgeschlossen und Sie können die Dokumente ausdrucken. Informationen zu den Druckereinstellungen finden Sie unter Kapitel 5 Technische Details. Drucken Sie das PDF-Label und die Handelsrechnung bitte im Format A4 aus. Falten Sie das Label-Blatt in der Mitte, damit das internationale und nationale Label im A5-Format nebeneinander sichtbar sind. Auch die Handelsrechnung(en) und allfällige Zusatzunterlagen können Sie in der Mitte falten und zusammen mit dem Label in die Dokumententasche (Format C5) legen. Sowohl das nationale als auch das internationale Label sollen dabei zuvorderst und gut sichtbar platziert sein.

Hinweise zum Ausdruck der Dokumente:

• Anzahl Ausdrucke Handelsrechnung mit handschriftlicher Signatur: dreimal
• Anzahl Ausdrucke Handelsrechnung inkl. Bewilligungsnummer: einmal
• Anzahl Ausdrucke Ursprungserklärung: einmal

Sie können weitere Sendungen erfassen, indem Sie erneut den «Internationalen Versandassistenten» aufrufen und den Prozess neu starten.

Nachdem Sie alle Sendungen erfasst haben, können Sie diese an sämtliche Filialen oder dem Abholdienst der Schweizerischen Post übergeben. Ab etwa 15 Paketen pro Versandtag ist ein Pick-up Service möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Swiss Post GLS.

Ihre bestehenden Artikelstammdaten werden im neuen Onlinedienst nicht verfügbar sein. Zu Beginn wird nur die Erfassung neuer Artikelstammdaten möglich sein.

4.1 Artikel erstellen

Fügen Sie neue Artikel hinzu, indem Sie auf «Artikel hinzufügen» klicken. Füllen Sie dann die mit einem Sternchen (*) bezeichneten Mussfelder Ihres Artikels aus. Neben den Mussfeldern sind folgende weitere optionale Felder vorhanden:

• Zolltarifnummerschlüssel: Ist bei bestimmten Warengruppen erforderlich, um weitere Merkmale oder Spezifikationen der Ware zu erfassen. Ein Schlüssel ist nur bei bestimmten Zolltarifnummern erforderlich. Ob ein solcher Schlüssel notwendig ist, erkennt man direkt im elektronischen Zolltarif TARES. Dort wird bei der jeweiligen Tarifnummer angezeigt, ob ein Schlüssel verlangt wird.
• Stat. Menge: Die statistische Menge ist eine zusätzliche Mengeneinheit, die bei bestimmten Zolltarifnummern verpflichtend angegeben werden muss. Sie dient der genauen Erfassung von Handelsdaten für die Aussenhandelsstatistik und kann sich von der üblichen Mengeneinheit (z. B. kg, Liter) unterscheiden.
• Exportlizenz: Eine Exportlizenz ist eine staatliche Genehmigung, die vor dem Export bestimmter Güter eingeholt werden muss. Sie wird in der Schweiz hauptsächlich vom SECO (Staatssekretariat für Wirtschaft) ausgestellt – insbesondere für Industrieprodukte.
• Datum der Exportlizenz: Erfassen Sie für ein bestimmtes Gut eine Exportlizenz, geben Sie in diesem Feld bitte das Datum dieser Bewilligung an, an dem sie ausgestellt wurde.

Mit Klick auf «Artikel hinzufügen» können Sie weitere Artikel Ihrer Sendung hinzufügen.

4.2 Artikel-Daten exportieren

Falls Sie die im alten Onlinedienst «Versandunterlagen GLS Pakete» vorhandenen Artikelstammdaten extrahieren und die Daten als CSV-Datei abspeichern möchten, um sie für die Sendungserfassung im neuen Onlinedienst zu verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie die Vollerfassung für eine neue Sendung im Onlinedienst «Versandunterlagen GLS Pakete» oder kopieren Sie eine alte Sendung, ohne die Sendungserfassung abzuschliessen (bei beiden Varianten)
2. Gehen Sie bis zum vierten Schritt «Zolltechnische Informationen»
3. Klicken Sie auf das Fernglas-Symbol neben «Artikelkürzel»
4. Extrahieren Sie Ihren Artikelstamm indem Sie auf den Knopf «Export» klicken
5. Speichern Sie die Datei an einem Speicherort Ihrer Wahl

Der Dienst ist webbasiert und wird regelmässig mit den aktuellen Versionen von Chrome, Edge, Safari und Firefox getestet. Er ist nicht für mobile Endgeräte optimiert, kann jedoch mit mobilen Endgeräten verwendet werden.

Für die Anbindung des Dienstes in Ihr ERP-System steht zurzeit keine API zur Verfügung.

Der Dienst erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist DSGVO-konform. Es wurde ein PENTEST mit OWASP-Top10 Assessment durchgeführt und es wurden keine kritischen Sicherheitslücken festgestellt. Die Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz oder der EU gespeichert.

Damit die Dokumente korrekt und vollständig ausgedruckt werden können, empfehlen wir Ihnen, vor dem Druck Ihre Druckeinstellungen zu überprüfen. Öffnen Sie dazu das entsprechende PDF-Dokument und erstellen Sie einen Druckauftrag. In den Druckeinstellungen von Windows wählen Sie bitte unter «Seite anpassen und Optionen» die Option «Anpassen». 

Bei Apple/Mac wählen Sie bitte folgende Einstellungen:

6.1 Bedeutung von Fehlermeldungen

6.2 Kontakt

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an infogls@post.ch wenden. Alternativ steht Ihnen wir Ihnen auch telefonisch wie folgt zur Verfügung:

CHF 0.08/Min. vom Schweizer Festnetz

Montag bis Freitag, 08.00–12.00 Uhr, 13.30 –17.30 Uhr

Export: +41 848 454 454