Anleitung Onlinedienst Aufgabeverzeichnis Briefe
1. Einführung
1.1 Zweck des Dokuments
Das folgende Dokument ist die Anleitung für den Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Briefe».
2. Neuen Auftrag erstellen
Um ein Aufgabeverzeichnis bzw. einen Lieferschein zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuen Auftrag erstellen» oder kopieren Sie unter Aktionen einen entsprechenden Auftrag ebenfalls mit der Funktion «Neuen Auftrag erstellen» (vgl. dazu Kapitel 3.2 Aktionen wählen).
2.1 Maske Absender
Im Prozessschritt 1 «Absender» werden die Absender- und Aufgeberangaben erfasst. Der Absender ist der Auftraggeber und Rechnungsempfänger des Aufgabeverzeichnisses/Lieferscheins. Der Aufgeber führt den Auftrag aus und gibt den Lieferschein bei einer vorgesehenen Annahmestelle ab.
2.1.1 Absenderadresse
Ich bin der Absender
Die Rechnungsreferenznummer und die Frankierlizenz werden aufgrund der Einstellungen im Benutzerkonto automatisch übernommen. Sind bei den Einstellungen im Benutzerkonto mehrere Rechnungsreferenzen und Frankierlizenzen hinterlegt, können Sie diese aus den jeweiligen Listenfeldern auswählen.
Ich bin nicht der Absender
Wollen Sie eine andere Rechnungsreferenznummer eingeben, selektieren Sie das Optionsfeld «Ich bin nicht der Absender». Hier können Sie entweder den Absender via «Kundenliste» auswählen oder die acht- oder neunstellige Rechnungsreferenznummer erfassen und mit dem Button «Prüfen» bestätigen.
Die Absenderangaben werden nach dem «Prüfen» der Rechnungsreferenznummer automatisch nachgeführt.
2.1.2 Aufgeberadresse
Der Aufgeber wird aufgrund des Logins automatisch übernommen, und das Häkchen «Ich gebe die Sendung auf» ist vorbefüllt. In diesem Fall wird die Adresse erst auf Maske 5 «Abschliessen» angezeigt. Wollen Sie einen anderen Aufgeber erfassen, entfernen Sie das Häkchen im Feld «Ich gebe die Sendung auf». Danach können Sie den Aufgeber aus Ihrer Kundenliste auswählen. Anstelle der Kundenliste können Sie die acht-oder neunstellige Rechnungsreferenznummer oder den AMP-Key eingeben und via den Button «Prüfen» den Aufgeber hinzufügen.
2.1.3 Maske überspringen
Wenn Sie für jeden Auftrag die gleichen Angaben erfassen, haben Sie die Möglichkeit, diese Seite künftig zu überspringen. Wählen Sie dafür die Checkbox: «Diesen Schritt zukünftig überspringen und die oben erfassten Daten für jeden weiteren Auftrag übernehmen. Das Überspringen kann in den Einstellungen rückgängig gemacht werden.»
Diese Option kann in den Einstellungen bearbeitet werden. Mehr zu den Einstellungen siehe Kapitel 4 «Einstellungen».
Hinweis: Falls Sie eine Kundenliste angelegt haben, ist das Überspringen der ersten Maske nicht möglich.
2.2 Produkt wählen
2.2.1 Wann möchten Sie die Sendungen aufgeben?
Im Feld «Wann möchten Sie die Sendungen aufgeben?» wird das «heutige Datum» bereits automatisch vorbefüllt. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Aufgabedatum zu ändern. Das Aufgabedatum kann nicht in der Vergangenheit und höchstens 60 Tage in der Zukunft liegen.
2.2.2 Produktauswahl
Im Prozessschritt Produktauswahl können Sie Ihre Produkte und Zusatzleistungen entweder über die Schnellauswahl oder über die In- und Auslandboxen erfassen.
2.2.2.1 Schnellauswahl
In der Schnellauswahl werden Ihre Favoriten angezeigt. Entweder sind dies die von Ihnen am meisten deklarierten Produkte oder die von Ihnen in den Einstellungen hinterlegten Favoriten.
Sie können einen Suchbegriff direkt in das Feld eingeben, um die Produktliste zu filtern. Oder Sie nutzen das Dropdown-Feld.
2.2.2.2 Produkt manuell wählen
Wählen Sie zuerst die Destination «Inland» oder «Ausland» und danach die Versandart. Bestätigen Sie diese Angaben mit dem Button «Übernehmen».
Unter «Format und Gewicht» wählen Sie das Produkt und danach die notwendigen Informationen wie zum Beispiel Gewicht, Anzahl Sendungen und allenfalls eine Zusatzleistung.
Mit dem Button «Zum Warenkorb hinzufügen» bestätigen Sie die Angaben. Danach haben Sie die Wahl zwischen «Weiter zum Warenkorb» oder «weitere Produkte» erfassen:
2.3 Warenkorb
Im Warenkorb sind alle erfassten Produkte und Zusatzleistungen aufgeführt.
2.4 Weitere Daten
2.4.1 Aufgabeart
Prüfen Sie die Aufgabeart. Das System gibt automatisch die «PP-Frankierung» vor.
Sie können diese wie folgt ändern auf:
- PP-Frankierung
- PP-Frankierung mit Letter ID
- Aufgabebestätigung frankierte Sendungen (IFS oder Wertzeichen)
- IFS-Frankierung Rechnung an Dritte
2.4.1.1 PP-Frankierung mit Letter ID
Wenn Ihre Sendungen einen dynamischen Datamatrix-Code enthält, dann wählen Sie die «PP‑Frankierung mit Letter ID» und geben danach die sechsstellige Auftragsnummer ein, die auch im Datamatrix-Code enthalten ist.
2.4.1.2 Aufgabebestätigung frankierte Sendungen
Wenn Ihre Sendungen mit IFS oder Briefmarken frankiert sind, geben Sie die Aufgabeart «Aufgabebestätigung frankierte Sendungen» an. Wählen Sie danach die Frankierart «IFS» oder «Wertzeichen» und geben Sie im Feld «Frankierter Betrag» den Totalbetrag aller frankierten Sendungen ein (nicht der Produktbetrag, sondern der mit IFS oder Briefmarken frankierte Totalbetrag aller Sendungen).
Mit dem Button «Gesamtbetrag übernehmen» wird der Totalbetrag aller erfassten Produkte (Portobetrag) übernommen.
2.4.1.3 IFS-Frankierung Rechnung an Dritte
Wenn Sie eine IFS-Maschine haben und für Dritte aufliefern, können Sie diese Aufgabeart wählen. Dem Absender werden die Sendungen verrechnet, und Sie erhalten den Betrag, den Sie bei der IFS-Frankierung bereits bezahlt haben, auf der nächsten Monatsrechnung gutgeschrieben.
Wählen Sie im Feld «IFS Nummer» Ihre Maschine aus und geben Sie den Totalbetrag aller IFS-frankierten Sendungen im Feld «Frankierter Betrag» an.
2.4.2 Kundenreferenz
Sie können hier eine individuelle Bezeichnung für den Auftrag erfassen (max. 40 Zeichen). Falls Sie in den Einstellungen Bezeichnungen hinterlegt haben, können Sie diese im Feld «Textbaustein verwenden» auswählen.
2.4.3 Zusendung Kundenbeleg
Nach erfolgter Postaufgabe wird automatisch vom System ein Kundenbeleg / eine Quittung erstellt. Sie finden den Kundenbeleg in der Auftragsübersicht mit dem Status «Abgeschlossen». Wenn Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen angeben, wird der Kundenbeleg zusätzlich per E-Mail versendet.
2.4.4 Maske überspringen
Wenn Sie für jeden Auftrag die gleichen Angaben erfassen, haben Sie die Möglichkeit, diese Seite künftig zu überspringen. Wählen Sie dafür die entsprechende «Checkbox»:
Diese Funktion kann in den Einstellungen zurückgesetzt werden. Mehr zu den Einstellungen siehe Kapitel 4.
2.5 Maske 5: Abschliessen
Auf der letzten Maske «Abschliessen» werden alle erfassten Angaben angezeigt. Prüfen Sie diese und bestätigen Sie anschliessend die «Auflieferungsbedingungen» und wählen Sie den Button «kostenpflichtigen Auftrag erteilen und drucken».
Öffnen Sie das Dokument und drucken Sie es aus. Nun können Sie die Sendungen zusammen mit dem Lieferschein in die nächste Filiale bringen, oder lassen Sie sie von der Post abholen.
3. Auftragsübersicht
3.1 Meine Aufträge
Alle erstellten Aufträge der letzten sechs Monate finden Sie unter «Meine Aufträge». Mit den Filterfunktionen können Sie in den Aufträgen nach bestimmten Begriffen suchen.
3.2 Aktionen
Aus der Auftragsübersicht können Sie für einen gewünschten Auftrag verschiedene Aktionen auslösen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Ansehen | Aufträge, die gedruckt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden. Wählen Sie die Aktion «Ansehen», um detaillierte Informationen zum Auftrag zu erhalten. |
| Neuen Auftrag erstellen | Die Applikation wechselt in den Erstellprozess, in dem der kopierte Auftrag bearbeitet werden kann. Beim Kopieren wird das «heutige Aufgabedatum» übernommen. Einige Angaben wie z. B. die Auftragsnummer bei einem Letter-ID-Auftrag werden nicht kopiert und müssen erneut angegeben werden. |
| Löschen | Der Auftrag wird aus dem System gelöscht. Dies ist bei Aufträgen, die bereits der Annahmestelle übergeben und dort kontrolliert wurden (Status «Aufgegeben», «Annahme bestätigt» und «Abgeschlossen»), nicht möglich. |
| Als Vorlage speichern | Nutzen Sie diese Option, um zu verhindern, dass Ihre Vorlage beim Archivieren aus der Übersicht entfernt wird und nicht mehr kopiert werden kann. Aufträge, die nicht als Vorlage markiert sind, werden nach 60 Tagen nicht mehr in der Übersicht angezeigt. |
| Lieferschein drucken | Der Lieferschein des gewählten Auftrags wird gedruckt. Aufträge im Status «Pendent», «Aufgegeben», «Annahme bestätigt» und «Abgeschlossen» können nicht gedruckt werden. |
| Kundenbeleg drucken | Der Kundenbeleg des gewählten Auftrags wird gedruckt. Diese Aktion ist nur bei Aufträgen möglich, die bereits der Annahmestelle übergeben und dort kontrolliert wurden (Status «Aufgegeben», «Annahme bestätigt» und «Abgeschlossen». |
| «+» | Mit dem «+»-Zeichen klappen Sie den Auftrag auf, um weitere Angaben einzusehen. |
4. Einstellungen
In den Einstellungen können Benutzer, die als Administratoren Ihrer Firma registriert sind, Default-Werte definieren, Kundenreferenzen erfassen und Berechtigungen vergeben. Einige Funktionen stehen auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit der Rolle «Benutzer» zur Verfügung.
4.1 Absender – Speed-Erfassung
Wenn Sie bei der Erfassung des Absenders in Maske 1 das Überspringen der Seite aktiviert haben, können Sie es hier wieder deaktivieren.
4.2 Absender – Zusatzbezeichnung Rechnungsreferenz-Nr.
Hier können Sie zu jeder Rechnungsreferenznummer eine Bemerkung mit bis zu 25 Zeichen hinterlegen. Diese Bezeichnung wird danach bei der Auftragserfassung angezeigt.
4.3 Absender – Kundenliste
Die Dienstleister haben die Möglichkeit, sich eine individuelle Kundenliste anzulegen.
- Aktivieren Sie hierfür die Box «Meine Kunden». Danach ist auf der Einstiegsseite die Rubrik «Meine Kundenliste» ersichtlich.
- Sie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu berechtigen, weitere Kunden der Liste hinzuzufügen.
4.4 Absender – Berechtigungen
Geben Sie die E-Mail-Adresse (Benutzername) der gewünschten Mitarbeiterin oder des gewünschten Mitarbeiters Ihrer Firma an und klicken Sie auf die Schaltfläche «Suchen». Voraussetzung dafür ist, dass diese Person bereits über ein Login für das Kundenportal «Meine Post» auf www.post.ch verfügt. Selektieren Sie die Checkbox «Administration», um den Benutzer als Administrator zu definieren. Unter berechtige Frankierlizenzen können Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die Berechtigung für die Nutzung der einzelnen Frankierlizenz entziehen, indem Sie das entsprechende Häkchen entfernen.
4.5 Schnellauswahl verwalten
Wählen Sie aus allen Produkten Ihre Favoriten, die Ihnen bei der Produkterfassung in der Schnellauswahl angezeigt werden sollen, aus.
Mit der Funktion «Standardauswahl wiederherstellen» bereinigen Sie die Produktauswahl auf eine vom System vordefinierte Standardauswahl.
4.6 Weitere Daten – Speed-Erfassung
Wenn Sie bei der Erfassung von weiteren Daten in Maske 4 das Überspringen der Seite aktiviert haben, können Sie es hier wieder deaktivieren.
4.7 Weitere Daten – Eingabe der Kostenstelle
Falls Sie in den Einstellungen Ihres Benutzerkontos Kostenstellen hinterlegt haben, stehen Ihnen diese in Maske 4 «Weitere Daten» zur Auswahl zur Verfügung. Hier können Sie die Erfassung einer Kostenstelle als «Muss-Feld» festlegen.
4.8 Weitere Daten – Kundenreferenz für den Auftrag
Unter Textbaustein können Sie häufig benutzte Kundenreferenzen vorerfassen.
Selektieren Sie die Checkbox «Ja, die Kundenreferenz für einen Auftrag ist eine Pflichteingabe», um sicherzustellen, dass beim Erstellen eines Aufgabeverzeichnisses stets eine Kundenreferenz angegeben werden muss.
Sie können bis zu 50 häufig benutzte Kundenreferenzen vorerfassen.
4.9 Weitere Daten – Zusendung Kundenbeleg
Firmenweite E-Mail-Adressen
Hier können Sie bis zu 10 E-Mail-Adressen erfassen, an die der Kundenbeleg automatisch immer versendet werden soll – unabhängig davon, welche Variante für den Versand des Kundenbelegs in der Auftragserstellung gewählt wird.
Hinterlegte E-Mail-Adressen
Hier können Sie bis zu 50 E-Mail-Adressen erfassen, die bei der Auftragserstellung in Maske 4 «Weitere Daten» zur Auswahl stehen. An die in Maske 4 ausgewählte E-Mail-Adresse wird dann der Kundenbeleg versendet.
4.10 Weitere Daten – Beschriftung für Sammelbehälter
Bei jedem Auftrag haben Sie die Wahl, ob Sie je erfasstes Produkt eine Anschrift für die Sammelbehälter ausdrucken möchten. Aktivieren Sie hier diese Funktion für Maske 4 «Weitere Daten».
4.11 Weitere Daten – Briefe mit Zustellnachweis
Für Sendungen mit Zustellnachweis wird bei der Postaufgabe eine Barcodeliste verlangt. Hier können Sie angeben, welche Liste als Default angezeigt werden soll.
4.12 Datenexport – Auftragsübersicht
Hier können alle Aufträge, die in der Auftragsübersicht angezeigt werden, exportiert werden (Produktinformationen jedoch sind nicht enthalten).
4.13 Datenexport – Produktliste
Die Produktliste wird von Kunden benötigt, die die Auftragsdaten via elektronische Schnittstelle Datatransfer nutzen. Die Produktliste wird als XML-Datei exportiert und kann vom IT-Spezialisten ins eigene Produktionssystem importiert werden.
Wählen Sie die gewünschte Frankierlizenz und klicken Sie auf die Schaltfläche «XML-Export starten».
5. Sendungen mit Letter ID
5.1 So nutzen Sie Letter ID
Deklarieren Sie Sendungen mit Letter ID bei der Postaufgabe mit einem PP-Lieferschein (Aufgabeverzeichnis). Dieser lässt sich schnell und einfach online erstellen.
Wählen Sie beim Erstellen des Aufgabeverzeichnisses «PP-Frankierung mit Letter ID» und geben Sie die im Datamatrix-Code enthaltene Auftragsnummer an.
Geben Sie die Sendungen immer in einer Poststelle, einem Brief- oder einem Logistikzentrum auf.
5.2 Inhalt Datamatrix-Code
Der Datamatrix-Code Letter ID ist ein optisches Identifikationsmerkmal, das weitere Daten in einem Datenstring mitführt.
Die Auftragsnummer dient einerseits für Hinweise zum Sortierstatus (bei maschinell sortierten Sendungen) sowie beim Retourenmanagement als Identifikationsnummer.
5.3 Erstellung Aufgabeverzeichnis
Beim Erstellen des Aufgabeverzeichnisses ist bei Schritt 4 «Weitere Daten» die Verbindung zwischen den aufgegebenen Sendungen und dem Auftrag herzustellen. So erhalten Sie Informationen zum aktuellen Verarbeitungsstatus Ihres Auftrags oder einer einzelnen Sendung.
- Wählen Sie Aufgabeart «PP-Frankierung mit LetterID».
- Geben Sie die Auftragsnummer ein (identisch mit Datamatrix-Code).
- Erfassen Sie bei Bedarf individuelle Kundenreferenzen.
